Prozessoptimierung für KMU
Wie Unternehmen mit Sage-Software bis zu 90 % weniger Verwaltungsaufwand haben
Das Wichtigste in Kürze
- Garrecht Avionik GmbH reduzierte den HR-Aufwand durch Sage HR um 90 %
- CADFEM International GmbH verkürzte die Bearbeitung von Lohnscheinen mit Sage HR Suite von 2 Tagen auf 2 Minuten
- dfr GmbH bearbeitet 40 Rechnungen mit Sage Intacct heute in 30 Minuten statt 3 Stunden
- Eat More Tacos GmbH senkte die Kosten für die Lohnabrechnung mit Sage Payroll um 50 %
- agriBIOME GmbH reduzierte den manuellen Aufwand in der Auftragsbearbeitung mit Sage Active um 60 %
Viele Geschäftsführer wissen, dass ihre Teams zu viel Zeit mit Administration verbringen. Die wenigsten wissen, wie viel Zeit das konkret ist. Dieser Ratgeber zeigt es.
Sie bekommen verifizierte Zahlen aus der Praxis. Sie erfahren, welche Prozesse am meisten Zeit kosten. Und Sie sehen, welche Sage-Produkte Ihnen bei der Prozessoptimierung helfen.
Sage Payroll
- Erstellt Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Verwaltet Mitarbeiterdaten in digitalen Personalakten
- Bietet Self Service für Mitarbeiter
- Mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung
- 30 Tage kostenlos testen
- Bei Kauf 50 % Rabatt für 12 Monate
Warum verlieren KMU so viel Zeit durch manuelle Prozesse?
- Manuelle Prozesse sind unsichtbare Kostentreiber
- Wachstum vergrößert das Problem
Das stille Kostenrisiko: Excel, E-Mail und externe Dienstleister
Die meisten KMU starten mit einfachen Werkzeugen: Excel für die Urlaubsplanung, E-Mail für Genehmigungen und ein externes Lohnbüro für die Abrechnung.
Das Problem ist nicht, dass die Werkzeuge schlecht sind. Das Problem ist, dass sie nicht miteinander verknüpft sind und keine Informationen austauschen. Daten werden mehrfach eingegeben. Fehler entstehen beim manuellen Übertrag. Rückfragen kosten Zeit. Jede dieser dadurch entstehenden Reibungen mag für sich genommen minimal sein. In der Summe und über ein ganzes Jahr gesehen, sind es jedoch Hunderte von Arbeitsstunden.
Externe Dienstleister wie Steuerberater oder Lohnbüros verstärken den Effekt. Unternehmen sind abhängig von Reaktionszeiten Dritter. Sie zahlen viel Geld für Leistungen, die sie mit der richtigen Software selbst übernehmen könnten.
Der Kipppunkt: Wenn Wachstum mangels Automatisierung stagniert
Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl kann das System schnell kippen. Was bei 15 Personen noch einfach handhabbar war, wird bei 50 zum aufwendigen Vollzeitjob. Neue Mitarbeiter bedeuten mehr Verträge, mehr Abrechnungen, mehr Abwesenheiten, mehr Rückfragen. Das Personalteam wächst aufgrund der Anforderungen an die Administration.
Automatisierung ist der Ausweg. HR- und Buchhaltungslösungen lösen das Problem über drei Hebel:
- Automatisierte Prozesse
- Zentrale Datenhaltung
- Mitarbeiter-Self-Service
Was das in der Praxis konkret bedeutet, zeigen die folgenden Fallbeispiele.
Wie viel Zeit sparen KMU mit Sage HR, Sage HR Suite und Sage Payroll?
