Ratgeber | Lohnabrechnung für Teilzeitarbeit

Teilzeit richtig abrechnen

Teilzeit richtig abrechnen2021-07-08T13:25:01+02:00

Die Arbeitswelt wandelt sich stetig. Dabei werden Arbeitszeitmodelle, die den beruflichen und den privaten Alltag in die Balance bringen, immer beliebter.

In unserem Ratgeber finden Sie Antworten auf wichtige Fragen rund um das Thema Teilzeitarbeit. Nutzen Sie die hilfreichen Tipps zu Lohnabrechnungsprogrammen, um als Arbeitgeber die Abrechnungen für die unterschiedlichen Teilzeitmodelle einfach und ohne Fehler selbst zu erstellen.

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Was ist Teilzeitarbeit?

Unter Teilzeitarbeit versteht man eine regelmäßige Wochenarbeitszeit, die kürzer ist als die Arbeitszeit vergleichbarer vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer eines Betriebes.

Somit deckt der Begriff im Sinne der flexiblen Arbeitszeit eine große Bandbreite ab. Zum Beispiel fällt eine 30-Stunden-Woche an 6 Tagen im Einzelhandel genauso unter den Begriff Teilzeitarbeit wie ein Wochenenddienst in der Pflege. Die vorwiegende Form ist noch immer die Halbtagsarbeit, bei der die Hälfte der betrieblichen Arbeitszeit entweder vor- oder nachmittags geleistet wird. So lassen sich Arbeit und familiäre Verpflichtungen wie die Kinderbetreuung unkompliziert in Einklang bringen. Daher wird Teilzeitarbeit noch immer in aller Regel von Frauen in Anspruch genommen. Inzwischen ist bewiesen, dass Teilzeitkräfte während der kürzeren Arbeitszeit ein hohes Maß an Engagement an den Tag legen. Sie arbeiten motiviert und konzentriert, wodurch sie gute Arbeitsergebnisse erzielen.

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Welche Teilzeitarbeitsmodelle gibt es?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschreibt 7 Teilzeitmodelle. Grundsätzlich gilt: Es gibt keine gesetzlich festgelegten Mindeststunden, die ein Arbeitnehmer in einer Teilzeitstelle leisten muss.

Teilzeit classic: Die tägliche Arbeitszeit wird stundenweise reduziert. Möglich sind zum Beispiel eine 20- oder 30-Stunden-Woche, bei der an 5 Tagen für einzelne Stunden gearbeitet wird. Daher wird diese Form auch Halbtagsarbeit genannt.

Teilzeit classic vario: Hierbei wird die wöchentliche Arbeitszeit auf 2 bis 5 Tage verteilt. Die tägliche, wöchentliche oder monatliche Stundenzahl kann variieren. Auch eine Kombination, bei der tageweise Vollzeit bzw. Teilzeit gearbeitet wird, ist möglich.

Teilzeit home: Bei dieser Form der Teilzeitarbeit wird die Arbeit im Homeoffice abgeleistet. Auch hier ist es möglich, täglich für einzelne Stunden oder an bestimmten Tagen 8 Stunden zu arbeiten.

Teilzeit Jobsharing: Zwei Arbeitnehmer teilen sich eigenverantwortlich eine Vollzeitstelle. Möglich ist, dass die Arbeitnehmer täglich stundenweise oder tageweise Vollzeit arbeiten.

Teilzeit Team: Hierbei gibt der Arbeitgeber vor, wie viele Mitarbeiter in bestimmten Zeitabschnitten anwesend sein müssen. Die jeweilige persönliche Arbeitszeit wird anschließend im Team geplant und abgesprochen. Genau wie beim Jobsharing ist es hierbei möglich, 5 Tage die Woche für einzelne Stunden oder für mehrere Tage Vollzeit zu arbeiten.

Teilzeit Invest (unsichtbare Teilzeit): Bei dieser Form der Teilzeitarbeit wird weiterhin Vollzeit gearbeitet, aber Teilzeit bezahlt. Die Differenz wird als Zeit- oder Geldguthaben auf einem Wertguthaben- bzw. Langzeitkonto gutgeschrieben.

Teilzeit Saison: Diese Variante dient dem Ausgleich von Über- bzw. Unterauslastung in Saisonbetrieben. In Hochphasen werden Arbeitnehmer Vollzeit beschäftigt, bei niedriger Auslastung haben sie frei.

