HubSpot CRM für das Gesundheitswesen
Viele medizinische Einrichtungen und Praxen arbeiten mit großen Datenmengen. Damit diese Informationen nicht im Chaos untergehen, gibt es CRM-Software von Anbietern wie HubSpot.
Eine Plattform wie das HubSpot CRM bietet Ihnen Workflows und erleichtert die Kommunikation. In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie das HubSpot CRM Sie als Arzt, Pflegekraft oder in der Verwaltung unterstützen kann.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Vernetzt Ihre Daten, Teams und Kundschaft auf einer einzigen Plattform
- Praktische All-in-One-Lösung
- Kostenloser HubSpot-Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
CRM-Systeme im Gesundheitswesen
Ein System für CRM (Customer-Relationship-Management) unterstützt Sie unter anderem dabei Daten und Prozesse zentral zu bündeln.
Wenn Sie ein CRM-System im Gesundheitswesen einsetzen, können als medizinische Einrichtung oder Arztpraxis von vielen weiteren Vorteilen profitieren.
Darauf sollten Sie bei einem CRM-System im Gesundheitswesen achten
Ein CRM-System sollte Sie bei der Verwaltung von Kontakten unterstützen und Sie von Routinetätigkeiten entlasten.
Gerade im medizinischen Sektor ist ein verantwortungsvoller Umgang mit Informationen von entscheidender Bedeutung. Eine CRM-Plattform muss daher unbedingt Datensicherheit und rechtliche Nachvollziehbarkeit gewährleisten.
Wichtige HubSpot-Funktionen für Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungspersonal
| Feature | Nutzen für Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungspersonal |
|---|---|
| KI-gestützte E-Mail- und Nachrichtenzusammenfassungen | Erleichtert die Verwaltung die Sichtung von organisatorischen Anfragen und Dokumenten. |
| KI-Chat | Unterstützt Praxisteams bei der Beantwortung häufiger Fragen in mehreren Sprachen. |
| Multichannel-Kommunikation in einer Inbox | Verwaltet nicht-personenbezogene Daten wie E-Mail oder SMS in einer zentralen Inbox. |
| Kalender-Funktion | Optimiert personelle Terminorganisation und die Zuweisung von Ansprechpartnern. |
| Custom Objects | Ermöglicht die Abbildung individueller Objekte im CRM. |
| Adaptive Workflows basierend auf Ereignissen | Automatisiert Follow-up-Prozesse und Erinnerungen. |
| Reporting | Unterstützt medizinische Einrichtungen bei der Überwachung von Kapazitäten und Ressourcennutzung. |
| Dokumentenfreigabe mit digitalem Tracking | Macht nachvollziehbar, wer Dokumente geöffnet hat. |
| Microsoft-Teams- und Zoom-Integration | Erleichtert die Verwaltung und interne Absprachen ohne Medienbruch. |
| Mobile App | Bietet Ärzten, Pflegekräften und Verwaltungspersonal mobilen Zugriff auf Aufgaben und Benachrichtigungen. |
Datenverwaltung mit dem HubSpot CRM
Das HubSpot CRM erfüllt hohe Anforderungen in Bezug auf Zugriffssteuerung, Protokollierung und Verschlüsselung. Dadurch können Daten so gespeichert und übertragen werden, dass unbefugte Zugriffe ausgeschlossen bleiben. Über gesicherte Kanäle werden Bestätigungen oder Erinnerungen geschützt übermittelt. Administratoren legen Rollen fest und verhindern so eine interne Fehlverwendung oder Fremdzugriffe auf das System.
Eine datenschutzfreundliche Konfiguration der HubSpot-CRM-Plattform umfasst eine sparsame Informationserfassung, eindeutige Einwilligungen und die regelmäßige Überprüfung von Löschfristen. Über Dashboards und Reports können berechtigte Personen jederzeit Auskunft über gespeicherte Informationen erhalten.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Vernetzt Ihre Daten, Teams und Kundschaft auf einer einzigen Plattform
- Praktische All-in-One-Lösung
- Kostenloser HubSpot-Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Das HubSpot CRM in bestehende Software und Systeme integrieren
Medizinische Einrichtungen können Drittanbieter-Software und Informationssysteme in das HubSpot CRM einbinden. Über eine Schnittstelle ermöglicht die Plattform den Austausch von Daten oder elektronischen Dokumenten mit vorhandenen Anwendungen.
Das HubSpot CRM wurde so entwickelt, dass die Software mit wachsenden Nutzerzahlen und steigenden Datenvolumina umgehen kann. Dadurch ist das System langfristig zukunftssicher.
Beachten Sie bei der Integration unbedingt die deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen. Wichtig sind vor allem die Anforderungen der DSGVO, speziellen TI-Richtlinien und IT-Sicherheitsgesetzen im Gesundheitswesen.
