HubSpot CRM für Bildungseinrichtungen
CRM-Systeme helfen Schulen und Bildungseinrichtungen beim Sprung in moderne Verwaltungsstrukturen. Eine Cloud-Plattform wie das HubSpot CRM digitalisiert Kommunikation und Organisation durch klare Workflows und Automatisierungen.
Dashboards und Reporting-Funktionen vom HubSpot CRM liefern Zahlen und Analysen für das Bildungsmanagement. Die Software erschließt Hochschulen zudem Potenziale für eine professionelle Studentenbindung und Alumni-Arbeit.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Vernetzt Ihre Daten, Teams und Kundschaft auf einer einzigen Plattform
- Praktische All-in-One-Lösung
- Kostenloser HubSpot-Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Bedarf und Herausforderungen in Bildungseinrichtungen
Viele Bildungseinrichtungen sehen sich täglich mit großen Datenmengen konfrontiert. Informationen über Schüler, Studienbewerber, Studenten, Eltern und Alumni liegen oft verstreut in vielen Systemen oder Archiven.
Dieses Nebeneinander führt zu unvollständigen Datensätzen und erschwert die Übersicht über Kontakte, Anfragen und laufende Prozesse. Gleichzeitig steigt der Druck, (Hoch-)Schüler und Studienbewerber pünktlich und zielgerichtet zu informieren. Auch langfristige Beziehungen zu Absolventen werden immer wichtiger. Schulen und Hochschulen brauchen deshalb Strukturen, die Verwaltung und Kommunikation zusammenführen.
Das HubSpot CRM ist hierfür eine ideale Lösung, indem die Software Abläufe automatisiert, Zeit spart und Fehler reduziert. Über die Plattform lässt sich die Kommunikation zwischen den Fachbereichen einfacher und hürdenfreier gestalten und Daten können konsistent bereitgestellt werden.
Auch bei der Erfüllung von Datenschutzanforderungen, die von Bildungseinrichtungen zu gewährleisten sind, kann das HubSpot CRM helfen. Der Dienst speichert und verarbeitet personenbezogene Daten sicher und jederzeit nachvollziehbar.
Dank seiner Skalierbarkeit eignet sich das HubSpot CRM sowohl für kleine Schulen als auch für Universitäten mit vielen Studenten. Auch wenn die Anforderungen unterschiedlich sind: Neue Nutzer und Kontaktprofile oder komplexe Prozesse lassen sich ohne großen Aufwand integrieren.
HubSpot-Funktionen optimieren die digitale Verwaltung
Das Smart CRM von HubSpot stellt eine zentrale Plattform bereit. Mithilfe des integrierten Data Hubs lassen sich Daten bereinigen, aufbereiten und dauerhaft in hoher Qualität archivieren. Hochschulen können Daten aus vielen Bereichen zusammenführen und flexibel darstellen. Verantwortliche erhalten mittels Boards, Kalendern, Karten oder Tabellen einen strukturierten Überblick über Studienbewerber, Studenten oder Alumni.
HubSpot Workflows ermöglicht Lead-Routing, Kontaktzuweisung und Nachverfolgung ohne manuellen Aufwand. Abläufe mit Wenn-Dann-Regeln bilden auch komplexe Prozesse wie die Studienbewerberkommunikation einfach ab.
Unterstützend greifen Breeze Agents ein: Der Prospecting-Agent, der Customer-Agent und der Data-Agent übernehmen Routineaufgaben, während Breeze Intelligence unter anderem Prognosen erstellt und Daten konsolidiert.
Erinnerungen und Newsletter können regelbasiert und personalisiert versendet werden. Kontaktwege sind über verschiedene Kanäle hinweg vollständig abbildbar. Die Customer-Journey-Orchestration kombiniert Kanäle wie E-Mail, SMS und Social Media.
Analytics und Governance nehmen Auswertungen vor und sichern Entscheidungen ab.
Für die Schüler- und Studentendatenverwaltung können über das Kontakt- und Lifecycle-Management Personengruppen durch ein Tracking begleitet werden. Auf einen Blick wird erkennbar, in welcher Phase sich Kontakte befinden. Segmentierung und automatisierte Sequenzen sorgen dafür, dass jede Zielgruppe zur richtigen Zeit die passende Information erhält.
Der Operations Hub bindet Lernplattformen, Studenteninformationssysteme und Tools wie Zoom, WordPress oder Zapier direkt ein.
Der HubSpot-Kundenservice liefert Antworten über ein Ticketsystem mit SLAs und einem Helpdesk-Workspace.
