Betriebswirtschaftliche Auswertung einfach erklärt

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz: BWA) gibt Auskunft über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Im Gegensatz zum Jahresabschluss, der die Unternehmenszahlen zeitversetzt auswertet, wird die BWA monatlich erstellt. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zählt deswegen zu den wichtigsten Entscheidungsinstrumenten für Unternehmer und fasst die neuesten Kennzahlen eines Unternehmens zusammen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit Buchführungspflicht eignet die BWA sich hervorragend, um die wirtschaftliche Lage regelmäßig zu überprüfen.

Wer muss eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen?

Generell gibt es keine gesetzliche Pflicht, die die Erstellung einer BWA vorschreibt. Die Erstellung einer BWA basiert auf der Buchhaltungspflicht eines Unternehmens. Jedes Unternehmen, das eine Buchführung macht, hat die Möglichkeit, eine betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen und von den Vorteilen zu profitieren. Nach § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) muss jeder Kaufmann Buch führen, das betrifft sowohl Einzelunternehmen, Personengesellschaften als auch Kapitalgesellschaften.

Kleingewerbe und Freiberufler sind grundsätzlich nicht zur Buchhaltung verpflichtet, weswegen sie nur selten die entsprechenden Zahlen für die Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung besitzen. Auch für diese Unternehmensformen ist die freiwillige Erstellung einer BWA dennoch empfehlenswert, um die aktuelle Finanzlage einzusehen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung wird häufig von Steuer- und Unternehmensberatern erstellt. Diese nutzen dafür in der Regel das Programm DATEV. Unternehmen, die professionelle Buchhaltungssoftware nutzen, können die BWA auch eigenständig erstellen. Dazu sind nur wenige Schritte notwendig. Anwendungen wie BuchhaltungsButler und Sage ERP verfügen über eine DATEV-Schnittstelle und zahlreiche Auswertungstools für die fehlerfreie Erstellung einer BWA.

Der inhaltliche Umfang einer BWA hängt davon ab, welche Art von betriebswirtschaftlicher Auswertung erstellt wird. Da es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, eine BWA zu erstellen, gibt es auch keine Vorschrift für eine bestimmte Form. Je nach Unternehmen kann die grundlegende Struktur einer betriebswirtschaftlichen Auswertung abgewandelt und angepasst werden. Steuerberater und Unternehmen nutzen in der Mehrheit die Vorlagen von DATEV.

Grundlage der BWA ist immer die GuV bzw. kurzfristige Erfolgsrechnung, d. h. alle Umsatzerlöse, sonstige betriebliche Erträge sowie Aufwendungen sind Bestandteil der betrieblichen Auswertung. Auch die der Liquiditätsfaktor und die Bewegungsbilanz sind in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung meist vorzufinden:

• Gewinn-und-Verlust-Rechnung: Die kurzfristige Erfolgsrechnung, oft auch als Gewinn-und-Verlust-Rechnung bezeichnet, zeigt auf, ob die Wirtschaft eines Unternehmens unter dem Strich Gewinne oder Verluste erzielt. Dafür werden die Einnahmen durch den Verkauf von Waren oder das Erbringen von Dienstleistungen den Ausgaben (z. B. Produktions- und Einkaufskosten) gegenübergestellt. Daraus ergibt sich die Differenz, die positiv oder negativ ausfällt.
• Liquidität: Die Liquidität eines Unternehmens gibt an, inwiefern es seiner Zahlungsverpflichtung nachkommen kann. Wenn Zahlungsverpflichtungen wie Personalgehälter, Nebenkosten und Mieten fristgerecht erbracht werden, spricht man von einem liquiden Unternehmen. Tritt der Fall einer mangelnden Liquidität ein, droht dem Unternehmen als letzte Konsequenz die Insolvenz. Deswegen ist eine ausreichende Liquiditätsplanung von großer Bedeutung.
• Bewegungsbilanz: Die Bewegungsbilanz gibt Auskunft darüber, woher die finanziellen Mittel eines Unternehmens stammen und in welchen Unternehmensbereichen sie eingesetzt werden. Dafür werden Aktiva (Vermögenswerte) und Passiva (Vermögensquellen) aufgelistet. In der Aufstellung werden zwei aufeinander folgende Abschlussbilanzen in Relation zueinander gestellt und Veränderungen auf diese Weise sichtbar gemacht.

Für eine vergleichende BWA sollte eine Vorjahresrechnung, ein Soll-Ist-Vergleich, eine Jahresübersicht oder ein Branchenvergleich enthalten sein.

Für die fehlerfreie und kostengünstige Erstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung empfiehlt sich die Nutzung professioneller Buchhaltungssoftware. Die Vorteile gegenüber der manuellen BWA-Erstellung sprechen für sich: Daten werden blitzschnell per Mausklick aus der Finanzbuchhaltung übernommen und Rechenfehler auf diese Weise vermieden. Der Schritt ins papierlose, moderne Büro eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Auswertungen ohne Mehraufwand digital an Geschäftspartner oder externe Steuerberater zu versenden.

In der Regel hält jede Buchhaltungssoftware Funktionen für die Erstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung bereit. Mit BuchhaltungsButler Premium & Teams entscheiden Sie sich für eine leistungsstarke Online Software, die Ihnen fehlerfreie BWA aus automatisiert erfassten Belegdaten und Buchhungsinformationen zusammenstellt. Erledigen Sie die komplette Buchhaltung zentral in einer Anwendung und arbeiten Sie effektiver dank praktischer DATEV-Schnittstelle, mit der Sie Zahlen auf direktem Weg mit Ihrem Steuer- oder Unternehmensberater teilen.

Für maßgeschneiderte betriebliche Auswertungen liefert Sage ERP Ihnen amtlich zugelassene Formulare. Passen Sie vorgefertigte Layouts Ihren Bedürfnissen an und entdecken Sie die Vorteile der innovativen Komplettlösung, mit der Sie die Buchhaltung und Warenwirtschaft Ihres Unternehmens mit nur einem Programm erledigen. Egal, ob doppelte Buchführung, E-Bilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung: Mit Sage ERP automatisieren Sie wichtige Prozesse und sparen wertvolle Arbeitszeit. Vergleichen Sie die wichtigsten Funktionen von Sage auf anyworks.com mit den Leistungen anderer Cloud-Anbieter.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung unterstützt Unternehmen bei allen wichtigen Entscheidungsprozessen. Anhand der aktuellen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kann beurteilt werden, ob das Unternehmen festgelegte Ziele erreicht und wie sich die Finanzlage voraussichtlich entwickelt.

Banken, Finanzverwalter und externe Unternehmer nutzen die Daten der BWA, um die finanzielle Lage eines Unternehmens zu beurteilen. Die betriebswirtschaftliche Auswertung dient als Grundlage für Kreditverhandlungen mit der Bank und unterstützt Unternehmer dabei, Einkommensteuer-Vorauszahlungen rechtzeitig zu planen.

Ausschlaggebend für aussagekräftige Zahlen sind ein rechtsformneutraler Aufbau und die fehlerfreie Aufführung statistischer Daten. Werden Zahlen in der Finanzbuchhaltung nicht ordnungsgemäß verfasst, verliert auch die betriebswirtschaftliche Auswertung an Aussagekraft. Für eine aussagekräftige BWA müssen Aufwendungen und Erlöse zeitnah gebucht werden und größere Aufwandspositionen wie monatliche Abschreibungen, Ertragssteuern oder Jahresbonifikationen monatlich abgegrenzt werden.