HubSpot CRM für die Fertigung
Daten-Management und kundenorientierte Abläufe für moderne Fertigungsunternehmen
Die Fertigungsbranche steht unter Innovationsdruck. Globale Lieferketten, kurze Produktzyklen und volatile Märkte verlangen von Unternehmen, Entscheidungen schneller und auf Basis zuverlässiger Daten zu treffen. Gleichzeitig wird die Koordination zwischen Vertrieb, Produktion und Service immer komplexer. Wer im internationalen Wettbewerb bestehen will, braucht einen Überblick über Aufträge, Kundenkontakte und laufende Prozesse.
Digitale Lösungen bilden dafür das Fundament. Sie schaffen Transparenz, verkürzen Reaktionszeiten und ermöglichen, Kundenbeziehungen gezielt zu entwickeln. Daher werden CRM-Systeme immer wichtiger, weil sie Daten aus Marketing, Vertrieb und Service auf einer gemeinsamen Plattform bündeln. Das HubSpot CRM bietet Fertigungsunternehmen genau das. Die Software verknüpft kundenbezogene Informationen und stellt Daten in Echtzeit bereit.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Bietet Funktionen für Content- und Datenmanagement
- Kostenloser Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Wie Unternehmen diese Herausforderungen meistern, zeigt das Beispiel von Viessmann (Heiztechnik). Durch die Einführung des HubSpot CRM konnte der Hersteller seine Lead-Bearbeitungszeit um 40 % verkürzen. Ähnliche Erfolge erzielte Roto DST (Bau-/Metallindustrie), das durch die zentrale Datenhaltung im CRM seine Lieferzeiten um 20 % reduzierte.
Das HubSpot CRM als Plattform für Fertigungsunternehmen
Das HubSpot CRM bildet das zentrale System für die Verwaltung von Kunden, Aufträgen und Prozessen. Die cloudbasierte Anwendung vereint fünf funktionale Bereiche: Marketing, Sales, Service, Data und Content. Alle Bereiche arbeiten mit derselben Datenbasis und können ihre Aufgaben ohne Medienbrüche erledigen.
Der Marketing Hub liefert Unterstützung bei der Erfassung von Leads, der Auswertung von Kampagnen und der gezielten Ansprache von Zielgruppen. Im Sales Hub werden Angebote, Verhandlungen und abgeschlossene Deals verwaltet. Der Service Hub erfasst Supportanfragen und optimiert Reaktionszeiten, während der Data Hub Datenflüsse zwischen unterschiedlichen Systemen steuert. Der Content Hub schließlich ermöglicht es, Unternehmenswebseiten mit CRM-Daten zu verknüpfen und Inhalte personalisiert bereitzustellen.
Für Fertigungsunternehmen hat diese Architektur einen klaren Vorteil: Sie verbindet sämtliche kundenorientierten Prozesse mit operativen Abläufen. Informationen zu Beständen, Produktionsaufträgen oder Lieferstatus können unmittelbar im CRM eingesehen werden.
Dank ihres Cloud-Charakters und flexiblen Preismodellen lässt sich die Plattform ohne hohen IT-Aufwand an unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen. Über standardisierte Schnittstellen können ERP (Enterprise Resource Planning )-, MES (Manufacturing Execution System)- oder andere Produktionssysteme eingebunden werden. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss ohne Datensilos.
Zielgruppen: Fertigungsunternehmen und ihre Anforderungen
Fertigungsunternehmen unterscheiden sich in Struktur und Größe, teilen aber ähnliche Anforderungen an ihre Geschäftsprozesse. Kleine und mittlere Betriebe wollen ihre Vertriebs- und Serviceprozesse digitalisieren, ohne interne Abläufe zu überlasten. Mittelständische Firmen benötigen Systeme, die mehrere Produktlinien und Märkte abbilden können. Internationale Konzerne erwarten zentrale Plattformen, die weltweit einheitliche Datenstrukturen schaffen und regionale Anforderungen berücksichtigen.
Das HubSpot CRM ist flexibel genug, um diese Spannbreite abzudecken. Es lässt sich erweitern und an vorhandene Systeme anbinden. Die Software eignet sich darüber hinaus sowohl für in Deutschland agierende als auch global vernetzte Fertigungsunternehmen.
