Lagerverwaltungssysteme für kleine Unternehmen

Lagerverwaltung vereint sämtliche Prozesse der Organisation, der Steuerung und der Kontrolle von Lagerbewegungen. Das umfasst den Wareneingang, den Warenabgang, Veränderungen durch Umlagerung und die Vorbereitung des Versands der Ware.

Moderne Lagerverwaltungssysteme übernehmen und automatisieren viele Abläufe, damit Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen effektiver einsetzen können. Aus diesem Grund ist ein Lagerverwaltungssystem ein grundlegender Bestandteil von ERP (Enterprise-Resource-Planning) Software, einem Anwendungstyp, der neben der Lagerverwaltung unter anderem auch Funktionen für das Finanz- und Rechnungswesen, das Marketing oder das Dokumentenmanagement liefert.

Reibungslos aufeinander abgestimmte Lagerbewegungen verhindern Probleme im Supply-Chain-Management, vereinfachen die Artikel- und Materialwirtschaft und verhindern Engpässe, Fehler und Informationslücken. Mit dem Einsatz von Lagerverwaltungssoftware (LVS) behalten Sie den Überblick über freie und belegte Lagerplätze und optimieren die Bestandsführung. Kleine und mittelständische Unternehmen oder Online-Shops kommen in den meisten Fällen mit einer Software für die Lagerverwaltung und Warenwirtschaft aus. Sie müssen deshalb nicht auf unterschiedlich ausgerichtete Teillösungen setzen, sondern profitieren von Komplettprogrammen wie Lexware warenwirtschaft pro oder webbasierten Cloud-Lösungen wie sevDesk Warenwirtschaft.

Die Warenannahme umfasst die Registrierung und Prüfung der Lieferscheine. Physische Waren werden auf Schäden kontrolliert und Mängel anschließend mithilfe des Lagerverwaltungssystems erfasst. Zusätzlich werden je nach Bedarf weitere individuelle Kenngrößen und Stammdaten in der elektronischen Datenbank der Lagerverwaltungssoftware dokumentiert und für den Wareneingang verbucht. Mindestbestände und die Bereitstellung von Waren werden gesichert, damit Lieferketten oder die Produktion nicht unterbrochen werden.

Bei der Bestandsaufnahme werden Waren in Artikel- oder Stücklisten aufgenommen und nach den unternehmensinternen Richtlinien sortiert. Auf diese Weise lassen sich bei einer späteren Inventur Art, Menge und Bestandswert der Waren auswerten und überprüfen. Bei der Zuweisung des entsprechenden Lagerplatzes werden Eigenheiten der Waren berücksichtigt, die unter Umständen eine besondere Lagerung erfordern (z. B. bei Gefahrengut oder Arzneimitteln). Für einige Produkte gehört die Lagerung darüber hinaus zum Veredlungsprozess und ist somit ein wichtiger Teil der Fertigung. Das betrifft unter anderem Lebensmitteln, deren Qualität von Fermentierung beziehungsweise Gärung abhängen (z. B. alkoholische Getränke, Käse, Sauerkraut oder Tabakwaren).

Bei Änderungen oder einer Umlagerung ermöglichen gute Lagerverwaltungsprogramme oder webbasierte Warenwirtschaftssysteme zudem schnelles Umbuchen einzelner Posten innerhalb eines Bestands. Damit wissen Sie zu jeder Zeit darüber Bescheid, wann und wie sich eine Ware an einen neuen Lagerort oder Lagerplatz bewegt. Die Umlagerung wird, falls notwendig, mit dem Materialbestand abgeglichen, wodurch nicht nur räumliche, sondern auch mengenmäßige Lagerbewegungen besser nachverfolgbar sind. Bevor ein Artikel aus dem Bestand ausgebucht wird und zum Warenausgang geht, besteht eine weitere Aufgabe der Lagerhaltung in der sogenannten Umformung. Dabei wird die Ware durch Verpacken und Etikettieren für den Vertrieb vorbereitet.

Beim Warenausgang hält die Lagerverwaltungssoftware die lagerplatzbezogene Bestandsminderung unmittelbar fest. Die Information kann direkt mit dem Bestellmanagement abgestimmt und Nachlieferungen veranlasst werden. Die effektive Koordination der Lagerbewegungen erlaubt das Priorisieren oder Zurückstellen von Buchungen und sorgt dadurch für eine wirtschaftliche Logistik.

Wie funktioniert Lagerverwaltung?

Während des Wareneingangs leistet eine professionelle Lagerverwaltungssoftware Unterstützung bei vielen Teilschritten. Dazu gehören die Avisierung, die Entgegennahme, die Dekonsolidierung von Ware, die Quantitätsprüfung, die Qualitätssicherung sowie die Vorbereitung der Einlagerung und der Zuweisung des Lagerplatzes. Je nach Funktionsumfang erlauben Lagerverwaltungssysteme verschiedene Vorgehensweisen wie die Festplatzlagerung (statische Lagerhaltung) oder eine chaotische Lagerung (dynamische Lagerhaltung). Die Anforderungen und Voraussetzungen des Unternehmens, der Transportlogistik und natürlich die Wünsche des Kunden entscheiden, welche Lagerarten am geeignetsten sind. Darum sollte eine gute Lagerverwaltungssoftware mit Lagerstrategien wie FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out), HIFO (Highest in – First out) oder LOFO (Lowest in – First out) umgehen können.

