Erfahren Sie im Vergleich, welcher Anbieter Ihnen am besten bei der Lohnabrechnung online hilft. Informieren Sie sich über den Leistungsumfang und die Vorteile der fünf Cloud-Lösungen im Test. Insbesondere kleine Unternehmen profitieren davon, wenn sie die Lohnabrechnung online selbst erledigen. Sparen Sie sich hohe Ausgaben für die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, indem Sie sich jetzt für eine Alternative zur firmeninternen Lohnbuchhaltung oder einem externen Dienstleister entscheiden.
Nutzen Sie als Arbeitgeber die einfachen Funktionen für das Erstellen digitaler Lohndokumente. Erfassen Sie die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zentral in einer vielseitigen Software für die Online Lohnabrechnung. Kommen Sie ohne langes Einlernen gesetzlichen Pflichten mit der Unterstützung der praktischen Anwendungen nach. Versenden Sie SV-Meldungen fristgerecht, umfassend und automatisiert an die entsprechenden Stellen. Behalten Sie den Überblick über alle Auszahlungen von Löhnen und Gehältern.
Anbieter für die Lohnabrechnung online
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Wir vergleichen, damit Sie Ihren Kauf nicht bereuen! | ||||||
Konzept / Bedienung Getestetes Paket
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Testsieger: Sage Business Cloud Lohnabechnung Standard | Lexware Office Lohn | Dataline Lohnabzug | LohnFix Premium + GoDav | Personio Payroll | |
Anfängerfreundlich |
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Bedienbarkeit |
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Lohn- und Gehaltsabrechnung | ||||||
Abrechnungshilfe | ||||||
SV-Meldungen (DEÜV) | ||||||
Sofortmeldungen | ||||||
Telefon-Support | ||||||
Digitale Personalakte | ||||||
Abwesenheitserfassung | ||||||
Urlaubsverwaltung | ||||||
Stundenlohn | ||||||
Reisekostenabrechnung | ||||||
Datev-kompatibel | ||||||
Betriebsprüfer-Export | ||||||
GKV-Zertifikat | ||||||
Lohnjournal | ||||||
Lohnkonto | ||||||
Buchungsbelege | ||||||
SEPA-Zahlungsträger | ||||||
ELStAM | ||||||
Mitarbeiterverwaltung | ||||||
Korrekturabrechnungen | ||||||
Lohnsteueranmeldung | ||||||
GoBD-konform | ||||||
Cloud-only |
Überblick über die Anbieter für die Online Lohnabrechnung

Testsieger: Sage Business Cloud Lohnabechnung Standard
Geeignet für: Freiberufler, Handwerker und kleine Unternehmen.
Sage Business Cloud Lohnabechnung zeichnet sich durch eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit, clevere Funktionen für die Lohnbuchhaltung und TÜV-geprüften Datenschutz aus. Wer sich vor der Entscheidung für eine Lohnsoftware ein genaues Bild von dem Cloud-Dienst machen will, kann Sage Lohnabrechnung vorher 30 Tage kostenlos und ohne vertragliche Verpflichtungen testen.
- Digitale Personalakte
- Zeiterfassung
- Schichtplaner
- Fehlerprüfung
- Manipulationssicher
- Betriebsprüfer-Export

Lexware Office Lohn
Geeignet für: Die rechtssichere Abrechnung aller Mitarbeitertypen und vieler Entgeltarten.
Der GoBD- und DSGVO-konforme Cloud-Service von Lexware Office versendet gesetzlich verpflichtende Meldungen an Berufsgenossenschaften, die Krankenkassen und das Finanzamt. Hosting und Datenverarbeitung finden über deutsche Server statt.
- Für viele Branchen
- GKV-Zertifikat
- Mobile App
- inApp Messenger
- GoBD-konform
- Kein Baulohn/TVöD

Dataline Lohnabzug
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen sowie Lohnbüros und Steuerberater.
Dataline Lohnabzug liefert professionelle Unterstützung für die Lohnabrechnung. Die Software automatisiert komplexe Prozesse, gewährleistet Rechtssicherheit und bleibt durch regelmäßige Updates immer aktuell. Mit Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Mandantenabrechnung und digitaler Steuerprüfung sparen Unternehmen und Lohnbüros Zeit und vermeiden Fehler.