Workflow-Management mit dem HubSpot CRM
Das HubSpot CRM erfasst Anfragen, erleichtert die Kapazitätsprüfung und unterstützt bei der Koordination von Verschiebungen oder Ausfällen. Automatisierte Workflows sorgen für zuverlässige Abläufe, klar erkennbare Verantwortlichkeiten und eine unkomplizierte Versendung von Bestätigungen und Informationen. Auch Kontakte zu Partnerpraxen, Fachärzten oder Kliniken können Sie direkt in der Datenbank verwalten.
Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit dem HubSpot CRM
Mit dem HubSpot CRM können Mediziner, Pfleger und Verwaltungspersonal in einem gemeinsamen Workspace Notizen ergänzen und Dokumente verlinken. Die Plattform erlaubt es zudem, Kommentare an spezifische Datensätze zu knüpfen. Rückmeldungen oder Empfehlungen für ein bestimmtes Behandlungsteam sind somit sofort für alle sichtbar.
Mithilfe von Timeline-Einträgen lassen sich Ergebnisse oder Hinweise chronologisch darstellen. So können alle Beteiligten den Verlauf nachvollziehen.
Das HubSpot CRM ermöglicht auch die Verknüpfung externer Dateien . Ärzte, Pfleger, Therapeuten und die Verwaltung können ohne zusätzliche Systeme auf relevante Informationen zugreifen.
Feedback- und Qualitätsmanagement im HubSpot CRM
Auf Wunsch nimmt das HubSpot CRM Feedback systematisch auf. Die Rückmeldungen können an Kontakte geknüpft und in laufende Prozesse eingebunden werden.
Umfragen können im System hinterlegt und gezielt ausgespielt werden. So können Einrichtungen standardisierte Fragen versenden.
KPIs liefern zum Beispiel einen Einblick in die Versorgungseffizienz. Trends und Engpässe werden leichter erkennbar.
Sie erhalten aktuelle Auswertungen und können mithilfe von Visualisierungen Dinge wie Wartezeiten oder Rücklaufquoten optimieren.
Die HubSpot Academy schult den Umgang mit dem CRM-System
Angestellte im Gesundheitswesen können im Umgang mit dem HubSpot CRM geschult werden. Die HubSpot Academy ist die zentrale Anlaufstelle hierfür. Sie bietet praxisorientierte Lernpfade, die speziell auf unterschiedliche Rollen zugeschnitten werden können. Die Lerninhalte reichen von Grundlagen über die Erstellung von Workflows und Datenmanagement bis hin zu erweiterten Reporting-Funktionen.
Idealerweise beginnt die Schulung mit rollen- und aufgabenbezogenen Lernpfaden. Zunächst wird der Nutzer mit grundlegenden Modulen, der Navigation und den Funktionen für die Datenpflege vertraut gemacht. Anschließend folgen Übungen zu operativen Aufgaben.
Ergänzend zur HubSpot Academy können Einrichtungen selbstverständlich Workshops oder Trainingssessions mit erfahrenen Nutzern (Administratoren) durchführen. Dabei werden Prozesse oder Standardarbeitsanweisungen der jeweiligen Einrichtung vermittelt.
Für fortgeschrittene Anwender stehen spezialisierte Kurse zur Verfügung, darunter auch zur API-Integration. Zertifikate der HubSpot Academy können genutzt werden, um die Kompetenzen des Teams nachzuweisen.
Das HubSpot CRM im konkreten Einsatz
In Arztpraxen lässt sich die HubSpot-CRM-Plattform für die Aufgabenverteilung nutzen. Mitarbeiter können Tätigkeiten zuweisen, deren Bearbeitung verfolgen und Benachrichtigungen erhalten, sobald bestimmte administrative Schritte abgeschlossen sind. So behält Ihr Praxisteam den Überblick über alle wichtigen Vorgänge.
Pflegeeinrichtungen profitieren bei der Dokumentation von Prozessen von dem HubSpot CRM. Pflegekräfte können Pflegeaktivitäten, Präferenzen und Beobachtungen in einer Timeline nachverfolgen. Trigger lösen Benachrichtigungen für interne Übergaben oder kritische Ereignisse aus. Dadurch können Teams schneller reagieren. Das stärkt die Koordination zwischen Schichten und Fachbereichen.
Das HubSpot CRM ermöglicht in der Verwaltung von Kliniken eine koordinierte Steuerung interner Abläufe. So lassen sich beispielsweise Ressourcenplanung, Raumbelegung und Materialbereitstellung mit Workflows verknüpfen. Änderungen in einem Bereich sind somit für andere Bereiche einfacher einsehbar. Dashboards zeigen Kennzahlen wie Prozesszeiten, den Bearbeitungsfortschritt von Formularen oder interne Eskalationen an.
