Lohnabrechnung online einsehen
So ermöglichen Sie als Arbeitgeber Ihren Angestellten einen schnellen Zugriff
Der klassische Versand von Gehaltsabrechnungen – drucken, kuvertieren, verschicken – wirkt heute beinahe wie ein Relikt aus der Ära der Gaslaternen und Pferdekutschen. Lassen Sie die Vergangenheit hinter sich. Moderne Lohnabrechnungssoftware mit digitalen Self-Service-Portalen ermöglicht Ihren Mitarbeitern den schnellen und sicheren Zugriff auf ihre Lohnscheine; gleichzeitig wird ihr HR-Team durch praktische Funktionen entlastet.
Unser Ratgeber zeigt Ihnen, welche Softwarelösungen sich für die digitale Bereitstellung eignen, welche Funktionen für eine gesetzeskonforme Umsetzung notwendig sind und worauf Sie bei der Einführung achten sollten. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Personalabteilung durch die neuen Freiräume wichtigeren Aufgaben widmen und sich auf das konzentrieren kann, was zählt: die Menschen hinter den Zahlen.
Welche Vorteile hat die digitale Lohnabrechnung mit Self Service für Arbeitgeber?
Der digitale Zugriff auf Lohnabrechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie können die Erstellung von Gehaltsdokumenten zu einem großen Teil automatisiert und über ein Self-Service-Portal den Mitarbeitern bereitstellen. Rückfragen zu verlorenen gegangenen oder fehlenden Unterlagen reduzieren sich auf ein Minimum, manuelle Arbeitsschritte entfallen und die Personalabteilung wird entlastet. Die Zufriedenheit der Belegschaft steigt, denn Angestellte können ihre Abrechnungen mit einem entsprechenden Login jederzeit über das Smartphone oder in einem Webbrowser einsehen. Fehlerhafte Ablagen oder Mehrfachzustellungen lassen sich durch eine zentrale, revisionssichere Speicherung vermeiden. Der Verzicht auf Papier wirkt sich zusätzlich positiv auf das Budget des Unternehmens und die Umwelt aus.
Self Service mit Sage
Die cloudbasierten SaaS-Anwendungen Sage Business Cloud Lohnabrechnung und Sage Payroll speichern Lohnscheine direkt nach der Freigabe zentral im System. Ihre Angestellten können Dokumente über ein Dashboard im Mitarbeiterportal einsehen und herunterladen. Der Zugriff auf das Dashboard ist per Android- / iOS-App oder über einen aktuellen Browser nach Anmeldung möglich.
Als Arbeitgeber verwalten Sie die Benutzerkonten, steuern die Sichtbarkeit der Dokumente und behalten die Kontrolle über die Datenfreigabe. Der digitale Abruf ersetzt vollständig die papiergestützte Verteilung. Der administrative Aufwand sinkt.
Sage Payroll
- Erstellt fehlerfreie und gesetzeskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Verwaltet Mitarbeiterdaten in digitalen Personalakten
- Bietet Self Service für Mitarbeiter
- Gewährleistet eine DSGVO-konforme Verarbeitung der erfassten Daten
- 30 Tage kostenlos testen
Kurzübersicht: Self Service von Sage Payroll
Entscheiden Sie als Arbeitgeber bzw. Personalverantwortlicher, dass ein Angestellter Zugriff zum Mitarbeiter-Self-Service erhalten soll, wird er automatisch angelegt. Anschließend wird eine Einladungs-E-Mail mit einer Aktivierung für den Zugang versendet.
Vorteile für Arbeitgeber und Personalmanager
- Keine Papierabrechnungen mehr
- Weniger Rückfragen durch Mitarbeiter
- Revisionssichere, DSGVO-konforme Ablage
- Zugriff durch Mitarbeiter jederzeit über Mobil-App und Webbrowser
- Reduzierter Verwaltungsaufwand in der HR
So aktivieren Sie den Self Service
- Melden Sie sich in Sage Payroll als Administrator an.
- Navigieren Sie zu „Mitarbeiterverwaltung > Mitarbeiterprofil“.
- Aktivieren Sie dort den Self-Service-Zugang.
- Eine Einladungs-E-Mail mit Aktivierungslink wird automatisch versendet.
- Mitarbeiter öffnet den Link aus der Einladungs-E-Mail.
- Registrierung erfolgt per Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Login über App (iOS/Android) oder Webportal.
- Nach erfolgreicher Anmeldung können Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Nachweise eingesehen oder heruntergeladen werden.
- Mitarbeiter erhält Push-Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten.
- Frühere Dokumente bleiben dauerhaft verfügbar.
- Sortierung und Filterung nach Zeitraum und Dokumenttyp möglich.
- Mitarbeitende können direkt über das Portal Urlaube, Krankheitstage und andere Abwesenheiten beantragen.
- Das Über den Menüpunkt „Abwesenheiten > Antrag stellen“.
- Der Antrag wird automatisch an die zuständige Führungskraft oder HR-Abteilung weitergeleitet.
