Lohnabrechnung selber machen oder auslagern?
Wie KMU durch SaaS-Software Zeit und Kosten sparen
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2026 laufen zentrale Meldeverfahren wie ELStAM, DEÜV und die eAU vollständig digital, inklusive automatisierter Meldungen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung.
- Die haftungsrechtliche Gesamtverantwortung gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung bleibt laut § 108 GewO unabhängig von der eingesetzten Software beim Arbeitgeber bestehen.
- Bei Pfändungsverfahren, der betrieblichen Altersvorsorge nach dem BRSG II und beim Saison-Kurzarbeitergeld am Bau bleibt externe Fachberatung notwendig.
Dieser Ratgeber richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen. Er beantwortet die Frage, ob es sich lohnt, die Lohnabrechnung für den eigenen Betrieb selber zu machen, oder ob das Auslagern die bessere Wahl ist. Cloudbasierte Software wie Sage Payroll automatisiert zentrale Meldeverfahren und übernimmt die monatliche Abrechnung. Für Betriebe mit Standardgehältern und geringer Fluktuation eröffnet das Kostenvorteile und mehr Kontrolle über die eigenen Daten.
Infolge mehrerer Gesetzesänderungen im Januar 2026 hat sich die Praxis verändert. Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz, neue Meldewege über ELStAM und angepasste Pfändungsfreigrenzen gelten nun. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen in einer übersichtlichen Entscheidungsmatrix, wann Software für Sie ausreicht und wann externe Fachberatung nötig ist. Sie lernen zudem ein hybrides Modell kennen, das die Lohnabrechnung in Eigenregie mit punktueller Fachberatung durch den Steuerberater verbindet.
Sage Payroll
- Erstellt Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Verwaltet Mitarbeiterdaten in digitalen Personalakten
- Bietet Self Service für Mitarbeiter
- Mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung
- 30 Tage kostenlos testen
- Bei Kauf 50 % Rabatt für 12 Monate
Warum verzichten Unternehmen auf externe Lohnbüros?
Darum geht es:
KMU verzichten auf externe Lohnbüros, wenn cloudbasierte Software wie Sage Payroll in der Lage ist, die Standardabrechnung automatisiert zu übernehmen.
Jahrzehntelang galt in vielen deutschen Unternehmen, dass für die Lohnabrechnung externes Fachpersonal notwendig sei. Diese Überzeugung stammt aus einer Zeit ohne durchgehende Digitalisierung. Zwar verpflichtet Paragraf 108 der Gewerbeordnung Arbeitgeber zu einer korrekten Abrechnung, eine externe Ausführung schreibt die Vorschrift jedoch nicht vor.
Drei Verfahren bilden das Rückgrat der digitalen Lohnbuchhaltung.
- ELStAM steht für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale und liefert die Steuerdaten der Beschäftigten.
- DEÜV bezeichnet das Meldeverfahren zur Sozialversicherung für An- und Abmeldungen.
- eAU, also die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ersetzt seit 2023 die Papierbescheinigung bei Krankheit.
Seit dem 1. Januar 2026 laufen zusätzlich Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung vollständig über ELStAM. Auch das Ende einer Krankengeldzahlung melden Krankenkassen inzwischen automatisch.
Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?
Darum geht es:
Welche Lösung passt, hängt von Mitarbeiterzahl, Fluktuation und der Häufigkeit von Sonderfällen ab.
Die folgende Übersicht ordnet typische Unternehmenssituationen einer passenden Option zu.
| Situation des Unternehmens | Passende Option | Begründung |
|---|---|---|
| Gründer mit erstem Mitarbeiter, Standardgehalt | Cloud-Lohnsoftware | Geringe Fixkosten, volle Kontrolle von Anfang an |
| KMU mit 5 bis 20 Mitarbeitern, geringe Fluktuation | Cloud-Lohnsoftware | Automatisierte Meldungen reduzieren Rückfragen |
| Kaum interne Kapazitäten für Lohnthemen | Lohnbüro oder Steuerberater | Vollständige Abgabe der operativen Aufgaben |
| Häufige Sonderfälle wie Pfändung, bAV oder Saisonarbeit | Hybrides Modell aus Software und Fachberatung | Software übernimmt Routine, Experte prüft Ausnahmen |
| Lohn und Finanzbuchhaltung sollen zusammenlaufen | Integrierte Lösung wie Sage Active | Ein System für Fakturierung, Finanzbuchhaltung und Lohn |
Eine Cloud-Lösung reicht, wenn Gehälter stabil sind und die Fluktuation gering bleibt. Fachliche Unterstützung wird notwendig, sobald Pfändungen, bAV oder Saisonarbeit regelmäßig auftreten.
