Ratgeber | Informationen und Besonderheiten für 2021

Lohnnebenkosten für Arbeitgeber

Lohnnebenkosten für Arbeitgeber2021-10-18T15:36:50+02:00

Unser Ratgeber beantwortet Arbeitgebern alle wichtigen Fragen zu den anfallenden Lohnnebenkosten für das Jahr 2021. Informieren Sie sich über alle Neuheiten und Sonderregelungen, die für das aktuelle Kalenderjahr gelten. Entdecken Sie die vielen Vorzüge von Cloud-Diensten und Software-Lösungen, die den Arbeitsaufwand für die Lohnkostenabrechnung deutlich verringern und wertvolle Zeit sparen. Ratschläge zur Senkung von Lohnnebenkosten sowie Tipps zur Vermeidung der häufigsten Fehler garantieren Ihnen künftig einwandfreie Lohnnebenkostenabrechnungen.

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Was sind Lohnnebenkosten?

Bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern fallen für den Arbeitgeber über den vereinbarten Bruttolohn hinaus Lohnnebenkosten an, die als indirekte Personalkosten bezeichnet werden. Das vereinbarte Bruttoentgelt dagegen zählt zu den direkten Personalkosten. Zu den wichtigsten Lohnnebenkosten eines Arbeitgebers gehören gesetzlich festgelegte Sozialversicherungsbeiträge, Ausgaben für berufliche Aus- und Weiterbildungen sowie sonstige Aufwendungen. Zusätzlich bieten Unternehmen Ihren Mitarbeitern häufig freiwillige Zusatzleistungen, wie zum Beispiel das vielfach geschätzte 13. Monatsgehalt oder Urlaubsgeld.

Arten von Personalkosten

  • Gesetzlich vorgeschrieben
  • Tariflich festgelegt
  • Freiwillig vereinbart

Sozialversicherungsbeiträge 2021

Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge für alle anfallenden Sozialversicherungen, wozu die Kranken-, Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung zählen. Arbeitgeber führen stets den Arbeitgeberanteil ab.

Sozialversicherung Beitragssatz in Prozent Arbeitgeberanteil in Prozent Arbeitnehmeranteil in Prozent
Krankenversicherung 14,60% 7,3% 7,3%
Arbeitslosenversicherung 2,40% 1,2% 1,2%
Rentenversicherung 18,60% 9,3% 9,3%
Pflegeversicherung 3,05% 1,525%
(1,025% Sachsen)
1,525%
Unfallversicherung individuell individuell individuell

Der Beitrag für die Krankenkasse (KV) aus Arbeitgebersicht macht dabei 7,3 % aus, während für die Rentenversicherung (RV) 9,3 % und für die Arbeitslosenversicherung (AV) 1,2 % zu zahlen sind. Der Arbeitgeberanteil für die Pflegeversicherung (PV) beträgt bundesweit 1,525 %, lediglich in Sachsen besteht eine Ausnahme, hier fallen für Sie als Arbeitgeber grundsätzlich nur 1,025 % an. Ausschlaggebend für diese Sonderregelung ist nicht der Wohnort des Arbeitnehmers, sondern der vertraglich festgehaltene Standort des Unternehmens bzw. Arbeitgebers. Beiträge zur Unfallversicherung sind individuell und richten sich sowohl nach dem Entgelt als auch dem Grad der Unfallgefahr.

Arbeitgeber leisten zusätzlich zu den Sozialversicherungen einen Beitrag als Insolvenzgeldumlage. In der Regel beträgt der Beitrag 0,15 % (§ 360 SGB III). Für 2021 gilt jedoch eine Ausnahme: Um Entwicklungen zu stabilisieren, wird der Umlagesatz nach § 360 SGB III im Zeitraum vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021 auf 0,12 % gesenkt. Anschließend steigt der Satz voraussichtlich erneut auf 0,15 %.

Umlage U1 und U2

Zusätzlich zu den gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträgen leisten Arbeitgeber Umlagebeiträge.