- Datensicherung in DATALINE Cloud
- euBP
- Pfändungstabellen
- GKV-Zertifikat
- Mandantenfähig
- Nicht cloud-only

LohnFix Premium + GoDav
Geeignet für: Klein- und Mittelbetriebe und für Steuerberater- oder Buchführungsbüros.
Das LohnFix Premium-Paket besitzt die Cloud-Erweiterung GoDav für das ortsunabhängige Bearbeiten von Daten über einen Webbrowser. Abgesehen von der Lohnabrechnung mit Lohnkonto erledigt das netzwerkfähige Lohnfix unter anderem das Meldewesen mit Meldefix sowie die Verwaltung von Fehlzeiten und Urlaub.
- Cloud-Vorteile
- GKV-/ITSG-Zertifikat
- Fehlzeitenverwaltung
- euBP
- Kostenfreie Demo
- Kein GoBD-Zertifikat

Personio Payroll
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
Der webbasierte Service bietet drei Pläne: Standard (Self-Service), Pro (erweiterte Funktionen), Expert (aktive Unterstützung bei Validierungen/Freigaben). Bei dem Cloud-Dienst handelt es sich um eine HR- und Lohnabrechungslösung, die Daten in Echtzeit synchronisiert. Sie bietet ITSG-zertifizierte Compliance, direkte Kommunikation mit Behörden und optionale Unterstützung durch einen Steuerberater-Zugang.
- ITSG-Zertifikat
- eAU
- ELStAM
- DATEV-Anbindung
- Verschlüsselung
- Kein KUG
Fazit zum Online Lohnabrechnung Vergleich
Online die Lohnabrechnung erstellen, spart Zeit und Geld im Personalwesen. Aus diesem Grund ist die Alternative zu Lohnabrechnungsprogrammen vor allem für Kleinunternehmer und Betriebe mit einer überschaubaren Anzahl an Angestellten interessant.
Die sogenannten Software-as-a-Service Anbieter sparen Ihnen Geld für Mitarbeiter, Hard- und Software, Wartung und Upgrades. Die Voraussetzungen für den Einsatz sind gering. Sie benötigen lediglich einen Internetanschluss und einen ausreichend schnellen Computer. Durch digitale Assistenten und Automatisierungsfunktionen sinken Arbeits- und Zeitaufwand.
Im Vergleich der TOP 5 Anbieter für die Online Lohnabrechnung ist Sage Business Cloud Lohnabrechnung Testsieger und damit Erstplatzierter. Der Cloud-Dienst beeindruckt durch einen leichten Einstieg dank des Abrechnungsassistenten und vieler Erklärungen. Dazu kommen der Leistungsumfang sowie die hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei der Datenverarbeitung. Ein freundlicher Support hilft schnell und fachkundig bei Fragen zur Lohnabrechnung sowie zu den Funktionen der webbasierten Anwendung weiter.
Platz 2 im Vergleich holt sich Lexware Office Lohn. Der plattformübergreifende Cloud-Service punktet neben seiner unkomplizierten Handhabung und den vielseitigen Funktionen für die Erstellung von elektronischen Lohn- und Gehaltsbescheinigungen mit seinen Datenschutzrichtlinien. Sämtliche Verarbeitungsschritte und Übermittlungen geschehen EU-DSGVO- und GoBD-konform. Sie können mit dem Lexware-Office-Login unterwegs und im Büro auf die Daten zugreifen und dabei sicher sein, dass Personaldaten und SV-Meldungen auf deutschen Hosting-Servern gespeichert werden. Die Sicherheitsstandards stehen unter einer ständigen Prüfung und sind mit einem GKV-Zertifikat, einem GoBD-Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und einer ISO 27001-Zertifizierung anerkannt.
Platz 3 im Test belegt Dataline Lohnabzug. Die Software ist keine cloudbasierte Anwendung, kann jedoch an lokalen Arbeitsplätzen verwendet werden und bietet Erweiterungen für die Online-Datensicherung sowie automatische Updates. Sie erledigt für KMU, Steuerberater oder Lohnbüros viele Aufgaben – von der Lohnabrechnung über die digitale Steuer- und SV-Prüfung. Es gibt verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Alle Tarife zeichnen sich durch Benutzerfreundlichkeit und Rechtssicherheit aus. Sie profitieren unter anderem von einer umfassenden Arbeitszeiterfassung und dem gebührenfreien Kundenservice. Die Versionen Comfort, Plus und Pro sind darüber hinaus GKV-zertifiziert.
