Hauptbuch führen
Die Vorteile von Sage Intacct nutzen
In unserem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Unternehmen mit Sage Intacct ihre Buchhaltung nicht nur vereinfachen, sondern auch aktiv zur Steuerung und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen nutzen können.
Sage Intacct ist eine cloudbasierte Lösung, die unter anderem Module für Debitoren, Kreditoren und Berichterstattung enthält. Ein Hauptbuch bildet darüber hinaus Geschäftsvorfälle ab und sorgt für konsistente Daten.
Sage Intacct
- Optimiert Buchhaltung, Rechnungswesen und Zahlungsabgleich
- Liefert interaktive Übersichten und datenbasierte Einblicke für fundierte Geschäftsentscheidungen
- Bietet API-Anbindung und Integration mit Salesforce, Expensify oder anderen Business-Tools
- Mit ERP-Funktionen für Multi-Entity und Cashflow
Hauptbuch führen mit Sage Intacct
Das Hauptbuch in Sage Intacct ist als „General Ledger“ das Herzstück der Software. Es bildet alle Transaktionen zentral ab und ist modular aufgebaut. Dadurch lassen sich Strukturen flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Anstatt für jede Kostenstelle oder Abteilung eigene Konten einzurichten, können Buchungen mit Dimensionen wie Standort, Projekt oder Kunde versehen werden. Diese Zusatzinformationen reduzieren die Anzahl der Konten, schaffen Übersicht und erleichtern das Reporting erheblich.
Anders als bei vielen klassischen Systemen, die häufig nur periodisch buchen, werden Transaktionen bei Sage Intacct in Echtzeit aktualisiert. Dadurch sind Berichte und Kennzahlen jederzeit aktuell verfügbar und die Liquidität, die Kosten und die Erträge können besser gesteuert werden.
5 Anzeichen, die darauf deuten, dass Sie eine neue Finanzmanagementlösung benötigen
Buchungen, Abstimmungen und Reports werden noch von Hand erledigt und kosten zu viel Zeit.
Finanzzahlen stehen erst verspätet zur Verfügung, Entscheidungen basieren auf veralteten Daten.
Zusätzliche Standorte oder internationale Währungen lassen sich mit dem aktuellen System nicht abbilden.
Bestehende Systeme (z. B. CRM, E-Commerce, Lohnbuchhaltung) sind nicht mit Ihrem Finanzmanagement integriert.
Sie haben Probleme mit Compliance oder Datensicherheit.
Automatisierung und hilfreiche Funktionen für die Hauptbuchführung
Sage Intacct kann Transaktionen entweder festen Konten zuordnen oder sie anhand dynamischer Regeln verteilen, beispielsweise nach Umsatzanteilen oder Projektkennzahlen.
Rechnungen werden automatisch erfasst, geprüft und mit den entsprechenden Buchungen im Hauptbuch verknüpft. Dadurch wird nicht nur der Zahlungsverkehr beschleunigt, sondern es wird auch sichergestellt, dass alle Transaktionen korrekt in die Finanzbuchhaltung einfließen.
In Sage Intacct lassen sich Genehmigungsprozesse individuell einrichten, sodass Buchungen vor der endgültigen Erfassung geprüft werden. Ergänzend unterstützt die integrierte „Outlier Detection“ die Identifikation ungewöhnlicher Werte oder fehlerhafter Eingaben. So bleibt die Datenbasis verlässlich und die Vorgaben der GoBD lassen sich leicht einhalten.
Multi-Entity-Management und einfache Konsolidierung
Mit dem Multi-Entity-Management von Sage Intacct können einzelne Unternehmenseinheiten wie Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder Geschäftsbereiche separat abgebildet werden. Jede Einheit kann mit eigenem Kontenplan, eigenen Regeln und spezifischen Genehmigungsprozessen eingerichtet werden. So lassen sich unterschiedliche Anforderungen an Buchhaltung und Berichterstattung innerhalb einer Konzernstruktur verwalten.
Sage Intacct unterstützt unter anderem auch Intercompany-Transaktionen. Dabei handelt es sich um selbstausgleichende Buchungen („self-balancing inter-entity transactions“), die sicherstellen, dass jede Transaktion automatisch korrekt auf beiden Seiten verbucht wird.