Beim Warenausgang gehen Artikel aus dem Lager in eine Überprüfung der Identität und in die Kommissionierung. Dabei werden in der Regel Informationen aus der Auftragsverwaltung dafür herangezogen, um die richtige Menge für die Auslieferung zusammenzustellen. Sämtliche Bestandteile einer Sendung und die Gesamtmenge, die aus dem Sortiment entnommen wurde, finden in der Konsolidierung zusammen. Üblicherweise werden die Waren außerdem verpackt, wenn es sich um physische Artikel handelt. Lieferschein oder Rechnung werden beigelegt. Anschließend bringt das Lagerpersonal Adressaufkleber und andere Label auf der Verpackung an. Manche Situationen erfordern bei der Auslieferung das Anfügen von Zolldokumenten oder das Eintragen von besonderen Bemerkungen in der Ladeliste. Zuletzt wird der Warenausgang erfasst, wodurch unter anderem die Sendungsverfolgung von Paketen gestartet wird.

Welche Nachteile hat die Lagerverwaltung mit Excel?

Kleine Unternehmen, deren Warenströme überschaubar sind, nutzen oft Excel für die Bestandsführung. Das hat zum einen den Vorteil, dass kaufmännisch geschulte Angestellte häufig geübt sind in der Handhabe der Tabellenkalkulation von Microsoft. Zum anderen ist der Umgang mit dem Programm auch vielen nicht buchhalterisch ausgebildeten Mitarbeitern vertraut. Schulungen sind in vielen Fällen nicht nötig und die Lizenz für die Software ist als Teil der beliebten Office-Suite bereits vorhanden. Extrakosten für die Anschaffung einer gesonderten Software für Lagerverwaltung und Warenwirtschaft entfallen.

Darüber hinaus bietet das Internet zahlreiche Bezugsquellen für kostenlose Vorlagen oder Excel-Erweiterungen für das Bestandsmanagement und die Lagerverwaltung. Schließlich machen auch die standardisierten Dateiformate für den Import- und Export von Daten die Attraktivität von Excel für kleine und mittlere Unternehmen aus, die mit wenig Aufwand die Lagerverwaltung erledigen möchten.

Das Potenzial von Excel erschöpft sich jedoch schnell, wenn die Anforderungen wachsen und Warenmengen erheblich zunehmen. Excel bietet außer Makros und VBA-Erweiterungen wenige Automatisierungsfunktionen.

Daten müssen durch die händische Eingabe oder den Import von Kennzahlen gepflegt werden. Bei einem großen Sortiment mit Artikelmengen und Stückzahlen im fünf- oder sechsstelligen Bereich gelangt selbst leistungsfähige Hardware beim Bearbeiten von Arbeitsmappen an ihre Grenzen und die Übersicht über Spalten und Zeilen geht leicht verloren.

Die Aktualisierung der Datenbasis in Excel passiert nur, wenn ein Nutzer aktiv wird. Die Software nimmt normalerweise keine selbstständigen Updates bei Änderungen und Umbuchungen vor. Daher stehen Informationen praktisch nie in Echtzeit zur Verfügung.

Die Nachverfolgbarkeit durch die Bereitstellung von Änderungsverläufen und Versionierungen lässt in Excel zu wünschen übrig. Das erschwert die Kontrolle von Prozessen und öffnet Irrtümern oder doppelten Einträgen Tür und Tor. Wird eine falsche Artikelnummer hinterlegt, nicht die korrekte Stückliste aufgerufen oder der verkehrte Lagerplatz hinterlegt, entsteht ihrem Unternehmen schnell ein finanzieller Schaden.

Ohne professionelle Analysetools für die Auswertung von Warenbewegungen sowie Beständen sind Unternehmen nicht in der Lage, fundierte Rückschlüsse auf Entwicklungen zu treffen, Prozesse zu optimieren oder erfolgreich für die Zukunft zu planen. Da Excel im Gegensatz zu moderner Software für die Warenwirtschaft nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Prüfung und Auswertung von Daten aus Disposition und Logistik besitzt, sind spezialisierte Cloud-Lösungen wie sevDesk Warenwirtschaft oder Programme wie Lexware warenwirtschaft pro die besseren Alternativen für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Welches Lagerverwaltungssystem hilft Kleinunternehmen?

Kleine Unternehmen und Start-ups in den Bereichen Handel, Fertigung oder Produktion, die ihre Waren traditionell oder via E-Commerce vertreiben, stellen gemeinhin ähnliche Anforderungen an die Eigenschaften und Funktionen eines Lagerverwaltungssystems. Dazu gehört Echtzeitverfolgung von Bestandsveränderungen, die bei cloudbasierten Diensten geräteunabhängig über die Anmeldung im Webbrowser eingesehen oder über einer App unterwegs mit dem Smartphone und dem Tablet aufgerufen werden kann.