- Sage HR und Sage HR Suite digitalisieren die Personalverwaltung
- Sage Payroll macht KMU unabhängig von externen Lohnbüros
Sage HR und Sage HR Suite
Sage HR ist eine cloudbasierte, modulare Personalverwaltungssoftware. Zu ihrem Leistungsumfang gehören das Abwesenheits-Management, die Zeiterfassung, die Unterstützung beim Recruiting und ein Mitarbeiter-Self-Service. Sie enthält keine integrierte Lohnabrechnung (Sage HR Basis lässt sich jedoch mit Sage Payroll kombinieren). Sage HR Suite ist eine skalierbare Komplettlösung, die sowohl lokal (On-Premises / Client-Server) als auch in der Cloud betrieben werden kann. Sie umfasst zusätzlich die Personalabrechnung und richtet sich an Unternehmen mit höheren Anforderungen an Compliance und Integration.
Beide Lösungen sollen HR-Teams von Routineaufgaben befreien, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Fallbeispiel CADFEM International GmbH: Lohnabrechnung von 2 Tagen auf 2 Minuten
CADFEM International ist ein Software-Dienstleister. Vor der Einführung der Sage HR Suite war die monatliche Lohnabrechnung ein manuell geprägter Prozess. Daten wurden abgetippt. Lohnscheine wurden ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt. Allein dieser Vorgang dauerte regelmäßig zwei volle Arbeitstage.
Mit Sage werden die Abrechnungsdaten automatisch in die Finanzbuchhaltung übertragen. Mitarbeiter erhalten ihre Lohnscheine als PDF zum Download. Der gesamte Prozess dauert zwei Minuten.
Ein weiterer Zeitgewinn entsteht durch den programm-übergreifenden Fehlzeitenkalender. Er macht den manuellen Übertrag von Abwesenheitsdaten in Microsoft Outlook überflüssig. Die gewonnene Zeit kann CADFEM in die Qualität der eigentlichen Facharbeit investieren.
Die Zeitersparnis und dazu noch eingesparte Portokosten sind auch im Bereich Lohn enorm. Das waren mindestens zwei Tage Arbeit. Jetzt dauert es zwei Minuten. (Marc von Bonin, Kaufmännischer Leiter bei CADFEM)
Best Practice: Zentrale Datenhaltung eliminiert den manuellen Übertrag zwischen Systemen. Ein einziger Datensatz fließt automatisch in alle relevanten Prozesse.
Fallbeispiel Garrecht Avionik GmbH: 90 % weniger HR-Aufwand durch Standardisierung
Garrecht Avionik ist ein wachsendes Unternehmen in der Luftfahrtbranche. Vor der Einführung von Sage HR verwaltete das Unternehmen Urlaube seiner Mitarbeiter über Microsoft-Excel-Kalender. Genehmigungen wurden per E-Mail versendet. Für Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz war jeder HR-Vorgang umständlich.
Nach der Umstellung auf Sage HR standardisierte Garrecht Avionik seine gesamten HR-Prozesse auf einer cloudbasierten Plattform. Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge und erfassen Arbeitszeiten heute mobil per App, und zwar unabhängig davon, ob sie am Schreibtisch sitzen oder auf einer Baustelle sind. Dadurch sank der Arbeitsaufwand im HR-Bereich um rund 90 %.
Gründer Marc Förderer betont, dass diese digitale Basis das weitere Wachstum des Unternehmens erst ermöglicht hat. Ohne Automatisierung wäre eine Skalierung mit gleichbleibender Team-Größe nicht realisierbar gewesen.
Die Vorteile von Sage HR sind für mich die reine Cloudbasiertheit und die damit verbundene, relativ einfache Infrastruktur, gerade auch für die Kollegen, die keinen festen Arbeitsplatz haben. (Marc Förderer, Gründer und COO von Garrecht)
Best Practice: Mitarbeiter-Self-Service (also die Selbstverwaltung eigener Daten durch Mitarbeiter) entlastet HR-Teams, ohne zusätzliches Personal zu erfordern.
Sage Payroll: Unabhängigkeit vom externen Lohnbüro
Sage Payroll ist eine cloudbasierte Software für die Lohnabrechnung von KMU. Sie richtet sich an Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung bisher ausgelagert haben oder intern mit hohem manuellem Aufwand betreiben.
