Urlaubsanspruch berechnen
In unserer schnelllebigen Welt gewinnt die Balance zwischen beruflichen Verpflichtungen und persönlicher Erholung zunehmend an Bedeutung. Ein ausgewogener Urlaub ermöglicht nicht nur eine Pause von der Arbeit, sondern bietet auch eine essenzielle Zeit für die physische, mentale und emotionale Regeneration. Doch wie ermittelt man diesen Anspruch optimal? Hierbei ist eine detaillierte Analyse von Arbeitszeiten, gesetzlichen Bestimmungen und individuellen Bedürfnissen unumgänglich.
Dieser Ratgeber beschäftigt sich mit den rechtlichen Grundlagen des Urlaubsanspruchs einschließlich verschiedener Berechnungsmethoden und greift wichtige Aspekte des Urlaubsanspruchs bei Kündigung, Elternzeit und Krankheit auf.
Darüber hinaus erhalten Sie Informationen zu den Vorteilen und Funktionen beliebter Anbieter von Zeiterfassungssoftware, die Ihnen die Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitplanung erleichtern können.
Gesetzliche Grundlagen des Urlaubsanspruchs
Übersicht gesetzlicher Mindesturlaub bei abweichender Präsenzpflicht:
| Nominaler Urlaubsanspruch | 24 | |||||
| Arbeitswoche des Unternehmens | 6 | |||||
| Ihre Arbeitstage pro Woche | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| Tatsächlicher Urlaubsanspruch | 24 | 20 | 16 | 12 | 8 | 4 |
| Nominaler Urlaubsanspruch | 20 | |||||
| Arbeitswoche des Unternehmens | 5 | |||||
| Ihre Arbeitstage pro Woche | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| Tatsächlicher Urlaubsanspruch | 24 | 20 | 16 | 12 | 8 | 4 |
Wichtig!
Schwerbehinderte Arbeitnehmer stellen eine Ausnahme dar. Bei einer Fünftagewoche erhalten die Beschäftigten nach § 208 Abs. 1 SGB IX fünf zusätzliche Urlaubstage. Bei Vollzeitbeschäftigung wird somit ein Mindesturlaub von 25 Tagen gewährt.
Leistungsstarke Zeiterfassungssoftware wie edtime oder Papershift machen es einfach, Urlaubsanfragen zu stellen und zu genehmigen. Dies verbessert die Mitarbeitererfahrung und gewährleistet eine automatisierte Lösung der Abwesenheitsverwaltung.
Notwendigkeit einer präzisen Urlaubsplanung
Die präzise Urlaubsplanung in Unternehmen ist wichtig, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Eine genaue Planung ermöglicht es Arbeitgebern, Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass ausreichend Personal für alle Aufgaben vorhanden ist, insbesondere in den Ferien- oder bestimmten Hauptumsatzzeiten. Mitarbeiter können ihre Urlaubszeiten besser koordinieren, was die Teamarbeit und Produktivität fördert.
Intelligente Zeiterfassungssysteme wie Clockodo, Shiftbase oder edtime erlauben eine präzise digitale Urlaubsplanung. Mitarbeiter können nicht nur Urlaubsanträge online stellen, sondern auch Abwesenheiten oder Arbeitszeiten flexibel erfassen und verwalten. Eine exakte Urlaubsplanung ermöglicht es Unternehmen, Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und Dienstleistungen kontinuierlich anzubieten. Dies stärkt nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit und das allgemeine Unternehmensimage aus.
Urlaubsanspruch bei Kündigung
Sowohl bei ordentlicher als auch bei fristloser Kündigung und während der Probezeit hat der Arbeitnehmer Anspruch auf seinen Urlaub. Diese offenen Urlaubstage sollten bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses genommen werden. Ist dies nicht möglich, besteht die Möglichkeit, sich den Urlaub vom Arbeitgeber auszahlen zu lassen.
