Onboarding

Employee Journey verstehen

In der Employee Journey (zu Deutsch: Angestelltenreise) stellt das Onboarding wichtige eine Etappe dar. Der neue Mitarbeiter wird mit seinen künftigen Teammitgliedern und mit den Unternehmensstrukturen sowie betrieblichen Prozessen vertraut gemacht. Die gesamte Employee Journey sieht wie folgt aus:

• Preboarding: Diese Phase beginnt nach der Vertragsunterzeichnung und dauert bis zum ersten Arbeitstag. Sie dient dazu, neue Mitarbeiter bereits vor ihrem Start auf die neue Tätigkeit vorzubereiten.
• Onboarding: Mit dem ersten Arbeitstag startet das eigentliche Onboarding. Hier werden die neuen Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingeführt, lernen das Team kennen und erhalten notwendige Schulungen.
• Offboarding: Dieser Prozess begleitet den Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen und stellt sicher, dass Wissen übertragen und ein positiver Abschied gewährleistet wird.

Ein gelungenes Onboarding fördert die Mitarbeiterbindung, steigert die Motivation und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen. Psychologisch gesehen fühlen sich Mitarbeiter, die gut integriert werden, wertgeschätzter und sind eher bereit, sich langfristig zu engagieren.

Die Phasen des Onboardings

Der Onboarding-Prozess gliedert sich in mehrere Phasen, die jeweils spezifische Ziele verfolgen und durch den Einsatz digitaler Tools unterstützt werden können.

Vor dem ersten Arbeitstag

Nach der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag wird die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter willkommen geheißen. Checklisten und Begrüßungspakete helfen bei diesem Schritt und etablieren eine angenehme Atmosphäre. Digitale Tools wie Personio erleichtern die Vorbereitung dieser Phase und stellen wichtige Dokumente für den Einstieg bereit.

Orientierung (Tag 1 bis Woche 2)

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase. Ein gut vorbereiteter Arbeitsplatz macht das Ankommen einfacher. Ein Mentor kann durch Anleitung und Erklärungen die Eingewöhnung erleichtern. Tools wie Kenjo unterstützen durch organisierte Willkommensprozesse und einen strukturierten Ablaufplan.

Integration (Monat 1–3)

In dieser Phase erfolgen die fachliche Einarbeitung und die firmenkulturelle Eingliederung. Regelmäßige Feedback-Gespräche, klare Zielvereinbarungen und die Übertragung erster Projekte sorgen für einen erfolgreichen Start. Digitale Aufgabenlisten, Erinnerungen und Feedback-Tools, wie sie Hooray liefert, können praktische Unterstützung bieten.

Etablierung (ab Monat 3)

Nach der Integrationsphase geht es darum, den Mitarbeiter langfristig im Unternehmen einzubinden. Regelmäßige Kommunikation, Performance-Reviews und die Vermittlung von Entwicklungsperspektiven sind dabei zentral. Eine Software wie Sage HR kann Analysen zur Evaluation des Onboarding-Erfolgs zur Verfügung stellen.

Probezeit

Die Probezeit gibt der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, Fähigkeiten und Kompetenzen unter Beweis zu stellen. Gleichzeitig sammelt das Unternehmen Erkenntnisse darüber, wie der Mitarbeiter mit den Anforderungen der Position umgeht und ob er sich langfristig harmonisch ins Team einfügt. Am Ende der Probezeit steht die Entscheidung, ob die Zusammenarbeit fortgesetzt wird. Diese sollte auf einer fundierten Evaluation basieren, die sowohl die fachliche Leistung als auch die Integration in die Unternehmenskultur berücksichtigt.

Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Onboarding

Ein Erfolgsfaktor ist die Vermittlung der Unternehmenskultur. Werte, Normen und Arbeitsweisen sollten nicht nur kommuniziert, sondern auch vorgelebt werden. Konsistenz zwischen interner Kommunikation und gelebter Praxis erhöht die Identifikation. Transparenz in Abläufen und Entscheidungswegen erleichtert zudem die Orientierung.

Führungskräfte können den Onboarding-Prozess aktiv mitgestalten, die Richtung vorgeben und Mitarbeiter fachlich wie persönlich fördern. Gemeinsame Gespräche helfen, Erwartungen abzugleichen und individuelle Entwicklungswege frühzeitig zu erkennen.

Später sollten immer wieder Möglichkeiten genutzt werden, Feedback miteinander auszutauschen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern den Raum, sich über positive Erfahrungen, aber auch zu Herausforderungen zu äußern.

Eine klare Kommunikation und aktives Feedback sollten integrale Bestandteil der Unternehmenskultur und des Onboarding-Prozesses sein.

Voraussetzungen für die Einführung digitaler Onboarding-Prozesse

Die Digitalisierung des Onboardings kann die Integration neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen vereinfachen, wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind. Dazu gehören eine stabile IT-Infrastruktur, die Auswahl geeigneter Softwarelösungen und die Schulung des HR-Personals im Umgang mit digitalen Tools. Berücksichtigen Sie in dem Zusammenhang unbedingt die Datenschutzaspekte, um die Sicherheit von Mitarbeiterdaten gewährleisten zu können. Speichern und verarbeiten Sie personenbezogene Informationen gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und machen Sie diese nur autorisierten Angestellten zugänglich. Führen Sie regelmäßige Audits bzw. Sicherheitsüberprüfungen durch, um potenzielle Schwachstellen aufzudecken und zu beheben.

Virtuelles Onboarding

Virtuelles Onboarding wird immer wichtiger, weil es den Einstieg für neue Mitarbeiter erleichtert – unabhängig von ihrem Standort oder individuellen Bedürfnissen. Dank moderner Software werden allen neuen Teammitgliedern während eines virtuellen Onboardings dieselben Informationen und Ressourcen bereitgestellt. Remote-Arbeiter und Menschen, die besonderen Unterstützungsbedarf haben, werden so von Beginn an gut eingebunden.

Der fehlende direkte Austausch kann den Aufbau von Beziehungen unter neuen Kollegen erschweren. Technische Hürden wie unzureichende IT-Infrastruktur oder mangelnde digitale Kompetenz können den Onboarding-Prozess weiter verkomplizieren.

Daher ist es sinnvoll, bei einem virtuellen Onboarding auf die Hilfe von digitalen Tools zu setzen, um Schulungen und Einarbeitungsprozesse ortsunabhängig gestalten zu können.

Video-Meetings und virtuelle Events tragen auch über Distanz dazu bei, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen. Zudem ist es ratsam, klare Kommunikationsstrukturen zu etablieren und neue Mitarbeiter zu ermutigen, informelle Austauschmöglichkeiten, wie virtuelle Coffee-Talks, zu nutzen.

Digitale Lösungen mit Onboarding-Funktionen

Es gibt Software, die Sie beim Onboarding unterstützen kann. Hier ein kurzer Überblick über einige dieser Tools:

Personio: Bietet automatisiertes Preboarding, Aufgaben-Workflows und unterstützt Sie bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Kenjo: Ist ausgestattet mit einem Applicant Tracking System (ATS) für die Bewerberverwaltung, konfigurierbaren Onboarding-Checklisten und Team-Zuweisungen.

Sage HR: Verfügt über Self-Service-Zugang und HR-Dashboards für eine einsteigerfreundliche Onboarding-Erfahrung.

Hooray: Arbeitet mit umfangreichen Feedback-Optionen, um die Mitarbeiterbindung von Anfang an zu stärken.

[Autor: FR]

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