Selber machen oder auslagern: Was kostet die Lohnabrechnung im Vergleich?
Darum geht es:
Sage Payroll kostet 20 bis 40 Euro Grundgebühr, externe Lohnbüros verlangen meist 15 bis 35 Euro pro Mitarbeiter.
Externe Lohnbüros und Steuerberater berechnen für Standardabrechnungen meist zwischen 15 und 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Sage Payroll kostet 20 Euro (Essentials), 30 Euro (Standard) oder 40 Euro (Premium) Grundgebühr für jeweils bis zu fünf Mitarbeiter. Jeder weitere Mitarbeiter kostet je nach Tarif zusätzlich 3, 5 oder 7 Euro pro Monat. Bei einem Betrieb mit fünf Beschäftigten liegen die Softwarekosten damit häufig unter der externen Pauschale. Hinzu kommen bei externen Dienstleistern in der Regel einmalige Einrichtungsgebühren.
| Lohnabrechnung selber machen | Lohnbüro oder Steuerberater nutzen | |
|---|---|---|
| Vorteile | Eigenständige Datenpflege, planbare Fixkosten ab 20 Euro, volle Kontrolle über Stammdaten | Keine Einarbeitung nötig, Haftungsprüfung inklusive, feste Ansprechperson bei Sonderfällen |
| Nachteile | Fachwissen bei Pfändung, bAV und Saisonarbeit bleibt weiterhin nötig | Höhere laufende Kosten pro Mitarbeiter, Änderungen wirken oft erst nach mehreren Werktagen |
Ein wichtiger Vorteil beim Einsatz von Software liegt in der Geschwindigkeit der Datenpflege. Ändert sich ein Gehalt, wird die Anpassung sofort im System wirksam. Bei externen Dienstleistern vergehen oft mehrere Werktage bis zur Aktualisierung. Zusätzlich bieten moderne Systeme Portale für den Self-Service der Mitarbeiter, über die Beschäftigte Abrechnungen abrufen und persönliche Daten eigenständig pflegen können.
Mit Sage Payroll sparen wir uns täglich sicher zusammengerechnet ca. drei bis vier Stunden. Für mich ist es das perfekte Tool! (Dennis Rieger, Geschäftsführer bei Life-Inclusion GmbH )
Wo bleibt der Steuerberater trotz Automatisierung nötig?
Darum geht es:
Der Steuerberater bleibt für die haftungsrechtliche Prüfung und komplexe Sonderfälle nötig, auch wenn Software die Routinearbeit übernimmt.
Automatisierte Systeme reduzieren zwar den manuellen Rechenaufwand, die haftungsrechtliche Gesamtverantwortung bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Auswirkungen von Fehlern bei Steuerabzügen oder Sozialabgaben treffen das Unternehmen, unabhängig davon, wer die Abrechnung technisch ausführt.
So funktioniert die Aufgabenteilung im hybriden Modell in der Praxis:
- Das Unternehmen erfasst monatliche Änderungen wie Überstunden oder Urlaubstage in einer Software wie Sage Payroll.
- Eine Software wie Sage Payroll berechnet Löhne, Abzüge und Meldungen für die Behörden automatisch.
- Bei einem Sonderfall wie einer Pfändung exportiert das Unternehmen die relevanten Daten für den Steuerberater.
- Der Steuerberater prüft ausschließlich diesen Einzelfall und berät zur korrekten Berechnung.
- Nach Freigabe übernimmt die Software die Auszahlung und die laufende Meldung.
Was kann bei der Lohnabrechnung selber gemacht werden und was nicht?
Darum geht es:
Standardfälle mit festen Gehältern können selbst erledigt werden, komplexe Sonderfälle wie Pfändungen oder betriebliche Altersvorsorge brauchen weiterhin Fachwissen.
Was kann bei der Lohnabrechnung selbst erledigt werden?
In Unternehmen mit festen Gehältern und geringer Fluktuation gilt in der Regel: Lohnabrechnung selber machen ist kein Problem. Klare Arbeitszeitmodelle erleichtern die automatisierte Abrechnung. Die Abwicklung von Standardfällen bei Krankheit und Urlaub macht die Lohnbuchhaltung mit Lösungen wie Sage Payroll besonders leicht.
Was funktioniert nicht ohne Expertise?
