Fahrtenbuch führen
Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, die oft mit einem Dienstwagen unterwegs sind oder die über viele Autos im Betriebsvermögen verfügen, kommen ohne Fahrtenbücher nicht mehr aus. Klassischerweise werden Fahrtenbücher mit Stift und Papier erstellt und ein Fuhrparkverwalter oder ein Buchhalter kontrolliert später die Aufzeichnungen. Diese Prozesse werden durch ein elektronisches Fahrtenbuch vereinfacht. Darüber hinaus bieten elektronische Fahrtenbücher auch für Freiberufler oder Selbstständige viele Vorteile.
Wir zeigen Ihnen in diesem Ratgeber, wie Sie ein Fahrtenbuch führen und geben Ihnen nützliche Tipps und Hinweise zu steuerlichen Ersparnissen. Wollen Sie ein Fahrtenbuch führen, gibt es einige von den Behörden vorgeschriebene Formvorgaben zu beachten. Die Hersteller von Fahrtenbuchsoftware achten bei der Entwicklung ihrer Lösungen auf die Anforderungen des Finanzamts und bieten Ihnen unterschiedliche Abrechnungsmethoden an. Welche Methode sich am besten für Sie eignet, hängt von Ihrer individuellen Situation ab.
WISO Fahrtenbuch 2026
- Geeignet für Arbeitnehmer, Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende
- Vereinfacht die Fahrzeugverwaltung
- Liefert Fahrtvorlagen
Was ist ein Fahrtenbuch?
Grundsätze beim Fahrtenbuch führen
Es gilt, einige Grundsätze zu beachten, wenn Sie korrekt ein schriftliches oder elektronisches Fahrtenbuch führen wollen. Einer der wichtigsten Grundsätze ist der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit. Dieser beschreibt, dass ein Fahrtenbuch chronologisch geführt werden muss. Haben Sie einen Fehler gemacht oder eine Fahrt vergessen, dürfen Sie diese nicht korrigieren. Ein Durchstreichen oder einfach dazwischen schreiben ist nicht erlaubt. Nachträgliche Eintragungen und Veränderungen müssen Sie als solche eindeutig kennzeichnen.
Da es sich um unternehmensinterne und steuerlich relevante Dokumente handelt, müssen schriftliche und elektronische Fahrtenbücher in der Regel 6 Jahre archiviert (im betrieblichen Kontext oft 10 Jahre) werden. Das wird durch den Grundsatz der Sicherheit dargestellt.
Der Grundsatz der Vollständigkeit gibt eine lückenlose Führung des Fahrtenbuchs vor. Es darf nicht vorkommen, dass Lücken bei den Kilometerständen im Fahrtenbuch entstehen. Jede Fahrt, egal wie lang, Sie ging, muss aufgeschrieben werden.
Vor allem Behörden und Unternehmen benötigen einen Einblick in das Fahrtenbuch, weshalb die Grundsätze der Klarheit und Übersichtlichkeit eingehalten werden müssen. Diese bestimmen, dass das Fahrtenbuch für einen sachverständigen Dritten eindeutig und ohne Schwierigkeiten erfasst und begriffen werden kann. Die Einarbeitungszeit in die Form und Eintragungen dürfen dabei nicht allzu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Das gesamte Fahrtenbuch muss in einer in sich geschlossenen Form geschrieben sein. Sie dürfen die Form nicht mehr verändern. Das Fahrtenbuch muss mit einem Fahrtenbuch aus einer anderen Abrechnungsperiode vergleichbar sein.
Die Fahrten, die Sie eintragen, wenn Sie das Fahrtenbuch führen, müssen tatsächlich stattgefunden haben. Das wird als Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit bezeichnet. Fahren Sie mehrmals am Tag zwischen verschiedenen Orten, ist es nicht gestattet, die Fahrten zusammenzufassen. Jede Fahrt muss einzeln aufgeschrieben werden und es darf keine Gruppe an Fahrten geben. Dieser Grundsatz der Einzelbewertung sorgt für eine exaktere Überprüfbarkeit für die Behörden und das Unternehmen.
