Microsoft Outlook

Wie lassen sich E-Mails zeitversetzt senden?

Im neuen Microsoft Outlook können Sie beim Verfassen einer E-Mail einen späteren Versandzeitpunkt festlegen. Die Nachricht wird dann automatisch zum gewählten Zeitpunkt verschickt. Outlook bietet Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, den geplanten Versand zurückzunehmen oder zu ändern. Diese Funktion steht in der Desktop-, Web- und mobilen Version zur Verfügung.

1. E-Mail verfassen: Eine neue Nachricht wie gewohnt erstellen.
2. Optionen auswählen: In der Desktop-Version auf „Optionen“ klicken, in der Web-Version über das drei-Punkte-Menü oben rechts.
3. Versandzeit festlegen: Dort die Funktion „Senden später“ oder „Zustellung verzögern“ auswählen. Ein Kalenderfenster öffnet sich, in dem Datum und Uhrzeit des geplanten Versands eingetragen werden können.
4. Nachricht senden: Nach Bestätigung wird die E-Mail im Postausgang gespeichert und automatisch zum festgelegten Zeitpunkt versendet.
5. Versand zurücknehmen: Vor dem geplanten Versand kann die Nachricht im Postausgang geöffnet und entweder bearbeitet, neu terminiert oder gelöscht werden.

In der mobilen Outlook-App funktioniert es ähnlich: Beim Verfassen einer E-Mail auf die drei Punkte tippen und „Senden später“ auswählen. Danach Datum und Uhrzeit festlegen.

Wie lassen sich Serien-E-Mails versenden?

Im neuen Microsoft Outlook lassen sich Serien-E-Mails über die Funktion „Serien-E-Mail“ (Mail Merge) versenden. Dabei wird eine einzelne Nachricht an mehrere Empfänger angepasst, ohne dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen sehen.

Der Ablauf ist wie folgt:

1. Empfängerliste vorbereiten: In Excel oder einer anderen Tabelle alle Empfängerdaten (Name, E-Mail-Adresse und gewünschter Personalisierungen) anlegen.
2. Serien-E-Mail starten: In Outlook über „Start“ → „Neue Elemente“ → „Serien-E-Mail“ (oder über Word → „Sendungen“ → „Serien-E-Mail starten“) die Funktion aufrufen.
3. Verknüpfung mit Datenquelle: Die zuvor erstellte Empfängerliste wird als Datenquelle eingebunden. Outlook bzw. Word erkennt die Spalten als Platzhalter für personalisierte Inhalte.
4. E-Mail gestalten: Betreff und Nachrichtentext verfassen, Platzhalter für Namen, Anrede oder andere Felder einfügen.
5. Versand prüfen: Optional lassen sich Testnachrichten an einzelne Empfänger senden, um die Personalisierung zu überprüfen.
6. Senden: Nach Bestätigung wird die Nachricht an alle Empfänger individuell versendet. Jede E-Mail erscheint beim Empfänger als Einzelmail.

In der neuen Outlook-Version ist diese Funktion eng mit Microsoft 365 integriert, sodass auch Kalenderinformationen, Anhänge oder personalisierte Links eingebunden werden können. Sie ist ideal geeignet für Newsletter, Einladungen oder interne Mitteilungen, bei denen personalisierte Inhalte benötigt werden.

Wie lässt sich eine E-Mail in einen Kalendertermin umwandeln?

Im neuen Microsoft Outlook können E-Mails direkt in Kalendertermine umgewandelt werden. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

Desktop-Version:

1. Die E-Mail auswählen und im Menüband „Weitere Aktionen“ → „In Termin umwandeln“ wählen.
2. Outlook öffnet automatisch ein Terminfenster, in dem der Betreff der E-Mail als Terminname übernommen wird und der E-Mail-Inhalt im Notizfeld erscheint.
3. Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Erinnerungen können angepasst werden. Anschließend lässt sich der Termin speichern oder direkt an die relevanten Teilnehmer senden.

Eine schnelle Alternative ist das Ziehen der E-Mail aus dem Posteingang direkt auf das Kalender-Symbol in Outlook. Dadurch wird ebenfalls ein neuer Termin erstellt, der die E-Mail automatisch als Notiz integriert.

Web-Version:

1. E-Mail öffnen oder auswählen.
2. Über die Option „Mehr Aktionen“ → „In Kalenderereignis umwandeln“ den Termin erstellen.
3. Termin bearbeiten und speichern.

Mobile App:

1. E-Mail öffnen und über das Menü „In Kalender“ auswählen.
2. Terminoptionen einstellen und speichern.

Die Umwandlung ist besonders nützlich, um Aufgaben aus E-Mails direkt in die persönliche Planung zu übernehmen, ohne Informationen manuell kopieren zu müssen. Termine enthalten automatisch den E-Mail-Text, wodurch Kontext und Anhänge erhalten bleiben.