Vor- und Nachteile vom HubSpot CRM
| Kriterium | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Daten-Management | Zentrale Datenverwaltung, konsistente und bereinigte Datensätze | Hoher Pflegeaufwand bei großen Datenmengen und komplexen Workflows |
| Bedienbarkeit | Intuitive Benutzeroberfläche, übersichtliche Dashboards | Lernkurve bei Nutzung aller Module und Hubs |
| Automatisierung | Workflows, KI-Agenten und Datenanalysen | Erweiterte Automatisierungen und KI-Funktionen nur in kostenpflichtigen Paketen verfügbar |
| Skalierbarkeit | Flexibel einsetzbar – von kleinen Schulen bis zu großen Universitäten | Lizenzkosten steigen mit Nutzerzahl und Funktionsumfang |
| Integrationen | Über 1.700 Apps und Tools verfügbar | Technische Integration und Datenmigration erfordern sorgfältige Planung |
| Cloud-Nutzung | Zugriff jederzeit und ortsunabhängig möglich | Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung, keine Offline-Nutzung |
Anwendungsbereiche in Bildungseinrichtungen
Das HubSpot CRM zentralisiert und automatisiert das Management von Studienbewerbern, erleichtert die Kommunikation mit Studenten, Schülern und Eltern und unterstützt Alumni- und Fundraising-Aktivitäten. Das System ist zudem ausgestattet mit umfassenden Analyse- und Reporting-Tools.
Hilfe bei der Verwaltung von Studienbewerbern
Das HubSpot CRM unterstützt Bildungseinrichtungen im Bewerbermanagement mit strukturierten Prozessen. Anfragen von Interessenten können automatisiert erfasst, beantwortet und mit Erinnerungen verknüpft werden. Mithilfe von Scoring-Modellen werden Bewerbungen nach definierten Kriterien priorisiert, sodass die Verantwortlichen schnell alle wichtigen Informationen parat haben.
Die Plattform ermöglicht außerdem eine lückenlose Verfolgung von Dokumenten. So entsteht eine Bewerber-Pipeline, die den Verwaltungsaufwand deutlich senkt. Mit dem HubSpot-CRM-System steuern Bildungseinrichtungen ihre Bewerbungsprozesse effizienter und nutzen Kapazitäten besser.
Kommunikation und Organisation
Zur Kommunikation mit Schülern und Studenten versendet das HubSpot CRM bei Bedarf automatisierte Newsletter. Die Plattform verschickt aktuelle Kursinformationen oder Veranstaltungshinweise direkt in die hinterlegten E-Mail-Postfächer. Status-Updates wie Prüfungspläne oder Fristen erreichen die Zielgruppen zeitgerecht über Sequenzen. Auch die Kommunikation mit Eltern lässt sich einbinden, sodass wichtige Hinweise zu Leistungen oder Terminen transparent bereitgestellt werden können.
Alumni-Management und Fundraising
Auch beim Alumni-Management erweist sich das HubSpot CRM als nützlich. Über die Plattform können Bildungseinrichtungen Kontakte systematisch pflegen und Fundraising-Aktivitäten steuern. Absolventen lassen sich beispielsweise nach Abschlussjahr, Studienfach oder Engagement-Bereitschaft gruppieren. Der Spendenverlauf kann dokumentiert und als Basis für künftige Kampagnen genutzt werden. Auf Wunsch erfolgen Outreach-Maßnahmen automatisiert, etwa durch personalisierte E-Mails oder Erinnerungen an Veranstaltungen.
Studenten-Support
Mit dem Ticketsystem vom HubSpot CRM lassen sich Anfragen erfassen, priorisieren und bis zum Schluss nachverfolgen. Dadurch werden Problemlösungen nachvollziehbarer, da jeder Austausch zugeordnet wird. Bei wiederkehrenden Anliegen können Workflows automatisch Antworten auslösen. Komplexere Fälle werden direkt an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Hochschulen und Schulen gewährleisten damit nicht nur schnelle Reaktionszeiten, sondern sorgen auch für mehr Zufriedenheit bei den Anfragestellern.
Reporting und Auswertung
Für Berichte und Analysen stellt das HubSpot CRM präzise Werkzeuge bereit. Mithilfe des Engagement-Trackings lässt sich nachvollziehen, wie Empfänger auf Inhalte reagieren und welche Kommunikationskanäle sie nutzen. Conversion-Rates zeigen, wie effektiv Informationskampagnen wirken. Mithilfe der gewonnenen Daten können Sie eine gezielte Optimierung vornehmen und Ressourcen für erfolgreichere Maßnahmen priorisieren. Prognosefunktionen unterstützen das Verwaltungspersonal dabei, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Alle Ergebnisse lassen sich in Dashboards zusammenführen und bei Bedarf anpassen.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Vernetzt Ihre Daten, Teams und Kundschaft auf einer einzigen Plattform
- Praktische All-in-One-Lösung
- Kostenloser HubSpot-Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Implementierung vom HubSpot CRM
Die Implementierung vom HubSpot CRM beginnt mit einer Analyse bestehender Systeme und der Definition von Zielen. Darauf folgen Systemintegration, Datenmigration und Automatisierung von Prozessen. Abschließend werden KI-Funktionen sowie Reporting-Tools eingerichtet und Schulungen durchgeführt, um einen reibungslosen Rollout zu gewährleisten.