Vorteile der Teilzeit:

  • 7 Teilzeitarbeitsmodelle

  • Voll- und Teilzeit oft kombinierbar

  • Wochenarbeitszeit: 2 bis 5 Tage

  • Keine gesetzlichen Mindeststunden

  • Teilzeit Invest für frühere Rente

  • Teilzeit u. U. in Ausbildung möglich

  • Fixe Arbeitszeiten bei Teilzeit home

  • Jobsharing als Teilzeit auch für Führungskräfte interessant

Weitere Formen:

  • Abrufarbeit

  • Altersteilzeit

  • Zeitlich begrenzte Brückenteilzeit

  • Teilzeitarbeit bis 450€ gilt als Minijob

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Wie wird Teilzeitlohn richtig abgerechnet?

Grundsätzlich erfolgt die Lohn- oder Gehaltsabrechnung bei Teilzeitarbeit, sofern es sich nicht um eine geringfügige Beschäftigung handelt, genauso wie bei Vollzeitarbeit. Die Abzugsbeträge, die bei einer Vollzeitkraft zu berücksichtigen sind, gelten grundsätzlich auch für Beschäftigte in Teilzeit. Allerdings geht ein geringerer Lohn auch mit weniger zu zahlenden Steuern einher.

Eine solche Abrechnung steht bei Zahlung des Arbeitsentgelts jedem Arbeitnehmer auch in Textform zu. Dabei handelt es sich um ein steuerrelevantes Dokument, auf dem alle Angaben korrekt sein müssen. Ab und zu kommt es trotzdem vor, dass sich ein Rechenfehler einschleicht und bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern werden manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnungen sehr zeitaufwendig.

Lohnanspruch berechnen:

  • Gesamtbruttolohn berechnen
  • Anfallende Steuern ermitteln

  • Sozialversicherung berechnen

  • Nettogehalt / Nettolohn ermitteln

  • Auszahlungsbetrag berechnen

Mit Lohnabrechnungsprogrammen wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung erstellen Sie diese Abrechnungen schnell und fehlerlos. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Online-Anwendung, für die keine Installation erforderlich ist. Erfassen Sie einmalig alle Daten, die für die Abrechnung wichtig sind und die Anwendung erledigt den Rest automatisch. Der Abrechnungsassistent unterstützt Sie bei der Eingabe und führt Sie durch die einzelnen Schritte. Alle Informationen werden umgehend nach der Eingabe auf Richtigkeit überprüft. Dank regelmäßiger Updates können Sie sicher sein, dass die Software stets alle gesetzlichen Vorgaben kennt. So unterlaufen Ihnen keine Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Sie sparen wertvolle Zeit.

Alle abrechnungsrelevanten Dokumente stehen Ihnen nach der Erstellung druckbereit zur Verfügung. Greifen Sie auf Lohnscheine, das Lohnjournal, das Jahreslohnjournal, Buchungsbelege und Sozialversicherungsmeldungen zu. Selbst gesetzliche Meldungen wie die Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise für die Krankenkassen, Krankmeldungen oder Entgeltbescheinigungen erstellt die Software und sendet diese fristgerecht an entsprechende Behörden.

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Sind Teilzeit und Kurzarbeit vereinbar?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Auch Personen, die in einem Teilzeitjob arbeiten, können in Kurzarbeit gehen, wenn ihre Arbeitszeit entsprechend verringert wird. Kurzarbeitergeld kann für alle ungekündigten Arbeitnehmer gezahlt werden, die sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Voraussetzung ist, dass mindestens ein Drittel der Belegschaft von einem Arbeitsausfall von über 10 Prozent betroffen ist.

Der Bundesagentur für Arbeit zufolge kann dabei jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob etwa eine Arbeitszeitverringerung von 50 Prozent auch die Arbeitsstunden von Teilzeitkräften um 50 Prozent reduziert. Möglich ist also, dass es für jemanden mit einer Halbtagsstelle einfach bei der Arbeitszeit bleibt. Kurzarbeitergeld muss nämlich nicht für alle Beschäftigten angemeldet werden, sondern nur für diejenigen mit tatsächlichem Arbeitsausfall.

Keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben Bezieher von Krankengeld, geringfügige Beschäftigte sowie Rentner. Bei Auszubildenden gilt der Anspruch nur, wenn alle anderen Möglichkeiten wie eine Änderung des Lehrplans oder eine Versetzung in eine andere Abteilung ausgeschöpft sind.

Hilfe bei Abrechnung von Kurzarbeit bietet die Software Sage Business Cloud Lohnabrechnung. Wählen Sie die Lohnart Kurzarbeitergeld und befolgen Sie die Ausfüll- und Berechnungshilfen.

