HubSpot CRM für Stiftungen
Die Digitalisierung verändert die Arbeitsweise von Stiftungen. Prozesse, die früher papierbasiert oder über kostspielige Insellösungen abgewickelt wurden, lassen sich heute zentral steuern. Mit dem HubSpot CRM legen Sie den Grundstein für die Verwaltung von Kontakten, Förderanträgen und Kommunikation.
Das Customer-Relationship-Management-System unterstützt Sie, indem es die Organisation von Fördergeldgebern, Spendern und Projektpartnern auf einer Plattform zusammenführt. Mit der Anwendung können Sie Antragsprozesse standardisieren, Nachrichten archivieren und Nachweise für Fördermittel automatisiert erfassen.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Vernetzt Ihre Daten, Teams und Kundschaft auf einer einzigen Plattform
- Praktische All-in-One-Lösung
- Kostenloser HubSpot-Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Customer-Relationship-Management für Stiftungen
Ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) ist eine Software zur Verwaltung von Kontakten, Prozessen und Informationen. Damit können Sie den administrativen Aufwand reduzieren und die Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Für Stiftungen, die mit vielen Akteuren zusammenarbeiten, bildet ein CRM die Grundlage für eine effiziente Kommunikation und Dokumentation aller Beziehungen.
5 wichtigste Anzeichen für die Notwendigkeit eines CRM für Stiftungen
- Verlorenes Spendenpotenzial durch fehlenden Überblick: Wenn es schwierig wird, engagierte oder potenzielle Spender zu identifizieren und gezielt anzusprechen, fehlt ein datenbasiertes Analysewerkzeug.
- Komplexe Beziehungen und Netzwerke werden unübersichtlich: Wenn die Verbindungen zwischen Förderern und Projektpartnern kaum nachvollziehbar sind und das Potenzial zur Vertiefung der Beziehungen nicht genutzt wird.
- Wissen und Kontakte gehen bei Mitarbeiterwechseln verloren: Wenn Informationen zu Projekten oder Unterstützern nicht erfasst werden und beim Ausscheiden von Mitarbeitern verloren gehen.
- Verschwendung von Ressourcen durch fehlende Automatisierung: Wenn Teams viel Zeit in Updates und Recherche investieren, statt sich auf zentrale Aufgaben zu konzentrieren, mangelt es an Automatisierung.
- Schwierigkeiten bei der datenbasierten Steuerung und Entscheidungsfindung: Wenn Entscheidungen auf Bauchgefühl oder Einzelmeinungen beruhen und keine Daten vorliegen, die helfen, Kampagnen oder Projekte gezielt zu steuern.
So hilft das HubSpot CRM bei der Stiftungsverwaltung
Mit der HubSpot-CRM-Software ordnen Sie E-Mails, Meetings und Anrufe direkt einem Kontakt zu. Wiedervorlagen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Fördergeldgeber oder Antragsteller rechtzeitig angesprochen werden.
Die HubSpot-CRM-Plattform ermöglicht zudem ein umfangreiches Reporting. Förderprojekte können mit Kennzahlen versehen und regelmäßig ausgewertet werden. Mithilfe von Monitoring-Funktionen lassen sich Entwicklungen leichter nachvollziehen.
Fördermittel-Management mit dem HubSpot CRM
Im HubSpot CRM können Fördermittelprozesse wie Antragseingang, Prüfung und Bewilligung systematisch mit den entsprechenden Kontakten verknüpft werden.
Die Segmentierung von Fördergeldgebern und Partnern eröffnet zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten. Über das HubSpot CRM lassen sich Geldgeber nach Kriterien wie Förderhöhe, Projektschwerpunkt oder zeitlicher Bindung gruppieren.
Rollen- und Rechteverwaltung im HubSpot CRM
Die Rollen- und Rechteverwaltung im HubSpot CRM ermöglicht es Stiftungen, ihre Organisationsstruktur systematisch im System abzubilden. Dadurch wird sichergestellt, dass für bestimmte Nutzergruppen nur die relevanten Daten sichtbar oder bearbeitbar sind.
Auch externe Nutzer wie Partner oder Dienstleister können mit begrenzten Zugriffsrechten eingebunden werden. Dadurch werden vertrauliche Informationen nicht unnötig offengelegt.
Die differenzierte Rechtevergabe trägt entscheidend zur Sicherheit Ihrer Stiftungsdaten bei. Im HubSpot CRM können nur autorisierte Personen Inhalte ändern. Das verhindert Fehler oder Manipulationen und sorgt für Transparenz.
