Digitale Personalakte
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht ab 31. Dezember 2026: Das 7. SGB IV-Änderungsgesetz verpflichtet Unternehmen zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Befreiungsanträge sind möglich, aber eng begrenzt. Wer bis zum Stichtag nicht umgestellt hat, riskiert Nachweisschwierigkeiten bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung.
- Mehr als digitale Ablage: Eine digitale Personalakte unterscheidet sich von einer Ordnerstruktur auf dem Netzlaufwerk durch vier Merkmale: strukturierte Aktenlogik, Rollen- und Rechtekonzept, Audit-Trail und automatisches Fristen-Management.
- DSGVO-Konformität erfordert Encryption at Rest: Transportverschlüsselung (SSL/TLS) reicht nicht aus. HR-Daten müssen auf dem Server selbst verschlüsselt gespeichert sein, damit auch Cloud-Administratoren keinen Klartextzugriff auf Arbeitsverträge oder Gehaltsunterlagen haben.
- Betriebsrat gehört von Anfang an eingebunden: Das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gilt ab dem ersten Tag der Planung. Wer den Betriebsrat zu spät einbindet, riskiert eine vollständige Projektblockade.
Die Papierakte stirbt! Jahrzehntelang stapelten sich in deutschen HR-Abteilungen Aktenordner. Dann kamen hybrides Arbeiten und strengere Datenschutzregeln. Und ab dem 31. Dezember 2026 endet die Übergangsfrist für die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen endgültig. Wer bis dahin nicht umgestellt hat, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen.
Dieser Ratgeber beantwortet Ihnen schnell und leicht verständlich die wichtigsten Fragen zum Thema. Was ist eine digitale Personalakte? Was schreibt das Gesetz vor? Welche Software auf dem deutschen Markt passt zu welchem Unternehmen? Und wie läuft eine Umstellung in der Praxis ab, und zwar ohne dass der Betriebsrat das Projekt stoppt?
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Was ist eine digitale Personalakte?
Darum geht es
- Definition und Abgrenzung zur einfachen Dokumentenablage
- Kernfunktionen: strukturierter Zugriff, Audit-Trail, Fristen-Management
- Unterschied zu reiner Lohnbuchhaltungssoftware
Eine digitale Personalakte ist der elektronische Zwilling der klassischen Papierakte. Sie speichert die personenbezogenen HR-Dokumente eines Mitarbeiters zentral, strukturiert und durchsuchbar.
Wichtig: Eine digitale Personalakte ist nicht dasselbe wie eine einfache Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk. Der entscheidende Unterschied liegt in vier Merkmalen:
- Aktenlogik: Dokumente werden mitarbeiterbezogen und kategorisiert abgelegt.
- Rollen- und Rechtekonzept: Wer darf was sehen (HR, Führungskräfte oder andere)?
- Audit-Trail: Jede Änderung, jeder Zugriff wird nachvollziehbar protokolliert.
- Fristenmanagement: Löschfristen und Wiedervorlagen werden automatisch gesteuert.
Eine Personalverwaltungssoftware kann eine Personalakten-Funktion enthalten. Lohnbuchhaltungssoftware kann das ebenfalls. Entscheidend ist, ob diese Merkmale wirklich vorhanden sind.
Warum wird die digitale Personalakte ab 2026 praktisch zur Pflicht?
Darum geht es
- 7. SGB IV-Änderungsgesetz verpflichtet zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen
- Übergangsfrist endet am 31.12.2026
- Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung verlaufen künftig digital
Das 7. SGB IV-Änderungsgesetz (Siebtes Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) schreibt vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen – also lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevante Dokumente – künftig elektronisch geführt werden müssen. Entgeltunterlagen sind Nachweise wie Stundenaufzeichnungen, Beschäftigungsnachweise oder Entgeltabrechnungen, die bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden müssen.
Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft im Rahmen von Betriebsprüfungen, ob Unternehmen die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführen. Diese Prüfprozesse werden digitalisiert. Wer Unterlagen nur in Papierform vorhält, wird künftig Probleme haben, diese fristgerecht und prüfbar bereitzustellen.
Befreiungsanträge von der Pflicht sind zwar grundsätzlich möglich, aber an enge Voraussetzungen geknüpft und zeitlich begrenzt. Für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen ist die Umstellung nicht optional.
Was passiert bei Nicht-Umsetzung?
