Nebenkostenabrechnung erstellen

Vermieter von Immobilien oder Wohnraum müssen einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung erstellen, wenn im Mietvertrag festgelegt wurde, dass der Mieter an der Zahlung der Betriebskosten beteiligt wird. Die Aufstellung von umlagefähigen Betriebskosten muss privaten Mietern fristgerecht postalisch oder elektronisch zugesendet werden.

Verbrauchsabhängige Nebenkosten wie Warmwasser und Heizung müssen sich auf einer gesonderten Rechnungsübersicht wiederfinden. Decken die Vorauszahlungen eines Mieters nicht die tatsächlichen Kosten, kann der Vermieter Nachzahlungen verlangen. Hat der Mieter zu viel gezahlt, muss der Vermieter den Differenzbetrag erstatten.

Die rechtlichen Grundlagen für die Betriebskosten finden Vermieter und Mieter im Bürgerlichen Gesetzbuch (nachzulesen in § 556 BGB) sowie in der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (nachzulesen in BetrKV) und in der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (nachzulesen in HeizkostenV).
Neben den umlagefähigen Betriebskosten gibt es darüber hinaus nicht umlagefähige Betriebskosten, zu denen unter anderem Aufwendungen für Reparaturen, Rechtsschutz, Steuer und Versicherung zählen.

Welche Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung. Hat ein Vermieter mit seinem Mieter eine vertragliche Vereinbarung getroffen, kann er in der Übersicht zu den Betriebskosten alle Ausgaben auflisten, die auf den Mieter umgelegt werden.

Umlagefähige Nebenkosten sind unter anderem: Antennenempfangs- und Breitbandnetzbereitstellung, Abwassergebühren, Aufzugskosten, Beleuchtungskosten, Gebäudereinigung und Grünflächenpflege (inkl. regelmäßiger Ungezieferbekämpfung), Grundsteuer, Hausmeisterkosten, Heizungskosten (inkl. Wartung von Anlagen, Brennstofflieferungen, Reinigungen etc.) Müllbeseitigung, Schornsteinreinigung, Straßenreinigung, einige Versicherungen (u. a. Haftpflichtversicherung und Versicherung gegen Elementarschäden), Wäschepflegekosten, Wasserversorgungskosten (inkl. Wasserzähler, Eichung etc.).

Der Vermieter darf ausschließlich Betriebskosten vom Mieter einfordern, die auch in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen sind. Ein Verteilungsschlüssel bestimmt, wie die Nebenkosten auf die Mieter eines Hauses oder einer Gewerbeeinheit umgelegt werden. Gibt es keine direkte Vereinbarung über einen Verteilerschlüssel, dient normalerweise die vermietete Fläche der Immobilie oder des Wohnraums als Orientierung.

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Vermietung oder Verpachtung eines Hauses, einer Wohnung oder einer Gewerbeeinheit entstehen, die der Vermieter selbst tragen muss. Zu ihnen gehören unter anderem Anschluss- und Installationsgebühren, Instandsetzungskosten, Leerstandskosten und Verwaltungskosten.

Einmalige Reparaturkosten, Gebühren für die Hausrat- und Rechtsschutzversicherung sowie die Grunderwerbsteuer haben auf der Nebenkostenabrechnung für einen Mieter ebenso wenig etwas zu suchen wie die Kosten für Banktransaktionen, Briefporto, Telefongespräche und Zinsen. Weiterhin nicht umlagefähig sind Kosten und Beiträge für die Erschließung von an die Immobilie angrenzender Straßen, Plätze und Wege.

Ab Juli 2024 gilt eine neue Regelung für das Kabel-TV: Vermieter dürfen die Kosten dafür nicht mehr in den Nebenkosten abrechnen. Das bedeutet, dass sich betroffene Mieter bis spätestens 1. Juli 2024 entscheiden müssen, ob sie ihren bisherigen Kabelanschluss behalten oder auf eine andere TV-Empfangsart umsteigen wollen.

Vermieter dürfen nur Nebenkosten berechnen, denen der Mieter im Mietvertrag zugestimmt hat. Eine fehlende vertragliche Vereinbarung über die Art der abzurechnenden Betriebskosten für Haus, Wohnung oder Gewerbeeinheit hat zur Folge, dass Nebenkosten nicht zusätzlich auf den Mieter umgelegt werden, sondern durch den Nettomietzins abgegolten sind.