Wichtiger Hinweis

Aufgrund der Covid-19-Pandemie und der damit verbundenen Maßnahmen trat 2020 das Gesetz zu Erleichterungen der Kurzarbeit in Kraft. Das Gesetz soll Unternehmen schnell und gezielt bei weitreichenden Arbeitsausfällen helfen. Befristet vom 1. März 2020 bis zum 31. Dezember 2021 ist das sogenannte Mindesterfordernis von einem Drittel auf 10 Prozent der Belegschaft abgesenkt. Dies gilt für Betriebe, die bis zum 31. März 2021 mit der Kurzarbeit begonnen haben. Darüber hinaus kann Kurzarbeitergeld bis zu 24 Monate, längstens bis zum 31. Dezember 2021, bezogen werden.

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Was muss bei der Teilzeitarbeit beachtet werden?

Recht auf Teilzeit

In den Gesetzen § 8 und § 9a des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) ist ein grundsätzlicher Anspruch auf Teilzeitarbeit für Arbeitnehmer verankert. Dieser Anspruch muss nicht mit Kinderbetreuung oder anderen familiären Verpflichtungen begründet werden. Allerdings gibt es einige Voraussetzungen zu beachten. Der Anspruch auf Teilzeitarbeit gilt für Arbeitnehmer, die bereits 6 Monate oder länger im entsprechenden Unternehmen angestellt sind. Nach § 8 Abs. 1 TzBfG kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass die Arbeitszeit verringert wird. Ein Zeitraum für die Arbeitszeitverringerung wird dabei nicht festgelegt. Der Anspruch gilt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt (§ 8 Abs. 7 TzBfG), wobei Auszubildende nicht berücksichtigt werden.

Ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitgeber mehr als 45 Arbeitnehmer (ohne Personen in Berufsausbildung) beschäftigt, hat Anspruch auf eine sogenannte Brückenteilzeit. Diese Form der Teilzeit ist zeitlich begrenzt und kann zwischen 1 und 5 Jahren andauern. Anschließend kehrt der Arbeitnehmer wieder zur ursprünglichen Arbeitszeit zurück (§ 9a Abs. 1 TzBfG).

In beiden Fällen muss der Wunsch auf Teilzeit 3 Monate vorher angekündigt werden. Stehen dem Vorhaben betriebliche Gründe entgegen, hat der Arbeitgeber das Recht, den Antrag auf Teilzeit abzulehnen. Diese Gründe sind meist eine Frage des Einzelfalls.

Elternteilzeit

Nach Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) haben Mutter und Vater einen Anspruch auf Elternteilzeit, sowohl gleichzeitig als auch einzeln. Insgesamt ist die Elternteilzeit für 36 Monate möglich. Jedoch müssen mindestens 12 Monate vor dem dritten Geburtstag des Kindes liegen. Ansonsten obliegt Anspruch auf Elternteilzeit ähnlichen Voraussetzungen wie der grundsätzliche Anspruch auf Teilzeit:

  • Der Arbeitgeber beschäftigt mehr als 15 Arbeitnehmer (Azubis ausgeschlossen)
  • Das Arbeitsverhältnis besteht im gleichen Betrieb länger als 6 Monate
  • Dem Anspruch stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen
  • Der Wunsch auf Elternteilzeit wird dem Arbeitgeber mind. 3 Monate vorher mitgeteilt

Eine Verringerung der Arbeitszeit ist für mindestens zwei Monate auf mindestens 15, aber nicht mehr als 30 Wochenstunden (im Monatsdurchschnitt) erlaubt.

Rentenansprüche

Personen, die in einer Teilzeitbeschäftigung arbeiten, müssen nicht nur während ihrer Arbeitsjahre, sondern auch danach mit finanziellen Einbußen rechnen, denn die Beschäftigung in Teilzeit vermindert die Rente. Wie hoch die Rente ist, hängt von individuellen Faktoren ab und kann beispielsweise mit dem Rentenschätzer auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung geschätzt werden.

Um Personen zu unterstützen, die lange Zeit in Teilzeit gearbeitet haben, wurde mit Beginn des Jahres 2021 die Grundrente eingeführt. Dabei handelt es sich um einen Zuschlag zur Rente, mit dem gezielt die persönliche Lebensleistung belohnt werden soll. Somit kommt die Grundrente vor allem Personen zugute, die beispielsweise Kinder oder pflegebedürftige Familienmitglieder betreut und aus diesem Grund nur in Teilzeit gearbeitet haben. Für diese Personen gelten auch unabhängig von der Grundrente Sonderregelungen. So erhalten Eltern beispielsweise 3 Rentenpunkte pro Kind, das 1992 oder später geboren wurde.