Mit dem HubSpot CRM erfassen Sie Anfragen und Preisvorschläge. Automatisierte Aufgaben erinnern Sie an offene Angebote. Im Auftragsmanagement bietet die Verknüpfung von CRM und ERP-Systemen einen Überblick über Liefertermine und den Produktionsfortschritt. Auch Ihr Service profitiert von den Funktionen der Anwendung: Wartungsverträge, Ersatzteilbestellungen oder Supportfälle werden im CRM erfasst und priorisiert.
Kundenaufträge, Bestandsdaten, Website-Traffic, Inbound-Leads und Deals bilden die Grundlage für operative Entscheidungen. Websitedaten liefern Hinweise auf Marktinteresse, während Auftrags- und Deal-Daten Auskunft über Abschlüsse und Erfolg geben.
Zentrale Funktionen für die Fertigung
Das HubSpot CRM ist mit Funktionen ausgestattet, mit denen sich die Abläufe eines Fertigungsunternehmens steuern lassen. Dokumentieren Sie Kundeninteraktionen vom ersten Kontakt bis zur Auslieferung und verfolgen Sie Änderungen in Echtzeit.
Über Schnittstellen lässt sich das CRM mit Produktions-, ERP- und Supply-Chain-Systemen verbinden. Der Abgleich von CRM- und Lagerdaten zeigt, welche Produkte verfügbar sind und wo Nachbestellungen erforderlich werden. Fehlbestände oder Überlagerungen lassen sich vermeiden, weil Informationen konsistent vorliegen.
Workflows informieren über den Auftragsstatus oder erinnern an Fristen. Service-Fälle und Wartungsverträge werden im System archiviert, sodass auch nach der Lieferung eine strukturierte Betreuung erfolgen kann.
Dashboards zeigen Leistungskennzahlen. Über die Anzeige werden Produktions-, Vertriebs- und Servicedaten für Analysen bereitgestellt. Sie erkennen auf einen Blick, welche Produkte gut laufen, wo Ressourcen knapp werden oder welche Kunden besonders treu sind.
Die wichtigsten Vorteile der CRM-Lösung für Fertigungsunternehmen
- Nachhaltigkeitsdaten erfassen: Dokumentation von Energieverbrauch, Materialeinsatz und CO2-Bilanzen für ESG-Berichterstattung (Environmental, Social, and Governance Reporting nach EU-CSRD).
- Qualitätsmanagement verknüpfen: Rückmeldungen aus Service und Produktion lassen sich mit Qualitätsprüfungen verbinden, um Ursachen von Reklamationen frühzeitig zu erkennen.
- Lieferketten-Transparenz erhöhen: Verknüpfung von Lieferantendaten mit Auftrags- und Produktionsinformationen für eine bessere Nachverfolgbarkeit.
- Produkt-Rückverfolgbarkeit verbessern: Seriennummern und Chargen lassen sich CRM-seitig erfassen und mit Kundendaten verbinden.
- Nachhaltige Kundenkommunikation: Automatisierte Benachrichtigungen über Ersatzteile, Wartungszyklen und Recyclingoptionen unterstützen langfristige Kundenbindung.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Bietet Funktionen für Content- und Datenmanagement
- Kostenloser Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Daten-Management für eine datengetriebene Fertigung
HubSpot bietet eine Plattform für die verknüpfte Nutzung von Kundendaten.
Marketingteams erkennen mit der Hilfe der Software-Hubs schneller, welche Kampagnen tatsächlich Aufträge generieren. Vertriebsmitarbeiter erhalten priorisierte Leads basierend auf Kundeninteraktionen. Der Service profitiert von Nutzungsdaten für Wartungen oder zur Beantwortung von Kundenfragen.
Mit dem Data Hub lassen sich automatisierte Segmentierungen vornehmen und Kontakte dynamisch Zielgruppen zuordnen. Vielversprechende Leads werden durch das System besonders hervorgehoben. Diese Erkenntnisse helfen, Verkaufsgespräche zu personalisieren und Chancen besser einzuschätzen.
Durch die Verknüpfung der Stärken der verschiedenen Hubs werden Unternehmen in der Fertigung in ihrem Datenmanagement effektiv unterstützt.
Anwendungsfelder für das HubSpot CRM in der Fertigung
In der Automobilindustrie hilft das HubSpot CRM, Leads zu erfassen und die Kommunikation zwischen Herstellern, Händlern und Vertriebspartnern zu verwalten. Anfragen aus Messen, Online-Kampagnen oder Händlerportalen werden automatisch priorisiert. Unternehmen dieser Branche erkennen, welche Kanäle den größten Beitrag zum Umsatz leisten und wo sich der Einsatz von Ressourcen lohnt.