Der Mindesturlaubsanspruch beträgt bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Tage und bei einer 6-Tage-Woche mindestens 24 Tage. Ist im Arbeitsvertrag ein höherer Urlaubsanspruch vereinbart, so bildet dieser die Berechnungsgrundlage für die Anzahl der Tage, die dem Arbeitnehmer nach der Kündigung zustehen. Urlaubstage aus dem Vorjahr werden als Resturlaub bezeichnet und sollten, sofern es keine andere Vereinbarung gibt, bis zum Ende des ersten Quartals genommen werden.
Die Anzahl der Resturlaubstage ist grundsätzlich abhängig davon:
- wann die Kündigung erfolgt ist (in der ersten oder zweiten Jahreshälfte) und
- ob eine Pro-rata-temporis-Klausel im Arbeitsvertrag enthalten ist.
Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis einschließlich 30.06. gelten andere Bestimmungen als bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach dem 30.06.
Urlaubsanspruch bei einer Kündigung bis zum 30.06.
Scheiden Arbeitnehmer während der ersten Jahreshälfte aus dem Arbeitsverhältnis aus, besteht für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs gemäß § 5 (1c) BUrlG.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter scheidet zum 30.04. aus dem Unternehmen aus und hat einen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen bei einer 5-Tage-Woche. Das Arbeitsverhältnis erstreckt sich im laufenden Jahr auf vier Monate (01.01. – 30.04.).
Daraus ergibt sich folgende Berechnung:
4 Monate/12 Monate x 20 Urlaubstage = 6,66 Urlaubstage.
Da Bruchteile von Urlaubstagen, die nach § 5 Abs. 2 BUrlG mindestens einen halben Tag ergeben, aufzurunden sind, ergibt sich für das laufende Jahr bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Urlaubsanspruch von 7 Tagen. Beim Aufrunden zählt die zweite Dezimalstelle nach dem Komma.
Es gibt keine gesetzliche bzw. tarif- oder arbeitsvertragliche Regelung, die eine Abrundung von Bruchteilen unter 0,5 Tagen vorsieht. Daher müssen Bruchteile, die weniger als 0,5 Urlaubstage betragen, vom Arbeitgeber in ihrem genauen Umfang gewährt werden.
Softwarelösungen wie Clockodo oder Shiftbase Urlaubsplaner unterstützen Sie dabei, Ihren Urlaubsanspruch automatisch zu berechnen und die Urlaubsverwaltung effizient zu gestalten.
Urlaubsanspruch bei einer Kündigung nach dem 30.06.
Ein Arbeitnehmer, der nach dem 30.06. ausscheidet, hat Anspruch auf den vollen arbeitsvertraglich vereinbarten Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage), sofern keine pro rata temporis-Klausel im Vertrag vorhanden ist, die eine anteilige Berechnung des Urlaubs im Austrittsjahr vorsieht. Die pro rata temporis-Regelung würde in diesem Fall den Urlaubsanspruch anteilig gewähren, basierend auf der Dauer des Arbeitsverhältnisses bis zum Ausscheiden.
Ohne „pro rata temporis“-Regelung: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf den vollen, im Arbeitsvertrag vereinbarten Urlaub. Sind beispielsweise 30 Urlaubstage vereinbart, kann der Arbeitnehmer bei Ausscheiden nach dem 30. Juni auch 30 Urlaubstage beanspruchen.
Mit pro rata temporis-Regelung: Enthält der Arbeitsvertrag eine solche pro rata temporis-Regelung, so wird der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehende Urlaub nur anteilig gewährt, wenn das Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr beginnt oder endet. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der zweiten Jahreshälfte wird der Urlaubsanspruch gezwölftelte. Der gesetzliche Mindesturlaub darf dabei nicht unterschritten werden.
Wenn das Beschäftigungsverhältnis zum 31.10. endet, hat der Arbeitnehmer mit der „pro-rata-temporis“-Klausel statt des vertraglich vereinbarten Jahresurlaub von 30 Tagen nur einen anteiligen Urlaubsanspruch für zehn Monate in Höhe von 25 Tagen (10/12 x 30 = 25 Tage. Ausgenommen sind Fälle, in denen neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Resturlaub entfällt.