Ohne Fachwissen stößt die Lohnabrechnung in Eigenregie schnell an Grenzen. Das gilt besonders bei Ausnahmen wie Pfändungen, betrieblicher Altersvorsorge oder dem Saison-Kurzarbeitergeld am Bau. Lohnpfändungen zählen zu den anspruchsvolleren Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Seit dem 1. Juli 2026 liegt der unpfändbare Grundfreibetrag bei 1.587,40 Euro (Stand: September 2026). Die Berechnung berücksichtigt zusätzlich Unterhaltspflichten und jährlich wechselnde Freigrenzen, weshalb ein einzelner Fehler rechtliche Konsequenzen haben kann.
Eine weitere Hürde bringt die betriebliche Altersvorsorge, kurz bAV, mit sich. Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz, kurz BRSG II, gilt seit dem 22. Januar 2026. Es erlaubt Arbeitgebern eine automatische Teilnahme der Beschäftigten mit Widerspruchsrecht. Zusätzlich öffnet das Gesetz Sozialpartnermodelle für bisher ausgeschlossene Unternehmen. Die Berechnung dafür setzt fundiertes Wissen über Durchführungswege und steuerliche Folgen voraus.
Die Bauwirtschaft wartet ebenfalls mit Sonderfällen auf. Das Saison-Kurzarbeitergeld, kurz Saison-KUG, wird für witterungsbedingte Arbeitsausfälle im Winter gezahlt. Software unterstützt Unternehmen zwar bei der Berechnung, ersetzt jedoch keine fachliche Begleitung.
In diesen drei Fällen bleibt externe Beratung durch einen Steuerberater oder ein Lohnbüro sinnvoll.
Sage Payroll bietet eine kostenlose 30-tägige Testphase
KMU prüfen damit unverbindlich, ob Eigenregie zum eigenen Betrieb passt. Gratis-Testversion starten.
Wie treffen Unternehmer die richtige Entscheidung für ihre Lohnbuchhaltung?
Darum geht es:
Für die richtige Entscheidung braucht es das Abwägen über die Vorteile einer Software und das Verständnis dafür, wo gezielte Fachberatung für Sonderfälle notwendig ist.
Zwischen dem Auslagern und dem Selbermachen der Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt ein differenzierter Entscheidungsspielraum. Software kann vieles im täglichen Betrieb zuverlässig und kostengünstig übernehmen. Komplexe Rechtsfragen bei Pfändungen, bAV oder Saisonarbeit sollten hingegen weiterhin Expertenaufgabe bleiben. Vorausschauende Unternehmer kombinieren beide Elemente gezielt nach ihrem tatsächlichen Bedarf, wodurch sich finanzielle Flexibilität und rechtliche Absicherung ergänzen lassen. SaaS-Lösungen wie Sage Payroll liefern dafür die technische Basis. Wer eine clevere Struktur aufbaut, nutzt die Vorteile aus beiden Welten, spart unterm Strich Geld und gewinnt mehr Kontrolle über die eigene Lohnbuchhaltung.
[Autor: PK]
Quellen:
https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html
https://www.gesetze-im-internet.de/entgbv/BJNR271200012.html
https://www.gesetze-im-internet.de/pf_ndfreigrbek_2026/BJNR0500A0026.html
https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2026/80/VO.html
https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2026/14/VO.html
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28p.html
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679
https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/sage-payroll/funktionsuebersicht/
Häufige Fragen und Antworten zur Lohnabrechnung in Eigenregie
Antwort: Für die Einrichtung genügen Betriebsnummer, Steuernummer und Bankverbindung des Unternehmens sowie Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer jedes Mitarbeiters. Aus diesen Angaben berechnet Sage Payroll monatlich automatisch die Lohnsteuer sowie Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und, falls zutreffend, und die Kirchensteuer. Darüber hinaus werden einmalig die zuständige Berufsgenossenschaft für die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung erfasst.
Antwort: Sage Payroll kostet 20 Euro (Essentials), 30 Euro (Standard) oder 40 Euro (Premium) Grundgebühr für bis zu fünf Mitarbeiter. Jeder weitere Mitarbeiter kostet je nach Tarif zusätzlich 3, 5 oder 7 Euro pro Monat. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der Mehrwertsteuer. Externe Lohnbüros verlangen für dieselbe Leistung meist 15 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat.
Antwort: Sage Payroll übernimmt die vollständige elektronische Übermittlung der drei zuvor beschriebenen Verfahren ELStAM, DEÜV und eAU. Nutzer greifen dafür nicht mehr manuell auf einzelne Behördenportale zu. Finanzamt, Sozialversicherungsträger und Krankenkassen bekommen die relevanten Daten aus der Software übermittelt.