Platz 4 im Vergleich geht an LohnFix Premium + GoDav. Dabei handelt sich um ein leicht zugängliches Lohnprogramm, das mit der Cloud-Erweiterung GoDav die mobile Lohnabrechnung (Stundenlöhne und Gehälter) erledigt und zudem Rechnungen erstellt sowie Kunden und Lieferanten verwaltet. Der Dienst ist flexibel skalierbar. Das Hinzubuchen von weiteren Mitarbeitern ist relativ günstig. Auch die Datenübermittlung via ELSTER / ELStAM für die GuV oder die Umsatzsteuer ist durch passende Schnittstellen möglich.
Platz 5 im Test sichert sich Personio Payroll. Die Cloud-Lösung eignet sich für die Lohnabrechnung online sowie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten inklusive Self-Service-Option. Vom Anbieter zur Verfügung gestellte interaktive Schulungen und Tutorials helfen bei der Implementierung im eigenen Unternehmen. Der Online-Service bietet eine verschlüsselte Anbindung an Systeme wie DATEV, wodurch Lohndaten sicher an externe Rechenzentren übermittelt werden können. Neben der Lohnabrechnung ermöglicht das System den Versand von SV-Meldungen und unterstützt damit die Einhaltung von Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erledigen Sie über das Personio Payroll Expert Program.
Unsere Testkriterien für den Online Lohnabrechnung Vergleich
Verglichen haben wir die Lohnabrechnungsdienstleister im Test unter folgenden Kriterien: Leistungsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und Schnittstellen sowie Flexibilität in der Erweiterung bei steigender Mitarbeiterzahl. Für den Vergleich sind die Online Gehaltsrechner über einen Zeitraum von mehreren Monaten betrachtet worden. Die Auswahl der Module und Preismodelle in der Untersuchung erfolgte aus den offiziellen Paketzusammenstellungen der Anbieter. Die Unternehmen halten sich die fortwährende Anpassung und Optimierung Ihrer Angebote vor, weswegen unsere Redaktion keine Gewähr für künftige Änderungen an Funktionen und Konditionen übernehmen kann.
Unsere Redaktion setzt sich aus mehreren Personen zusammen. Die Mitarbeiterdaten der Redakteure wurden von den Online Lohnabrechnern im Test verarbeitet und geprüft. In das Ergebnis des Vergleichs fließen die Erfahrungen der Redakteure sowie die Erkenntnisse von Fachkräften des Personalwesens ein, um eine fundiertere Beurteilung mit zahlreichen Perspektiven zu erhalten. Für das Fazit des Tests sind neben den Beobachtungen und Eindrücken aus der Praxis auch Analysen und Berichte anderer seriöser Fachportale zurate gezogen und hinterfragt worden. Als Resultat ergibt sich daraus die Gewichtung sowie die Platzierung im Vergleich der Anbieter für die Lohnabrechnung online.
Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Lohnabrechnung Vergleich
Antwort: Worum es sich bei einer Lohnabrechnung handelt, ist schnell erklärt. Eine Lohnabrechnung ist eine regelmäßig erstellte Auskunft über das Arbeitsentgelt eines Angestellten. Verfasst wird sie vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer. Sie dient als schriftlicher Nachweis über die Auszahlung des Lohns für eine vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung. Die Lohnabrechnung muss Informationen über die Identität des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers und die Art des Beschäftigungsverhältnisses nachvollziehbar ausweisen. Daten zur Lohnsteuerklasse und Sozialleistungen, die für die Steuererklärung von Bedeutung sind, gehören ebenfalls auf die Lohnabrechnung.
Wie hoch der monatliche Steuerabzug vom (Brutto-)Gehalt ausfällt, hängt von Einkommen des Angestellten ab. Bei Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft wie der evangelischen oder katholischen Kirche gehen vom Lohn des Arbeitnehmers überdies die bundeslandabhängigen Kirchsteuern ab.