Urlaubsanspruch während Mutterschutz und Elternzeit
Dürfen Sie während der Schwangerschaft wegen Beschäftigungsverboten und Mutterschutzfristen (6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt) nicht arbeiten, können Sie den Urlaub nach Ablauf der Mutterschutzfrist nehmen (§ 24 Satz 2 MuSchG). Wenn Sie im Anschluss an den Mutterschutz Erziehungsurlaub nehmen, bleiben die restlichen Urlaubstage auch während dieser Zeit erhalten. Für den Urlaubsanspruch kommt es allein auf den rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses an, nicht darauf, ob Sie arbeitsfähig sind. Im Mutterschutzgesetz (MuSchG) ist zudem ausdrücklich geregelt, dass Ausfallzeiten aufgrund von Beschäftigungsverboten als Beschäftigungszeiten gelten.
Wenn Sie direkt im Anschluss an Ihre erste Elternzeit eine zweite Elternzeit für ein weiteres Kind beantragen, wird der vor Beginn der ersten Elternzeit noch nicht genommene Resturlaub bis zum Ende der zweiten Elternzeit übertragen.
Urlaubsansprüche entstehen grundsätzlich auch während des Ruhens des Arbeitsverhältnisses wegen Elternzeit. So kann bei einer dreijährigen Elternzeit mit einer 5-Tage-Woche ein Mindestanspruch von 60 Urlaubstagen (3 Jahre x 20 Urlaubstage) entstehen. Arbeitgeber haben aber die Möglichkeit, diesen Urlaubsanspruch, gemäß § 17 Abs. 1 Satz 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel zu kürzen. Es ist für Arbeitgeber ratsam, diese Kürzung schriftlich festzuhalten und diese mit der Bestätigung der Elternzeit zu verbinden.
Urlaubsanspruch während des Sabbaticals
Ein Sabbatical ermöglicht eine längere berufliche Auszeit, die oft für persönliche Entwicklung, Weiterbildung, Reisen oder die Verfolgung von Leidenschaften genutzt wird. Es fördert die Work-Life-Balance, bietet Raum für Reflexion, stärkt die Lebensqualität und unterstützt die berufliche Neuausrichtung bei Rückkehr. Die Dauer kann individuell festgelegt werden, beträgt jedoch in der Regel ein Jahr. Für den festgelegten Zeitraum nimmt der Mitarbeiter Sonderurlaub, für gewöhnlich ohne Bezüge und ohne Lohnfortzahlung. Für die Dauer des Sabbaticals ruhen die beiderseitig geschlossenen Arbeitsverträge. Der Arbeitgeber entrichtet keine Sozialversicherungsbeiträge. Überstunden und nicht verbrauchte Urlaubstage, die auf einem Arbeitszeitkonto angesammelt wurden, können für das Sabbatjahr beansprucht werden.
Urlaubsanspruch bei Krankheit
Wenn Arbeitnehmer langfristig krank sind, verfallen ihre Urlaubstage nicht sofort. Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) können Arbeitnehmer ihre Urlaubsansprüche bis zu 15 Monate nach dem Urlaubsjahr oder, wenn sie wieder gesund sind, geltend machen. Nach Ablauf dieser Frist verfällt der Anspruch selbst ohne tarifvertragliche Regelungen bei langer Krankheit.
Wenn Sie Ihren Urlaub aufgrund eigener Krankheit oder der Erkrankung Ihres Kindes nicht antreten können, kann der Urlaub zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Eine ärztliche Bescheinigung für den betreffenden Zeitraum ist erforderlich. Die ausgefallenen Urlaubstage werden Ihrem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.
Intelligente Zeiterfassungssoftware wie edtime oder Lexware fehlzeiten pro bieten umfassende Urlaubsplanungsfunktionen, erleichtern die effiziente Verwaltung von Urlaubsanträgen und ermöglichen Mitarbeitern bequeme Online-Anfragen.
