Kassenbuch führen

Das Kassenbuch ist eines der bekanntesten Hilfsbücher der Buchführung. Sie finden Kassenbücher vor allem in Restaurants. In diesen Läden wird hauptsächlich mit Bargeld gezahlt.
Das Problem mit häufigen Bargeldzahlungen ist, dass Zahlungen leicht unterschlagen werden können. Es gibt keinen Beweis, dass ein Betrag tatsächlich in einer bestimmten Höhe bezahlt wurde oder ob der Zahlungsempfänger die Zahlen schönt. Deshalb verlangt der Gesetzgeber, dass einige Gesellschaftsformen und Branchen ein Kassenbuch führen müssen. Die Finanzbehörden wollen damit Steuerbetrug und Bilanzschönung verhindern.

Unternehmer, die ein Kassenbuch führen, sollten besonders genau mit den Eintragungen sein, da die Betriebsprüfer kritisch auf sie blicken. Ein korrekt geführtes Kassenbuch ist Teil der ordnungsmäßigen Buchführung.

Die Verwendung einer Geschäftskasse ist zwingend erforderlich, um ein ordentliches Kassenbuch zu führen. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und fördert die finanzielle Integrität eines Unternehmens. Eine Geschäftskasse bietet Sicherheit, Übersichtlichkeit und ermöglicht eine genaue Nachverfolgung von Bargeldtransaktionen.
In der Kasse werden Einnahmen und Ausgaben verwaltet, die den Gewinn Ihres Unternehmens beeinflussen. Bilanzieller und rechnerischer Gewinn werden durch die Bewegungen in der Geschäftskasse beeinflusst. Darum sind Sorgfalt und Vollständigkeit bei der Kassenbuchführung oberstes Gebot.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie ein Kassenbuch richtig führen, welche gesetzlichen Anforderungen Sie zu beachten haben. Außerdem erhalten Sie nützliche Tipps für das Führen eines Kassenbuchs.

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Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch gibt einen Überblick darüber, wie viel Bargeld in der Geschäftskasse des Unternehmens ist und enthält überdies die Buchungsbelege der Geschäftsvorfälle. In diesem Buch werden alle Einzahlungen und Auszahlungen aufgezeichnet, die mit Bargeld getätigt wurden. Wie der Name bereits sagt, wird hier ausschließlich die Kasse des Unternehmens betrachtet. Das Kassenbuch bildet eine einfache Form der Buchführung ab. Es erfüllt dabei die Rolle eines Hilfsbuchs.

Wissenswert: Hilfsbuch

Hilfsbücher werden hauptsächlich für die Dokumentation von Informationen und Daten geführt, um die Buchhaltung besser nachvollziehen zu können. Hilfsbücher erleichtern betriebliche Vorgänge in einem Unternehmen und können die Buchhaltung vereinfachen. Bsp.: Kassenbuch, Posteingangs- und Postausgangsbuch, Rechnungseingang- und Rechnungsausgangsbuch

Wozu ein Kassenbuch führen?

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Wie funktioniert das Führen eines Kassenbuchs?

Beim Führen eines Kassenbuchs gilt es, einen Grundsatz immer zu beachten: Die Führung muss so klar und übersichtlich sein, dass auch sachverständige Dritte diese nachvollziehen können. Das bedeutet, dass Ihre Aufzeichnungen für einen Mitarbeiter des Finanzamts ohne lange Einarbeitungszeit verständlich sein muss.