Im Maschinenbau dient das HubSpot CRM zur Koordination von Angebots- und Wartungsprozessen. Konfigurationen, Preisvarianten und technische Spezifikationen werden im CRM hinterlegt und mit den jeweiligen Kunden verknüpft. Nach Vertragsabschluss plant das System Wartungen automatisch ein und informiert Kunden rechtzeitig über anstehende Service-Termine.
Unternehmen aus der Gebäude- und Klimatechnik nutzen das HubSpot CRM zur Organisation von Service-Einsätzen. Anfragen zu Installationen oder Reparaturen werden an zuständige Teams weitergeleitet, und der Status wird in Echtzeit aktualisiert. Kunden erhalten automatische Rückmeldungen.
In der Industriegüterbranche hilft das HubSpot CRM unter anderem bei der datenbasierten Produktentwicklung. Gleichzeitig unterstützt das System ein strukturiertes Ersatzteilmanagement, das schnelle Reaktionszeiten ermöglicht.
In der Praxis zeigt sich, wie vielfältig das HubSpot CRM eingesetzt werden kann. Elatec, ein führender Anbieter von RFID-Lösungen, nutzt das CRM, um globale Vertriebsprozesse zu standardisieren und die Kundenkommunikation zu beschleunigen.
So implementieren Sie das HubSpot CRM in Ihrem Fertigungsunternehmen
Am Anfang steht die Datenmigration. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten müssen geprüft, bereinigt und in ein einheitliches Format gebracht werden.
Danach folgt die Integration von bestehenden Systemen. Über Schnittstellen werden ERP-, Produktions- und Logistikdaten synchronisiert, damit alle Abteilungen auf dieselben Informationen zugreifen können. Das verhindert unter anderem doppelte Datenerfassungen.
Ihre Mitarbeiter in Marketing, Vertrieb und Service sollten verstehen, wie sie das System nutzen. HubSpot bietet dafür Lernmaterialien und praxisorientierte Trainings in der HubSpot Academy an.
Datenschutz und Compliance für Fertigungsunternehmen
Das HubSpot CRM erfüllt die Vorgaben der DSGVO und bietet spezifische Funktionen, um den sicheren Umgang mit sensiblen Daten zu gewährleisten. Dazu gehören detaillierte Zugriffsrechte, Rollen-Management und Protokollierung sämtlicher Änderungen.
EU-basierte Hosting-Optionen (unter anderem in Frankfurt) entsprechen den geltenden Datenschutzstandards. Informationen werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren gespeichert. Automatisierte Löschroutinen, Einwilligungsnachweise und Audit-Logs unterstützen die Umsetzung unternehmensinterner Datenschutzrichtlinien.
Erfolgsmessung für Fertigungsunternehmen
Das HubSpot CRM bietet Fertigungsunternehmen umfassende Möglichkeiten zur Erfolgsmessung. Kennzahlen (KPIs) wie Lead-Generierung, Conversion Rate, Auftragsdurchlaufzeit und Service-Reaktionszeit lassen sich per Dashboard in Echtzeit verfolgen. Das CRM liefert Daten über Kampagnen-Performance, Kundeninteraktionen und Verkaufsfortschritte.
Lernen Sie das HubSpot CRM kennen und überzeugen Sie sich selbst von der zentralen Datenhaltung und dem DSGVO-konformen Cloud-Hosting.
Praxisorientierte Maßnahmen zur Optimierung der KPI-Nutzung
- Automatisierte KPI-Berichte einrichten: Nutzen Sie Dashboards in HubSpot, um regelmäßig aktualisierte Leistungsberichte zu erhalten. So können Teams Entwicklungen ohne manuelle Datenauswertung verfolgen.
- Abteilungsübergreifende Ziele verknüpfen: Verbinden Sie Kennzahlen aus Vertrieb, Service und Produktion. Dadurch wird sichtbar, wie Kundenzufriedenheit und Lieferperformance gemeinsam zum Unternehmenserfolg beitragen.
- KPI-basierte Workflows nutzen: Richten Sie automatisierte Aktionen ein, wenn definierte Schwellenwerte erreicht oder unterschritten werden – etwa Benachrichtigungen bei sinkender Lead-to-Deal-Rate oder längeren Servicezeiten.