Feiertagsregelungen

Was es bedeutet, wenn ein Feiertag auf einen Arbeitstag eines Teilzeitbeschäftigten fällt, regelt das Entgeltfortzahlungsgesetz. Der § 2 besagt, dass der Arbeitgeber das Geld zahlen muss, das der Arbeitnehmer verdient hätte, wenn die Arbeit nicht wegen des Feiertags ausgefallen wäre. Der Anspruch auf Feiertagsbezahlung gilt unabhängig davon, wie viele Wochenstunden ein Beschäftigter arbeitet. So sollen Teilzeitkräfte nicht gegenüber Vollzeitkräften benachteiligt werden. Ist festgelegt, an welchen Wochentagen ein Mitarbeiter arbeitet und fällt einer dieser Tage auf einen Feiertag, muss der Mitarbeiter die Arbeit auch nicht nachholen. Treffen ein Feiertag und ein ohnehin freier Tag einer Teilzeitkraft aufeinander, profitiert der Arbeitnehmer allerdings nicht von diesem Feiertag.

Was sind häufige Fehler bei der Lohnabrechnung?

Die Lohnfortzahlung für Teilzeitkräfte wird nicht beachtet

Der Mythos, dass Teilzeitkräfte gegenüber Vollzeitkräften in Bezug auf das Arbeitsrecht benachteiligt werden, hält sich noch immer standhaft. Besonders im Krankheitsfall besteht oft Unsicherheit, ob auch Teilzeitkräfte einen Anspruch auf Lohnfortzahlung haben.

Seit Beginn 2019 ist in § 12 TzBfG Abs. 4 und 5 die Lohnfortzahlung für Teilzeitkräfte geregelt. Die Höhe der Lohnfortzahlung richtet sich demnach nach dem durchschnittlichen Monatseinkommen der letzten 3 Monate. Es bedarf keiner vertraglichen Absprache. Daher gilt: Wird ein Arbeitnehmer in Teilzeit krank, steht ihm vom Arbeitgeber 6 Wochen lang eine Bezahlung zu. Übersteigt die Dauer der Krankheit diesen Zeitraum, springt die Krankenkasse ein und der Mitarbeiter erhält Krankengeld. Dieses besteht in etwa aus 70 Prozent des Bruttogehalts.

Beschäftigt der Arbeitgeber nicht mehr als 30 Mitarbeiter, kann er eine Erstattung der Entgeltfortzahlung beantragen. Sage Business Cloud Lohnabrechnung hilft Arbeitgebern dabei. Es unterstützt das Umlageverfahren U1 und hat die passenden Dokumente für Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit parat. Zudem erstellt die Software Krankenkassen-Abstimmungslisten.

Änderungen der Arbeitsstunden vor oder nach der Brückenteilzeit werden vergessen

Wechselt ein Arbeitnehmer von einer Vollzeitstelle in die Brückenteilzeit oder umgekehrt von der Brückenteilzeit zurück zu Vollzeit, können einige Fehler bei der Abrechnung unterlaufen. Zum Beispiel kann vergessen werden, die Arbeitsstunden des Mitarbeiters anzupassen, auf deren Basis der Lohn berechnet wird. In Sage Business Cloud Lohnabrechnung geben Sie diese Information einmal in der digitalen Personalakte ein und die Stammdaten werden automatisch für die Abrechnung übernommen. Die Software überprüft die Stammdaten auf Ihre Richtigkeit und führt eine Testabrechnung durch, auf der etwaige Fehler ans Licht kommen. Sind alle Angaben korrekt, erstellt das Programm die echte Abrechnung.

Der Urlaubsanspruch wurde nach Stunden und nicht nach Tagen abgerechnet

Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers bezieht sich immer auf die Arbeitstage und nicht auf die Arbeitsstunden. Ist ein Mitarbeiter in Teilzeit an jedem Werktag im Unternehmen, hat er folglich einen Anspruch auf dieselbe Anzahl an Urlaubstagen wie seine Kollegen in Vollzeit. Welchen Urlaubsanspruch eine Person in Teilzeit hat, die nicht an allen Werktagen arbeitet, muss individuell berechnet werden.

Hierbei ist folgende Formel anzuwenden:
Vertraglich vereinbarte Arbeitstage pro Woche x 24 Tage (Urlaubsanspruch nach dem BUrlG) : 6 (Arbeitstage Montag bis Samstag nach dem BUrlG)

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