- Diese kann die Abwesenheit mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
- Mitarbeiter werden über den Genehmigungsstatus per Benachrichtigung informiert.
Die mobile App für das Mitarbeiterportal von Sage (Android/iOS)
Die Mitarbeiter-App von Sage ist auf Anwenderfreundlichkeit und Funktionalität ausgelegt. Ihre Angestellten erhalten über die App direkten Zugriff auf Lohn- und Gehaltsdokumente. Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise werden übersichtlich dargestellt und lassen sich jederzeit abrufen. Neben aktuellen Abrechnungen bietet die App Zugriff auf ein vollständiges Archiv früherer Dokumente. Über neue Inhalte werden die Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung informiert.
Der Zugriff setzt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung voraus. Alle Verbindungen sind SSL-verschlüsselt. Damit erfüllt die Anwendung auch erhöhte Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten.
| Funktion | Webbrowser | Mobile App (iOS/Android) |
|---|---|---|
| Push-Benachrichtigungen | Nein | Ja |
| Lohnabrechnungen anzeigen und herunterladen | Ja | Ja |
| Archivzugriff auf ältere Dokumente | Ja | Ja |
| Abwesenheiten beantragen / Anträge stellen | Ja | Ja |
| Zwei‑Faktor‑Authentifizierung (2FA) | Ja | Ja |
| Benutzerfreundliche Bedienung | Gut | Sehr gut |
Wie schnell ist Sage Payroll Self Service einsatzbereit?
Sage Payroll Self Service ist in der Regel sehr schnell einsatzbereit, cloudbasierte Lösung handelt, die keine Installation erfordert. Nach der Registrierung und Einrichtung Ihres Sage Payroll Kontos können Sie Mitarbeiterdaten verwalten und den Self-Service für Ihre Angestellten bereitstellen. Dafür sollten sie mindestens 30 Minuten bis 2 Stunden einplanen (für die Erstanlage eines Mitarbeiters ist mit maximal etwa 10–20 Minuten zu rechnen, sofern alle Informationen griffbereit sind).
Wichtig: Die tatsächliche Zeit bis zur Einsatzbereitschaft hängt in der Praxis von der Komplexität Ihrer Anforderungen und vom Umfang der zu übernehmenden Daten ab, aber die technische Bereitstellung ist sofort möglich.
Voraussetzungen und Vorbereitungen für die digitale Lohabrechnung
Bevor Lohnabrechnungen online bereitgestellt werden können, müssen Unternehmen einige grundlegende Voraussetzungen schaffen.
Für die Einführung von Sage Payroll oder Sage Business Cloud Lohnabrechnung benötigen Sie vor allem eine stabile Internetanbindung. Darüber hinaus sollten mobile Endgeräte oder Desktop-Arbeitsplätze vorhanden sein, über die Ihre Angestellten die App nutzen oder den Login über den Webbrowser durchführen können.
Klären Sie mit Ihrem HR-Team die Zuständigkeit für die Nutzerverwaltung sowie Rechtevergabe für den Zugriff auf die Gehaltsdokumente. Sie als Arbeitgeber sind in der Verantwortung und müssen sicherstellen, dass das Verfahren den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht (Sage Software arbeitet bereits DSGVO-konform). Setzen Sie Ihre Mitarbeiter darüber in Kenntnis, welche Daten verarbeitet werden und wie Berechtigungen geregelt sind. In vielen Fällen ist eine ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen erforderlich, etwa wenn Gehaltsdaten in der App angezeigt werden sollen.
Rollout in der Praxis: So integrieren Sie Sage Software in Ihren HR-Alltag
Damit die Einführung von Anwendungen wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung und Sage Payroll problemlos funktioniert, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor. Im ersten Schritt sollte das HR-Team alle Mitarbeiter über die neue Lohnabrechnungslösung informieren. Eine kurze Anleitung zur Nutzung der App sowie der Verweis auf die FAQ-Dokumente von Sage helfen, viel der aufkommenden Fragen im Vorfeld zu beantworten. Bei Bedarf kann eine kurze Schulung sinnvoll sein, etwa im Rahmen eines Team-Meetings. Sie können dafür auch die Angebote der Sage Academy nutzen. Sie bietet Unternehmen und Anwendern maßgeschneiderte Schulungen und Online-Seminare rund um alle Sage-Produkte. Wollen Sie von einem alten Lohnabrechnungssystem auf eine Sage Software wechseln, fragen Sie nach dem Sage Migrationsservice.
Vor einem unternehmensweiten Rollout ist eine Testphase empfehlenswert. Dafür nutzt eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern die Software zunächst unter realen und praxisnahen Bedingungen. Die Rückmeldungen dieser Gruppe geben Ihnen wertvolle Hinweise für das weiter Vorgehen und helfen, technische oder organisatorische Stolperstellen frühzeitig zu erkennen.