Lexware fehlzeiten 2025 standard - Abonnement
- Geeignet für kleine und mittlere Unternehmen
- Hilft bei der Urlaubsorganisation und Fehlzeitenverwaltung
- Erfasst alle Abwesenheitsarten
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- Erfasst alle Abwesenheitsarten
Vorteile digitaler Urlaubsplanung
Digitale Urlaubsplaner bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Im Gegensatz zu Excel-Tabellen und manuellen Lösungen erleichtern sie die Kommunikation im Unternehmen und entlasten gleichzeitig die Personalabteilung, indem sie Prozesse automatisieren und papierlos gestalten.
Digitale Planer bieten unterschiedliche Typen von Abwesenheiten und eine transparente Übersicht über den Urlaubsstatus im Team, was die Planung und Koordination erleichtert. Fehlzeiten von Kollegen und Angestellten sowie der Resturlaub können somit schnell überblickt werden. Durch die Integration mit Kalenderanwendungen können Mitarbeiter ihre Urlaubszeiten besser planen. Darüber hinaus erleichtern sie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen, indem sie automatisch Urlaubsansprüche und Resturlaube verfolgen.
Digitale Urlaubsplaner – Vorteile auf einen Blick:
Zeit- und Ortsunabhängig
Automatisierung und vereinfachte Verwaltung
Transparenz über den Urlaubsstatus im Team für verbesserte Planung
Möglichkeit zur Integration mit Kalenderanwendungen
Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen
Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen
Verbesserte Kommunikation und Koordination in Bezug auf Urlaubszeiten
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente Prozesse und effiziente Planung
Shiftbase – Zeiterfassung und Urlaubsplanung leicht gemacht
Shiftbase erleichtert das Erfassen und Verwalten von Arbeitszeiten, Urlauben und Überstunden. Mit intuitiver Benutzeroberfläche ermöglicht die Software präzise Urlaubsplanung, Teamkoordination und die Vermeidung von Engpässen. Mitarbeiter können ihren Urlaub ganz einfach über die App planen und erhalten gleichzeitig einen Überblick über noch verfügbaren Resturlaub. Die Urlaubsanmeldung ist bei jeder Planung sofort sichtbar.
Shiftbase berücksichtigt verschiedene Arbeitsmodelle. Egal, ob Unternehmen Schichtarbeit, Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung anbieten, die Software gewährleistet eine anpassungsfähige Urlaubsplanung für diverse Arbeitsmodelle und berücksichtigt die Bedürfnisse unterschiedlicher Mitarbeitergruppen.
Leistungsmerkmale von Shiftbase:
Transparente Zeiterfassung
Leistungsstarkes Personalmanagement
Budget & Kosten verwalten
Dienstpläne erstellen
Online-Stempeluhr
Urlaubsverwaltung via App
Mobile Verwaltung von Abwesenheitstypen
Online-Statistiken
Integration von Gehaltssoftware
Lexware fehlzeiten - Verwaltung von Abwesenheiten und Arbeitszeiten
Lexware fehlzeiten pro 2025 ist eine Softwarelösung von Lexware, die speziell für die Verwaltung von Urlaubs- und Fehlzeiten entwickelt wurde. Mit der integrierten Web-Applikation Lexware myCenter wird das Management von Abwesenheiten und Arbeitszeiten einfach. Egal, ob Arbeitszeiterfassung, Jahresurlaub oder Krankmeldung – die intuitive Nutzung per Laptop, Tablet oder Smartphone ermöglicht eine einfache Erfassung und schnelle Übermittlung an den Vorgesetzten.
Jeder Mitarbeiter hat zudem Zugriff auf individuelle Daten, was die Transparenz und Selbstverwaltung fördert.
Informieren Sie sich im Lexware fehlzeiten Vergleich von mysoftware.de, welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Lexware fehlzeiten 2025 und Lexware fehlzeiten pro 2025 bestehen.
