Lohnabrechnung für Startups

Unser Ratgeber beantwortet Gründern und Jungunternehmern die wichtigsten Fragen zur Lohnabrechnung für Startups. Nicht jedes Startup-Unternehmen startet mit einer Person. Wer von Beginn an im Team mehr erreichen möchte, muss über eine entsprechende Expertise in der Lohnbuchhaltung verfügen, um Mitarbeiter rechtskonform und fristgerecht abzurechnen.

Erfahren Sie in unserem Ratgeber, wie Sie die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter einfach und fehlerfrei selbst erstellen. Entdecken Sie die Vorzüge von Lohnabrechnungsprogrammen wie Lexware lohn + gehalt 2024, die Sie in der Lohnbuchhaltung unterstützen, indem sie Arbeits- und Zeitaufwand für die Abrechnung verringern.

Nicht ohne Grund stellen die meisten Arbeitgeber zusätzliches Personal mit Erfahrung in der Lohnbuchhaltung ein. Als Startup kommt dies nur selten infrage, da die Budgetplanung begrenzt ist. Obwohl die Lohnabrechnung für Startups meist nur wenige Angestellte umfasst, setzt eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung Wissen und Sorgfalt voraus.

Das Erstellen von Lohnabrechnungen ist nur eines der Elemente der Lohnbuchhaltung. Lohnbuchhalter verwalten zudem Mitarbeiterstammdaten, kümmern sich um gesetzliche Meldungen, führen Jahreskonten, erarbeiten rechtskonforme Arbeitsverträge und übertragen alle Belege an die Buchhaltung des Unternehmens. Das erfordert neben Fachkenntnissen vor allem eins: Zeit.

Für die rechtskonforme Lohnabrechnung muss der gesetzliche Rahmen berücksichtigt werden. Auch als Gründer sind Sie dazu verpflichtet, jedem Arbeitnehmer monatlich eine Gehaltsabrechnung auszustellen. Drei rechtliche Grundsäulen sind dafür wichtig. Gewerbeordnung (GewO): Inhalt und Aufbau der Lohnabrechnung ist in der Gewerbeordnung festgelegt. Nach § 108 der Entgeltbescheinigungsverordnung muss jeder Arbeitgeber sich an die Vorgaben halten.

Sozialgesetzbuch (SGB): Regelung für die Abgabe von Sozialbeiträgen für Kranken- und Pflegeversicherungen (KV; PV), Rentenversicherungen (RV) sowie Arbeits- und Unfallversicherungen finden sich im Sozialgesetzbuch. Einkommenssteuergesetz (EStG): Bestimmungen für die Abgabe von Lohnsteuern finden sich im Einkommensteuergesetz. Hier wird genau festgelegt, welcher Arbeitnehmer welchen Lohnsteuerklassen zuzuordnen ist.

Grundsätzlich kann jeder Gründer die Lohnabrechnung für Startups selbst anfertigen. Das erfordert neben einigen Grundkenntnissen zusätzliche Arbeitszeit und vor allem den Willen, sich mit der Thematik rund um die Lohnbuchhaltung auseinanderzusetzen. Der Ablauf von der Erfassung der Arbeitszeit bis hin zur Lohnauszahlung setzt sich folgendermaßen zusammen:

Schritt 1: Bruttogehalt ermitteln

Im ersten Schritt der Lohnabrechnung muss für jeden Mitarbeiter der Bruttoverdienst erfasst werden. Das Bruttogehalt setzt sich in der Summe aus dem vereinbarten Bruttostunden- oder Monatslohn, Zuschlägen und weiteren Gehaltsboni zusammen.

Tipp: Mit der Nutzung von Zeiterfassungssystemen sparen Sie bei der Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden sowohl Arbeitsaufwand als auch Zeit. Online-Dienstleister für die Lohnabrechnung erledigen nicht nur die Erstellung von Lohnabrechnungen, sondern registrieren häufig auch Arbeitsstunden und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. So behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick und vermeiden Fehler bei der Abrechnung.

Schritt 2: Lohnnebenkosten definieren

Anschließend müssen die Lohnnebenkosten definiert werden. Es fallen sowohl Lohnsteuern als auch gesetzliche Beiträge für die Sozialversicherungsträger wie Krankenkassen, Pflege- und Rentenversicherungen an.

Hier muss beachtet werden, dass Finanzämter, Sozialversicherungsträger und ggf. auch Berufsgenossenschaften elektronische Meldungen über die Höhe der Beiträge fordern.

Tipp: Um elektronische Meldungen rechtskonform und pünktlich zu versenden, lohnt sich die Nutzung von Onlineprogrammen wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus. Die meisten Anwendungen erinnern Sie Sie rechtzeitig an den fristgerechten Versand von elektronischen Meldungen und leisten Unterstützung bei der fehlerfreien Anfertigung.

Schritt 3: Nettolohn überweisen

Der letzte Schritt erfolgt nach der Feststellung von Bruttogehältern und dazugehörigen Abzügen jedes Mitarbeiters. Nun gilt es, den Nettolohn zu berechnen und anschließend zum vereinbarten Auszahlungstermin zu überweisen. Hierfür müssen für jeden Arbeitnehmer Kontodaten erfasst und verwaltet werden.

Tipp: Sie haben den Überblick über die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter verloren? Die Investition in die Online-Lohnabrechnung lohnt sich. Dienste wie Sage Lohnabrechnung verwalten alle wichtigen Stammdaten für Sie. Sind die Daten einmal eingegeben, können Sie für die Lohnabrechnung schnell und einfach darauf zugreifen. Auf diese Weise vermeiden Sie zuverlässig fehlerhafte Kontodaten oder Steuernummern.

Moderne Online-Lohnsoftware wie Sage Lohnabrechnung bietet Ihnen clevere Funktionen, mit denen Sie wiederkehrende Aufgaben der Lohnbuchhaltung automatisieren und sämtliche Nachweise und Kalkulationen rechtskonform, vollständig und fehlerfrei verwalten. Die nützliche Software wird den Anforderungen von Startups gerecht und ermöglicht Ihnen das eigenständige Erstellen von Lohnabrechnungen – ohne Vorkenntnisse.

Profitieren Sie bei der Lohnabrechnung von Unterstützung, die Sie Schritt für Schritt zu fehlerfreien Gehaltsabrechnungen leitet. Verlassen Sie sich auf die automatische Fehlerüberprüfung, die Unstimmigkeiten bereits bei der Eingabe erkennt. Versenden Sie mit Sage Lohnabrechnung Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise und sämtliche Meldungen an die dafür zuständigen Stellen – selbstverständlich sicher verschlüsselt. Hinterlegen Sie in alle Unternehmens- und Mitarbeiterdaten zentral, um wertvolle Zeit zu sparen.

Als flexible Online-Lösung bietet die Sage Business Cloud Lohnabrechnung Ihnen einen ortsunabhängigen Zugang von Smartphone, Laptop oder Tablet.

Erstellen Sie für jedes Teammitglied einen separaten Mitarbeiterzugang für die Lohnsoftware, mit dem jeder Mitarbeiter persönliche Daten und Entgeltabrechnungen selbstständig einsieht. Der Mitarbeiterzugang in Sage Lohnabrechnung beschränkt sich auf das Einsehen und Ausdrucken von Gehaltsabrechnung, eine Änderungen seitens Ihrer Mitarbeiter ist nicht möglich.

Weitere Online-Lohnprogramme wie Personio oder Sage Business Cloud Lohnabrechnung bieten Ihnen darüber hinaus auch Tools für ein professionelles Bewerbermanagement sowie das Erfassen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.