Wie Freiberufler Steuern sparen

Für viele Personen ist die Idee, Freiberufler zu werden, ein sehr verlockender Traum. Dieses Leben bietet einige Vorteile wie freie Arbeitszeiten, theoretisch unbegrenzter Lohn und ein flexibler Arbeitsort. Es bringt aber auch einige Nachteile mit sich. Sie gehen ein hohes Risiko ein und es gibt keine Garantie für Erfolg. Laut Statista waren rund 4 Millionen Deutsche im Jahr 2023 selbstständig. Viele Arbeitnehmer starten eine Karriere als Freiberufler neben ihrer Haupttätigkeit.

Dadurch können sie das eigene Projekt risikofreier verfolgen, während Sie weiterhin feste Einnahmen haben. Spielen auch Sie mit der Idee freiberuflich tätig zu werden oder arbeiten Sie bereits an Ihrem Projekt, sollten Sie dabei einige steuerrechtliche Regelungen unbedingt beachten. In diesem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über die Steuern von Freiberuflern wissen müssen. Sie erhalten nützliche Tipps, um Steuern zu sparen und lernen die Steuerarten kennen, die für Freiberufler relevant sind.

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Freiberufler – Welche Steuern sind zu beachten?

Bei Freiberuflern ist das Einkommen mit dem Gewinn gleichzusetzen. Der Gewinn setzt sich aus den Einnahmen abzüglich der Ausgaben zusammen. Je höher Ihr Gewinn ist, umso höher wird Ihr Einkommensteuertarif. Starten Sie gerade Ihre Selbstständigkeit, müssen Sie das beim Finanzamt anmelden. Ein formloses Schreiben an das Finanzamt reicht dafür aus. Das müssen Sie spätestens vier Wochen nach Beginn Ihrer Selbstständigkeit einreichen. Das Finanzamt sendet Ihnen einen Fragebogen zu Ihrer Selbstständigkeit. Wir empfehlen Ihnen, den Gewinn darauf nicht zu hoch einzuschätzen. Das Finanzamt berechnet auf Basis dieser Schätzung Ihre Steuern. Fällt der Gewinn am Ende des Jahres tatsächlich geringer aus, erhalten Sie zu viel gezahlte Steuern zurückgezahlt. Haben Sie den Gewinn zu gering geschätzt, müssen Sie am Ende des Geschäftsjahres Einkommensteuer nachzahlen. 

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist eine der größten Einnahmequellen des deutschen Staates. Sie wird nur auf Umsätze im Inland erhoben. Der Regelsatz beträgt 19 Prozent, wohingegen der ermäßigte Steuersatz 7 Prozent beträgt. Sind Sie Freiberufler, dürfen Sie die erhobene Umsatzsteuer nicht einbehalten. Sie müssen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss vom Freiberufler eingereicht werden. Mit einer Software wie WISO Steuer 2024 führen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung durch. Die Höhe der Steuerschuld bestimmt die Frequenz, in der Sie die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen müssen.

Info: Frequenz der Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuerlast < 2.000 € nur jährliche Umsatzsteuer-Jahreserklärung notwendig (§ 18 Absatz 2 Satz 3 UStG - ab 01.01.2024)
Umsatzsteuerlast 2.000 € bis 7.500 € quartalsweise
Umsatzsteuerlast > 7.500 € monatlich

Vorsteuer

Die Vorsteuer beschreibt die Umsatzsteuer aus einer anderen Perspektive. Schreiben Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit eine Rechnung, weisen Sie darauf Umsatzsteuer aus. Ihre Kunden bezahlen die Umsatzsteuer an Sie und Sie müssen sie an das Finanzamt abführen. Um aber Ihre Produkte und Dienstleistungen überhaupt anbieten zu können, müssen Sie in den meisten Fällen Produkte und Dienstleistungen von anderen Unternehmen in Anspruch nehmen. Diese Unternehmen weisen auch eine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus. Diese müssen Sie bezahlen. Das ist die sogenannte Vorsteuer.

Die gezahlte Vorsteuer können Sie beim Finanzamt geltend machen und zurückverlangen.

Beispiel:

Ein Tischler kauft Holz bei einem Lieferanten für 2.000 Euro. Der Lieferant erstellt eine Brutto-Rechnung über 2.380 Euro. Die Rechnung enthält also 19 Prozent Vorsteuer in der Höhe von 380 Euro. Später verkauft er Möbelstücke für einen Nettowert von 3.000 Euro. Darauf muss eine Umsatzsteuer von 570 Euro aufgeschlagen werden.

570 € – 380 € = 190 €

Der Tischler muss 190 Euro an das Finanzamt zahlen.

Um eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung anzufertigen, lohnt sich ein Programm wie tax 2024 Professional (für Steuerjahr 2023). Diese Abschlagszahlung nehmen Sie an den für Sie passenden Stichtagen im Laufe des Jahres immer wieder vor. Es gibt zwei Gründe dafür, dass Sie nicht alles am Ende des Geschäftsjahres miteinander verrechnen dürfen:

  • Die Liquidität des Staatshaushaltes soll gewährleistet bleiben.
  • Steuerpflichtigen Freiberuflern soll eine hohe Nachzahlung am Ende des Jahres erspart bleiben.