Leistungsmerkmale von Lexware fehlzeiten:
Optimales Fehlzeitenmanagement
Transparente Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung
Abwesenheiten & Arbeitszeiten mit Lexware myCenter auf allen Geräten erfassen
Urlaubskarte
Übersichtliche Personalplanung
Export von Statistiken und Auswertungen
Berücksichtigung von Ferien- und Feiertagen
SYBASE-Datenbank
Planungshilfen durch Regelungen wie Mindestbesetzung und Vertretung
Personio – Die All-In-One-Softwarelösung
Personio ist eine ganzheitliche HR- und Personallösung, die Unternehmen eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Bewerbungsprozessen, Gehaltsabrechnungen und Zeiterfassung bietet. Durch die Nutzung dieser Software in zwei leistungsstarken Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang können Unternehmen nicht nur ihren HR-Bereich optimieren, sondern auch den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Profitieren Sie von einer intelligenten Abwesenheitsverwaltung und erstellen Sie eigene Richtlinien. Mitarbeiter können mit wenigen Klicks ihre Fehlzeiten verwalten, eine Urlaubsvertretung wählen und haben auch die Urlaubszeiten aller Mitarbeitenden jederzeit im Blick.
Leistungsmerkmale von Personio:
Arbeitszeiterfassung und Personalverwaltung
Performance Management
Transparente Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung
Automatisierte On-/Offboarding-Prozesse
Talent Management Software
Leistungsstarke Lohnabrechnung
Berichte und Analysen
HR Help Desk
Whistleblowing (geschütztes Melden von Verstößen)
Clockodo – Transparente Zeiterfassung für mehr Effizienz
Clockodo ist eine umfassende Softwarelösung für Unternehmen jeder Größe. Mit Funktionen für Projektmanagement, Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Ressourcenoptimierung bietet sie die Möglichkeit, komplexe Projekte zu planen, Arbeitszeiten zu erfassen, Aufgaben zu organisieren und die Teamzusammenarbeit zu fördern.
Nutzen Sie die digitale Stempeluhr zur Erfassung Ihrer Arbeits- und Pausenzeiten oder verwalten Sie Ihre Urlaube mit dem digitalen Urlaubsplaner. Neben Urlaubsanträgen können auch andere Abwesenheitsanfragen wie Krankheit, Homeoffice-Tage oder Schulungen gestellt und vom Vorgesetzten bearbeitet werden. Der Abwesenheitskalender dokumentiert alle Abwesenheiten übersichtlich.
Leistungsmerkmale von Clockodo:
Automatische Berechnung von Urlaubstagen
Umfangreiche Auswertungen
Beliebige Abwesenheitstypen erstellen & verwalten
Anbindung Lohnbuchhaltungstools
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Berichte als PDF und CSV
Digitale Stempeluhr
Analysen und Berichte
Integrierbar in Outlook und iCal
Papershift – Der umfangreiche Personalplaner in der Cloud
Papershift ist eine fortschrittliche Personalmanagement- und Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen bei der effektiven Planung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Schichten und Aufgaben unterstützt. Mit integrierter Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Teamkommunikation bietet Papershift eine umfassende Lösung für die Organisation von Arbeitsprozessen. Die Software ermöglicht die einfache Koordination von Mitarbeitern, die Planung von Dienstplänen und die optimale Ausnutzung aller Ressourcen.
Decken Sie Überschneidungen auf und vermeiden Sie falsche Verteilungen bei der Urlaubsplanung mit dem automatischen Warnsystem. Erfassen Sie Urlaubs- und Fehltage selbstständig mit dem Urlaubsplaner und behalten Sie Ihren Resturlaub im Blick. Das digitale Tool weist Sie zudem auf einzuhaltende Fristen und Überstunden hin.
[Autor: NF]
Leistungsmerkmale von Papershift:
Digitaler Urlaubsplaner
Einfaches und intuitives Kalenderinterface
Beliebige Abwesenheitstypen anlegen und verwalten
Self-Service-Zugang für Mitarbeiter
Verfügbar auf allen Endgeräten
Zeiterfassung nach Dienstplan, Online-Stempeluhr oder Stempeluhr App
Online-Personalakte
Berichte & Auswertungen
Lohnabrechnung
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