- Erhöhter manueller Aufwand bei Betriebsprüfungen
- Nachweisschwierigkeiten gegenüber der DRV
- Compliance-Risiken bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen
- Ineffiziente Prozesse manifestieren sich, die langfristig Ressourcen binden
Sage HR Suite
- HR-Software-Komplettlösung
- Bietet automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben
- Berechnet Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten
- Verfügt über ein Self-Service-Portal
- Unterstützt digitale Meldeverfahren
Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus 1 Jahr
- Versendet elektronisch alle gesetzlichen Meldungen und Dokumente
- Mit Steuerberater-Zugang, Arbeitszeiterfassung und digitaler Personalakte
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- Bietet Einrichtungsunterstützung
- 30 Tage kostenlos testen (endet automatisch)
Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?
Darum geht es
- Zeitersparnis durch strukturierten Zugriff statt Aktenwühlen
- Ortsunabhängigkeit als Voraussetzung für hybrides Arbeiten
- Geringere Kosten durch Wegfall physischer Archive
Der größte operative Vorteil der digitalen Personalakte liegt in der schnellen Auffindbarkeit von Informationen. Wer heute in einer Papierakte nach einem Dokument aus 2019 sucht, benötigt oft einiges an Zeit. Mit einer digitalen Akte dauert es meist nur Sekunden.
Ein großer strategischer Vorteil der digitalen Akte ist die Möglichkeit zur kollaborativen Personalverwaltung. Führungskräfte können mit definierten Berechtigungen auf relevante Dokumententeile zugreifen. HR muss nicht mehr als Datentresor fungieren.
Und der unterschätzte wirtschaftliche Vorteil: Archivräume kosten Geld. Mietfläche für Papierakten, die niemand anfasst, ist teures totes Kapital, das mit digitalen Akten eingespart werden kann.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Darum geht es
- Zulässige Inhalte wie Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen, Sozialversicherungsnachweise, Zeugnisse
- Sensible Inhalte wie Abmahnungen unterliegen strengen Löschfristen
- Automatische Löschroutinen sind kein Komfort-Feature, sondern datenschutzrechtliche Pflicht
Beim Inhalt einer Personalakte gilt das datenschutzrechtliche Prinzip der Datenminimierung. Es dürfen nur Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis tatsächlich erforderlich sind.
Was gehört rein in die digitale Personalakte:
- Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen
- Entgeltunterlagen und Gehaltsabrechnungen
- Sozialversicherungs- und Steuernachweise
- Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Weiterbildungsbelege
- Krankmeldungen (unter den zulässigen gesetzlichen Voraussetzungen)
Was nicht hineingehört in die digitale Personalakte:
- Private Informationen ohne Arbeitsbezug
- Gesundheitsdaten, die über den Beschäftigungskontext hinausgehen
- Unzulässige persönliche Bewertungen
Das Thema Abmahnungen ist besonders heikel
Abmahnungen sind grundsätzlich zulässiger Akteninhalt. Aber: Nach ständiger arbeitsgerichtlicher Rechtsprechung verlieren Abmahnungen ihre Rechtswirkung, wenn der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum – in der Regel zwei Jahre – keine vergleichbaren Pflichtverletzungen begangen hat. Das bedeutet: Die Abmahnung muss dann aus der Akte entfernt werden.
Datenschutzrechtlich greift hier das Recht auf Vergessenwerden aus Art. 17 DSGVO. Sobald der Zweck der Speicherung entfallen ist, besteht eine Löschpflicht.
Eine professionelle Software für digitale Personalakten muss daher über automatische Wiedervorlagen und Löschroutinen verfügen. Die manuelle Datenpflege ist fehleranfällig und birgt erhebliche Haftungsrisiken.
Welche Funktionen bietet moderne Software für digitale Personalakten?
Darum geht es
- OCR und Volltextsuche machen Dokumente einfach durchsuchbar
- Employee Self-Service (ESS) entlastet HR durch Zugriff für die Mitarbeiter
- Audit-Trail und revisionssichere Archivierung sind Voraussetzung für Compliance
OCR (Optical Character Recognition, dt. Texterkennung) wandelt eingescannte Dokumente in durchsuchbaren Text um. Ohne OCR ist eine digitale Akte nur ein digitales Fotoalbum.
Employee Self-Service (ESS) bezeichnet Funktionen, mit denen Mitarbeiter selbst auf ihre Dokumente zugreifen, Bescheinigungen anfordern oder Daten aktualisieren können.
Revisionssichere Archivierung bedeutet: Dokumente können nach der Ablage nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Änderungen werden protokolliert. Das ist sowohl für die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) als auch für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen relevant.
Weitere wichtige Funktionen:
- Digitale Signatur: Verträge können elektronisch unterzeichnet werden.
- Cloud vs. On-Premises: Cloud-Lösungen sind skalierbarer. On-Premises-Installationen bieten mehr Kontrolle über den Datenspeicherort.
- Schnittstellen: Anbindung an DATEV, Payroll-Systeme und HR-Plattformen verhindert Doppelpflege.
