Lohnabrechnung für Teilzeitarbeit

Die Arbeitswelt wandelt sich stetig. Dabei werden Arbeitszeitmodelle, die den beruflichen und den privaten Alltag in die Balance bringen, immer beliebter. In unserem Ratgeber finden Sie Antworten auf wichtige Fragen rund um das Thema Teilzeitarbeit.

Nutzen Sie die hilfreichen Tipps zu Lohnabrechnungsprogrammen, um als Arbeitgeber die Abrechnungen für die unterschiedlichen Teilzeitmodelle einfach und ohne Fehler selbst zu erstellen.

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Was ist Teilzeitarbeit?

Welche Teilzeitarbeitsmodelle gibt es?

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Sind Teilzeit und Kurzarbeit vereinbar?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Auch Personen, die in einem Teilzeitjob arbeiten, können in Kurzarbeit gehen, wenn ihre Arbeitszeit entsprechend verringert wird. Kurzarbeitergeld kann für alle ungekündigten Arbeitnehmer gezahlt werden, die sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Voraussetzung ist, dass mindestens 10 Prozent der Belegschaft von einem Arbeitsausfall von über 10 Prozent betroffen ist.

Der Bundesagentur für Arbeit zufolge kann dabei jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob etwa eine Arbeitszeitverringerung von 50 Prozent auch die Arbeitsstunden von Teilzeitkräften um 50 Prozent reduziert. Möglich ist also, dass es für jemanden mit einer Halbtagsstelle einfach bei der Arbeitszeit bleibt. Kurzarbeitergeld muss nämlich nicht für alle Beschäftigten angemeldet werden, sondern nur für diejenigen mit tatsächlichem Arbeitsausfall.

Keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben Bezieher von Krankengeld, geringfügige Beschäftigte sowie Rentner. Bei Auszubildenden gilt der Anspruch nur, wenn alle anderen Möglichkeiten wie eine Änderung des Lehrplans oder eine Versetzung in eine andere Abteilung ausgeschöpft sind.

Hilfe bei Abrechnung von Kurzarbeit bietet die Software Sage Business Cloud Lohnabrechnung. Wählen Sie die Lohnart Kurzarbeitergeld und befolgen Sie die Ausfüll- und Berechnungshilfen.

Wie wird Teilzeitlohn richtig abgerechnet?

Was muss bei der Teilzeitarbeit beachtet werden?


Recht auf Teilzeit

In den Gesetzen § 8 und § 9a des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) ist ein grundsätzlicher Anspruch auf Teilzeitarbeit für Arbeitnehmer verankert. Dieser Anspruch muss nicht mit Kinderbetreuung oder anderen familiären Verpflichtungen begründet werden. Allerdings gibt es einige Voraussetzungen zu beachten. Der Anspruch auf Teilzeitarbeit gilt für Arbeitnehmer, die bereits 6 Monate oder länger im entsprechenden Unternehmen angestellt sind. Nach § 8 Abs. 1 TzBfG kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass die Arbeitszeit verringert wird. Ein Zeitraum für die Arbeitszeitverringerung wird dabei nicht festgelegt. Der Anspruch gilt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt (§ 8 Abs. 7 TzBfG), wobei Auszubildende nicht berücksichtigt werden.

Ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitgeber mehr als 45 Arbeitnehmer (ohne Personen in Berufsausbildung) beschäftigt, hat Anspruch auf eine sogenannte Brückenteilzeit. Diese Form der Teilzeit ist zeitlich begrenzt und kann zwischen 1 und 5 Jahren andauern. Anschließend kehrt der Arbeitnehmer wieder zur ursprünglichen Arbeitszeit zurück (§ 9a Abs. 1 TzBfG).

In beiden Fällen muss der Wunsch auf Teilzeit 3 Monate vorher angekündigt werden. Stehen dem Vorhaben betriebliche Gründe entgegen, hat der Arbeitgeber das Recht, den Antrag auf Teilzeit abzulehnen. Diese Gründe sind meist eine Frage des Einzelfalls.

Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis auf Probe muss bei der Probezeit ein angemessenes Verhältnis zwischen der erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit gewahrt bleiben. Bei unverhältnismäßiger Dauer der Probezeit wird die Regel für die verkürzte Kündigungsfrist, die in Probezeiten gilt, außer Kraft gesetzt.

Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer in Teilzeit über den Zeitrahmen seiner Tätigkeit anhand von Referenzstunden und Referenztagen zu informieren. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mindestens 4 Tage im Vorfeld über die geplante Arbeitszeit in Kenntnis setzen.


Elternteilzeit

Nach Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) haben Mutter und Vater einen Anspruch auf Elternteilzeit, sowohl gleichzeitig als auch einzeln. Insgesamt ist die Elternteilzeit für 36 Monate möglich. Jedoch müssen mindestens 12 Monate vor dem dritten Geburtstag des Kindes liegen. Ansonsten obliegt Anspruch auf Elternteilzeit ähnlichen Voraussetzungen wie der grundsätzliche Anspruch auf Teilzeit:

  • Der Arbeitgeber beschäftigt mehr als 15 Arbeitnehmer (Azubis ausgeschlossen)
  • Das Arbeitsverhältnis besteht im gleichen Betrieb länger als 6 Monate
  • Dem Anspruch stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen
  • Der Wunsch auf Elternteilzeit wird dem Arbeitgeber mind. 3 Monate vorher mitgeteilt

Eine Verringerung der Arbeitszeit ist für mindestens zwei Monate auf mindestens 15, aber nicht mehr als 30 Wochenstunden (im Monatsdurchschnitt) erlaubt.


Rentenansprüche

Personen, die in einer Teilzeitbeschäftigung arbeiten, müssen nicht nur während ihrer Arbeitsjahre, sondern auch danach mit finanziellen Einbußen rechnen, denn die Beschäftigung in Teilzeit vermindert die Rente. Wie hoch die Rente ist, hängt von individuellen Faktoren ab und kann beispielsweise mit dem Rentenschätzer auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung geschätzt werden.

Um Personen zu unterstützen, die lange Zeit in Teilzeit gearbeitet haben, wurde mit Beginn des Jahres 2021 die Grundrente eingeführt. Dabei handelt es sich um einen Zuschlag zur Rente, mit dem gezielt die persönliche Lebensleistung belohnt werden soll. Somit kommt die Grundrente vor allem Personen zugute, die beispielsweise Kinder oder pflegebedürftige Familienmitglieder betreut und aus diesem Grund nur in Teilzeit gearbeitet haben. Für diese Personen gelten auch unabhängig von der Grundrente Sonderregelungen. So erhalten Eltern beispielsweise 3 Rentenpunkte pro Kind, das 1992 oder später geboren wurde.


Feiertagsregelungen

Was es bedeutet, wenn ein Feiertag auf einen Arbeitstag eines Teilzeitbeschäftigten fällt, regelt das Entgeltfortzahlungsgesetz. Der § 2 besagt, dass der Arbeitgeber das Geld zahlen muss, das der Arbeitnehmer verdient hätte, wenn die Arbeit nicht wegen des Feiertags ausgefallen wäre. Der Anspruch auf Feiertagsbezahlung gilt unabhängig davon, wie viele Wochenstunden ein Beschäftigter arbeitet. So sollen Teilzeitkräfte nicht gegenüber Vollzeitkräften benachteiligt werden. Ist festgelegt, an welchen Wochentagen ein Mitarbeiter arbeitet und fällt einer dieser Tage auf einen Feiertag, muss der Mitarbeiter die Arbeit auch nicht nachholen. Treffen ein Feiertag und ein ohnehin freier Tag einer Teilzeitkraft aufeinander, profitiert der Arbeitnehmer allerdings nicht von diesem Feiertag.