Auch nach der Einführung bleiben Ihre Angestellten nicht sich selbst überlassen. Im Unternehmen sollte ein fester Ansprechpartner für Fragen benannt werden. Bei technischen Problemen steht außerdem der Support von Sage zur Verfügung.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu Sage Payroll und Sage Business Cloud Lohnabrechnung
Antwort: Im Self-Service-Mitarbeiterportal von Sage Payroll und Sage Business Cloud Lohnabrechnung stehen Ihren Mitarbeitern relevante Dokumente digital zur Verfügung. Dazu gehören insbesondere die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen sowie Nachweise zur Sozialversicherung. Darüber hinaus haben Mitarbeiter Zugriff auf ein persönliches Archiv, in dem frühere Abrechnungen chronologisch und revisionssicher gespeichert sind. Die Dokumente können jederzeit als PDF heruntergeladen werden.
Antwort: Sage gewährleistet im Self-Service-Mitarbeiterportal von Sage Business Cloud Lohnabrechnung sowie Sage Payroll hohe Sicherheit und zuverlässigen Datenschutz nach Standards wie ISO 27002, NIST und AICPA sowie SOC 2 und PCI DSS. Ihre Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU / Deutschland verarbeitet und gespeichert (inklusive Backups), was volle DSGVO-Compliance gewährleistet. Übertragungen werden mit TLS/SSL und 256-Bit-Verschlüsselung geschützt. Sage setzt zudem auf Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Antwort: Bei Sage Business Cloud Lohnabrechnung erfolgt die Integration mit anderen HR-Systemen über standardisierte Schnittstellen, die besonders für Verknüpfungen mit Buchhaltungs- und Personalwirtschaftslösungen ausgelegt sind. So lassen sich Arbeitszeiten aus Zeiterfassungs- und Dienstplan-Tools von anderen Anbietern integrieren.
Für Sage Payroll ist eine Integration von externen HR-Systemen normalerweise nicht erforderlich, da das Produkt bereits eine grundlegende HR-Funktionalität besitzt.
Benötigen Sie jedoch umfangreichere Features für anspruchsvolle Aufgaben, können Sie Sage Payroll mit Sage HR bzw. Sage HR Suite verbinden. Dadurch lassen sich Mitarbeiterdaten wie Personalstammdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten automatisch synchronisieren. Sage HR Suite erweitert Sage Payroll unter anderem mit Funktionen für das Bewerbermanagement.
Antwort: Sage Business Cloud Lohnabrechnung (Standard und Plus) erfüllen sämtliche Anforderungen an GoBD- / GDPdU-konforme Speicherung und Archivierung. Alle abrechnungsrelevanten Daten sind strukturiert verfügbar und elektronisch abrufbar. Die Cloud-Software bietet außerdem standardisierte Schnittstellen für den Export prüfungsrelevanter Daten, etwa im IDEA-Format an, wodurch eine elektronische Betriebsprüfung (euBP) möglich ist.
Auch Sage Payroll unterstützt eine GoBD-konforme Ablage und stellt Dokumente für Betriebsprüfungen strukturiert bereit.
Antwort: Die gesetzlichen Vorgaben für die Langzeitarchivierung von Lohnabrechnungen in der Cloud sehen für Deutschland vor, dass diese Unterlagen steuer- und sozialversicherungsrechtlich revisionssicher und dauerhaft archiviert werden müssen. Nach §147 der Abgabenordnung (AO) und §257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind Entgeltunterlagen, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, mindestens sechs Jahre (früher zehn Jahre) aufzubewahren, da sie zu den Buchungsbelegen zählen. Außerdem regelt das Sozialgesetzbuch IV (§28f SGB IV) die Aufbewahrung sozialversicherungsrelevanter Unterlagen mit einer Mindestfrist von fünf Jahren, wobei aus Gründen der Rechtssicherheit vielfach zehn Jahre empfohlen werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung oder Lohnzahlung erfolgte.
Antwort: Die Systemvoraussetzungen für Sage Payroll und Sage Business Cloud Lohnabrechnung mit Self Service sind gering. Eine lokale Installation auf Servern oder Arbeitsplätzen ist nicht erforderlich.
Für Arbeitgeber (Admin-/HR-Zugriff): Vorausgesetzt wird eine stabile Internetverbindung sowie ein aktueller Webbrowser wie Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox oder Safari (Mac). Die Software ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel (empfohlen wird eine aktuelle Version von Microsoft Windows oder macOS). Die Nutzung ist auf Desktop-PCs, Macs oder Smartphones und Tablets möglich.
Für Mitarbeiter (Self-Service-Zugang): Der Zugriff auf das Mitarbeiterportal ist sowohl über einen aktuellen Webbrowser als auch über die Sage App möglich. Die App steht für Android (ab Version 8.0) und iOS (ab Version 13.0) in den gängigen App-Stores zur Verfügung. Die Registrierung und Anmeldung erfolgt aus Sicherheitsgründen per Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Antwort: Das Bundesarbeitsgericht hat am 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) entschieden, dass ein Arbeitgeber seiner Pflicht zur Lohnabrechnung nachkommt, wenn diese in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt wird. Der Arbeitnehmer trägt die Verantwortung, die Abrechnung abzurufen. Sie müssen also keine Papierabrechnung zur Verfügung stellen.
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