Sozialabgaben oder Lohnnebenkosten sind indirekte Arbeitskosten. Sie werden je nach Kostenart vom Arbeitgeber, vom Arbeitnehmer oder von beiden gemeinsam abgeführt. Zu ihnen zählen unter anderem Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Sozialbeiträge zur Alters- und Gesundheitsvorsorge, Kosten für die berufliche Aus- und Weiterbildung, Aufwendungen für Berufskleidung und Umzüge, Lohn- und Gehaltsfortzahlung sowie freiwillige Sozialleistungen und Beihilfen.
Antwort: Der Arbeitgeber muss laut Gesetz eine Lohnabrechnung erstellen und sie seinen Arbeitnehmern und dem Finanzamt fristgerecht zustellen. Der Inhalt der Lohnabrechnung wird durch die Vorgaben der Gewerbeordnung (§ 108) definiert. Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, grundlegende Angaben über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen sowie Art und Höhe von Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen zu machen. Damit erhalten Arbeitnehmer und Behörden eine Übersicht über Entgelte, Steuerklassen, gewährte Freibeträge, Versicherungen, Umlageverfahren und Personengruppenschlüssel.
Eine Ausnahme von der Regel ergibt sich, sollte das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers immer gleich sein. Geschehen keine Änderungen gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Lohnabrechnung, muss eine erneute Auskunft in Textform nicht erstellt werden. In solchen Fällen, in denen die Lohn- und Gehaltsdaten unverändert bleiben, kann auf die erneute Erstellung einer schriftlichen Auskunft verzichtet werden. Dies spart Zeit und Ressourcen, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass diese Ausnahmen die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften einhalten. Daher ist es ratsam, sich mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Erstellung von Lohnabrechnungen vertraut zu machen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen.
WICHTIGER HINWEIS: Laut Entgeltbescheinigungsverordnung muss die Lohnabrechnung auch geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen durch den Arbeitgeber aufführen.
Mit einem cloudbasierten Service wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung bearbeiten Sie komplizierte Abrechnungsfälle ohne große Mühe. Erfassen und berechnen Sie mit der cleveren Lösung Altersteilzeit, Zuschläge, Kurzarbeit, Versorgungsbezüge und die betriebliche Altersvorsorge vollständig und korrekt. Sollten schnelle Änderungen notwendig sein, lassen sich Abrechnungswerte wie Gehalt, Stunden, Stundenlohn oder auch Zu- und Abschläge mit wenigen Klicks korrigieren.
Antwort: Der Arbeitgeber ist im Allgemeinen verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen, sobald er Lohn an Arbeitnehmer auszahlt. Die Lohnabrechnung muss alle relevanten Informationen zu den Verdiensten, Abzügen und Steuern enthalten. Darüber hinaus muss die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge unter Berücksichtigung der Steuerklasse des Mitarbeiters in der Lohnabrechnung aufgeführt sein.
Antwort: Das Bruttoentgelt ist die Gesamtvergütung vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Der Nettolohn hingegen ist das tatsächliche Entgelt, das einem Arbeitnehmer nach Berücksichtigung aller gesetzlichen Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge zur Verfügung steht.
Antwort: Eine rechtsgültige Lohnabrechnung sollte folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Steuer-ID
- Steuerklasse und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
- Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
- Abrechnungszeitraum
- Firmenstempel oder Unterschrift des Arbeitgebers
Darüber hinaus sind alle Bestandteile des Arbeitsentgelts wie Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabgaben, Zuschläge, Zulagen sowie Nettolohn und Auszahlungsbetrag anzugeben.
Antwort: Ein Lohnjournal ist ein Buchhaltungsdokument, das verwendet wird, um alle relevanten Informationen über Löhne und Gehälter eines Unternehmens festzuhalten. Es dient als zentrales Aufzeichnungsinstrument für die Erfassung von lohnbezogenen Transaktionen und ist eine wichtige Komponente der Lohnbuchhaltung.
Antwort: In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung bezüglich des Zahlungsweges für Löhne und Gehälter. Arbeitgeber haben die Wahl zwischen Überweisung und Barzahlung. Allerdings ist die Barzahlung aus verschiedenen Gründen ungünstig. Erstens gibt es einen erhöhten Dokumentationsaufwand, da der Empfang der Lohnzahlung vom Angestellten quittiert werden muss: Dabei sind Angaben wie der Zahlungszweck, die Zahlungssumme mit Währung, der Ort und das Datum der Zahlung, die Unterschrift des Zahlungsempfängers und gegebenenfalls der Firmenstempel erforderlich. Zweitens führt die Notwendigkeit, den Auszahlungsort zu regeln, zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Drittens kann es zu Schwierigkeiten kommen, insbesondere wenn ein Angestellte sich mit einer Kontopfändung konfrontiert sieht.