Wie kann die bedingte Formatierung für E-Mails im Posteingang aktiviert werden?

Im neuen Microsoft Outlook lässt sich die bedingte Formatierung nutzen, um bestimmte E-Mails im Posteingang automatisch optisch hervorzuheben. So können beispielsweise E-Mails von bestimmten Absendern, mit bestimmten Stichwörtern oder Prioritäten farblich markiert oder mit abweichender Schriftart dargestellt werden.

Desktop-Version:

1. Im Posteingang oben auf „Ansicht“ klicken.
2. Den Punkt „Ansichtseinstellungen“ auswählen.
3. Im Fenster „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ auf „Bedingte Formatierung…“ klicken.
4. Mit „Hinzufügen“ eine neue Regel erstellen und einen aussagekräftigen Namen vergeben.
5. Über „Bedingung…“ Kriterien festlegen, z. B. Absender, Betreff oder bestimmte Wörter.
6. Schriftart, Farbe oder Stil über „Schriftart…“ anpassen.
7. Mit „OK“ bestätigen – die Regel wird sofort auf den Posteingang angewendet.

Web-Version:

Die klassische bedingte Formatierung wie in der Desktop-Version ist in der Web-Version eingeschränkt. Hier lassen sich Filter und Kategorien verwenden, die E-Mails markieren, und über „Regeln“ können automatische Farbkennzeichnungen für eingehende Nachrichten erstellt werden.

Wie lassen sich Regeln und Filter in Outlook einrichten?

Im neuen Microsoft Outlook können Regeln und Filter genutzt werden, um eingehende E-Mails automatisch zu sortieren, weiterzuleiten oder für bestimmten Aktionen vorzusehen. Das hilft dabei, den Posteingang zu organisieren und den Arbeitsaufwand bei wiederkehrenden Aufgaben zu reduzieren.

Desktop-Version:

1. Im Posteingang auf „Start“ klicken und „Regeln“ → „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ auswählen.
2. Über „Neue Regel…“ einen Regeltyp wählen, z. B. Nachrichten von bestimmten Absendern verschieben oder E-Mails mit bestimmten Stichwörtern kennzeichnen.
3. Bedingungen definieren, z. B. Absenderadresse, Betreff oder Schlüsselwörter im Text.
4. Aktion festlegen, z. B. in einen bestimmten Ordner verschieben, markieren, kennzeichnen oder weiterleiten.
5. Ausnahmen bei Bedarf hinzufügen, Regel benennen und mit „Fertig stellen“ aktivieren.

Web-Version:

1. Rechts oben auf das Zahnradsymbol → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen → E-Mail → Regeln gehen.
2. Auf „+ Neue Regel hinzufügen“ klicken.
3. Bedingung, Aktion und optional Ausnahmen definieren.
4. Regel speichern – sie wird sofort auf neue E-Mails angewendet.

Wie funktioniert das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Im neuen Microsoft Outlook können Sie Abwesenheitsnotizen nutzen, um automatisch auf eingehende E-Mails zu antworten, wenn Sie nicht verfügbar sind. Dies gilt sowohl für die Desktop-Version als auch für Web-Version.

Desktop-Version:

1. Im Menü „Datei“ den Punkt „Automatische Antworten“ auswählen.
2. „Automatische Antworten senden“ aktivieren.
3. Optional Zeitraum festlegen, in dem die Abwesenheitsnotiz aktiv sein soll.
4. Im Feld „Innerhalb meiner Organisation“ den Nachrichtentext eingeben, der automatisch an Kollegen gesendet wird.
5. Über „Außerhalb meiner Organisation“ kann ein separater Text für externe Kontakte definiert werden.
6. Einstellungen speichern, die automatische Antwort wird ab dem definierten Zeitpunkt versendet.

Web-Version:

1. Rechts oben auf das Zahnradsymbol → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen → E-Mail → Automatische Antworten klicken.
2. „Automatische Antworten senden“ aktivieren.
3. Optional den Zeitraum festlegen und Nachrichtentext für interne und externe Empfänger eintragen.
4. Änderungen speichern.

Die Abwesenheitsnotiz kann jederzeit manuell ein- oder ausgeschaltet werden. Im neuen Outlook können zusätzliche Optionen genutzt werden, etwa Regeln für die Weiterleitung bestimmter E-Mails während der Abwesenheit. Das stellt sicher, dass wichtige Nachrichten weiterhin bearbeitet oder an Kollegen weitergeleitet werden.

Wie lässt sich die Signatur in Outlook ändern?