Fallbeispiel Eat More Tacos GmbH: 50 % Kostensenkung, 30 % Zeitersparnis
Die Berliner Gastronomiegruppe Eat More Tacos arbeitete bis Mai 2025 mit einem externen Lohnbüro. Das war mit langen Wartezeiten, Rückfragen und hohen laufenden Kosten verbunden. Mit der Umstellung auf Sage Payroll übernahm das Unternehmen die Lohnabrechnung selbst.
Als Ergebnis sanken die Kosten für die Lohnabrechnung um 50 %. Der monatliche Abschluss, der zuvor elf Stunden beanspruchte, dauert heute acht Stunden. Das entspricht einer Zeitersparnis von 30 % pro Monat.
Prokuristin Jessica Steckhan schätzt dabei besonders die digitale Personalakte. Sie ermöglicht den Zugriff auf alle relevanten Daten, und zwar jederzeit und von jedem Ort (mit Internetverbindung).
Statt unsere Lohnabrechnung über ein Lohnbüro abzuwickeln, spare ich mir die nervige Wartezeit und zusätzlich 50 % der Kosten. Und habe selbst die Kontrolle. Ich liebe Sage Payroll!“ (Jessica Steckhan, Prokuristinvon Eat more Tacos)
Best Practice: Souveränität über die Lohnabrechnung bei einer wachsenden Mitarbeiterzahl kann Kosten sparen helfen und mehr Kontrolle schaffen.
Sage HR Suite
- HR-Software-Komplettlösung
- Bietet automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben
- Berechnet Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten
- Verfügt über ein Self-Service-Portal
- Unterstützt digitale Meldeverfahren
Sage HR
- Geeignet für Zeiterfassung
- Erleichtert Personalmanagement
- Liefert Tools für Leistungseinschätzung
- Mit mobiler App nutzbar
- 30 Tage kostenlos testen (keine Zahlungsdetails / Testphase endet automatisch)
Wie viel Zeit sparen KMU mit Sage Active und Sage Intacct in der Buchhaltung?
- Sage Intacct automatisiert komplexe Finanzprozesse mit KI-Unterstützung
- Sage Active kombiniert Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Datenanalyse in einer Cloud-Lösung
Sage Intacct: KI-gestützte Finanzbuchhaltung für wachsende Unternehmen
Sage Intacct ist eine cloudbasierte Finanz-Management-Software. Sie richtet sich an wachsende und mittelständische Unternehmen mit umfangreichen Finanzanforderungen. Kernfunktionen sind Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, das Führen des Hauptbuchs, Cash-Management und Echtzeit-Reporting. Die Software arbeitet KI-gestützt mit dem Sage Copilot. Sie erkennt Lieferanten, extrahiert Rechnungsdaten automatisch und erstellt vorab ausgefüllte Buchungsentwürfe.
Fallbeispiel dfr GmbH: 40 Rechnungen in 30 Minuten statt 3 Stunden
Die dfr GmbH ist ein Finanz- und HR-Dienstleister. Bei der Übernahme durch die neue Geschäftsführung war die Ausgangslage drastisch: 200 Quadratmeter Bürofläche waren mit Aktenordnern gefüllt. Sechs verschiedene Buchhaltungssysteme liefen parallel. Für 40 Rechnungen benötigten die Mitarbeiter inklusive Nacharbeiten drei Stunden.
Nach der Einführung von Sage Intacct übernahm die KI-gestützte Verarbeitung den Rechnungsimport. Danach erledigte das Team dieselbe Aufgabe in 30 Minuten. Das entspricht einer Effizienzsteigerung von über 80 %.
