Kleinunternehmerregelung

Seit 1967 existiert in der Bundesrepublik Deutschland die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Dieses Gesetz wurde vor allen Dingen eingeführt, um kleinen Unternehmen die Steuer leichter zu machen. Seit der Einführung wurde die Regelung stark kritisiert, dennoch hat sie bis heute Bestand.

Die Kleinunternehmerregelung wird in § 19 Umsatzsteuergesetz erläutert. Sie bildet eine Ausnahme zur üblich geltenden Umsatzsteuergesetzgebung. Unternehmen, die nur sehr geringe Umsätze erzielen, werden bürokratisch und steuerlich vom Staat entlastet. Wichtig dabei ist, dass die Unternehmen nicht von der Steuer befreit sind, sondern dass die Steuer nicht erhoben wird.

Das bedeutet im Gegenzug aber auch, dass die Unternehmen keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen dürfen. Umsatzpflichtige Lieferungen und Leistungen dürfen Sie als Unternehmer, der die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, nicht beim Finanzamt geltend machen. Sie erhalten die gezahlte Umsatzsteuer nicht zurück.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, für wen sich die Kleinunternehmerregelung lohnt und für wen nicht. Zusätzlich lernen Sie mehr darüber, welche gesetzlichen Vorschriften Sie einhalten müssen und wie Sie die Regelbesteuerung zu Ihrem Vorteil nutzen.

Wollen Sie wissen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden dürfen oder nicht, dann schauen Sie sich ausschließlich Ihren Gesamtumsatz an. Das Finanzamt interessiert sich ausschließlich für diese eine Größe. Es spielt keine Rolle, welche Rechtsform das Unternehmen hat. Selbstständige bis hin zur GmbH können Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen.

Es gelten zwei einfache Regeln.

• Der Gesamtumsatz im letzten Kalenderjahr darf nicht über 22.000 Euro liegen und
• Der Gesamtumsatz im laufenden Jahr wird voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen

Solange diese beiden Vorgaben erfüllt werden, kann jeder Gewerbetreibende freiwillig entscheiden, ob sie oder er von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen will oder nicht. Überschreiten Sie Grenzen, gilt für Sie die Regelbesteuerung. Software wie WISO Steuer 2024 (für Steuerjahr 2023), Taxman professional 2024 (für Steuerjahr 2023) oder WISO EÜR & Kasse 2023 für PC hilft Ihnen, Steuern mit der Kleinunternehmerregelung zu sparen.

Die Frage, die sich daraus stellt, ist die, was alles zum Gesamtumsatz zählt. Es ist wichtig zu erwähnen, dass der Umsatz nicht der Gewinn ist. Der Gesamtumsatz ist die Gesamtsumme aller umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen.

Das umfasst jede Einnahme, die für Lieferungen und Leistungen im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit zugeflossen sind.
Diese müssen tatsächlich umsatzsteuerpflichtig sein. Zum Beispiel sind die Vermietung von Grundstücken, die Leistungen von Ärzten und anderer Heilberufe sowie auch Leistungen jugendfördernder Einrichtungen von der Umsatzsteuer befreit. Diese Einnahmen unterscheiden sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen. Wir empfehlen Ihnen, sich beim Finanzamt oder bei Ihrem Steuerberater zu informieren, ob Ihre Waren oder Dienstleistungen umsatzsteuerfrei sind.

Das Finanzamt versteht den Gesamtumsatz als Brutto-Wert. Um auf der sicheren Seite zu sein, rechnen Sie mit der Nettogrenze von 18.487,39 Euro. Solange Sie im vergangenen Jahr unter dieser Grenze lagen, steht es Ihnen frei, die Kleinunternehmerregelung zu verwenden.
Sie müssen beachten, dass der Gesamtumsatz monatsgenau berechnet wird. Starten Sie am 01.07. Ihr Unternehmen, darf der Umsatz nur noch 11.000 Euro (22.000 Euro * 6/12) betragen.
Die Grenze lässt sich nicht umgehen, indem Sie mehrere Unternehmen anmelden. Die Umsatzgrenzen gelten für Ihre gesamten persönlichen Einnahmen. Sie sind an Ihre persönliche Steuernummer gebunden und nicht an das Unternehmen. Die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen aller Betriebe werden zusammengerechnet.

Wie schreibe ich eine richtige Kleinunternehmer-Rechnung?

Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmerregelung, gibt es einige Besonderheiten, die Sie beim Schreiben von Rechnungen beachten müssen.
Ihre Rechnung muss die Pflichtbestandteile von Rechnungen enthalten. Diese sind in § 14 Abs. 4 UStG vorgegeben. Zu diesen Pflichtbestandteilen zählen der vollständige Name, die vollständige Anschrift des Unternehmens und des Empfängers, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Weiterhin müssen Rechnungsdatum und Rechnungsnummer vorhanden sein. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang der Dienstleistung sind ebenfalls anzugeben. Ein monatsgenaues Liefer- oder Leistungsdatum kann mit dem Hinweis ersetzt werden, dass das Liefer- oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Zusätzlich bleiben Sie nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG dazu verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringen.

Der wichtigste Unterschied zu einer normalen Rechnung ist, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Schreiben Sie eine Umsatzsteuer auf Ihre Rechnungen, werden Sie von der Kleinunternehmerregelung ausgenommen und normal besteuert. Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen darüber hinaus den Grund für die fehlende Umsatzsteuer in ihren Rechnungen aufführen. Dafür ist ein Hinweis auf den entsprechenden Gesetzesparagrafen ausreichend. Ein solcher Hinweis kann wie folgt lauten: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wie melde ich die Kleinunternehmerregelung an?

Machen Sie sich selbstständig, müssen Sie ein Gewerbe beim Finanzamt anmelden. Sie erhalten dafür einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Auf diesem Fragebogen kreuzen Sie in Zeile 7.3 an, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht.
Sie können auch verzichten, wenn Sie die Grenze von 22.000 Euro nicht überschreiten. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei einem Verzicht für fünf Jahre festlegen. Das bedeutet, dass Sie für mindestens fünf Jahre unter die Regelbesteuerung fallen. Sie erstellen in den ersten zwei Kalenderjahren monatlich (später vierteljährlich) eine Umsatzsteuervoranmeldung. Weiterhin zahlen Sie in dieser Zeit die Umsatzsteuer an das Finanzamt. Diese Vorauszahlungen werden am Ende des Kalenderjahres verrechnet.

Ein Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung ist jederzeit möglich. Dafür genügt ein formloses Schreiben an das Finanzamt.

Was passiert bei einer verspäteten Anmeldung?

Haben Sie verpasst, die Kleinunternehmerreglung abzumelden, drohen empfindliche Nachzahlungen an das Finanzamt. Wir empfehlen deshalb auch Kleinunternehmern mit Software wie Taxman professional 2024 (für Steuerjahr 2023) oder WISO Steuer 2024 (für Steuerjahr 2023) den Überblick zu behalten. Mit den Programmen und der rechtzeitigen Abgabe der Steuerunterlagen vermeiden Sie eine verspätete Anmeldung der Kleinunternehmerregelung.
Das Finanzamt gibt Ihnen keinen Hinweis oder meldet sich bei Ihnen, wenn Grenzbeträge überschritten werden. Das liegt daran, dass das Finanzamt erst mit Abgabe der Steuererklärung über die finanzielle Situation aufgeklärt wird.
Melden Sie die Regelbesteuerung an, schulden Sie dem Finanzamt Geld in Höhe der fehlenden Umsatzsteuer. Der Umstand, dass Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausgewiesen haben, spielt dann keine Rolle mehr. Das Finanzamt betrachtet Ihre Rechnungswerte als Brutto-Werte.
Nehmen wir zum Beispiel an Sie haben eine Rechnung von 850 Euro ausgestellt. Auf dieser Rechnung haben Sie keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da Sie zum damaligen Zeitpunkt unter die Kleinunternehmerregelung gefallen sind. Das Finanzamt betrachtet diesen Wert als Brutto-Wert. Für das Finanzamt sind 135,71 Euro {850 Euro – (850 Euro / 1,19)} Umsatzsteuer enthalten, die Sie nicht abgeführt haben. Für diese Rechnung verlangt das Finanzamt diese Umsatzsteuer von Ihnen.

Übersteigen Sie die Umsatzgrenze um nur 1.000 Euro, entstehen bereits empfindliche Nachzahlungen. Bei 23.000 Euro Umsatz schulden Sie dem Finanzamt 3.672,27 Euro. Sie müssen also fast 16 Prozent Ihres Jahresumsatzes nachzahlen. Es lohnt sich, rechtzeitig zur Regelbesteuerung zu wechseln.

Für den Business-to-Business-Bereich hat der Gesetzgeber einige Vereinfachungen auf den Weg gebracht. Sie dürfen korrigierte Rechnungen verschicken, auf denen die Umsatzsteuer ausgewiesen wird. B2B-Kunden erleben keinen Nachteil durch die Mehrwertsteuer, da sie diese vom Finanzamt zurückverlangen. Es entsteht aber zusätzliche Arbeit für den Kunden. Auch das Image Ihres Unternehmens kann darunter leiden. Im B2C-Bereich dürfen Sie keine korrigierten Rechnungen verschicken.