Im neuen Microsoft Outlook lässt sich die E-Mail-Signatur zentral anpassen, sodass sie automatisch an ausgehende Nachrichten angehängt wird.

Desktop-Version:

1. Im Menü „Datei“ → „Optionen“ → „E-Mail“ → „Signaturen“ wählen.
2. Bestehende Signaturen können bearbeitet oder neue erstellt werden.
3. Für jede Signatur lassen sich Standardwerte festlegen, z. B. welche Signatur für neue E-Mails oder Antworten/Weiterleitungen verwendet wird.
4. Nehmen Sie die Änderungen vor und speichern Sie sie. Die Signatur wird automatisch in den ausgewählten Nachrichten eingefügt.

Web-Version:

1. Rechts oben auf das Zahnradsymbol → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen → E-Mail → Verfassen und beantworten klicken.
2. Im Abschnitt „E-Mail-Signatur“ Text und Formatierung bearbeiten oder eine neue Signatur anlegen.
3. Wählen Sie eine der Optionen aus (ob die Signatur automatisch in neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen eingefügt werden soll).
4. Speichern Sie die Änderungen.

Das neue Outlook ermöglicht zusätzlich, verschiedene Signaturen für unterschiedliche E-Mail-Konten zu verwenden und bietet Formatierungsoptionen wie Links, Bilder oder HTML-Inhalte. Änderungen werden sofort in alle neu erstellten E-Mails übernommen.

Wie können Berechtigungen im Outlook-Kalender freigegeben werden?

Im neuen Microsoft Outlook lassen sich Kalenderberechtigungen gezielt freigeben, um anderen Personen den Zugriff auf Termine und Planungen zu ermöglichen.

Desktop-Version:

1. Den Kalender öffnen und den gewünschten Kalender auswählen.
2. Auf „Kalender freigeben“ klicken.
3. Im Dialogfeld die E-Mail-Adresse der Person eingeben, die Zugriff erhalten soll.
4. Zugriffsrechte festlegen, z. B. „Kann anzeigen“, „Kann bearbeiten“ oder „Vollzugriff“.
5. Anschließend versenden Sie die Einladung. Die ausgewählte Person erhält eine Benachrichtigung und kann je nach Berechtigungsstufe den Kalender einsehen oder bearbeiten.

Web-Version:

1. Kalender öffnen, auf „Freigeben“ klicken.
2. E-Mail-Adresse der gewünschten Person eintragen.
3. Berechtigungsstufe auswählen und die Einladung abschicken.

Das neue Outlook erlaubt zusätzlich die detaillierte Steuerung einzelner Termine, sodass Berechtigungen auf bestimmte Kalenderbereiche oder Kategorien beschränkt werden können. Außerdem ist es möglich, temporäre Berechtigungen zu vergeben oder Berechtigungen jederzeit zu widerrufen.

Wie lassen sich die Größenbeschränkung von Outlook erhöhen?

Im neuen Microsoft Outlook ist die Größe einzelner Postfächer und Nachrichten standardmäßig durch den Exchange-Server oder das E-Mail-Konto begrenzt. Eine direkte Erhöhung der maximalen Dateigröße in Outlook selbst ist nicht möglich, da Outlook die Servereinstellungen übernimmt. Es gibt jedoch Ansätze, um die Einschränkungen zu umgehen oder zu optimieren:

1. Exchange- oder Microsoft 365-Konto: Administratoren können in der Exchange- oder Microsoft 365-Verwaltungskonsole die maximal zulässige Nachrichtengröße für ein Postfach erhöhen. Dies betrifft sowohl ausgehende als auch eingehende E-Mails.
2. Dateianhänge reduzieren: Große Dateien lassen sich über OneDrive-Links oder SharePoint-Freigaben versenden, anstatt sie direkt anzuhängen. Outlook erzeugt beim Einfügen automatisch einen Link, wodurch die Nachricht die Größenbegrenzung des Servers nicht überschreitet.
3. Archivierung nutzen: Alte oder sehr große E-Mails können in lokale PST- oder OST-Dateien verschoben werden, um den Postfachspeicher zu entlasten und neue Nachrichten mit größeren Anhängen zu ermöglichen.
4. E-Mail-Komprimierung: Durch das Komprimieren („Zippen“) von Anhängen vor dem Versand lässt sich die Größe einzelner E-Mails reduzieren.

Wie lässt sich eine Vcard in Outlook erstellen?

Im neuen Microsoft Outlook lässt sich eine VCard, also eine digitale Visitenkarte, direkt aus den Kontakten heraus erstellen. Dazu wird zunächst der gewünschte Kontakt geöffnet. Über die Registerkarte „Datei“ oder das Drei-Punkte-Menü (…) im Kontaktfenster kann die Option „Speichern unter“ oder „Als VCard exportieren“ ausgewählt werden. Outlook erstellt daraufhin eine .vcf-Datei, die alle Kontaktinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firma enthält.

