Ratgeber | Betriebswirtschaftliche Auswertung

Betriebswirtschaftliche Auswertung einfach erklärt

Betriebswirtschaftliche Auswertung einfach erklärt2021-07-01T13:24:17+02:00

Unser Ratgeber liefert Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Formen der betriebswirtschaftlichen Auswertung und welche Kriterien für die Erstellung der BWA gelten.

Entdecken Sie die Vorzüge von professioneller Software, wie Sage 50 und Lexware buchhaltung 2021, mit der Sie die betriebswirtschaftliche Auswertung in nur wenigen Schritten fehlerfrei erstellen. Kompatible DATEV-Schnittstellen ermöglichen Ihnen den einfachen, digitalen Versand der BWA an zuständige Steuer- und Unternehmensberater.

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Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (Kurz: BWA) gibt Auskunft über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Im Gegensatz zum Jahresabschluss, der die Unternehmenszahlen zeitversetzt auswertet, wird die BWA monatlich erstellt. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zählt deswegen zu den wichtigsten Entscheidungsinstrumenten für Unternehmer und fasst die neuesten Kennzahlen eines Unternehmens zusammen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit Buchführungspflicht eignet die BWA sich hervorragend, um die wirtschaftliche Lage regelmäßig zu überprüfen.

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Wer muss eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen?

Generell gibt es keine gesetzliche Pflicht, die die Erstellung einer BWA vorschreibt. Die Erstellung einer BWA basiert auf der Buchhaltungspflicht eines Unternehmens. Jedes Unternehmen, das eine Buchführung macht, hat die Möglichkeit, eine betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen und von den Vorteilen zu profitieren. Nach § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) muss jeder Kaufmann Buch führen, das betrifft sowohl Einzelunternehmen, Personengesellschaften als auch Kapitalgesellschaften.

Kleingewerbe und Freiberufler sind grundsätzlich nicht zur Buchhaltung verpflichtet, weswegen sie nur selten die entsprechenden Zahlen für die Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung besitzen. Auch für diese Unternehmensformen ist die freiwillige Erstellung einer BWA dennoch empfehlenswert, um die aktuelle Finanzlage einzusehen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung wird häufig von Steuer- und Unternehmensberatern erstellt. Diese nutzen dafür in der Regel das Programm DATEV. Unternehmen, die professionelle Buchhaltungssoftware nutzen, können die BWA auch eigenständig erstellen. Dazu sind nur wenige Schritte notwendig. Anwendungen wie Lexware buchhaltung 2021 und Sage 50 verfügen über eine DATEV-Schnittstelle und zahlreiche Auswertungstools für die fehlerfreie Erstellung einer BWA.

Vor- und Nachteile der BWA

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist für Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug, um die Unternehmenssituation zu beurteilen. Sie können:

  • Aktuelle Finanzlage einsehen
  • Schwachstellen rechtzeitig erkennen
  • Maßnahmen gezielt planen

Dagegen bringt die BWA nur wenige Nachteile mit sich:

  • Nicht alle Posten werden berücksichtigt
  • Keine einheitliche Darstellungsform

Was gehört in die BWA?

Der inhaltliche Umfang einer BWA hängt davon ab, welche Art von betriebswirtschaftlicher Auswertung erstellt wird. Da es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, eine BWA zu erstellen, gibt es auch keine Vorschrift für eine bestimmte Form. Je nach Unternehmen kann die grundlegende Struktur einer betriebswirtschaftlichen Auswertung abgewandelt und angepasst werden. Steuerberater und Unternehmen nutzen in der Mehrheit die Vorlagen von DATEV.

Grundlage der BWA ist immer die GuV bzw. kurzfristige Erfolgsrechnung, d. h. alle Umsatzerlöse, sonstige betriebliche Erträge sowie Aufwendungen sind Bestandteil der betrieblichen Auswertung. Auch die der Liquiditätsfaktor und die Bewegungsbilanz sind in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung meist vorzufinden. Für eine vergleichende BWA sollte eine Vorjahresrechnung, ein Soll-Ist-Vergleich, eine Jahresübersicht oder ein Branchenvergleich enthalten sein.

Tipp

Grundsätzlich empfiehlt sich immer die Rücksprache mit Steuer- oder Unternehmensberatern.

Der tatsächliche Inhalt der betriebswirtschaftlichen Auswertung hängt von mehreren Faktoren ab. So wirkt sich zum Beispiel sowohl die Unternehmensgröße als auch die Branche auf den Umfang der BWA aus.

Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung, oft auch als Gewinn-und-Verlust-Rechnung bezeichnet, zeigt auf, ob die Wirtschaft eines Unternehmens unter dem Strich Gewinne oder Verluste erzielt.

Dafür werden die Einnahmen durch den Verkauf von Waren oder das Erbringen von Dienstleistungen den Ausgaben (z. B. Produktions- und Einkaufskosten) gegenübergestellt. Daraus ergibt sich die Differenz, die positiv oder negativ ausfällt.

Liquidität

Die Liquidität eines Unternehmens gibt an, inwiefern es seiner Zahlungsverpflichtung nachkommen kann.

Wenn Zahlungsverpflichtungen wie Personalgehälter, Nebenkosten und Mieten fristgerecht erbracht werden, spricht man von einem liquiden Unternehmen. Tritt der Fall einer mangelnden Liquidität ein, droht dem Unternehmen als letzte Konsequenz die Insolvenz. Deswegen ist eine ausreichende Liquiditätsplanung von großer Bedeutung.

Bewegungsbilanz

Die Bewegungsbilanz gibt Auskunft darüber, woher die finanziellen Mittel eines Unternehmens stammen und in welchen Unternehmensbereichen sie eingesetzt werden.

Dafür werden Aktiva (Vermögenswerte) und Passiva (Vermögensquellen) aufgelistet. In der Aufstellung werden zwei aufeinander folgende Abschlussbilanzen in Relation zueinander gestellt und Veränderungen auf diese Weise sichtbar gemacht.

Übersicht über die BWA-Formen

Die DATEV-Standard-BWA, auch unter dem Ausdruck BWA 01 bekannt, ist die am häufigsten angewendete Form der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Alle Werte der BWA 01 werden ausschließlich anhand betriebswirtschaftlicher Aspekte analysiert, weswegen die Standard-Form für jede Branche genutzt werden kann, sowohl für kleine als auch mittlere Unternehmen. Für größere Unternehmen mangelt es bei der BWA 01 jedoch oft an Aussagekraft.

Abhängig von Branche und Unternehmensgröße gibt es weitere BWA-Formen, die sich an die entsprechenden Bedürfnisse anpassen, dazu zählen beispielsweise:

  • BWA 02 (Arzt-BWA)
  • BWA 04 (Controllingreport-BWA)
  • BWA 05 (Gesamtkostenverfahren-BWA)
  • BWA 06 (Umsatzkostenverfahren-BWA)
  • BWA 97 (Controllingreport-BWA E/A)
  • BWA 10 (Steuerberater BWA)
  • BWA 20 (Handwerks-BWA)
  • BWA 43 (Einnahmen-Ausgaben-BWA)
  • BWA 44 (Rechtsanwalt-BWA)
  • BWA 97 (DATEV-Privat-BWA)

Darstellungsarten

Vergleichsdarstellung

In der Vergleichsdarstellung werden die aktuellen Zahlen mit denen des Vorjahres oder mit den Werten der Branche verglichen.

BWA im Wertevergleich

Im Wertevergleich wird für jede Position der betriebswirtschaftlichen Auswertung das dazugehörige Konto angezeigt.

BWA als Zeitreihe

Bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung als Zeitreihe werden mehrere Monate eines Jahres und die BWA-Positionen zusammengefasst dargestellt.

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Für die fehlerfreie und kostengünstige Erstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung empfiehlt sich die Nutzung professioneller Buchhaltungssoftware. Die Vorteile gegenüber der manuellen BWA-Erstellung sprechen für sich: Daten werden blitzschnell per Mausklick aus der Finanzbuchhaltung übernommen und Rechenfehler auf diese Weise vermieden. Der Schritt ins papierlose, moderne Büro eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Auswertungen ohne Mehraufwand digital an Geschäftspartner oder externe Steuerberater zu versenden.

In der Regel hält jede Buchhaltungssoftware Funktionen für die Erstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung bereit. Mit Lexware buchhaltung 2021 entscheiden Sie sich für eine leistungsstarke PC-Software, die Sie Schritt für Schritt zu einer fehlerfreien BWA führt. Erledigen Sie die komplette Buchhaltung zentral in einer Anwendung und arbeiten Sie effektiver dank praktischer DATEV-Schnittstelle, mit der Sie Zahlen auf direktem Weg mit Ihrem Steuer- oder Unternehmensberater teilen.