Kunden und Geschäftspartner sollten Sie namentlich erwähnen. Wenn Sie viele Abkürzungen verwenden, sollten Sie Ihrem Fahrtenbuch eine Legende beifügen. Die Tatsache, dass Sie alles so ausführlich wie möglich aufschreiben sollten, nennt sich Grundsatz der Ausführlichkeit.
Ein physisches Fahrtenbuch muss
einheitlich und gebunden sein. Einzelne, zusammengeheftete Blätter sind
nicht erlaubt. Excel-Dateien stellen kein elektronisches
Fahrtenbuch dar. Verwenden Sie für eine lückenlose Dokumentation, die anerkannt werden soll eine Software wie WISO Fahrtenbuch 2026.
Was muss im Fahrtenbuch stehen?
Grundsätzlich gibt es unterschiedeliche Kategorien. Eine Kategorie sind dienstliche Fahrten. Jede Fahrt, die im Rahmen Ihrer Arbeit stattfindet, muss notiert werden. Fahren Sie einen Umweg zu Ihrem Termin, muss auch dieser erfasst werden.
Auch private Fahrten müssen im Fahrtenbuch erfasst werden. Eine Besonderheit hierbei ist, dass kein Grund für die Fahrt angegeben werden muss. Ein Vermerk, der kennzeichnet, dass es sich um eine private Fahrt handelt, reicht in der Regel aus.
Fahrtenbuch vs. 1-%-Methode
Wenn ein Unternehmer seinen Firmenwagen mehr als die Hälfte der Zeit betrieblich verwendet, kann er zwischen zwei Besteuerungsmethoden wählen: Fahrtenbuch oder 1 %-Regelung. Bevor Sie die Entscheidung zum Fahrtenbuch oder zur 1-%-Methode treffen, denken Sie über einige Faktoren nach. Dazu gehören unter anderem die jährlich gefahrene Kilometerzahl, der Anteil der Privatnutzung, die Entfernung zur Arbeit und der Bruttolistenpreis des genutzten Wagens. Diese und noch weitere Aspekte müssen Sie beachten, wenn Sie eine Wahl treffen wollen.
Die Nutzung eines Fahrtenbuchs bietet die Möglichkeit, sämtliche dienstlichen und privaten Fahrten detailliert aufzuzeichnen. Dadurch können die tatsächlichen Kosten, die durch die private Nutzung entstehen, exakt ermittelt werden. Dies ermöglicht eine präzise steuerliche Abrechnung, die oft besonders vorteilhaft ist, wenn der private Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs vergleichsweise gering ist.
Im Gegensatz dazu steht die pauschale 1-%-Regelung, bei der ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil für die private Nutzung veranschlagt wird. Diese Methode ist einfacher in der Anwendung, erfordert jedoch keine genaue Aufzeichnung der tatsächlichen Kosten. In Fällen, in denen der private Nutzungsanteil höher ist, kann die 1-%-Regelung steuerlich günstiger sein.
Ein Fahrtenbuch wie die Software WISO Fahrtenbuch kann sich lohnen, wenn der private Nutzungsanteil relativ gering ist.
Sie sollten die 1-%-Methode nicht verwenden, wenn:
- der Bruttolistenpreis sehr hoch ist. Ein Fahrtenbuch ermöglicht eine genauere Aufteilung der privaten und betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs.
- der Firmenwagen gebraucht gekauft wurde oder relativ alt.
- die private Nutzung des Firmenwagens gering ist.
- die Betriebsausgaben wie Sprit, Versicherung und Steuer relativ niedrig sind.
Selbstständige sollten die 1-%-Methode ebenfalls nicht wählen, wenn das Auto bereits vollständig abgeschrieben wurde. Ein Wechsel zwischen den Abrechnungsmethoden ist nur zum Wechsel der Abrechnungsperiode oder bei einem Wechsel des Wagens möglich.