Diese VCard lässt sich anschließend problemlos per E-Mail versenden oder in andere Anwendungen importieren. Alternativ können mehrere Kontakte markiert und gesammelt als VCards exportiert werden. Es ist außerdem möglich, die VCard direkt in eine E-Mail einzufügen, indem der Kontakt per Drag & Drop in den Nachrichtentext gezogen wird. So wird die digitale Visitenkarte automatisch als Anhang eingefügt.

Wie kann eine Terminserie in Outlook erstellt werden?

Im neuen Microsoft Outlook lässt sich eine Terminserie direkt im Kalender erstellen. Zunächst wird ein neuer Termin geöffnet. Im Terminfenster findet sich die Option „Serientyp“ oder „Serientermine“. Hier kann festgelegt werden, ob der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden soll. Zusätzliche Optionen erlauben die genaue Anpassung der Wiederholung, wie Wochentag, Intervall und Enddatum der Serie.

Nach der Definition der Wiederholungsregeln können Teilnehmer hinzugefügt, Erinnerungen gesetzt und Besprechungsdetails wie Ort oder Online-Link eingetragen werden. Die Terminserie wird anschließend gespeichert und erscheint automatisch mehrfach im Kalender gemäß den gewählten Einstellungen. Änderungen an einzelnen Terminen innerhalb der Serie sind ebenfalls möglich, ohne die gesamte Serie zu beeinflussen, indem der spezifische Termin ausgewählt und bearbeitet wird.

Diese Funktion erleichtert die Planung wiederkehrender Meetings oder Aufgaben und sorgt für klare Übersicht im Kalender. Durch die Integration mit Microsoft Teams lassen sich Online-Besprechungen direkt als Serientermine einrichten, was die Koordination mit mehreren Teilnehmern optimiert.

Wie lässt sich ein freigegebenes Postfach in Outlook hinzufügen?

Im neuen Microsoft Outlook lässt sich ein freigegebenes Postfach einfach hinzufügen, sofern entsprechende Berechtigungen vorliegen. Zunächst wird in der linken Navigationsleiste auf „Datei“ und dann auf „Kontoeinstellungen“ geklickt. Unter „Kontoeinstellungen“ → „E-Mail“ wählen Sie das eigene Konto aus und klicken auf „Ändern“. Dort öffnet sich die Option „Weitere Einstellungen“, gefolgt von „Erweitert“.

Im Abschnitt „Postfächer öffnen“ können Sie das freigegebene Postfach hinzufügen, indem Sie dessen Namen eingeben und bestätigen. Nach dem Speichern und Neustarten von Outlook wird das freigegebene Postfach automatisch in der Ordnerliste unter dem eigenen Postfach angezeigt.

Alternativ kann das freigegebene Postfach über die Suchleiste in Outlook direkt eingebunden werden, wenn die Berechtigung bereits besteht: Eingabe des Postfachnamens und Auswahl von „Hinzufügen“ ermöglicht den direkten Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte des freigegebenen Postfachs.

Wie wird ein S/MIME-Zertifikat in Outlook installiert?

Im neuen Microsoft Outlook lässt sich ein S/MIME-Zertifikat installieren, um E-Mails digital zu signieren und zu verschlüsseln. Zunächst muss das Zertifikat auf dem System vorhanden sein, entweder als Datei (z. B. .pfx) oder über ein von einer Zertifizierungsstelle ausgestelltes Zertifikat.

Um das Zertifikat einzubinden, wird Outlook geöffnet und über „Datei“ → „Optionen“ → „Trust Center“ → „Einstellungen für das Trust Center“ navigiert. Unter „E-Mail-Sicherheit“ findet sich die Option „Digitale IDs (Zertifikate)“. Hier kann das vorhandene S/MIME-Zertifikat importiert werden, indem „Importieren/Exportieren“ ausgewählt und die Zertifikatsdatei mit dem zugehörigen Passwort hochgeladen wird.

Nach dem Import lässt sich das Zertifikat als Standard für digitale Signaturen und Verschlüsselung festlegen. Beim Verfassen einer neuen E-Mail erscheinen dann in der Menüleiste Optionen wie „Diese Nachricht signieren“ oder „Diese Nachricht verschlüsseln“.

Eine korrekte Installation sorgt dafür, dass der eigene Absender authentifiziert wird und eine verschlüsselte Kommunikation mit Empfängern möglich ist, die über kompatible S/MIME-Zertifikate verfügen.