Antwort: KMU mit stabilen Gehaltsstrukturen sparen durch Software laufende Pauschalen an externe Dienstleister. Gehaltsänderungen stehen sofort im System zur Verfügung, statt erst nach Rückmeldung des Dienstleisters. Diese Kombination aus Kostenvorteil und Kontrolle spricht für den Wechsel bei Standardfällen.
Antwort: Eine pauschale Stundenzahl lässt sich seriös nicht beziffern, da der Aufwand von Mitarbeiterzahl und Sonderfällen abhängt. Zeitersparnis entsteht vor allem durch den Wegfall manueller Dateneingabe und durch den Einsatz von Self-Service-Portalen für Mitarbeiter.
Antwort: Mitarbeiter rufen Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente selbst über ein Online-Portal oder eine mobile App ab. Die App steht für iOS und Android zur Verfügung und zeigt auch frühere Abrechnungen an. Ein Postversand von Papierdokumenten entfällt dadurch vollständig.
Antwort: Die Einrichtung von Sage Payroll setzt keine Ausbildung als Buchhalter voraus und läuft in wenigen Schritten ab.
- Unternehmensdaten wie Betriebsnummer, Steuernummer und Bankverbindung werden einmalig erfasst.
- Mitarbeiter werden mit Stammdaten, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer angelegt.
- Monatlich müssen nur variable Daten wie Überstunden, Boni oder Urlaubstage angepasst werden.
- Die Software berechnet Löhne, Abzüge und Meldungen anschließend automatisch.
Antwort: Sage Payroll unterstützt die Berechnung, ersetzt aber keine fachliche Prüfung bei diesen Sonderfällen. Bei einer Pfändung markiert das Unternehmen den Fall in der Software und übergibt die relevanten Daten dem Steuerberater. Für bAV und Saison-Kurzarbeitergeld gilt dieselbe Aufgabenteilung.
Antwort: Das Lohnkonto unterliegt nach § 41 Abs. 1 EStG einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. Buchungsbelege mit Bezug zur Gewinnermittlung müssen dagegen acht bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Das regeln § 147 AO und § 257 HGB. Sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen bleiben zusätzlich bis zur nächsten Betriebsprüfung archiviert.
Antwort: Ja. Cloud-Anbieter wie Sage verarbeiten personenbezogene Lohndaten und gelten damit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Unternehmen benötigen dafür einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter. Darin müssen Serverstandort, Zugriffsrechte und Löschkonzept dokumentiert sein.
Antwort: Die Deutsche Rentenversicherung führt laut § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch. Sie kontrolliert dabei die korrekte Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. Fehler bei der Einstufung von Minijobs oder Beitragsgruppen führen häufig zu Nachzahlungen, die bis zu vier Jahre zurückreichen können.
Antwort: Eine formale Ausbildung schreibt der Gesetzgeber für die Erstellung der Lohnabrechnung nicht vor. Die haftungsrechtliche Verantwortung liegt unabhängig davon ohnehin beim Arbeitgeber. Grundkenntnisse in Steuer- und Sozialversicherungsrecht reduzieren dabei das Fehlerrisiko.
Wichtiger Hinweis zu unseren Inhalten und Links
Informationen und Kaufberatung: Die auf dieser Webseite bereitgestellten Inhalte, Produktvergleiche und Testberichte wurden mit größter Sorgfalt recherchiert und erstellt. Sie dienen der allgemeinen Information und Orientierung. Da sich Produktmerkmale, Preise oder Verfügbarkeiten kurzfristig ändern können, sind alle Angaben ohne Gewähr. Eine Haftung für Schäden oder Fehlkäufe, die aus der Nutzung dieser Informationen entstehen, ist ausgeschlossen, soweit uns nicht vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln vorliegt. Bitte prüfen Sie vor dem Kauf die Angaben direkt beim jeweiligen Anbieter oder Händler.
Externe Links: Wir wählen unsere Partner und die verlinkten Angebote sorgfältig aus und bewerten diese redaktionell, um Ihnen den bestmöglichen Mehrwert zu bieten. Auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung sowie auf die Inhalte der verlinkten Seiten externer Anbieter haben wir jedoch keinen Einfluss. Zum Zeitpunkt der Verlinkung wurden die Zielseiten auf offensichtliche Rechtsverstöße überprüft; solche waren nicht erkennbar. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Links umgehend entfernen.