Für wen lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Per se ist niemand verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Jeder Fahrzeughalter kann auch mit der 1-%-Methode seine steuerlichen Abgaben berechnen. Ein Fahrzeughalter kann aber von einer Behörde dazu verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen. Das geschieht meistens, nachdem etwas mit dem Wagen passiert ist und der Fahrer zum Zeitpunkt nicht der Fahrzeughalter war. Grundlagen für die Verpflichtung sind z. B. Unfälle.
Durch die Anwendung der sogenannten Fahrtenbuchauflage wollen Behörden sicherstellen, dass der tatsächliche Fahrer eines Fahrzeugs bei einem Vergehen ermittelt werden kann. Sollte etwas während der Fahrt passieren, liegen die Daten schnell und nachvollziehbar vor. Ist das nicht möglich, muss der Fahrzeughalter im Schadensfall haften.
Geldwerter Vorteil
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Welche Arten von elektronischen Fahrtenbüchern gibt es?
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nicht an eine formelle Vorgabe gebunden. Elektronische Fahrtenbücher werden grundsätzlich vom Finanzamt akzeptiert.
Bei Premium-Autoherstellern gibt es Navigationssysteme mit eingebauten Fahrtenbüchern. Dort starten Sie Ihr Programm direkt im Wagen und zeichnen Ihre Fahrtstrecken auf. Einige Dienstleister bieten Geräte zum Aufzeichnen Ihrer Fahrten an. Sie mieten sich einen Stick oder etwas ähnliches vom Hersteller und müssen ihn selbst einrichten. Dann zeichnet das Gerät Ihre Fahrten auf und übermittelt die Ergebnisse an den Hersteller.
Mit einer Software wie beispielsweise WISO Fahrtenbuch 2026 behalten Sie die Kontrolle über Ihr Fahrtenbuch. Verbinden Sie die Software mit einer App und lassen Sie die automatische Aufzeichnung beginnen. Am Computer reichen einige wenige zusätzliche Angaben aus, um Ihr Fahrtenbuch für die Übermittlung an den Arbeitgeber oder das Finanzamt fertigzumachen.
Hinweise zum Fahrtenbuch führen
Vor allem für Arbeitgeber haben sich in den letzten Jahren einige Erfahrungswerte angesammelt. Diese machen Ihnen das Leben leichter. Haben Sie noch keine Erfahrungen mit dem Führen eines Fahrtenbuchs, müssen Sie mit vorläufigen Werten rechnen. Gängige Praxis ist es, jeden gefahrenen Kilometer mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises zu versteuern. Zum Ende des Jahres müssen die tatsächlichen Werte zu Berechnung verwendet werden. Im nächsten Jahr verwenden Sie diese Werte. Der voraussichtliche monatliche Nutzungswert ist 1/12 des Vorjahresbetrages. Auch im aktuellen Jahr muss der Arbeitgeber anhand des Fahrtenbuchs die gesamte Abrechnungsperiode neu ausrechnen und die Differenz nachversteuern.
Wenn Sie als Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, ist Ihr Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, auf Basis des Fahrtenbuchs abzurechnen. Rechnet Ihr Arbeitgeber nicht mit dem Fahrtenbuch ab, müssen Sie den geldwerten Vorteil in der Steuererklärung selbst korrigieren.
Fahren Sie nur schnell zum Supermarkt oder holen Sie
einen Verwandten von Hauptbahnhof ab, müssen Sie auch diese Fahrten
eintragen.