Das HubSpot CRM mobil nutzen
Mit der HubSpot-App können Sie unterwegs aktuelle Informationen zu Förderanträgen, Spendern oder Partnern einsehen und ergänzen. Dadurch wird vermieden, dass Notizen zwischengespeichert oder manuell in das System übertragen werden müssen. Meetings oder Telefonate lassen sich direkt in der mobilen Anwendung dokumentieren. Diese Informationen stehen anschließend allen Beteiligten im CRM zur Verfügung.
Das bedeutet für Projektleiter, dass sie Projektfortschritte überprüfen können, auch wenn sie bei Partnern vor Ort tätig sind. Fundraiser profitieren davon, dass sie Kontaktdaten, Spendenzusagen oder Vereinbarungen mit bestehenden Profilen im CRM verknüpfen können.
Kalender und Kontakte lassen sich einfach synchronisieren. Termine, Erinnerungen oder Wiedervorlagen werden automatisch aktualisiert. Dadurch bleibt die Abstimmung zwischen Außendienst und Büro jederzeit gewährleistet.
Wichtige HubSpot-Funktionen für Stiftungen
| Feature | Nutzen für Stiftungen |
|---|---|
| KI-gestützte Pipeline-Forecasts | Automatische Prognosen, welche Förderanträge oder Spenden am wahrscheinlichsten erfolgreich werden |
| Generative E-Mail-Assistenten | KI-Vorschläge für personalisierte Dankes- und Follow-up-Mails mit Compliance-Check (DSGVO-kompatibel) |
| Donor Journey Maps | Visualisierung vom Erstkontakt bis zur wiederholten Zuwendung |
| Automatisierte Compliance-Dokumentation | Automatisches Hinzufügen von DSGVO-Dokumentationen und Einwilligungen bei neuen Kontakten |
| Multi-Touch Attribution für Non-Profit-Organisationen | Nachverfolgung, welcher Kommunikationskanal (E-Mail, Webseite) den größten Aufwand/Ertrag bringt |
| Mobiler Offline-Modus | Nutzung der App auch ohne Internet – z. B. bei Außenterminen; Daten synchronisieren sich später automatisch |
| KI-gestützte Kontakt-Deduplizierung | Zusammenführen von mehrfach erfassten Förderern/Spendern, ohne Datenverlust |
Das HubSpot CRM skaliert mit dem Wachstum Ihrer Stiftung
Neben der ortsunabhängigen Arbeit ist auch die Frage entscheidend, wie flexibel das System mit wachsenden Anforderungen umgehen kann.
Die Datenfelder lassen sich an die spezifischen Anforderungen von Förderprogrammen anpassen. Workflows können bei Bedarf erweitert oder neu definiert werden, beispielsweise wenn zusätzliche Schritte in der Projektsteuerung erforderlich sind.
Die Plattform schafft eine Basis für langfristige Entwicklungen und begleitet diese. Dadurch wird das CRM nicht nur zur Datenbank, sondern auch zum Steuerungsinstrument.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Vernetzt Ihre Daten, Teams und Kundschaft auf einer einzigen Plattform
- Praktische All-in-One-Lösung
- Kostenloser HubSpot-Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Grenzen von CRM-Systemen im Stiftungsumfeld
Das HubSpot CRM bietet viele Funktionen. Dennoch stößt die Stiftungsverwaltung mit der Plattform an ihre Grenzen. So können beispielsweise Budgetplanung, Mittelverwendung und eine detaillierte Finanzverwaltung nicht innerhalb des Systems abgebildet werden.
Auch das Vertragsmanagement, die rechtliche Dokumentation und die Prüfung von Fördermittelauflagen lassen sich nicht über die Plattform abwickeln. Für diese komplexen Aufgaben und Auflagen bleibt der Bedarf an spezialisierter Software bestehen.
HubSpot-Integration in die bestehenden IT-Systeme
Um Lücken zu schließen, ist es entscheidend, das CRM in andere Systeme zu integrieren. Über Schnittstellen lassen sich vorhandene Anwendungen für die Bereiche Buchhaltung, Dokumentenmanagement und E-Mail-Kommunikation anbinden.
Die API (standardisierte Schnittstelle) von HubSpot macht Workarounds oder technische Eigenentwicklungen für die Anbindung externer Software überflüssig. Als Stiftung können Sie Ihre bisherige Software weiterhin nutzen und gleichzeitig die Vorteile der Integration nutzen.
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Schulung und Change Management
Die technische Integration allein reicht nicht aus. Damit das HubSpot CRM sein volles Potenzial entfalten kann, müssen Mitarbeiter eingebunden und gezielt geschult werden.