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum erkrankt, greift das Umlageverfahren U1. Es schützt Arbeitgeber vor unvorhergesehenen Verdienstausfällen. Handelt es sich um einen Personalausfall aufgrund des Mutterschutzes greift das Umlageverfahren U2.

Die Beiträge, die Arbeitgeber leisten müssen, richten sich individuell je nach Krankenkasse.

Ein Abrechnungsservice wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung unterstützt die beiden Umlageverfahren U1 und U2. Mit der Hilfe von Sage erhalten Sie übersichtliche Krankenkassen-Abstimmungslisten und passende Dokumente für Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit oder Mutterschaft.

Das müssen Sie bei den Lohnnebenkosten berücksichtigen

Beitragszuschuss zur Pflegeversicherung

In der Regel teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge zur Pflegeversicherung. Für kinderlose Arbeitnehmer, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, fällt jedoch ein Beitragszuschlag von 0,25 % an.

Der Zuschlag wird von der Teilung ausgeschlossen und ist ausschließlich vom Arbeitnehmer zu tragen. Der Beitrag entfällt, sobald der Arbeitnehmer nicht mehr kinderlos ist.

Ermäßigter Beitrag für die Krankenversicherung

Die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) umfasst zwei Arten von Beitragssätzen: Der allgemeingültige Beitragssatz sowie der ermäßigte Beitragssatz. Anders als beim allgemeinen Beitrag zur KV (7,3 %) fallen für Arbeitgeber bei Ermäßigung nur 7,0 % an.

Der ermäßigte Beitragssatz gilt für Arbeitnehmer, die keinen Anspruch auf Krankengeld besitzen. Dies trifft unter anderem auf Rentner zu.

Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung

Um ihre Kosten zu decken, legen Krankenkassen Zusatzbeiträge fest. Seit Januar 2021 sind Arbeitgeber vom Gesetzgeber dazu angehalten, die Hälfte des kassenindividuellen Zusatzbeitrages zu übernehmen.

Je nach Krankenkasse bewegt sich der Zusatzbeitrag aktuell zwischen 0,39 % (Handelskrankenkasse) und 1,9 % (BKK Technoform), so dass für Arbeitgeber zwischen 0,195 % und 0,95 % anfallen.

Wie wirkt sich Kurzarbeitergeld auf die Lohnnebenkosten aus?

Kurzarbeitergeld (KUG) dient dazu, vorübergehende Verdienstausfälle zu kompensieren und Kündigungen aufgrund finanzieller Belastungen zu verhindern. Gezahlt werden in der Regel 60 % des Nettoeinkommens, befristet bis Ende 2021 erhöht sich das ausgezahlte Kurzarbeitergeld auf bis zu 87 %.

Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, ebenfalls mit einer aktuellen Befristung bis zum 31.12.2021, wenn mindestens 10 % der Mitarbeiter mit einem Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 % rechnen müssen. Der Corona-Pandemie geschuldet befinden sich in Deutschland seit März 2020 Millionen Arbeitnehmer in der Kurzarbeit, doch wie wirkt sich die Auszahlung von Kurzarbeitergeld auf die fälligen Sozialversicherungsbeiträge aus Arbeitgebersicht aus?

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge auch weiterhin abzuführen. Wenn Arbeitszeit durch Kurzarbeitergeld ersetzt wird, verringern sich für diesen Zeitraum anfallende Beiträge für die Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung jedoch auf 80 %. Auf Grundlage einer vorübergehenden Neuregelung, die bis zum 30.06.2021 gültig ist, bekommen Arbeitgeber geleistete Beiträge voll oder teilweise erstattet.