Bei der automatischen Konsolidierung werden Finanzdaten aller Entitäten in Echtzeit zusammengeführt. Diese stehen Ihnen für Auswertungen zur Verfügung, die aktuelle Zahlen widerspiegeln und für Analysen genutzt werden können.
Sage Intacct unterstützt verschiedene Branchen und Einsatzzwecke
Insbesondere Dienstleistungsunternehmen, produzierende und fertigungsnahe Unternehmen sowie NGO profitieren von den Funktionen von Sage Intacct. Sie arbeiten häufig projekt- oder mandantenorientiert, verwalten mehrere Standorte, müssen Kostenstellen trennen oder strenge regulatorische Vorschriften beachten.
Viele Betriebe und Organisationen nutzen die Software, um Monats- und Jahresabschlüsse schneller zu erstellen. Sage Intacct trägt zudem zur Einhaltung von Rechnungslegungsstandards bei. Die Cloud-Lösung bietet standardisierte Berichte und Dokumentationen. Unternehmen, die mit mehreren Währungen arbeiten, erhalten eine konsistente Übersicht über ihre Finanzlage. Dabei werden Wechselkurse automatisiert berücksichtigt.
Implementierung von Sage Intacct für die Hauptbuchführung
In der Vorbereitungsphase für die Implementierung der Hauptbuchführung mit Sage Intacct steht die Analyse der bestehenden Buchführung im Mittelpunkt. Klären Sie dazu folgende Fragen: Welche Abläufe sind vorhanden? Welche Anforderungen ergeben sich aus der Rechnungslegung? Welche Steuerungsziele haben Sie? Auf dieser Grundlage werden Dimensionen, Kontenpläne und die Entity-Struktur definiert. Von Beginn an sollten wichtige Abteilungen wie das Finanzwesen, die Buchhaltung, die IT und gegebenenfalls externe Berater eingebunden werden.
Bei der technischen Einrichtung folgt die Implementierung des Kernhauptbuchmoduls. Sie konfigurieren Dimensionen, Zuweisungsregeln und Automatisierungen, damit Buchungen präzise verarbeitet werden können. Für Unternehmen mit mehreren Einheiten legen Sie Entities an. Um Hauptbuchprozesse zu erweitern, können Module für Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Cash-Management integriert werden.
In der Testphase validieren Sie alle Schritte. Dazu führen Sie Probebuchungen durch und prüfen praxisnahe Szenarien.
Zum Abschluss folgen Schulungen und der Rollout. Ihre Mitarbeiter lernen unter anderem, wie sie Dimensionen nutzen, Kontenpläne pflegen und Genehmigungsprozesse einhalten. Zudem ordnen sie Verantwortlichkeiten zu und definieren die Frequenzen von Buchungen und Abschlüssen. So stellen Sie einen geordneten Übergang in den Live-Betrieb sicher.
Grenzen und Herausforderungen beim Wechsel zu Sage Intacct
Stellen Sie vor einem Wechsel zu Sage Intacct sicher, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation den Migrationsaufwand stemmen kann. Daten aus Alt-Systemen und historische Buchungen müssen vollständig und korrekt übernommen werden. Abweichungen oder unvollständige Bestände können die Qualität der neuen Datenbasis nämlich beeinträchtigen.
Die Komplexität steigt besonders bei Multi-Entity-Strukturen. Interne Abstimmungen, Logiken sowie die korrekte Abbildung firmeninterner Prozesse und Transaktionen erfordern eine detaillierte Planung und die Festlegung von Verantwortlichkeiten.
Buchhaltungs- und Finanzabteilungen müssen sich mit neuen Funktionen und Workflows vertraut machen. Damit verbunden ist ein professionelles Change Management. Rollen und Verantwortlichkeiten verändern sich, was Schulungen und Kommunikation erforderlich macht. Planen Sie für die gesamte Migration daher genügend Zeit ein.