Der Effekt geht über die reine Zeitersparnis hinaus. Ein Buchhalter, der früher 40 bis 50 Kleinkunden verwaltete, betreut heute wenige Großkunden intensiver. Das stärkt die Kundenbindung und erhöht die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
Mit Sage Intacct buchen wir heute 40 Kreditorenrechnungen in einer halben Stunde – vorher hat das inklusive der Nacharbeiten bis zu 3 Stunden gedauert. Das ermöglicht es uns und unseren Mitarbeitern, über 80% effizienter zu arbeiten. (Jonas Kapitz, CEO und Eigentümer von dfr)
Best Practice: Automatisierter Rechnungsimport mit KI-Unterstützung verlagert die Arbeit vom Eintippen zum Prüfen. Das führt in der Regel zu qualitativ hochwertigeren und schnelleren Ergebnissen.
Sage Active: All-in-One-Lösung für kleinere Unternehmen
Sage Active ist eine cloudbasierte All-in-One-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie kombiniert Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und die Datenanalyse auf einer Plattform.
Fallbeispiel agriBIOME GmbH: 60 % weniger manueller Aufwand in der Auftragsbearbeitung
agriBIOME ist ein Biotech-Start-up. Das Unternehmen setzt Sage in zwei Bereichen ein. Im HR-Bereich spart Sage HR der zuständigen Spezialistin täglich drei bis vier Stunden Arbeit. Mitarbeiter laden Spesen hoch, beantragen Urlaub und rufen Dokumente selbst ab, und zwar ohne die HR-Abteilung einzuschalten.
Im operativen Bereich nutzt agriBIOME Sage Active. Die cloudbasierte ERP-Lösung hilft bei der Steuerung zentraler Geschäftsprozesse und reduziert den manuellen Aufwand bei der Auftragsbearbeitung um rund 60 %.
Co-Founderin Julia Rohde hebt hervor, dass die Automatisierung jede Woche mehrere Stunden einspart. Diese Zeit fließt in das internationale Wachstum und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.
Im Vergleich zu klassischen ERP-Lösungen reduziert die Automatisierung mit Sage Active unseren manuellen Aufwand bei der Auftragsbearbeitung um rund 60 %. Damit sparen wir pro Woche mehrere Stunden. (Julia Rohde, Co-Founder, Head of Strategy & Commercial bei agroBIOME)
Best Practice: Mitarbeiter-Self-Service und Automatisierung ergänzen sich. Die Software entlastet die operative Ebene. Beide Hebel zusammen erzeugen eine spürbare Kapazitätserweiterung.
Sage Intacct
- Optimiert Buchhaltung, Rechnungswesen und Zahlungsabgleich
- Liefert interaktive Übersichten und datenbasierte Einblicke für fundierte Geschäftsentscheidungen
- Bietet API-Anbindung und Integration mit Salesforce, Expensify oder anderen Business-Tools
- Mit ERP-Funktionen für Multi-Entity und Cashflow
Sage Active
- Für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet
- Sage Active Starter für Auftragsbearbeitung von Firmen mit externer Buchhaltung
- Sage Active Essentials für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung in der Firma
- 30 Tage Kündigungsfrist
- Mit E-Rechnungen in den Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD
- Bei Kauf 50 % Rabatt für 12 Monate
Was können Geschäftsführer mit der gewonnenen Zeit anfangen?
- Zeitersparnis in der Verwaltung ist kein Selbstzweck, denn sie schafft Kapazität für das Kerngeschäft
- Die stärksten Effekte entstehen, wenn Führungskräfte die gewonnene Zeit aktiv umwidmen
Vom Verwalten zum Gestalten: Der strategische Mehrwert der Zeitersparnis
Zeitersparnis durch Software ist kein abstraktes Versprechen. Die Fallbeispiele zeigen, wie Unternehmen konkret profitieren.
Bei der dfr GmbH führte die Effizienzsteigerung unter anderem zu einem veränderten Geschäftsmodell. Bei agriBIOME konnte die freigesetzte Kapazität beispielsweise in das internationale Wachstum fließen.
Wenn administrative Routinen wegfallen, entsteht Raum für Entscheidungen und neue Möglichkeiten eröffnen sich. Völlig neue Wettbewerbsvorteile tun sich auf.