Wie bleibt eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Darum geht es
- DSGVO und BDSG setzen den rechtlichen Rahmen für Zweckbindung und Datensparsamkeit
- Encryption at Rest und Rollenrechte sind Mindeststandard
- Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG echtes Mitbestimmungsrecht und nicht nur ein Anhörungsrecht
Die DSGVO und das BDSG regeln, welche Daten wie lange gespeichert werden dürfen und wer darauf zugreifen darf. Für Personalakten gelten besondere Anforderungen, da es sich um sensible personenbezogene Daten handelt.
Konkrete Anforderungen an eine DSGVO-konforme Lösung:
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für den definierten HR-Zweck genutzt werden.
- Rechtsgrundlage seit Mai 2025: Das BAG hat am 08.05.2025 (Az. 8 AZR 209/21) festgestellt, dass § 26 Abs. 1 BDSG als Grundlage für die Beschäftigtendatenverarbeitung faktisch unanwendbar ist. HR-Daten müssen seitdem direkt auf Art. 6 DSGVO gestützt werden. Ein Beschäftigtendatengesetz ist in Planung, aber noch nicht verabschiedet.
- Zugriffsprotokollierung: Jeder Datenzugriff muss nachvollziehbar sein.
- Löschkonzept: Automatische Routinen für abgelaufene Aufbewahrungsfristen.
- Verschlüsselung bei der Übertragung: SSL/TLS schützt Daten auf dem Weg zum Browser.
- Verschlüsselung im Ruhezustand (Encryption at Rest): Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen müssen auf dem Server selbst verschlüsselt gespeichert sein. Nur so ist sichergestellt, dass auch Administratoren des Cloud-Anbieters die Dokumente nicht im Klartext einsehen können. Bei der Softwareauswahl ist das ein konkreter Punkt, der in einem etwaigen Anbieter-Gespräch aktiv abgefragt werden sollte.
- Serverstandort: Bei Cloud-Lösungen sollten Server idealerweise in der EU stehen.
Ein oft unterschätzter Punkt: Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein echtes Mitbestimmungsrecht. Wer ihn erst nach der Softwareauswahl informiert, riskiert eine Blockade des gesamten Projekts.
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Wie gelingt die Umstellung auf eine digitale Personalakte?
Darum geht es
- Betriebsrat informieren
- Papierdigitalisierung, Aktenstruktur und Software bauen aufeinander auf
- Pilotphase mit einer Abteilung reduziert Risiken bei der unternehmensweiten Einführung
Schritt 1: Betriebsrat einbinden
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift ab dem ersten Tag der Planung. Wer das ignoriert, baut auf Sand. Ein Betriebsrat, der früh eingebunden wird, sieht sich eher als Partner. Einer, der kurz vor Rollout von vollendeten Fakten erfährt, wird zum Blockierer.
Schritt 2: Bestehende Papierakten analysieren
Welche Dokumentenkategorien gibt es? Wie weit reichen die Akten zurück? Was muss digitalisiert werden? Was kann vernichtet werden? Eine saubere Bestandsaufnahme verhindert, dass veraltete Dokumente in die neue Struktur übernommen werden.
Schritt 3: Aktenstruktur und Berechtigungen definieren
Wer darf welche Dokumente sehen? HR, Führungskraft oder andere Abteilungen? Alle haben in der Regel unterschiedliche Berechtigungen. Ein Konzept muss vor der Software-Auswahl stehen, nicht danach.
Schritt 4: Software auswählen
Wichtige Auswahlkriterien sind unter anderem Schnittstellen zur bestehenden Lohnbuchhaltung, Compliance-Funktionen und Skalierbarkeit.
Schritt 5: Papierakten digitalisieren
Sie müssen scannen, OCR-verarbeiten und die Qualität prüfen. Bei großen Beständen lohnt sich die Zusammenarbeit mit spezialisierten Digitalisierungsdienstleistern.
Schritt 6: Pilotphase und Rollout
Am Anfang sollte eine Abteilung oder ein isolierter Standort stehen. Fehler lassen sich dadurch in kleinem Maßstab identifizieren. Erst dann folgt die Skalierung.
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Darum geht es
- Sage HR Suite kombiniert Personalverwaltung, ESS und Dokumentenmanagement
- Sage Software für die Lohnabrechnung enthält eine integrierte Personalaktenfunktion mit Payroll-Anbindung
- Geeignet vor allem für KMU und wachsende mittelständische Unternehmen mit Payroll-Fokus
Bei Sage befinden sich Funktionen für die Entgeltabrechnung und die digitale Personalakte in einer Anwendung. Das hat einen praktischen Vorteil: Entgeltunterlagen, die ohnehin in der Lohnabrechnung entstehen, landen automatisch in der Personalakte.
