Lohnabrechnung online: Die 5 besten Programme im Vergleich 2026

Antwort: Nach § 108 GewO müssen Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen. Gesetzlich vorgeschrieben sind der Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts (z. B. Grundlohn, Zuschläge, Zulagen, Sachbezüge) sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschläge und Vorschüsse. Dazu zählen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, soweit sie anfallen, und die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Angaben wie Name, Anschrift, Steuerklasse oder Versicherungsnummer sind in der Praxis üblich und für die Nachvollziehbarkeit sinnvoll. Zusammen mit dem Geburtsdatum und weiteren Daten gehören sie zum Lohnkonto (§ 41 EStG), nicht zu den Mindestinhalten des § 108 GewO. Bei unveränderten Angaben kann die Abrechnung entfallen. Üblich ist trotzdem eine monatliche Abrechnung.

Antwort: Ja. Mit einer für die Entgeltabrechnung geeigneten Software ist das für kleine und mittlere Unternehmen gut machbar. Die Software berechnet Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, erstellt die Meldungen für Krankenkassen und Finanzamt (u. a. Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER) und führt die Lohnkonten. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Arbeitgeber, auch haftungsrechtlich. Ein Steuerberater oder Lohnbüro lohnt sich vor allem bei Sonderfällen wie Baulohn, Kurzarbeit, Auslandsentsendung oder komplexeren Vergütungsmodellen.

Antwort: Der Bruttolohn ist das vereinbarte Gesamtentgelt einschließlich Zuschlägen und steuerpflichtigen Sachbezügen. Davon zieht der Arbeitgeber Lohnsteuer (ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung ab und führt sie an Finanzamt und Krankenkassen ab. Der Rest ist der Nettolohn, der ausgezahlt wird.

Antwort: Die private Nutzung ist ein geldwerter Vorteil, der monatlich zum Bruttolohn addiert und versteuert wird. Standard ist die 1-%-Regel auf den Bruttolistenpreis, alternativ ein Fahrtenbuch. Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge gilt ein geringerer Ansatz der Bemessungsgrundlage:

• Reine Elektrofahrzeuge: Die 0,25-%-Regelung gilt für vollelektrische Firmenwagen bis 100.000 Euro Bruttolistenpreis, die nach dem 30.06.2025 und vor dem 01.01.2031 angeschafft werden. Bei höherem Bruttolistenpreis gilt 0,5 %. Für Fahrzeuge, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, gelten niedrigere Preisgrenzen (60.000 Euro bzw. 70.000 Euro je nach Anschaffungsjahr).
• Plug-in-Hybride: 0,5 % gelten bei mindestens 80 km rein elektrischer Reichweite (WLTP) oder höchstens 50 g CO2 pro km. Andernfalls gilt wie beim Verbrenner 1 %.
• Maßgeblich ist der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung (inkl. Sonderausstattung), nicht der tatsächliche Kaufpreis. Maßgeblich ist außerdem der Zeitpunkt der Anschaffung bzw. des Leasing-Beginns.

Hinzu kommt der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (0,03 % je Entfernungskilometer, bei Elektro entsprechend reduziert).

Antwort: Barzahlung ist rechtlich zulässig, aber unpraktisch. Jede Auszahlung muss durch Quittungen lückenlos belegt werden, damit sie bei Betriebsprüfungen und Sozialversicherungsprüfungen nachweisbar ist. Eine SEPA-Überweisung ist dagegen automatisch dokumentiert, zeitsparend und bei Prüfungen leichter nachzuweisen. Unabhängig von der Zahlungsart gelten beim Mindestlohn Aufzeichnungspflichten zur Arbeitszeit (§ 17 MiLoG), zum Beispiel für Minijobber und in bestimmten Branchen.

Antwort:

• Lohnjournal: Monatliche Sammelauswertung aller abgerechneten Mitarbeiter mit Brutto-, Netto- und Abzugsbeträgen, vor allem für die Buchhaltung. Es ist kein eigenes gesetzliches Formular.
• Lohnkonto: Pro Arbeitnehmer verpflichtend zu führende Aufzeichnung der Lohnabrechnungsdaten nach § 41 EStG. Lohnkonto und zugehörige Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Antwort: Der Grundlohn ist die vertraglich vereinbarte Basisvergütung je Stunde oder Monat. „Effektivlohn” wird umgangssprachlich für das tatsächlich verdiente Entgelt verwendet, also Grundlohn plus variable Bestandteile wie Überstundenzuschläge, Schichtzulagen, Prämien oder Sachbezüge. Der Begriff ist nicht gesetzlich definiert und wird unterschiedlich verwendet. Maßgeblich ist die Definition im jeweiligen Vertrag oder Tarifvertrag.

Antwort: Ja. Seit dem 01.01.2023 müssen Arbeitgeber die AU-Daten gesetzlich Versicherter elektronisch bei der Krankenkasse abrufen, der Arbeitnehmer muss keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Die Pflicht des Arbeitnehmers, Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer unverzüglich zu melden, bleibt bestehen, denn der Abruf setzt diese Meldung voraus. Ausnahmen mit weiterhin papierbasiertem Nachweis sind u. a. Privatversicherte, Behandlungen im Ausland, Reha- und Vorsorgeeinrichtungen sowie Minijobs in Privathaushalten. Lohnsoftware kann den Abruf automatisiert durchführen.

Antwort: Für Lohnunterlagen gelten mehrere Fristen aus unterschiedlichen Gesetzen parallel:

• Lohnkonto (§ 41 EStG): 6 Jahre.
• Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltslisten als Beleg (§ 147 AO, § 257 HGB): 8 Jahre. Durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist von 10 auf 8 Jahre verkürzt, sie gilt für Fristen, die am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen waren.
• Entgeltunterlagen der Sozialversicherung (§ 28f SGB IV): bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV folgt.
• Bilanzen, Jahresabschlüsse: weiterhin 10 Jahre.

Maßgeblich ist jeweils die längste anwendbare Frist. Die digitale Archivierung muss den GoBD entsprechen (unveränderbar, auffindbar, maschinell auswertbar).

Antwort: Nein. Nach § 108 GewO genügt die Textform. Eine Bereitstellung als PDF im Mitarbeiterportal ist zulässig, sofern der Arbeitnehmer die Abrechnung tatsächlich abrufen und dauerhaft speichern kann. Unterschrift oder Firmenstempel sind nicht erforderlich.

Antwort:

• Sicherheit: Seriöse Anbieter verschlüsseln Daten nach aktuellem Stand der Technik, bieten Rechenzentren in Deutschland oder der EU an und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Achten Sie auf Zertifizierungen und darauf, dass die Software für die Meldeverfahren (z. B. an Krankenkassen) systemgeprüft ist.
• Kostenlos: Vollumfängliche, dauerhaft kostenlose Lösungen für wachsende Betriebe sind selten. Es gibt aber Gratis- oder Einstiegstarife mit Begrenzung bei Mitarbeiterzahl oder Funktionen sowie kostenlose Testphasen. Die amtlichen Portale selbst (z. B. ELSTER) sind kostenlos.