- Visuelle Dashboards für das Management: Bereiten Sie KPIs so auf, dass sie in Management-Meetings ohne technische Vorkenntnisse verständlich sind. Ein klarer visueller Überblick unterstützt strategische Entscheidungen.
- Kontinuierliche KPI-Überprüfung: Evaluieren Sie regelmäßig, ob die ausgewählten Kennzahlen noch zu den aktuellen Unternehmenszielen passen. So bleibt das CRM ein aktives Steuerungsinstrument statt eines reinen Berichtssystems.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu HubSpot CRM
Antwort: HubSpot CRM bietet zahlreiche Integrationen, die im Arbeitsalltag von Fertigungsunternehmen eine Rolle spielen. Dazu gehören Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office, sevdesk und Sage. Über den Data Hub oder den HubSpot-App-Marketplace lassen sich außerdem ERP- und Produktionssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder proALPHA anbinden. Es stehen auch Integrationen für Tools wie Make (Integromat) und Zapier zur Verfügung.
Über den Data Hub, und dem darin enthaltenen Data Studio, sind auch Tools zur Auswertung und Optimierung von Informationen vorhanden.
Antwort: Das Ticket-System dient der strukturierten Verwaltung von Service-Anfragen und Support-Fällen. Jede Anfrage wird automatisch als Ticket im Service Hub erfasst, kategorisiert und einer zuständigen Person zugewiesen. Sie können Tickets manuell erstellen oder automatisch aus E-Mails, Chats, Formularen oder Anrufen generieren lassen. Die Tickets können aus verschiedenen Kommunikationskanälen wie E-Mail, Calls oder Live-Chat erstellt werden.
Alle Kommunikationsverläufe, Notizen und Statusänderungen werden zentral im CRM gespeichert, sodass Service-Mitarbeiter jederzeit den vollständigen Kontext des Falles sehen können. Es gibt anpassbare Ticket-Stufen wie „Neu“, „In Bearbeitung“, „Warten auf Kunde“ und „Geschlossen“, die eine transparente Nachverfolgung des Bearbeitungsstands ermöglichen.
Durch automatisierte Workflows lassen sich Eskalationen, Erinnerungen und Follow-ups steuern. Das System unterstützt zudem SLAs (Service Level Agreements) und Prioritätsstufen, um eine schnelle und effiziente Bearbeitung sicherzustellen. Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke in Bearbeitungszeiten, Ticketvolumen und Kundenzufriedenheit.
Der Helpdesk Workspace integriert Tickets aus Omnichannel-Kanälen (z. B. E-Mail, Chat, WhatsApp, Facebook) an einem zentralen Ort. KI-gestützte Funktionen (Breeze) liefern Zusammenfassungen von Unterhaltungen und Antwortvorschläge.
Antwort: Die Deal-Pipeline bildet den gesamten Verkaufsprozess eines Unternehmens ab. Sie zeigt Ihnen alle Verkaufschancen, die den individuellen Vertriebsstufen Ihres Unternehmens entsprechen, etwa „Angebot erstellt“, „Verhandlung“ läuft oder „Auftrag gewonnen“.
Jede Phase kann mit Aktionen verknüpft werden, zum Beispiel E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben oder Erinnerungen für das Vertriebsteam. Über Drag-and-drop-Funktionen lassen sich Deals einfach zwischen den Phasen verschieben.
Filter, Berichte und Dashboards ermöglichen eine präzise Auswertung. Für Fertigungsunternehmen ist die Deal-Pipeline besonders nützlich, um komplexe Angebots- und Produktionszyklen zu steuern und den Auftragsfortschritt nachzuvollziehen.
Antwort: Bei der Datenmigration werden bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten aus Altsystemen sicher und vollständig in die HubSpot-CRM-Datenbank übertragen. Am Anfang steht die sorgfältige Bestandsaufnahme und Bereinigung Ihrer Daten. Spezielle Migrations-Apps unterstützen Sie bei dem Prozess und verhindern Datenverlust.
Nach dem Export der Daten aus dem alten CRM erfolgt der Import der bereinigten Daten auf die neue Plattform.
Wenn keine Fehlerbehebungen oder Nacharbeiten anfallen, gilt die Migration als abgeschlossen und das CRM kann produktiv genutzt werden. Parallel oder danach sollten Trainings stattfinden, um Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen
Ein Replatforming-Team begleitet Sie bei Bedarf mit einem individuellen Migrationsplan und Schulungen.
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