Schulungen sollten praxisnah gestaltet sein und die typischen Aufgaben Ihrer Organisation widerspiegeln.
Darüber hinaus ist ein strukturiertes Change Management notwendig, um Akzeptanz sicherzustellen.
Neue Abläufe stoßen häufig auf Abwehrhaltungen, wenn der Mehrwert nicht erkennbar ist. Daher sollte Verantwortliche aufzeigen, wie das CRM die Arbeitsprozesse konkret erleichtert.
Es sollte zudem eine interne Ansprechperson geben, die Fragen beantworten und als Multiplikator wirken kann.
Praxis-Tipps für den erfolgreichen HubSpot-Einsatz in Stiftungen
- Verknüpfung von Kontakten und Organisationen etablieren: Nutzen Sie die Funktionen von dem HubSpot CRM gezielt, um einzelne Kontaktpersonen ihren jeweiligen Organisationen zuzuordnen. So behalten Sie auch bei vielen Partnern und Förderern den Überblick über komplexe Beziehungsnetzwerke.
- Automatisierte Prozesse schrittweise einführen und testen: Fangen Sie mit einfachen HubSpot-Workflows an. Erweitern Sie diese erst nach erfolgreichem Test schrittweise auf komplexere Abläufe.
- Regelmäßige Datenpflege sicherstellen: Planen Sie wiederkehrende Termine für die Datenbereinigung in Ihren Stiftungsalltag ein. Um eine hohe Datenqualität im HubSpot CRM zu gewährleisten, sollten Sie regelmäßig Duplikate entfernen und Kontakte aktualisieren.
- Integration mit weiteren genutzten Tools prüfen: Stellen Sie sicher, dass Softwarelösungen wie E-Mail-Programme oder Systeme für das Dokumentenmanagement mit dem HubSpot-CRM verbunden sind.
- Feedback nutzen: Starten Sie die HubSpot-Einführung mit einem kleinen Team aus Projektleitern oder Fundraisern. Lassen Sie die Mitarbeiter frühzeitig Erfahrungen sammeln und holen Sie Feedback ein, um die Nutzung zu optimieren.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu HubSpot CRM
Browser-Voraussetzungen
Am Desktop nutzen Sie einen der folgenden aktuellen Browser: Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge unter Windows; Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox unter macOS. Microsoft Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Mobile Nutzung
Auf Tablets oder Smartphones wird die webbasierte Ansicht nicht uneingeschränkt unterstützt. Empfohlen wird deshalb die Nutzung der HubSpot-App für iOS oder Android.
Internetverbindung
Die Software funktioniert webbasiert als Cloud-Plattform. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich. Es gelten Anforderungen von mindestens 10 Mbit/s im Upload und Download.
Antwort: Das HubSpot CRM erfüllt eine Reihe von Standards, die für den datenschutzkonformen Einsatz in Deutschland und Europa wesentlich sind. Die Plattform ist so gestaltet, dass sie die Vorgaben der DSGVO unterstützt. Dazu gehören Funktionen zur Dokumentation der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, etwa Einwilligung oder berechtigtes Interesse. Durch differenzierte Rollen- und Rechteverwaltung können Administratoren festlegen, welche Nutzer Zugriff auf bestimmte Kontakte, Inhalte oder Tools erhalten. Für die sichere Übertragung setzt HubSpot auf SSL-Verschlüsselung, die standardmäßig in gehosteten Inhalten wie Webseiten oder Landing Pages integriert ist. Im Bereich der Integrationen greift ein Sicherheitsrahmen: API-Verbindungen arbeiten mit modernen Authentifizierungsverfahren wie OAuth, wobei Zugriffstoken zeitlich begrenzt sind und regelmäßig erneuert werden müssen. Stiftungen profitieren zudem von einer hohen Systemverfügbarkeit, die laut HubSpot bei rund 99,99 Prozent liegt, sowie von Schutzmaßnahmen gegen Angriffe wie DDoS durch Firewalls und Überwachungssysteme. Ergänzend kann in höheren Produktversionen Single Sign-On über SAML 2.0 genutzt werden, um zentrale Anmeldeprozesse beispielsweise mit Microsoft Azure oder Okta zu steuern.
Antwort: Gemeinnützige Stiftungen, die Zwecke wie Bildung, Wissenschaft, Kunst, Umweltschutz oder soziale Hilfe verfolgen. Förderstiftungen, die vor allem externe Projekte oder Organisationen unterstützen. Operative Stiftungen, die eigene Programme umsetzen, Einrichtungen betreiben oder spezialisierte Dienste anbieten.
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