Integrationsmöglichkeiten für Kassensysteme, Marktplätze und Zahlungsdienstleister spielen zunehmend eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für Lagerverwaltungssystem. Weitverbreitete E-Commerce-Plattformen wie Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce sollten sich unkompliziert in eine Lagerverwaltungssoftware einbinden lassen, damit Unternehmen über alle Kanäle hinweg die Übersicht über Bestandsänderungen behalten.

Lagerverwaltungssoftware muss gewährleisten, dass Daten unter Berücksichtigung von geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet und gespeichert werden. Das Risiko von Datendiebstahl, Manipulation oder widerrechtlicher Nutzung personenbezogener Daten und die Offenlegung unternehmerischer Kennzahlen zur unbefugten Einsicht durch firmenfremde Akteure muss ausgeschlossen sein.

Skalierbarkeit durch einen erweiterbaren Funktionsumfang und unterschiedliche Preismodelle erlauben flexibles Handeln bei sich verändernder Auftragslage oder wachsenden Anforderungen. Cloud-Lösungen eignen sich besonders in der Anfangsphase eines Unternehmens, in der sich Prozesse noch in der Entwicklung und nicht in der Konsolidierung befinden. Die Skalierung durch einen Wechsel des Tarifs oder durch Hinzubuchen von Funktionen, Integrationen und Nutzern lässt sich einfach und schnell durchführen.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Software für die Lagerhaltung

Stehen Sie vor der Wahl zwischen einer kostenlosen Freeware oder dem Kauf einer leistungsstarken Lagerverwaltungssoftware sollten Sie vor der endgültigen Entscheidung sorgfältig die wichtigsten Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung abwägen.

Kostenlose Lagerverwaltungssoftware schont das Budget Ihres Unternehmens, eignet sich für grundlegende Anforderungen und bietet in vielen Fällen ein hohes Maß an Flexibilität durch vielseitige Konfigurierbarkeit. Auf der anderen Seite verfügen kostenfreie Open-Source-Lösungen meist auch nicht über viel mehr als einen fundamentalen Funktionsumfang. Wächst Ihr Unternehmen, kann das schnell zu einem Problem werden, da Freeware wegen der mangelnden Skalierbarkeit früh an ihre Grenzen stoßen.

Kommerzielle Lagerverwaltungssoftware bietet in der Regel eine breite Palette an Funktionen, die viele Aspekte der Lagerverwaltung umfassend abdecken. Warenwirtschaftssysteme von bekannten Anbietern wie Lexware oder sevDesk punkten in diesem Bereich mit ihrer Skalierbarkeit. Funktionen lassen sich häufig modular erweitern und zusätzliche Benutzerkonten gegen einen geringen Preis hinzufügen. Damit ist kommerzielle Lagerverwaltungssoftware besser auf die Bedürfnisse sich dynamisch veränderter Projekte und Unternehmen angepasst. Ein weiterer Vorteil ist der Support durch geschultes Personal, das mit der Software, dem Programm oder der SaaS-Lösung vertraut ist. Bei Fragen oder technischen Schwierigkeiten hilft Ihnen der Support per E-Mail, Ticket-System oder telefonisch weiter. Da die Hersteller ein Interesse haben, Sie und Ihr Unternehmen als Kunden zu behalten, erhalten Sie Updates und neue Funktionen zeitnah, wodurch gewährleistet wird, dass Sie mit Software arbeiten, die auf einem aktuellen Stand ist. Professionelle Anbieter legen zudem großen Wert auf Sicherheit und Datensicherheit, zum einen, um die sensiblen Informationen ihrer Kunden zu schützen und zum anderen, um Schäden zu vermeiden, für die sie haftbar gemacht werden oder durch die Forderungen entstehen könnten.

Welche Anbieter liefern die besten Lagerverwaltungssysteme?

Damit Sie bei der Suche nach einem passenden Lagerverwaltungssystem nicht die Übersicht verlieren und den richtigen Anbieter für die Ansprüche Ihres Unternehmens finden, liefert Ihnen mysoftware.de einen detaillierten und kostenfreien Test der fünf besten Online Warenwirtschaftssysteme.

In der Auswahl Lagerverwaltungs- und Warenwirtschaftssysteme erhalten Sie Empfehlungen zu bewährten Cloud-Lösungen und einen Vergleich der Eigenschaften sowie weiterer wichtiger Aspekte wie Anwenderfreundlichkeit, Datenschutzstandards oder Erweiterbarkeit der Einstellungen.

Erfahren Sie, wie die Lagerverwaltungssoftware im Test Ihnen bei der Bestandsoptimierung und bei der Reduzierung Ihrer Lagerkosten helfen kann. Informieren Sie sich über Integrationen und Schnittstellen sowie den Leistungsumfang in Hinblick auf nützliche Zusatzfunktionen wie unter anderem für Barcode-Scanner / RFID-Technologie, Dropshipping, Fulfillment, POS-Kassensysteme, Transaktionsverwaltung oder Zahlungsmanagement.