Ihr Kassenbuch dürfen Sie nur mit Stift und Papier oder mithilfe einer manipulationssicheren EDV-Software führen. Sie dürfen es nachträglich nicht mehr verändern. Deshalb scheidet eine einfache Excel-Tabelle aus. Um die wichtigsten Informationen im Kassenbuch zu haben, sollten folgende Einträge nicht fehlen:

  • Datum
  • Identifikationsnummer
  • Buchungstext
  • Betrag und Währung
  • Steuersatz
  • Aktueller Kassenbestand

Beispiel 1:

Datum ID-Nr. Buchungstext Betrag & Währung Steuersatz Aktueller Kassenbestand
01.01.2022   Anfangsbestand     150,00 €
01.01.2022 1-22 Verkaufte Ware 15,00 € 19 % 165,00 €
01.01.2022 2-22 Verkaufte Möbel 120,00 € 19 % 285,00 €
01.01.2022 3-22 Miete Januar Laden -200,00 €   85,00 €
01.01.2022 4-22 Verkauf Zeitschriften 12,00 € 7 % 97,00 €
01.01.2022   Endbestand     97,00 €

Welche gesetzlichen Bestimmungen gelten für Kassenbücher?

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Wer ist verpflichtet ein Kassenbuch zu führen?

In der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch wird geregelt, wer und wann zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet ist. Prinzipiell tritt diese Pflicht mit der Pflicht der Buchführung in Kraft. Buchführungspflichtig ist jeder Kaufmann nach § 238 Abs. 1 HGB.

Wissenswert: Kaufmann

Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzes ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

Jetzt könnten Sie denken, dass Sie buchführungspflichtig sind, sobald Sie Ihren Geschäftsbetrieb aufnehmen. Das ist aber nicht der Fall. In § 241a HGB wird die Buchführungspflicht weiter eingeschränkt. Dort steht geschrieben, dass Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, nicht buchführungspflichtig sind (Stand: ab 01.01.2024). Bei einer Neugründung gelten diese Werte bereits am ersten Bilanzstichtag.

Jedes Unternehmen, das bilanzierungspflichtig ist, ist auch buchführungspflichtig. Das ist auch der Fall, sobald Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.

Sind Sie nach dem Handelsgesetz buchführungspflichtig, sind Sie das auch nach dem Steuerrecht. Wenn ein Großteil Ihres Tagesgeschäfts mit Barzahlungen abläuft, sind Sie ebenfalls dazu verpflichtet, ein Kassenbuch vorzulegen. Das trifft unter anderem bei Friseuren, Gastronomen und Einzelhändlern zu.

Tipps und Tricks für das Führen eines Kassenbuchs

Vermeiden Sie mit unseren Tipps und Tricks Fehler beim Führen eines Kassenbuchs. Oft wird vergessen, Ein- und Auslagen zu dokumentieren. Entnehmen Sie Geld oder legen Sie welches in die Kasse, ist das ein Geschäftsvorfall. Da jeder Geschäftsvorfall dokumentiert werden muss, dokumentieren Sie diesen im Kassenbuch.
Bei einem händisch geführten Kassenbuch lassen viele Unternehmer eine Zeile Platz, damit das gesamte Buch besser lesbar ist. Die Finanzbehörden können das aber als Betrugsversuch werten, da sich Sachverhalte nachträglich in diese Zeilen notieren lassen. Schreiben Sie deshalb alles direkt untereinander weg. Weiterhin legen Sie die beschriebenen Belege in Ihr Kassenbuch. Da Sie keine Buchung ohne Beleg vornehmen dürfen, ist es sinnvoll die Buchungen und den Beleg zusammenzuhalten. Bei einem elektronischen Kassenbuch wie es z. B. Lexware büro easy 2024 – Abo Version oder Lexware büro easy plus 2024 – Abo Version enthalten, scannen Sie die passenden Belege ein und die Programme speichern sie im digitalen Kassenbuch ab.
Eine rein rechnerische Führung der Bücher ist nicht ausreichend. Führen Sie ein Kassenbuch, müssen Sie auch regelmäßig Ihre Kasse nachzählen. Treten Unterschiede auf, erkennen Sie das frühzeitig. Dabei vergleichen Sie Ihren Kassenbestand und den Saldo miteinander.

Beachten Sie die Regeln und Tipps, um eine Schätzung durch das Finanzamt zu vermeiden, da diese oft großzügig schätzen. Ein ordentlich geführtes Kassenbuch bietet Ihnen klare Vorteile.