Die Sage HR Software deckt zentrale Dokumentenverwaltung, Employee Self-Service und digitale Workflows ab.
Sage Software für die Lohnabrechnung enthält in den dafür vorgesehenden Tarifen eine integrierte Personalaktenfunktion.
Welche Software für digitale Personalakten ist empfehlenswert?
| Kriterium | Sage Software | Personio | Factorial HR | Rexx Systems | HR WORKS |
|---|---|---|---|---|---|
| Digitale Personalakte | integriert | Kernfunktion | vorhanden | umfangreich | vorhanden |
| Payroll-Integration | nativ | Teilweise (über Partner) | Teilweise | vorhanden | vorhanden |
| Employee Self-Service | vorhanden | ausgereift | vorhanden | vorhanden | vorhanden |
| DSGVO/Compliance | vorhanden | vorhanden | vorhanden | vorhanden | vorhanden |
| DATEV-Schnittstelle | vorhanden | Über Partner | Begrenzt | vorhanden | vorhanden |
| Zielgruppe | KMU, Mittelstand | KMU, Scale-ups | KMU international | Mittelstand, Konzern | Mittelstand |
| Cloud/Hosting | Cloud & On-Prem | Cloud (EU) | Cloud (EU) | Cloud & On-Prem | Cloud & On-Prem |
Kurzbewertung der Anbieter:
Sage HR Suite / Sage Lohnabrechnung Plus: Sind ausgestattet mit einer nativen Payroll-Integration.
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Hinweis: Funktionsumfang und Preismodelle ändern sich regelmäßig. Entscheiden Sie sich vor einem Kauf für eine kostenlose Testphase, die Nutzung einer Demo oder eine Anbieteranfrage.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Personalakte
Antwort: Ja. Das 7. SGB IV-Änderungsgesetz macht keine Ausnahme für Minijobs. Auch für geringfügig Beschäftigte müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Relevant ist das besonders für Branchen mit hohem Minijob-Anteil (z. B. Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege). Die Übergangsfrist endet auch hier am 31. Dezember 2026.
Antwort: Die Fristen variieren je nach Dokumententyp erheblich. Reine Lohnsteuerunterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (§ 41 EStG), sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen fünf Jahre nach dem jeweiligen Kalenderjahr (§ 28f SGB IV). Da Gehaltslisten und Abrechnungen in der Praxis jedoch auch als steuerliche Buchungsbelege gelten, greift für sie meist die zehnjährige Frist nach der Abgabenordnung (§ 147 AO). Als Faustregel empfiehlt die Praxis daher für die Gesamtakte zehn Jahre. Eine 30-jährige Aufbewahrungspflicht trifft Unternehmen nur in Sonderfällen (z. B. bei Dokumenten zur betrieblichen Altersversorgung). Abmahnungen sind davon unabhängig: Sie sind nach herrschender arbeitsgerichtlicher Rechtsprechung nach zwei Jahren Wohlverhalten zu löschen.
Antwort: Ja. Das Recht auf Auskunft und Akteneinsicht ergibt sich aus Art. 15 DSGVO sowie aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht. Mitarbeiter eines Unternehmens können jederzeit verlangen zu wissen, welche Daten über sie gespeichert sind. Eine datenschutzkonforme Software muss diesen Auskunftsprozess technisch unterstützen (z. B. über einen Employee-Self-Service-Zugang oder über eine exportierbare Übersicht aller gespeicherten Dokumente und Metadaten). Unabhängig davon gilt § 83 BetrVG als eigenständige arbeitsrechtliche Grundlage. Arbeitnehmer haben danach auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht auf Akteneinsicht nach Art. 15 DSGVO. Eine gut konfigurierte Software bildet beide Rechte technisch ab, und zwar über rollenbasierte ESS-Zugänge für aktive Mitarbeiter und einen definierten Auskunftsprozess für ausgeschiedene.
Antwort: Das ist ein in der Praxis unterschätztes Risiko. Entscheidend ist die vertragliche Regelung des Datenexports im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Dieser muss zwingend festlegen, dass alle Daten in einem maschinenlesbaren Standardformat exportiert werden können und nach Vertragsende vollständig gelöscht werden. Bei Insolvenz des Anbieters greift theoretisch das Insolvenzrecht (in der Praxis empfiehlt sich eine regelmäßige lokale Datensicherung als Absicherung). Vor Vertragsschluss sollte geprüft werden, ob der Anbieter ein zertifiziertes Löschkonzept und eine dokumentierte Exit-Strategie vorweisen kann.
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