Lohnabrechnung für Minijobs

Wer muss den Minijob anmelden?

Wie setzt sich die Entgeltabrechnung zusammen?

Bestandteile einer Lohn- und Gehaltsabrechnung

Was sind häufige Fehler bei der Abrechnung von Minijobs?

Fehler in der Lohnabrechnung von Minijobs im Überblick

Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht fehlt

Ein Teil des Lohns für einen Minijob muss normalerweise an die Rentenversicherung abgeführt werden. Der Minijobber kann sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen und auf diese Weise mehr Geld behalten.

Um die Befreiung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses in die Wege zu leiten, muss der Minijobber einen schriftlichen Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht beim Arbeitgeber stellen.

Nachdem der Arbeitgeber das Datum der Antragsstellung in seinen Entgeltunterlagen dokumentiert hat, beginnt mit dem Antragsstellungsdatum eine sechswöchige Frist (42 Kalendertage), innerhalb derer die Meldung zur Sozialversicherung mit der Beitragsgruppe 5 in der Rentenversicherung bei der Minijobzentrale vorliegen sollte. Bei Fristversäumnis, tritt die Befreiung zu Beginn des übernächsten Monats nach Eingang der Meldung bei der Minijobzentrale in Kraft.

In Online-Diensten für die Lohnabrechnung wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung lassen sich neue Mitarbeiter direkt als RV-frei anlegen und Anträge auf Befreiung der RV-Pflicht einfach verwalten. Die zentrale Organisation spart bei einer Betriebsprüfung Stress und Zeit.

Sollte eine Betriebsprüfung (z. B. durch einen Rentenversicherungsträger) anstehen, kann der Arbeitgeber dem Prüfer relevante Daten mit der Hilfe der elektronischen Sage Lohnzettel, Gehaltsabrechnungen und andere lohnsteuerliche Unterlagen schnell zur Verfügung stellen.

Die Arbeitszeiten stehen nicht korrekt auf der Lohnabrechnung

Wer sich als Arbeitgeber nicht an die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit für Minijobs hält, sieht sich unter Umständen mit hohen Geldbußen konfrontiert. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden (inklusive Überstunden) vollumfänglich dokumentiert und die Unterlagen darüber mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes werden ergänzt durch die Regelungen der Geringfügigkeits-Richtlinien der Sozialversicherungen, die ebenfalls eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit eines angestellten Minijobbers fordern. Arbeitgeber sollten für den Fall einer Betriebsprüfung oder einer Untersuchung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) immer die aktuellen (elektronischen) Stundenzettel der Angestellten parat haben.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung erfasst in der Variante Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus Arbeitszeiten über eine clockodo-Schnittstelle. Das garantiert eine rechtssichere Aufzeichnung, die alle Vorgaben durch den Gesetzgeber erfüllt.

Das Mindestlohngesetz wird nicht beachtet

Die Verdienstgrenze für einen Minijob liegt bei 538 Euro (bei ganzjähriger Beschäftigung maximal 6.456 Euro im Jahr). Damit die Entgeltgrenze eingehalten wird, muss der Arbeitgeber die Bezüge für die geleisteten Arbeitsstunden bei einer Änderung des Mindestlohns prüfen und gegebenenfalls anpassen. Ab 538,01 Euro Lohn pro Monat gilt die Sozialversicherungspflicht.

Zahlt ein Arbeitgeber den Mindestlohn für einen Minijob nicht oder verletzt die Vorgaben von branchenüblichen Tarifverträgen, drohen empfindlich hohe Strafen. Der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn kann durch anderweitige vertragliche Vereinbarungen nicht ausgehebelt werden. Entsteht eine Differenz zwischen dem gezahlten Gehalt und dem Mindestlohnanspruch, hat der Minijobber das Recht, eine Nachzahlung einzufordern.

Pro Monat darf ein Minijobber mit Mindestlohnbezug ab 01.01.2024 maximal für 43,35 Stunden beschäftigt werden. Übersteigt das Arbeitsentgelt den Mindestlohn, muss eine Anpassung der Arbeitszeit vorgenommen werden. Für bis zu zwei Kalendermonate darf ein Minijobber die Verdienstgrenze (maximal 1.076 Euro pro Monat) überschreiten, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.456 Euro eingehalten wird, andernfalls findet ein Wechsel in der Übergangsbereich zum Midijob statt. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Überschreitung nur ungeplant passiert – z. B. als Folge von Krankheit.

In jedem Fall haftet der Arbeitgeber für die Einhaltung der Vorgaben und für die Auszahlung des angemessenen Lohns. Bei einer Zuwiderhandlung sind zudem die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) für den betreffenden Zeitraum (bis zu 3 Jahre rückwirkend) vom Arbeitgeber zurückzuzahlen.

Damit alle Verdienstgrenzen eingehalten werden, können Beschäftigte mit einer professionellen Online-Lösung wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung Arbeitszeiten selbstständig einpflegen. Bei Überschreitungen meldet sich die Anwendung automatisch mit einem Warnhinweis.