Sage Intacct: Die Vorteile gegenüber klassischer Buchhaltung
| Kriterium | Sage Intacct | Klassische Buchhaltung |
|---|---|---|
| Automatisierung | Automatisierte Workflows, Buchungen und Abstimmungen reduzieren Fehler und manuelle Arbeit. | Hoher manueller Aufwand bei Routinen, fehleranfällig und zeitintensiv. |
| Echtzeit-Transparenz | Dashboards und KPI liefern aktuelle Finanzdaten für schnelle Entscheidungen. | Berichte stehen meist erst nach Monats- oder Jahresabschluss bereit. |
| Zugriff | Cloudbasiert für orts- und zeitunabhängigen Zugriff. | Oft lokal installiert, Zugriff nur im Unternehmen oder per Remote-Lösung. |
| Skalierbarkeit | Modular erweiterbar, unterstützt Multi-Entity-Management und viele internationale Währungen. | Starre Strukturen, Erweiterungen nur mit hohem Aufwand möglich. |
| Integrationen | Entwickler-API, Schnittstellen zu CRM-, E-Commerce- und DATEV-Systemen. | Oft isolierte Systeme, Schnittstellen müssen individuell entwickelt werden. |
| Compliance und Sicherheit | Regelmäßige Cloud-Updates, Datenverarbeitung in ISO- und SOC-konformen Rechenzentren. | Sicherheits- und Compliance-Aufwand liegt beim Unternehmen, manuelle Updates notwendig. |
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu Sage Intacct
Antwort: Sage Intacct wird als Monats-, Vierteljahres- oder Jahresabonnement lizenziert.
Antwort: Die Hauptzielgruppen für die Software sind vor allem:
- Wachstumsstarke kleine und mittelständische Unternehmen, die eine umfassende, cloudbasierte Finanzmanagementlösung benötigen.
- Finanzleiter, CFOs und Finanzteams, die Echtzeitdaten, Automatisierung und erweiterte Reporting- und Analysefunktionen benötigen, um fundierte, strategische Entscheidungen schneller treffen zu können.
- Unternehmen aus produkt- und serviceorientierten Branchen, die ihre Finanzprozesse automatisieren, die Fehlerquote minimieren und die Skalierbarkeit ihres Finanzmanagements verbessern wollen.
- Non-Profit-Organisationen, die spezielle Funktionen für Fördermittelverwaltung und Fondsbuchhaltung nutzen.
- Payroll-Manager und Buchhaltungsteams, die robuste Lohnbuchhaltung und automatisierte Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung suchen.
Antwort: Ja, Sage Intacct unterstützt das DATEV-Format über eine standardisierte Exportfunktion. Buchungsdaten, Konten, Kunden- und Lieferantenstammdaten können direkt in das von DATEV verwendete CSV-Format ausgegeben werden. Dadurch lassen sich Finanzdaten ohne Umwege unter anderem an den Steuerberater übertragen.
Antwort: Sage Intacct ist eine reine Cloud-Lösung. Die Daten werden in zertifizierten deutschen Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) gehostet. Diese Standorte erfüllen internationale Sicherheits- und Datenschutzstandards und gewährleisten ein hohes Maß an Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Datensicherheit.
Antwort: Sage Intacct ist DSGVO-konform und bietet die notwendigen Voraussetzungen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung für Unternehmen.
Sage Intacct stellt eine spezielle Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bereit, die die Rollen des Auftraggebers und -verarbeiters klar regelt. Unternehmen, die Sage Intacct nutzen, können sich darauf verlassen, dass vertragliche und technische Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten erfüllt werden, sofern die Software richtig eingerichtet und betrieben wird.
Trotz der Software-Konformität liegt die endgültige Verantwortung für die DSGVO-Einhaltung bei jedem Unternehmen selbst. Die richtige Nutzung, regelmäßige Datenschutzschulungen und die Anpassung der eigenen Prozesse sind wesentlich, damit Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet bleiben.
Antwort: Sage stellt Ihnen professionelle Beratungsexperten oder den Kontakt zu zertifizierten Partnern zur Verfügung, die Sie bei der Implementierung begleiten.
Je nach Unternehmensgröße und Bedarf werden mehrere Implementierungsmethoden angeboten, um eine problemlose Integration in bestehende Prozesse zu gewährleisten.
Darüber hinaus stellt Sage Schulungsmaterial bereit, über das sich Ihre Mitarbeiter mit den Funktionen und Vorteilen der Software vertraut machen können.
Antwort: Ja, für Sage Intacct gibt es einen deutschsprachigen Support, der telefonisch, online und über zahlreiche FAQ- und Service-Angebote erreichbar ist. Weiterführende Informationen finden Sie auf der offiziellen Website des Herstellers Sage.
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