Schritt 1: Ist-Analyse
Zunächst werden alle bestehenden Systeme, Datenquellen und Verwaltungsprozesse erfasst. Das Ziel besteht darin, einen vollständigen Überblick zu erhalten, der Abhängigkeiten sichtbar macht und Redundanzen identifiziert.
Schritt 2: Ziele definieren und HubSpot-Struktur festlegen
Es werden klare Ziele formuliert und die Struktur abgebildet. Dazu gehören Lifecycle-Stages und Datenmodelle.
Schritt 3: Systemintegration und Datenmigration
Im Rahmen der technischen Integration werden Lernmanagement- und Studenteninformationssysteme angebunden sowie weitere Tools verknüpft. Anschließend werden Daten bereinigt, Feldzuordnungen geprüft und migriert.
Schritt 4: Automatisierungen aufbauen
Bei der Einrichtung von Workflows geht es um Lead-Routing, Kommunikationssequenzen, Ticket-Zuweisungen und Journey-Automations.
Schritt 5: KI-Agenten einbinden
Breeze Agents übernehmen Aufgaben wie Outreach, Support-Automation und die Bereitstellung datenbasierter Erkenntnisse. Dadurch werden wiederkehrende Prozesse entlastet und optimiert.
Schritt 6: Reporting und Qualitätssicherung
Bei der Einrichtung von Dashboards und KPIs geht es unter anderem um die Überprüfung der Datenhygiene sowie um Einstellungen für die Privatsphäre bzw. die Zugriffsrechte.
Schritt 7: Schulung und Rollout
Zum Abschluss erfolgen Trainings über die HubSpot Academy und die Rollenvergabe.
So hilft HubSpot Academy beim Training von Lehrern und Verwaltungspersonal
Die HubSpot Academy ermöglicht es Lehrkräften und Verwaltungspersonal, sich gezielt mit den Funktionen vom HubSpot CRM vertraut zu machen. Das vollständig online verfügbare Trainingsangebot deckt die relevanten Anwendungsbereiche ab. Die Anwender können in ihrem eigenen Tempo lernen und erhalten praxisorientierte Inhalte, die direkt auf die Arbeit mit Smart CRM, Workflows, Marketing-Automatisierung und Reporting ausgerichtet sind.
Die Kurse der Academy umfassen unter anderem Video-Lektionen, begleitende Materialien und praktische Übungen. Verwaltungspersonal kann beispielsweise Trainings zum Kontakt- und Lifecycle-Management absolvieren. Lehrkräfte profitieren von Modulen zur Kommunikation mit Schülern, Studenten oder Eltern. So wird sichergestellt, dass jede Zielgruppe das für ihre tägliche Arbeit relevante Wissen erhält.
Nach Abschluss bestimmter Kurse erhalten die Teilnehmer Nachweise, die ihren individuellen Lernfortschritt dokumentieren und eine interne Qualitätskontrolle ermöglichen. Bildungseinrichtungen können so nachvollziehen, welche Mitarbeiter bereits geschult sind und in welchen Bereichen zusätzliche Trainings sinnvoll sind.
Neue Funktionen wie „Breeze Agents“ oder „Data Hub“ fließen sofort ins Curriculum ein. So ist immer alles auf dem aktuellen Stand.
Die Academy fördert außerdem den kollaborativen Austausch. Nutzer können ihr Wissen direkt in Workshops oder Teamsitzungen einbringen, wodurch es sich innerhalb der Einrichtung verbreitet. Für die Bildungseinrichtung ergibt sich daraus ein klarer Vorteil: Die Einführung vom HubSpot CRM erfolgt nicht isoliert, sondern wird durch kontinuierliche Schulungen und eine nachvollziehbare Kompetenzentwicklung im gesamten Kollegium begleitet.
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Einsteiger-Praxis-Tipps für eine erfolgreiche Nutzung vom HubSpot CRM
- Mit einer kleinen Kontaktliste starten: Zuerst nur eine überschaubare Anzahl von Schülern, Studienbewerbern oder Studenten importieren, um die Funktionen in Ruhe zu testen.
- Einfache Workflows ausprobieren: Zum Beispiel automatische Erinnerungen für Abgabefristen oder E-Mails zur Kursanmeldung einrichten, bevor komplexe Abläufe folgen.
- Standard-E-Mail-Vorlagen nutzen: Vorbereitete Texte für Bewerberantworten oder Kursinformationen erleichtern den Einstieg und sparen Zeit.