In der Regel leistet ein Mieter monatliche Vorauszahlungen der Nebenkosten an den Vermieter. In der jährlich ausgestellten Betriebskostenabrechnung erhält der Mieter eine Übersicht über die entstandenen Nebenkosten und die Höhe der verbrauchsabhängigen Betriebskosten. Weist diese Übersicht eine Differenz zu Gesamtsumme der bereits geleisteten Vorauszahlungen auf, dann kann es für den Mieter zu Nachzahlungsforderungen kommen. Der Mieter hat das Recht, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen und Abrechnungsbelege einzusehen. Er kann nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Widerspruch beim Vermieter einlegen, falls er Zweifel an der korrekten Aufstellung der einzelnen Nebenkosten oder der Höhe der geforderten Nachzahlungsforderung hat. Generell gilt jedoch: Es gibt keine Deckelung oder Obergrenze für die Nebenkostenabrechnung.

Der Vermieter sollte unbedingt darauf achten, die Betriebskostenabrechnung fristgerecht zum Ende des zwölften Monats eines Abrechnungszeitraums an die Adresse des Mieters zugestellt wird, denn sonst lassen sich Nachzahlungsansprüche nicht mehr einfordern.

Der richtige Verteiler- oder Umlageschlüssel spielt eine maßgebliche Rolle, wenn es darum geht, die korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Im Zusammenhang mit dem Heizen müssen mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent der Kosten entsprechend dem Verbrauch verteilt werden. Voraussetzung ist, dass das Haus, die Wohnung oder die Gewerbeeinheit mit einem Gerät zur Erfassung des individuellen Verbrauchs ausgestattet ist, welches sich einmal im Jahr ablesen lässt.
Außerdem muss die Immobilie die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung sowie Standards für Öl- und Gasheizungen und für freiliegende Heizleitungen erfüllen (nachzulesen in der Verordnung über einen energiesparenden Wärmeschutz bei Gebäuden – Wärmeschutzverordnung – WärmeschutzV und in der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten – Verordnung über Heizkostenabrechnung – HeizkostenV) erfüllen.

Die verbleibende Prozentzahl der Heizkosten kann verbrauchsunabhängig verteilt und unter anderem anhand der Nutzungs- oder Wohnfläche in entsprechender Quadratmeterzahl von Haus, Wohnung oder Gewerbeeinheit vom Vermieter abgerechnet werden. Entspricht die vermietete Immobilie nicht der Vorgaben und Standards für Wärmeschutz und Anlageninstallation, orientiert sich die Verteilung an 70 Prozent nach Heizverbrauch und 30 Prozent nach Nutzungs- oder Wohnfläche.

Für die laufenden und verbrauchsunabhängigen Betriebskosten kann der Vermieter entweder nach Verteilerschlüssel Nutzungs- oder Wohnfläche oder nach Verteilerschlüssel Personenanzahl umlegen. Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag stehen. Fehlt der Verteilerschlüssel im Mietvertrag, werden die Nebenkosten gemeinhin nach Nutzungs- oder Wohnfläche umgelegt.

Ein Vermieter von Wohnmietraum hat die Nebenkostenabrechnung seinem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Abrechnungszeitraum zukommen zulassen. Erhält der Mieter die Betriebskostenübersicht nicht rechtzeitig vom Vermieter, darf dieser keine Forderungen für Nachzahlungen mehr an den Mieter richten, sofern die Verspätung durch das eigene Verschulden des Vermieters zu begründen ist (nachzulesen in BGB § 556 – Vereinbarungen über Betriebskosten).

Nach der fristgerechten Zustellung der Nebenkostenabrechnung hat ein privater Mieter 1 Jahr Zeit, einen Widerspruch beim Vermieter einzureichen.

Ein Vermieter von Gewerbemietraum muss, wenn keine andere Vereinbarung mit dem Mieter getroffen wurde, keine Frist für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung einhalten. In einem Urteilspruch des Bundesgerichtshofs (nachzulesen in Urt. v. 27.10.2010, Az. XII ZR 22/07) wird darauf verwiesen, dass es keine gesetzliche Regelung für die Abrechnung von Nebenkosten bei Geschäftsraummieten gibt. Die Ansicht, dass eine angemessene Frist für die Abrechnung von Geschäftsräumen in der Regel spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums endet, wird in dem Rechtsspruch erwähnt. Für eine Beurteilung von Angemessenheit wird das „Interesse der Mietvertragsparteien an einer alsbaldigen Klarheit über die ständig neu entstehenden gegenseitigen Rechte und Pflichten“ und der „Zeitraum [den] der Vermieter benötigt, um die Abrechnung zu erteilen. [Abhängig davon], wann ihm die Abrechnungsunterlagen vorliegen […]“ herangezogen.