Vorteile der Kurzarbeit

  • Spart dem Arbeitgeber Kosten

  • Bewahrt Arbeitsplätze

Nachteile der Kurzarbeit

  • Weniger Geld für den Arbeitnehmer

  • Arbeitgeber zahlt Sozialversicherungsbeiträge (Erstattung nur bis Sommer 2021 teilweise möglich)

Lohnnebenkosten für geringfügig Beschäftigte

Die klassische Anstellung auf 450-Euro-Basis beschreibt die geringfügige Beschäftigung mit einer monatlichen Verdienstobergrenze von 450 Euro. Sie bietet Unternehmen den Vorteil von flexiblen Beschäftigungsverhältnissen, sind aber trotzdem mit Lohnnebenkosten verbunden. Für den Arbeitgeber fallen Pauschalbeiträge für die Kranken- und Rentenversicherung an. Zusätzlich sind Abgaben für die gesetzliche Unfallversicherung, Umlagen und Steuern zu leisten. Für die Berechnung der Lohnnebenkosten wird zwischen gewerblichen und privaten 450-Euro-Minijobs unterschieden.

Gewerbliche Arbeitgeber leisten für einen Angestellten auf Minijob-Basis Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung. Während für die Krankenversicherung 13 % zu erbringen sind, erfordert die Rentenversicherung einen Pauschalbeitrag von 15 %. Hier ist zu beachten: Die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung sind auch dann zu leisten, wenn der Angestellte bereits Rente bezieht. Hinzu kommen die Umlagen U1 und U2 von jeweils 1 % bzw. 0,39 %, die als Ausgleich bei Krankheit oder Schwangerschaft dienen. Zusätzlich leisten Arbeitgeber 0,12 % als Insolvenzgeld-Umlage sowie eine Pauschsteuer von 2 %. Für die Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen keine Beiträge an. Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung gestaltet sich individuell je nach Unfallversicherungsträger.

450-Euro-Jobs im privaten Haushalt erfordern geringere Abgaben. Für Angestellte im privaten Haushalt leisten Arbeitgeber pauschale 5 % zur Krankenversicherung sowie pauschale 5 % zur Rentenversicherung. Darüber hinaus sind Beiträge zu den Umlagen U1 und U2 von jeweils 1 % und 0,39 % und eine Pauschalsteuer in Höhe von 2 % zu leisten. Für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten sind keine Abgaben für die Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung oder Insolvenzgeldumlage zu zahlen. Ergänzende und nützliche Tipps zum Thema erhalten Sie auf der Webseite der zentralen Einzugs- und Meldestelle für geringfügige Beschäftigungen in Deutschland (Minijob-Zentrale).

Arbeitgeberanteile im Minijob

Versicherung gewerblich   privat  
Krankenversicherung 13% 5%
Rentenversicherung 15% 5%
Pauschalsteuer 2% 2%
Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
Unfallversicherung individuell
Insolvenzgeld-Umlage 0,12%
U1 Umlage 1% 1%
U2 Umlage 0,39% 0,39%

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Sonderfall: Kurzfristige Minijobs

Kurzfristige Minijobs werden oft auch als kurzfristige Beschäftigung bezeichnet. Sie umfassen Arbeitsverhältnisse, bei denen der Minijobber im Laufe eines Kalenderjahres maximal drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage arbeitet. Für die kurzfristige Beschäftigung besteht keine Verdienstobergrenze. Wie auch beim klassischen Minijob wird bei der Abgabenbelastung zwischen privaten und gewerblichen Beschäftigungen unterschieden.

Für kurzfristige Minijobs im gewerblichen Bereich sind keinerlei Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen oder Rentenversicherung zu leisten. Für die Umlagen U1 und U2 müssen Arbeitgeber 1 % bzw. 0,39 % abgeben, für die Insolvenzgeldumlage 0,12 %. Der gesetzliche Beitrag zur Unfallversicherung richtet sich nach dem individuellen Beitrag des Unfallversicherungsträgers. Steuern sind an das zuständige Finanzamt zu leisten.

Die Lohnnebenkosten für kurzfristige Beschäftigungen im privaten Haushalt gestalten sich ähnlich. Auch hier leisten Arbeitgeber keine Abgaben für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Für die Umlagen U1 und U2 sind ebenfalls 1 % bzw. 0,39 % fällig. Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung belaufen sich auf 1,6 %. Steuern führen Arbeitgeber genauso wie im gewerblichen Bereich an das zuständige Finanzamt ab.