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wird nicht geleistet

Angestellte in geringfügiger Beschäftigung haben ab Beginn der fünften Arbeitswoche in der Regel einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei unverschuldeter Krankheit bzw. Unfällen oder Mutterschaft. Der Anspruch ist auf höchstens sechs Wochen begrenzt.

Wird der Arbeitnehmer in den ersten vier Arbeitswochen arbeitsunfähig, zahlt die Krankenkasse ein Krankengeld, sofern ein Versicherungsverhältnis besteht.

Der Minijobber ist dann arbeitsunfähig, wenn die vertraglich vereinbarte Tätigkeit nicht ausgeübt werden kann, ohne dass die Gesundheit darunter leidet oder ein bestehender medizinischer Zustand sich dadurch verschlimmert. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Nachweis erforderlich.

Zur Entlastung des Arbeitgebers hat der Gesetzgeber ein Ausgleichsverfahren bei Krankheit bzw. bei Mutterschaft vorgesehen. Wer nicht mehr als 30 Angestellte in seinem Unternehmen beschäftigt, kann als Arbeitgeber die Erstattung der Aufwendungen für die Entgeltfortzahlungen beantragen. Zuständig für das Ausgleichsverfahren von Minijobbern ist die Minijobzentrale, die mit der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See kooperiert.

Für den Arbeitgeber berechnen sich die Umlagebeiträge des Ausgleichsverfahrens aus den Pauschalbeiträgen zur Rentenversicherung. Sie werden mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen nachgewiesen und beglichen.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung hilft Arbeitgebern, sich einen Teil der geleisteten Entgeltfortzahlungen bei Krankheit oder Mutterschaft zurückzuholen. Es unterstützt die beiden Umlageverfahren U1 und U2, erstellt Krankenkassen-Abstimmungslisten und liefert passende Dokumente für Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit oder Mutterschaft.

Mit Einführung der elektronischen Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit (eAU) kann der Arbeitgeber die durch einen Arzt erstellte Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit des angestellten Minijobbers selbst elektronisch bei der gesetzlichen Krankenkasse abrufen (u. a. nicht zutreffend bei privater Krankenversicherung oder bei Minijob in einem privaten Haushalt), wenn der Arbeitnehmer seinen Krankenversicherungsstatus mitgeteilt hat. Die Krankenkasse meldet dem Arbeitgeber daraufhin:

• Namen des Minijobbers
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit
• Information über Erst- oder Folgemeldung
• Vermerk über etwaigen Arbeitsunfall / Unfall

Die Umlagesätze werden falsch berechnet

Für Minijobs sind bei krankheits- oder schwangerschaftsbedingtem Ausfall der Arbeitnehmer Umlagen zu zahlen. Die Umlage U1 beträgt seit dem 1. Januar 2023 1,1 Prozent, die Umlage U2 beträgt 0,24 Prozent. Die Umlagen werden zusammen mit den übrigen Abgaben vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale gezahlt und müssen auf dem Beitragsnachweis ausgewiesen werden. Arbeitgeber können einen Großteil der Aufwendungen für die Lohnfortzahlung erstattet bekommen, wenn sie einen Antrag stellen. Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitern nehmen am Umlageverfahren U1 teil, während alle Betriebe am Umlageverfahren U2 teilnehmen. Auch Arbeitgeber von Minijobbern im Privathaushalt nehmen am Umlageverfahren teil und können von der Erstattung der Aufwendungen profitieren.

Angaben zur Rückmeldung von Vorbeschäftigungszeiten fehlen

Der Arbeitgeber muss vor dem Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses beim Minijobber erfragen, ob im laufenden Kalenderjahr bereits andere kurzfristige Beschäftigungen durch ihn angemeldet worden sind. Das soll sicherstellen, dass die maximale Zeitgrenze für kurzfristige Beschäftigungen (3 Monate oder 70 Arbeitstage in einem Kalenderjahr) nicht überschritten wird. Die Angaben trägt der Arbeitgeber in den Einstellungsfragebogen der Minijobzentrale ein und übermittelt diesen dann fristgerecht an die Behörde. Die Rückmeldung muss vom Arbeitgeber für den Fall einer späteren Betriebsprüfung oder der Nachfrage durch die Rentenversicherungsträger in den Entgeltunterlagen dokumentiert werden.

Die Entgeltmeldungen enthalten keine steuerliche Identifikationsnummer

Die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID oder IdN) muss durch den Arbeitgeber vom Arbeitnehmer erfragt und zusammen mit der Art der Versteuerung in den Entgeltmeldungen an die Minijobzentrale übermittelt werden. Liegt eine Steuer-ID nicht vor, dann kann der potenzielle Arbeitnehmer diese beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anfordern. Bei kurzfristig Beschäftigten (Personengruppe 110) muss die Steuer-ID nicht an die Minijobzentrale gemeldet werden.

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