Für maßgeschneiderte betriebliche Auswertungen liefert Sage 50 Ihnen amtlich zugelassene Formulare. Passen Sie vorgefertigte Layouts Ihren Bedürfnissen an und entdecken Sie die Vorteile der innovativen Komplettlösung, mit der Sie die Buchhaltung und Warenwirtschaft Ihres Unternehmens mit nur einem Programm erledigen. Arbeiten Sie flexibel von unterwegs dank integrierter Cloud-Funktionen. Egal, ob doppelte Buchführung, E-Bilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung: Mit Sage 50 automatisieren Sie wichtige Buchhaltungsprozesse und sparen wertvolle Arbeitszeit.

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  • Fehler dank Buchhaltungassistent vermeiden

  • Finanzdaten zentral verwalten und überblicken

Nutzen der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die betriebswirtschaftliche Auswertung unterstützt Unternehmen bei allen wichtigen Entscheidungsprozessen. Anhand der aktuellen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kann beurteilt werden, ob das Unternehmen festgelegte Ziele erreicht und wie sich die Finanzlage voraussichtlich entwickelt.

Banken, Finanzverwalter und externe Unternehmer nutzen die Daten der BWA, um die finanzielle Lage eines Unternehmens zu beurteilen. Die betriebswirtschaftliche Auswertung dient als Grundlage für Kreditverhandlungen mit der Bank und unterstützt Unternehmer dabei, Einkommensteuer-Vorauszahlungen rechtzeitig zu planen.

Ausschlaggebend für aussagekräftige Zahlen sind ein rechtsformneutraler Aufbau und die fehlerfreie Aufführung statistischer Daten. Werden Zahlen in der Finanzbuchhaltung nicht ordnungsgemäß verfasst, verliert auch die betriebswirtschaftliche Auswertung an Aussagekraft. Für eine aussagekräftige BWA müssen Aufwendungen und Erlöse zeitnah gebucht werden und größere Aufwandspositionen wie monatliche Abschreibungen, Ertragssteuern oder Jahresbonifikationen monatlich abgegrenzt werden.

BWA richtig nutzen

  • Finanzielle Lage des Unternehmens aktuell bewerten

  • Einkommenssteuer-Vorauszahlungen rechtzeitig planen

  • Finanzlage für Banken und externe Unternehmer aufarbeiten

  • Aufwendungen und Erlöse zeitnah buchen

  • Große Aufwandspositionen monatlich abgrenzen

Die wichtigsten Positionen der DATEV-Standard-BWA

Die DATEV-Standard-BWA (BWA 01), die am häufigsten Anwendung findet, baut auf die wichtigsten Kennzahlen eines Unternehmens auf. Deswegen kann die Standard-BWA grundsätzlich unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße angewendet werden. Alle Werte werden ohne Umsatzsteuer aufgeführt. Erfahren Sie im Folgenden mehr über die wesentlichen Kernelemente der DATEV-Standard-BWA:

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Gesamtleistung

Zur Kategorie Gesamtleistung zählen alle Bestandsveränderungen sowie Umsatzerlöse des Unternehmens.

Rohertrag

Der Rohertrag beschreibt die Summe, wenn von der Gesamtleistung Kosten wie Materialkauf abgezogen werden.

Sonstige betriebliche Erlöse

Sonstige betriebliche Erlöse sind Erlöse, die nicht den Umsatzerlösen zuordenbar sind. Das ist z. B. die private Nutzung eines Telefons.

Betrieblicher Rohertrag

Der betriebliche Rohertrag setzt sich aus allen anderen betrieblichen Erlösen und dem Rohertrag zusammen.

Kostenarten

Im Segment Kostenarten werden alle Kosten (Personal, Material etc.) ohne Zinsen und Steuern aufgelistet.

Betriebsergebnis

Das Betriebsergebnis beschreibt den Wert, der den Abzug der Gesamtkosten vom betrieblichen Rohertrag wiedergibt.

Neutraler Aufwand

Unter dem neutralen Aufwand werden sowohl unternehmensexterne Steuervorauszahlungen als auch Zinsen zusammengefasst.

Neutraler Ertrag

Unter dem neutralen Ertrag werden unternehmensexterne Erträge zusammengefasst. Das können z. B. Steuererstattungen sein.

Ergebnis vor Steuerabzug

Um das Ergebnis vor den Steuern zu berechnen, werden vom Betriebsergebnis neutrale Aufwände und neutrale Erträge abgezogen.

Vorläufiges Ergebnis

Das vorläufige Ergebnis der BWA beschreibt das Ergebnis nach Abzug jeweiliger Steuern.

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Bitte beachten Sie, dass alle Angaben ohne Gewähr auf Vollständigkeit und Aktualität sind. Die hier dargestellte Übersicht ersetzt keine fachliche Beratung.