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Verringerte Lohnnebenkosten für Arbeitgeber im Midi-Job

Obwohl den wenigsten Arbeitgebern bekannt, gibt es neben dem häufig gewählten Modell der geringfügigen Beschäftigung auch die Übergangsform des sogenannten Midi-Jobs in der Gleitzone. Wenn Arbeitnehmer im Midijob-Bereich angestellt werden, dürfen diese zwischen 450,01 € und 1.300,00 € verdienen. Dabei profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von deutlich reduzierten Sozialversicherungsbeiträgen. So minimieren sich durch das Midijob-Modell folglich auch die Lohnnebenkosten. Die genaue Abgabesumme berechnet sich individuell für jede einzelne Versicherung – dafür bestimmt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales jährlich den Faktor F.

Zielsetzung der Gleitzone

  • Alternative zum Minijob bieten

  • Arbeitnehmer besser absichern

  • Sozialversicherungsträger entlasten

Lohnnebenkosten einfach erfassen, verwalten und abrechnen

Für die einfache und vor allem korrekte Erfassung von Lohnnebenkosten empfiehlt sich die Verwendung professioneller Software. Die digitale Vorgehensweise bietet Ihnen als Arbeitgeber viele Vorteile. Gegenüber der manuellen Abrechnung auf Papier verringern Sie Ihren Arbeitsaufwand spürbar, zugleich können Sie sich zu jeder Zeit den kompletten Überblick über alle wichtigen Kennzahlen verschaffen.

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Einfache Tipps und Tricks zur Senkung von Lohnnebenkosten

Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten der Lohnnebenkostensenkung unterschieden. Auf der einen Seite können Arbeitgeber einen Teil des Bruttogehaltes in steuerfreie Leistungen umwandeln, um Lohnnebenkosten aus Arbeitgebersicht zu verringern. Andererseits haben Arbeitgeber die Möglichkeit, steuerfreie Leistungen zusätzlich zum Bruttogehalt zu leisten. So gewähren Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern mit den sogenannten Lohnbausteinen Boni, ohne die Lohnnebenkosten zu erhöhen.

Das Einkommenssteuergesetz (EStG) setzt häufig voraus, dass Zusatzleistungen ergänzend zum Bruttogehalt geleistet werden, um die nebenkostensparende Lohnumwandlung zu vermeiden.

Zuschüsse zur Gesundheitsförderung

Attraktive Zusatzleistungen sind steuer- und sozialversicherungsfreie Beiträge zur Gesundheitsförderung wie zum Beispiel Yoga-Kurse, Seminare zur gesunden Ernährungsweise oder Rückengymnastik. Diese Leistungen sind nur dann steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Lohn erbracht werden. Derzeit gilt für Gesundheitsextras eine Obergrenze von bis zu 600 € jährlich (Stand 2021).

Zuschüsse zur Kinderbetreuung

Für kleine Kinder im noch nicht schulpflichtige Alter können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfreie Beiträge zur monatlichen Kinderbetreuung gewähren. Voraussetzung dafür ist, dass die Zusatzleistung über den vereinbarten Bruttolohn hinaus geleistet wird. Steuerfreie Zuschüsse zur Kinderbetreuung unterliegen keiner Obergrenze.

Steuerfreie Sachzuwendungen

Zu steuerfreien Zuwendungen zählen sämtliche Sachbezüge, die steuer- und sozialversicherungsfrei geleistet werden. Besonders beliebt sind beispielsweise Tankgutscheine oder Zuschüsse zur Mitgliedschaft von Sport- und Freizeitangeboten.

Zu den Sachbezügen sind verschiedene (Sonder-)Regelungen zu beachten, die im Einkommenssteuergesetz (EStG) festgehalten werden. Einige Zuwendungen dürfen ausschließlich zusätzlich zum vereinbarten Lohn erbracht werden, andere dürfen auf den Lohn angerechnet werden. Derzeit beträgt die Obergrenze für steuerfreie Zuwendungen bis zu 44 € monatlich (2021).

Covid-19-Sonderregelung

Aufgrund der erschwerten Arbeitsbedingungen im Zuge der Covid-19-Pandemie gewährt das Bundesfinanzministerium im Corona-Steuerhilfegesetz nach § 3 Nr. 11a EStG zusätzliche steuerfreie Leistungen für Beschäftigte.

Als Arbeitgeber dürfen Sie den besonderen Einsatz Ihrer Mitarbeiter mit einer steuer- und sozialversicherungsfreien Extrazahlung von bis zu 1.500 € honorieren. Die Sonderregelung gilt aktuell für den Zeitraum vom 01.03.2020 bis zum 30.06.2021. Die Regelung beschränkt sich auf keine expliziten Berufsgruppen.

Häufige Fehler bei der Abrechnung von Lohnnebenkosten

Fehler bei der Lohnkostenabrechnung führen schnell zu bösen Überraschungen und lassen sich unter Beachtung einiger Aspekte leicht vermeiden. In erster Linie haften Arbeitgeber, wenn Steuer- oder Sozialversicherungsbeiträge in falscher Höhe abgeführt werden. Besonders bei der Leistung von Sozialversicherungsbeiträgen stehen Arbeitgeber gegenüber den Versicherungsträgern als Schuldner dar, weswegen an dieser Stelle besondere Sorgfalt gefragt ist.

Falsche Einschätzung der Sozialversicherungspflicht

Ein Großteil der Fehler bei der Lohnabrechnung basiert auf einer falschen Einschätzung der Sozialversicherungspflicht. Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen oder Unfallversicherung sowie diverse Umlagen unterliegen zahlreichen Sonderregelungen, die es zu beachten gilt.

Seien Sie sich als Arbeitgeber Ihrer Pflicht bewusst und informieren Sie sich vor der Einstellung neuer Mitarbeiter lückenlos und bis ins Detail über die Sozialversicherungspflicht der einzelnen Beschäftigungsverhältnisse. Die Nutzung von Software wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung bietet Ihnen Abrechnungsassistenten, die Sie bei der Lohnabrechnung individuell unterstützen.

Abrechnung von nicht besteuerten Lohnbausteinen

Zur Entlastung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern werden im Einkommenssteuergesetz (EStG) steuerfreie Zusatzleistungen festgehalten. Diese sind von Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen befreit und sollten bei der Lohnnebenkostenabrechnung gesondert betrachtet werden. Vermeiden Sie unbedingt, steuer- und sozialversicherungsfreie Zusatzleistungen auf gleiche Weise wie das Bruttoentgelt abzurechnen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zusatzprämien gewähren, sind Sie dazu verpflichtet, sich über diesbezügliche Freibeträge und Sonderregelungen in Kenntnis zu setzen. Diese werden im Einkommensteuergesetz nach § 37b EStG festgehalten.

Die verschiedenen Modelle des 450-Euro-Jobs werden nicht beachtet

Beschäftigungsverhältnisse auf 450-Euro-Basis sollten bei der Lohnbuchhaltung nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Je nachdem, ob es sich um gewerbliche oder private Beschäftigungsverhältnisse handelt, fallen Lohnnebenkosten in unterschiedlicher Höhe an. Darüber hinaus wird zwischen typischen 450-Euro-Minijobs und kurzfristigen Beschäftigungen unterschieden.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung berücksichtigt alle verschiedenen Mitarbeitertypen und vermeidet Fehler, bevor sie Schaden anrichten.

Hektik und fehlende Konzentration bei der Lohnabrechnung

Nicht immer ist fehlendes Wissen die Fehlerursache. Umso näher die monatlichen Fristen für Abgaben rücken, desto häufiger verfallen Verantwortliche in zeitliche Bedrängnis. Es ist keine Überraschung, dass Lohnabrechnungen, die im Stress angefertigt werden, häufiger Fehler enthalten.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und bearbeiten Sie Lohnabrechnung konzentriert und in Ruhe. Darüber hinaus empfiehlt sich die Verwendung von unterstützender Software wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung, um Flüchtigkeitsfehler zu umgehen.

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