Mit einer Woche Nachtragungszeit werden diese auch vom Finanzamt akzeptiert. Tank- und Werkstattfahrten werden besonders genau geprüft, da das Finanzamt bei der Abgabe des Fahrtenbuchs hier einen direkten Zusammenhang erkennt. Reichen Sie eine Tankquittung ein, ohne die passende Fahrt eingetragen zu haben, liegt der Verdacht nah, dass das Fahrtenbuch nicht korrekt ausgefüllt worden ist. Bei groben Verstößen ist eine Nachforderung möglich. Dazu schätzt das Finanzamt den Anteil des privaten Nutzungsanteils. Wann ein Verstoß eklatant ist, liegt dabei im Ermessen der Behörde. Aber auch das Finanzamt muss kleinere Ungenauigkeiten annehmen. Nach einem richterlichen Urteil (Az.: 9 K 276/19) haben Steuerzahler einen gewissen Spielraum für Abkürzungen in ihrem Fahrtenbuch. Das Ergebnis ist, dass Fahrtziele verständlich sein müssen oder sich eindeutig aus den vorhandenen Kunden- und Adresslisten ergeben müssen. Tankstopps während einer Dienstfahrt sind nicht einzutragen. Erleben Sie einen ähnlichen Fall, können Sie Einspruch dagegen einlegen. Wir empfehlen aber, das Fahrtenbuch so genau wie möglich zu führen, um einen solchen Grenzfall zu vermeiden. Sie müssen sowohl schriftliche als auch elektronische Fahrtenbücher 10 Jahre archivieren.
Kleinunternehmerregelung
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Steuererklärung für Selbstständige
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Steuern sparen mit einem Fahrtenbuch
Für reine Elektrofahrzeuge, die nach dem 31.12.2018 und vor dem 01.01.2024 angeschafft wurden, gilt die 0,25 %-Regelung (Viertelung der Bemessungsgrundlage), sofern der Bruttolistenpreis maximal 60.000 Euro beträgt. Übersteigt der Preis diese Grenze, wird die Bemessungsgrundlage halbiert (0,5 %-Regelung).
Für Elektrofahrzeuge, die im Zeitraum vom 01.01.2024 bis zum 31.12.2024 angeschafft wurden, wurde die Grenze für die 0,25 %-Regelung auf einen Bruttolistenpreis von 70.000 Euro angehoben.
Für Elektrofahrzeuge, die ab dem 01.01.2025 angeschafft wurden, ist die 0,25 %-Regelung anzuwenden, sofern der Bruttolistenpreis den Betrag von 95.000 Euro nicht übersteigt. Liegt der Bruttolistenpreis über dieser Grenze von 95.000 Euro, greift weiterhin die 0,5 %-Regelung. Diese Anhebung der Deckelungsgrenze dient der fortlaufenden Förderung der Elektromobilität im Rahmen der aktuellen steuerlichen Rahmenbedingungen.
Haben Sie einen Elektroroller, E-Scooter, ein E-Bike oder ein S-Pedelec von Ihrem Arbeitgeber erhalten, gilt ebenfalls diese Vergünstigung. Diesen Preis dürfen Sie nicht mit der Umweltprämie gegenrechnen, um ihn unter die Grenze zu drücken.
[Autor: FR]
Weg zur Arbeit und Pendlerpauschale 2026
Nutzen Sie den Dienstwagen für den Weg zur Arbeit, wird dies zusätzlich versteuert. Hier gibt es zum 01.01.2026 eine wesentliche Vereinfachung bei der Gegenrechnung:
- Zusatzsteuer: Standardmäßig fallen monatlich 0,03 % des BLP pro Entfernungskilometer an. Wer selten pendelt, kann die Einzelbewertung mit 0,002 % pro tatsächlicher Fahrt wählen (Nachweis erforderlich).
- Entfernungspauschale 2026: In der Steuererklärung können Sie nun für diese Wege einheitlich 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer als Werbungskosten geltend machen. Die frühere Staffelung (30 Cent für die ersten 20 km) ist entfallen.
Wegfall der Ladestrom-Pauschalen
Ein wichtiger Hinweis für 2026: Die bisherigen monatlichen Pauschalen für das Laden zu Hause (z. B. 30 Euro oder 70 Euro) wurden durch eine Neuregelung des BMF ersetzt. Seit dem 01.01.2026 ist für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ein Einzelnachweis der tatsächlich geladenen Strommenge (z. B. über eine intelligente Wallbox) zwingend erforderlich.
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