Geschäftsführer sollten sich besonders die Frage stellen: Welche Aufgaben erledigt mein Team heute manuell, die eine Software übernehmen könnte? Die Antwort darauf ist der erste Schritt zur Prozessoptimierung.
Welche Sage-Lösung passt zu welchem KMU-Typ?
- Unternehmensgröße, Schwerpunkt und aktuellem Reifegrad der Prozesse spielen die wichtigsten Rollen bei der Auswahl
- Keine Lösung passt in allen Situationen
Orientierung nach Unternehmensgröße, Schwerpunkt und Ausgangslage
Die folgende Tabelle liefert erste Orientierung. Sie ersetzt keine individuelle Beratung, bietet aber einen schnellen Einstieg.
| Anzahl der Mitarbeiter | Herausforderung | Sage-Lösung | Hauptvorteil |
|---|---|---|---|
| 1 bis 15 | Lohnabrechnung zu aufwendig oder ausgelagert | Sage Payroll | Günstig, schnell startbereit, unabhängig vom Lohnbüro |
| 10 bis 50 | HR-Prozesse unübersichtlich, kein Self-Service | Sage HR | Modulare Cloud-HR, mobil nutzbar, sofort skalierbar |
| Ab 50 | HR und Payroll ergänzen sich nicht | Sage HR Suite | Integrierte HR- und Abrechnungslösung aus einer Hand |
| 5 bis 50 | Buchhaltung, Aufträge und Lohn manuell getrennt | Sage Active | All-in-One-Cloud, einfacher Einstieg, keine IT nötig |
| Ab 50 | Komplexe Finanzprozesse, Multi-Entity, Skalierung | Sage Intacct | KI-gestützte Automatisierung, Echtzeit-Berichte |
Erkennen Sie sich in einem der Fallbeispiele wieder? Dann zögern Sie nicht mit dem nächsten Schritt. Vereinbaren Sie eine kostenlose Live-Demo oder starten Sie einen Testzeitraum und überzeugen Sie sich selbst davon, wie viel Zeit Ihr Unternehmen gewinnen kann.
[Autor: PK]
Quellen:
https://www.sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/garrecht-avionik-gmbh/
https://www.sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/cadfem-international-gmbh/
https://www.sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/dfr-gmbh/
https://www.sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/eat-more-tacos/
https://www.sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/agribiome-gmbh/
https://www.sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/agribiome/
Häufige Fragen und Antworten zur Prozessoptimierung mit Sage
Antwort: Ja. Sage hostet seine Cloud-Produkte für den europäischen Markt in hochsicheren Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (wie der AWS-Region in Frankfurt am Main). Damit findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der EU statt. Die HR-Software-Lösungen von Sage erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sind nach dem ISO/IEC 27001-Standard zertifiziert. Das ist besonders relevant für Unternehmen, die in Sage HR oder Sage Payroll sensible Personaldaten wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiten oder Krankmeldungen verwalten. Als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO schließt Sage mit Kunden eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab.
Antwort: Ja. Sage-Lösungen sind auf Integration ausgelegt. Sage HR Suite verfügt über einen programmübergreifenden Fehlzeitenkalender, der Abwesenheitsdaten automatisch synchronisiert und den manuellen Übertrag in Microsoft Outlook überflüssig macht. Für die Buchhaltung bietet Sage eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle, die den Datenaustausch mit Steuerberatern ermöglicht. Sage Intacct unterstützt darüber hinaus die native Integration mit Salesforce sowie weitere Drittsysteme über APIs und vorgefertigte Schnittstellen.
Die Informationen auf dieser Webseite werden ausschließlich zu Informationszwecken bereitgestellt und sollen nicht als Ersatz für eine professionelle Beratung dienen. Alle Angaben sind ohne Gewähr.
Die Webseite kann Verlinkungen zu Webseiten von anderen Anbietern enthalten. Wir kontrollieren oder bewerten den Inhalt dieser Seiten nicht. Wir übernehmen außerdem keine Verantwortung oder Haftung für die Produkte oder Dienstleistungen auf diesen Seiten.