- Übersichtliche Dashboards wählen: Nur die wichtigsten Zahlen wie Anfragen oder Bewerbungen anzeigen lassen, um nicht von zu vielen Daten überfordert zu werden.
- Testgruppe bestimmen: Ein kleines Team aus Verwaltungspersonal oder Lehrkräften probiert die Funktionen zuerst aus, bevor die gesamte Einrichtung eingebunden wird.
- Regelmäßig kurze Feedbackrunden einplanen: Frühzeitig Erfahrungen sammeln, um Prozesse einfach nachzubessern.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zum HubSpot CRM
Browser-Voraussetzungen
Am Desktop nutzen Sie einen der folgenden aktuellen Browser: Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge unter Windows; Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox unter macOS. Microsoft Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Mobile Nutzung
Auf Tablets oder Smartphones wird die webbasierte Ansicht nicht uneingeschränkt unterstützt. Empfohlen wird deshalb die Nutzung der HubSpot-App für iOS oder Android.
Internetverbindung
Die Software funktioniert webbasiert als Cloud-Plattform. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich. Es gelten Anforderungen von mindestens 10 Mbit/s im Up- und Download.
Verschlüsselung
Daten werden bei der Übertragung mittels TLS 1.2 oder 1.3 (min. 2048-Bit-Schlüssel) und durch AES-256-Verschlüsselung geschützt.
Hosting und Infrastruktur
Die Plattform läuft über AWS und Google Cloud. Kundendaten werden in mehreren Rechenzentren (u. a. EU-Frankfurt, USA) gespeichert, automatisch repliziert sowie regelmäßig gesichert.
Compliance und Audits
Der CRM-Dienst erfüllt Anforderungen wie dem EU-Cloud Code of Conduct (DSGVO-konform), bietet Zugriff auf SOC 2-Typ-II- und SOC-3-Berichte sowie Penetrationstest-Zusammenfassungen im Trust Center. Die Sicherheit basiert auf gängigen Standards wie OWASP Top 10 und CIS Controls.
Account-Sicherheit
Nutzer können Sicherheitsmaßnahmen über das Security-Health-Dashboard verwalten. Dazu gehören die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die Kontrolle inaktiver Nutzer, das Festlegen von Super-Admin-Rollen und von kritischen Berechtigungen.
SSL für gehostete Inhalte
Standardmäßig stellt HubSpot ein SAN-SSL-Zertifikat (über Google Trust Services) bereit und unterstützt HTTPS sowie zusätzliche Domain-Sicherheitsheader (z. B. TLS-Version, X-Frame-Options, X-XSS-Protection).
Datenschutzeinstellungen aktivieren
Für EU-Konten, die seit dem 18. Juni 2025 erstellt wurden, sind die Datenschutzeinstellungen standardmäßig aktiviert, um DSGVO-Konformität sicherzustellen. Super-Admins können diese Einstellungen auch manuell aktivieren oder deaktivieren. Sie zentralisieren die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen im gesamten Account.
Rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung erfassen
Die CRM-Plattform bietet eine Kontakteigenschaft „Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Kontaktdaten“ an, mit der Rechtsgrundlagen wie Einwilligung, Vertrag oder berechtigtes Interesse erfasst und dokumentiert werden können.
Datenschutzanfragen verwalten
Der Dienst stellt ein Tool zur Verfügung, mit dem Nutzer Datenschutzanfragen – etwa Löschung oder Datenexport – sowohl über eine öffentliche Anfrageseite als auch manuell verwalten können. Anfragen lassen sich nachverfolgen, zuständigen Mitarbeitern zuweisen und ihre Erledigung dokumentieren.
Die Multi-Account-Verwaltung (BETA) ermöglicht die zentrale Steuerung mehrerer Accounts innerhalb einer Bildungseinrichtung (z. B. für unterschiedliche Standorte oder Campus-Einheiten). Voraussetzung ist ein HubSpot-Marketing-Hub-Enterprise-Account. Alle verknüpften Konten benötigen mindestens ein Professional- oder Enterprise-Abonnement. Super-Admin-Rechte und aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung sind für alle beteiligten Accounts erforderlich.
Über die Organisationskonfiguration werden Verbindungen zwischen den Konten definiert. Funktionen der Multi-Account-Verwaltung umfassen Datenspiegelung, mit der Daten zwischen Accounts synchronisiert werden können, sowie das Kopieren von E-Mails, Listen und Formularen.
- Bildungseinrichtungen, die Bedarf an einer strukturierten Bewerberkommunikation haben.
- Organisationen, die Alumni- und Studentenbindung optimieren möchten.
- Bildungseinrichtungen, die zentrale Verwaltung, Automatisierungen und Reporting einsetzen wollen.
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