Am Ende des Geschäftsjahres wird die tatsächliche Steuerschuld berechnet. Haben Sie zu viel gezahlt, erhalten Sie das zu viel gezahlte Geld zurück. Bei der quartalsweisen Anmeldung gelten folgende Termine:

  • 10. April
  • 10. Juli
  • 10. Oktober
  • 10. Januar

Es gilt also immer der 10. des Folgemonats eines Quartals. Fällt dieser Termin auf einen Feier- oder Wochenendtag, gilt der nächstmögliche Arbeitstag als Termin. Bei einer Neugründung müssen Sie in jedem Fall Ihre Umsatzsteuer monatlich abführen. Das gilt für die ersten zwei Kalenderjahre.

Gewerbesteuer

Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden. Ohne ein Gewerbe angemeldet zu haben, muss auch keine Gewerbesteuer gezahlt werden. Neben Ihrer freiberuflichen Tätigkeit dürfen Sie einer gewerblichen Tätigkeit nachgehen. Sie verlieren nicht den Status als Freiberufler. Beispielsweise darf ein freiberuflicher Zahnarzt nebenbei Produkte in seinem Webshop verkaufen. Die freiberufliche und gewerbliche Tätigkeit darf sich nicht vermischen. Der freiberufliche Zahnarzt dürfte nicht seine Zahnarzt-Praxis auf seinem Webshop bewerben. Das ist eine Vermischung der beiden Tätigkeiten. Wächst Ihr Gewerbe, kann es passieren, dass das Finanzamt alle Einnahmen als gewerbliche Einnahmen bewertet.

Soll- vs. Ist-Versteuerung

Als Freiberufler wählen Sie zwischen einer Soll- und Ist-Besteuerung. Der Unterschied liegt darin, in welche Periode Umsatzsteuerzahlungen zählen. Bei der Soll-Versteuerung zählt der Zeitpunkt der Rechnung für die Umsatzsteuervoranmeldung.

Schreiben Sie eine Rechnung beispielsweise am 8. Juni und der Kunde zahlt erst am 20. Juni, müssen Sie die Umsatzsteuer vorstrecken. Entscheiden Sie sich für die Ist-Versteuerung, ist der Zeitpunkt der Zahlung entscheidend. Die Beispielrechnung wird erst in der nächsten Periode betrachtet, da der Stichtag vom 10. bereits überschritten wurde. Die Ist-Versteuerung lohnt sich vor allem für sehr hohe Rechnungen. Das schont die Liquidität.

Wie versteuern Sie eine Honorartätigkeit

Bei einer Honorartätigkeit müssen Steuern und Sozialversicherungsabgaben selbst abgeführt werden. Die Honorare für Freiberufler sind als Einnahmen aus selbstständiger Arbeit zu versteuern. Dafür verlangt das Finanzamt die Vorlage einer Buchführung. Eine Einnahmenüberschussrechnung reicht aus. Sind die Einnahmen aus Honorartätigkeiten umsatzsteuerpflichtig, wird die Umsatzsteuer dafür wie jede andere Einnahme abgeführt. Sie können auch von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Damit müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

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Freiberufler als Nebentätigkeit

Wollen Sie neben Ihrem Beruf einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen, ist der Umfang der Beschäftigung entscheidend. Für verschiedene Berufsgruppen gibt es festgelegte Stundengrenzen.

Personengruppe Stundengrenzen für freiberufliche Nebentätigkeit

Bürgergeld-Empfangende ≥ 15 Stunden

Studierende ≥ 20 Stunden

Festangestellte ≥ 20 Stunden

Festangestellte in Elternzeit ≥ 30 Stunden

Um zu beginnen brauchen Sie nur eine Steuernummer und gegebenenfalls die Genehmigung Ihres Arbeitgebers. Die Anmeldung nehmen Sie mit einem formlosen Schreiben an das Finanzamt vor. Dieses Schreiben müssen Sie mindestens vier Wochen nach Aufnahme der nebenberuflichen Tätigkeit einreichen. Das Finanzamt schickt Ihnen einen Fragebogen, in dem Sie Ihre nebenberufliche Tätigkeit genauer beschreiben.

Steuerlast senken – Tipps und Tricks

Generell gilt die Regel: Um die Steuerlast zu senken, müssen Sie den Gewinn senken. Dafür gibt es verschiedene Wege. Sie müssen sämtliche abzugsfähige betriebliche Ausgaben einrechnen. Die Miete für Ihr Bürogebäude samt Büroeinrichtung und Büromaterial sind beispielsweise solche Ausgaben. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sollten Sie auch mit einrechnen. Darüber hinaus können Sie den Firmenwagen steuerlich absetzen. Dazu muss der Firmenwagen als notwendiges Betriebsvermögen klassifiziert sein.

Die Devise lautet: Belege sammeln und ordnen. Sie müssen wissen, warum die einzelnen Ausgaben wichtig für Ihren Geschäft sind. Rechnen Sie einen Beleg beim Finanzamt ab, müssen Sie erklären, wie diese Ausgabe mit Ihrer Tätigkeit in Verbindung steht. Bei Produkten und Dienstleistungen, die Sie auch privat nutzen können, müssen Sie nachweisen, dass der betriebliche Anteil der Nutzung überwiegt. Die Betriebsausgaben ziehen Sie von Ihren Einnahmen ab und senken so den Gewinn.