Sollte dennoch eine Barzahlung erfolgen, ist es wichtig, eine ordnungsgemäße Dokumentation vorzunehmen, beispielsweise durch die Nutzung eines Kassenbuchs. Damit lassen sich Zahlungszeitpunkt, Zahlungsbetrag und Zahlungszweck erfassen.
Antwort: Wenn ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch privat nutzt, muss der daraus resultierende geldwerte Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Dieser geldwerte Vorteil ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Firmenwagen zu versteuern: entweder mit einem Fahrtenbuch, das die tatsächlichen Verbrauchskosten darlegt, oder mithilfe der Ein-Prozent-Regel.
Bei eingeschränkter privater Nutzung des Firmenwagens ist es für den Arbeitnehmer in den meisten Fällen einfacher und kostengünstiger, sich für die Ein-Prozent-Regel zu entscheiden. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zuzüglich eventueller Kosten für Sonderausstattung als geldwerter Vorteil versteuert. Diese Regelung gilt gleichermaßen für gekaufte, gebrauchte, gemietete und geleaste Fahrzeuge. Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte einen monatlichen Wert von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz pauschal versteuern. Die monatliche Gesamtsumme, die in der Lohnabrechnung zu versteuern ist, ergibt sich aus diesen beiden Komponenten.
Antwort: Die Anbieter im Vergleich für Online-Lohnsoftware nutzen moderne Technologien und Sicherheitsstandards, um Risiken wie Datenlecks und Hackerangriffe zu minimieren. Beim Auswählen einer passenden Online-Lohnsoftware ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Anbieter verschiedene Sicherheitsmaßnahmen unterstützt, wie zum Beispiel Passwörter oder Multi-Faktor-Authentifizierung. Zudem sollten sichere Übertragungsprotokolle wie HTTPS und eine starke Datenverschlüsselung verwendet werden, um Ihre Daten zu schützen. Es empfiehlt sich, vor der Übermittlung sensibler Informationen an den Dienst die Datenschutzbestimmungen des Anbieters sorgfältig zu prüfen.
Antwort:
A = Abfindung
AV = Arbeitslosenversicherung
AVMG = Altersvermögensgesetz
BGRS = Beitragsgruppenschlüssel
E = Einmalbezug
F = Frei
GB = Gesamtbrutto
H = Hinzurechnungsbetrag
J = Bestandteil des Gesamtbruttos
Ki.Frbtr. = Kinderfreibetrag
KiSt = Kirchensteuer
KK = Krankenkasse
KK % = Beitrag zur Krankenkasse inkl. Zusatzbeitrag
KV = Krankenversicherung
KUG = Kurzarbeitergeld
L = Laufender Bezug
LSt = Lohnsteuer
M = Mehrjährige Versteuerung
N = Nachberechnung
MFB = Mehrfachbeschäftigung
P = Pauschalversteuerung
PGRS = Personengruppenschlüssel
PV = Pflegeversicherung
RV = Rentenversicherung
S = Sonstiger Bezug
St = Steuer-Brutto
Steuer-ID = Steuerliche Identifikationsnummer
StKl = Steuerklasse
SV = Sozialversicherung
Um = Umlageverfahren
V = Vorjahr
VKZ = Verarbeitungskennzeichen
W = Wertguthaben
Z = Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose
ZB = Einkommensabhängiger Zusatzbeitrag
ZVK = Zusatzversorgungskasse
Die Vorteile der Online-Lohnabrechnung
Überall nutzbar: Cloud-Dienste funktionieren über einer App oder im Browser ohne Installation auf verschiedenen Betriebssystemen und Geräten im Büro und unterwegs.
Fehlerfreie Lohnabrechnung: Geprüfte Vorlagen und Abrechnungsassistenten sparen Zeit bei der korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Kalkulierbar und kosteneffizient: Zusätzliche Export-Schnittstellen, Support-Optionen und Funktionen für die Zeiterfassung oder die Dokumentation lassen sich günstig hinzubuchen.