Das HubSpot CRM richtig nutzen
Wofür das CRM genutzt werden kann
- Organisatorisches Termin- und Ressourcenmanagement (z. B. Raumplanung, Geräteauslastung)
- Koordination von administrativen Abläufen (Urlaubspläne, Schichtwechsel, interne Übergaben)
- Automatisierte Workflows für organisatorische Prozesse (Erinnerungen, Benachrichtigungen, Aufgabenlisten)
- Interdisziplinäre Kommunikation und Zusammenarbeit (Notizen, Kommentare, freigegebene Dokumente ohne Patientendaten)
- Feedbackmanagement und Umfragen zur Patientenzufriedenheit (ohne medizinische Detailangaben)
Wofür das CRM nicht genutzt werden darf
- Speicherung oder Verarbeitung sensibler Patientendaten (Diagnosen, Befunde, Laborwerte, Medikationspläne)
- Verwaltung von Rezepten, Patientenakten (ePA) oder telematikinfrastrukturbezogenen Daten
- Als Ersatz für spezialisierte Klinik- oder Praxisinformationssysteme (KIS/PVS)
- Übermittlung vertraulicher Gesundheitsinformationen an Patienten (z. B. Befunde, Arztberichte)
- Langfristige Dokumentation medizinischer Krankengeschichten oder Therapiepläne
- Direkte Integration in TI-Dienste ohne spezielle Sicherheitszertifikate (z. B. KIM, eMP)
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu HubSpot CRM
Browser-Voraussetzungen
Am Desktop nutzen Sie einen der folgenden aktuellen Browser: Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge unter Windows; Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox unter macOS. Microsoft Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Mobile Nutzung
Auf Tablets oder Smartphones wird die webbasierte Ansicht nicht uneingeschränkt unterstützt. Empfohlen wird deshalb die Nutzung der HubSpot-App für iOS oder Android.
Internetverbindung
Die Software funktioniert webbasiert als Cloud-Plattform. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich. Es gelten Anforderungen von mindestens 10 Mbit/s im Up- und Download.
Antwort: Das Hosting erfolgt in einem Rechenzentrum, das sich in Deutschland befindet und von Amazon Web Services (AWS) betrieben wird. HubSpot betreibt produktbezogene Infrastruktur in mehreren Regionen, darunter auch in der Europäischen Union speziell in Deutschland.
Kunden mit Starter-, Professional- oder Enterprise-Abonnements können ihr Rechenzentrum auch wechseln. Die Kundendaten werden in dem regionalen Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet, inklusive Backup- und Disaster-Recovery-Funktionen innerhalb desselben Standorts, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.
Antwort: Das HubSpot CRM ist kein spezialisiertes Healthcare-CRM. Die Software wurde nicht für die Verarbeitung hochsensibler Gesundheitsdaten (z. B. elektronische Patientenakten, Befunde, eRezepte) entwickelt. Die Nutzung der Plattform für personenbezogene Gesundheitsinformationen im europäischen Raum ist nur eingeschränkt DSGVO-konform möglich.
Bitte beachten Sie, dass Bestätigungen oder Erinnerungen über HubSpot-E-Mail oder SMS technisch verschlüsselt werden. Es handelt sich jedoch nicht automatisch um eine rechtssichere Kommunikation gemäß DSGVO oder den speziellen IT-Sicherheitsgesetzen im Gesundheitswesen.
Für sensible Patientendaten sollten daher ergänzend sichere Kommunikationsdienste wie die Kommunikation im Medizinwesen (KIM) oder geschützte Patientenportale eingesetzt werden.
Antwort: Das HubSpot CRM bietet keine native Integration mit der Telematikinfrastruktur (TI) oder spezifischen Komponenten wie der eRezept- und ePatientenakte.
Das HubSpot CRM verfügt über eine API, die es Ihnen ermöglicht, externe Dienste einzubinden. Allerdings erfordert die Integration mit der Telematikinfrastruktur spezielle Sicherheitszertifikate und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Es ist wichtig, bei Integrationen die Datenschutzbestimmungen, insbesondere die Anforderungen der DSGVO, sowie die gesetzlichen Vorgaben im Gesundheitswesen zu berücksichtigen.
Antwort: Das HubSpot CRM liefert keine spezifischen Funktionen oder vorgefertigten Integrationen für die Verarbeitung von Daten aus Wearables, Telemonitoring-Geräten oder Gesundheits-Apps.
Wearables und Gesundheits-Apps sind in der Regel nicht direkt mit dem HubSpot CRM kompatibel. Die Integration solcher Geräte erfordert die Entwicklung individueller Schnittstellen, die den spezifischen Anforderungen und Standards der jeweiligen Geräte entsprechen.
Es ist wichtig, bei Integrationen die Datenschutzbestimmungen, insbesondere die Anforderungen der DSGVO, sowie die gesetzlichen Vorgaben im Gesundheitswesen zu berücksichtigen.
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