Was sind häufige Fehler bei der Lohnabrechnung?


Die Lohnfortzahlung für Teilzeitkräfte wird nicht beachtet

Der Mythos, dass Teilzeitkräfte gegenüber Vollzeitkräften in Bezug auf das Arbeitsrecht benachteiligt werden, hält sich noch immer standhaft. Besonders im Krankheitsfall besteht oft Unsicherheit, ob auch Teilzeitkräfte einen Anspruch auf Lohnfortzahlung haben.

Seit Beginn 2019 ist in § 12 TzBfG Abs. 4 und 5 die Lohnfortzahlung für Teilzeitkräfte geregelt. Die Höhe der Lohnfortzahlung richtet sich demnach nach dem durchschnittlichen Monatseinkommen der letzten 3 Monate. Es bedarf keiner vertraglichen Absprache. Daher gilt: Wird ein Arbeitnehmer in Teilzeit krank, steht ihm vom Arbeitgeber 6 Wochen lang eine Bezahlung zu. Übersteigt die Dauer der Krankheit diesen Zeitraum, springt die Krankenkasse ein und der Mitarbeiter erhält Krankengeld. Dieses besteht in etwa aus 70 Prozent des Bruttogehalts.

Beschäftigt der Arbeitgeber nicht mehr als 30 Mitarbeiter, kann er eine Erstattung der Entgeltfortzahlung beantragen. Sage Business Cloud Lohnabrechnung hilft Arbeitgebern dabei. Es unterstützt das Umlageverfahren U1 und hat die passenden Dokumente für Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit parat. Zudem erstellt die Software Krankenkassen-Abstimmungslisten.


Änderungen der Arbeitsstunden vor oder nach der Brückenteilzeit werden vergessen

Wechselt ein Arbeitnehmer von einer Vollzeitstelle in die Brückenteilzeit oder umgekehrt von der Brückenteilzeit zurück zu Vollzeit, können einige Fehler bei der Abrechnung unterlaufen. Zum Beispiel kann vergessen werden, die Arbeitsstunden des Mitarbeiters anzupassen, auf deren Basis der Lohn berechnet wird. In Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus geben Sie diese Information einmal in der digitalen Personalakte ein und die Stammdaten werden automatisch für die Abrechnung übernommen. Die Software überprüft die Stammdaten auf Ihre Richtigkeit und führt eine Testabrechnung durch, auf der etwaige Fehler ans Licht kommen. Sind alle Angaben korrekt, erstellt das Programm die echte Abrechnung.


Der Urlaubsanspruch wurde nach Stunden und nicht nach Tagen abgerechnet

Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers bezieht sich immer auf die Arbeitstage und nicht auf die Arbeitsstunden. Ist ein Mitarbeiter in Teilzeit an jedem Werktag im Unternehmen, hat er folglich einen Anspruch auf dieselbe Anzahl an Urlaubstagen wie seine Kollegen in Vollzeit. Welchen Urlaubsanspruch eine Person in Teilzeit hat, die nicht an allen Werktagen arbeitet, muss individuell berechnet werden.

Hierbei ist folgende Formel anzuwenden:

Vertraglich vereinbarte Arbeitstage pro Woche x 24 Tage (Urlaubsanspruch nach dem BUrlG) : 6 (Arbeitstage Montag bis Samstag nach dem BUrlG)


Dem Anspruch auf Arbeitszeitverlängerung oder Entfristung wird nicht nachgekommen

Arbeitet ein Arbeitnehmer länger als 6 Monate für einen Arbeitgeber, muss der Arbeitgeber laut Artikel 12 der EU-Richtlinie zu Mindestarbeitsbedingungen bei einer schriftlichen Anfrage auf Arbeitszeitverlängerung innerhalb eines Monats ebenfalls schriftlich eine Antwort geben.