Gesetzeskonforme Abrechnung: Regelmäßige Aktualisierungen garantieren Rechtssicherheit. Die Dienste kümmern sich zudem um die fristgerechte Vorlage und den Versand gesetzlicher Meldungen.
Datensicherheit bei der Aufbewahrung und Verarbeitung von Informationen: Die Speicherung und Übermittlung von Daten geschieht in zertifizierten Rechenzentren.
Professionelle Hilfe: Neben einem Online-Support und Unterstützung bei den ersten Schritten umfasst das Angebot vieler Cloud-Dienste auch einen umfangreichen Telefon-Support oder Webinare.
Cloud-Lohnabrechnung vs. traditionelle Lohnsoftware
Wollen Sie Ihre Lohnabrechnungen online erstellen? Dann prüfen Sie bei der Auswahl eines Cloud-Dienstes die wichtigsten Funktionen und Leistungen ganz genau. Entscheiden Sie sich für den Tarif, der am besten auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestelltenzahl abgestimmt ist. Nutzen Sie vor einem Kauf idealerweise eines der kostenlosen Testangebote, die viele Anbieter und machen Sie sich ganz in Ruhe mit allen Eigenschaften und Einstellungsmöglichkeiten vertraut.
1. Prüfen Sie die Kosten
Vergleichen Sie die Preise der Anbieter ganz genau. Achten Sie darauf, dass alle Funktionen, die Sie benötigen, im Funktionsumfang Ihres gewählten Pakets enthalten sind. Bezahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie auch wirklich brauchen. Ein Cloud-Service erspart Ihnen die Anschaffung einer eigenen IT-Infrastruktur. Der Kauf teurer Geräte und deren Wartung entfällt für Sie ebenso wie zusätzliche Kosten für IT-Fachpersonal und nachträgliche Updates der installierten Software.
2. Denken Sie an die Skalierbarkeit
Nimmt die Zahl Ihrer Mitarbeiter rasch zu, sollte ein Cloud-Service wie Sage für die Lohnabrechnung oder ein Programm wie Lexware lohn + gehalt einfach erweiterbar sein. Bei einer modularen Lösung lassen sich in den meisten Fällen, Zusatzfunktionen hinzubuchen. Eröffnen Sie einen neuen Standort, sollten Sie sich für eine netzwerkfähige Lohnabrechnung entscheiden. Das erlaubt es mehreren Mitarbeitern Ihres Unternehmens, an unterschiedlichen Arbeitsplätzen zur gleichen Zeit auf die zentralisiert gespeicherten Stammdaten zuzugreifen. Anders als bei einer Desktop-Software, die meist nur auf einem Büro-Computer installiert ist, lässt sich ein Cloud-Service auf jedem Gerät und Betriebssystem mit einem aktuellen Browser oder über eine mobile App unterwegs auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop nutzen.
3. Berücksichtigen Sie Siegel und Zertifikate
Setzen Sie auf Cloud-Software mit zertifizierter Sicherheit. Aussagekräftig sind unter anderem DEÜV- und ITSG-Zertifikate für Lohnabrechnungssysteme sowie ein TÜV-Zertifikat. ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren erfüllen die Anforderungen an die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheitsmanagementsystems. Dadurch wird die ununterbrochene Verfügbarkeit garantiert und Ihre Daten sind zuverlässig gegen Schadangriffe oder Verlust geschützt. Orientierung über eine gesetzeskonforme Verarbeitung von Informationen gewährleistet ein GoBD-Zertifikat, das von einer unabhängigen Prüfstelle vergeben worden ist. Software-as-a-Service-Lösungen, die mit einem solchen Zertifikat ausgezeichnet werden, dokumentieren und speichern Daten häufig nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung, wodurch sichergestellt ist, dass Sie gesetzeskonform Lohnabrechnungen online erstellen.
4. Testen Sie das Angebot
Nutzen Sie die Gelegenheit, die Ihnen viele Cloud-Anbieter einräumen und testen Sie die Leistungen vor einer Kaufentscheidung ausgiebig. Risikolos testen Sie alle Funktionen ganz in Ruhe auf Herz und Nieren. Verschaffen Sie sich Eindruck von der Bedienbarkeit und der Eignung für Ihre Zwecke. Die meisten Online Dienste, wie Personio oder Sage können Sie kostenlos 30 Tage ausprobieren. Oft endet der Test automatisch, ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen.