Ratgeber | Lohnsteuer

Lohnsteuer abführen als Arbeitgeber

Lohnsteuer abführen als Arbeitgeber2021-04-21T14:28:37+02:00

Wer sich mit dem Thema Lohnsteuer das erste Mal beschäftigt, verliert schnell den Überblick. Je nach Einkommensart und individueller Lebenssituation stellen sich sofort Fragen zur Höhe der Lohnsteuer oder zu den notwendigen Angaben. Häufig gibt es auch Verwirrung darüber, ob Beschäftigte in Kurzarbeit die Lohnsteuer nachzahlen müssen? Antworten und Unterstützung beim Berechnen der Lohnsteuer liefern Ihnen professionell Steuerberater und günstige Online-Lösungen von Anbietern wie Sage. Die Anwendungen helfen bei allen wichtigen Aspekten wie der Lohnsteueranmeldung oder dem Lohnsteuerjahresausgleich. Außerdem bieten sie Hintergrundwissen und praktische Funktionen, mit denen Sie Stress vermeiden können. Unser Ratgeber informiert Sie anschaulich und verständlich über die wichtigsten Punkte zum Thema Lohnsteuer. Sie erhalten Empfehlungen, durch die Sie fundierte Entscheidungen bei der Auswahl eines Lohnabrechnungsprogrammes oder dem richtigen Online-Lohnabrechnungsservice treffen.

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Was ist die Lohnsteuer?

Einfach erklärt, handelt es sich bei der Lohnsteuer um eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Sie betrifft Arbeitnehmer, die nichtselbstständig tätig sind, also auch Auszubildende, Mini- und Midijobber und andere geringfügig Beschäftigte. Wie viel monatlich vom (Brutto-)Gehalt abgezogen wird, hängt von der Lohnsteuerklasse des Angestellten ab.

Damit die Lohnsteuer reibungslos abgeführt werden kann, sind Unternehmen verpflichtet, die Lohnsteueranmeldung für alle Angestellten beim Finanzamt einzureichen. Früher wurden die nötigen Lohnsteuerabzugsmerkmale der Mitarbeiter dafür auf einer sogenannten Lohnsteuerkarte vermerkt. Heute werden Lohnsteuerklasse oder gewährte Freibeträge als Lohnsteuerbescheinigung elektronisch mit dem ELStAM-Verfahren an die Behörden übermittelt.

Cloudbasierte Dienste wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung erstellen größtenteils automatisiert alle Dokumente für die gesetzlich notwendigen Meldungen und besitzen eine Schnittstelle für ELStAM. Der Webservice fragt alle relevanten Daten für eine korrekte Lohnsteueranmeldung ab und versendet sie fristgerecht auf elektronischem Weg an das zuständige Amt. Das verringert den Arbeitsaufwand, spart Zeit und reduziert Fehler beim Erstellen sowie beim Versenden der Lohnabrechnungen.

Vor allem kleine Unternehmen und Startups, die trotz geringen Budgets Wert auf eine übersichtliche und unproblematische Lohnbuchhaltung legen, profitieren von Online-Lohnabrechnung als Alternative zum Steuerberater. Besteht bereits ein Beratungsverhältnis mit einer Steuerkanzlei oder einem ähnlichen Dienstleister, beschleunigt der Service den Austausch von Informationen über eine integrierte Export-Funktion. Belege und digitalisierte Unterlagen gelangen auf diese Weise immer pünktlich und vollständig zum bearbeitenden Experten.

Steuerabzug vom Brutto

(abzuführen durch Arbeitgeber)

  • Lohnsteuer

  • Solidaritätszuschlag (begrenzt)

  • Kirchensteuer (bei Zugehörigkeit)

Abgaben vom Brutto

(abzuführen durch Arbeitgeber)

  • Rentenversicherungsbeitrag

  • Krankenversicherungsbeitrag

  • Arbeitslosenversicherungsbeitrag

  • Pflegeversicherungsbeitrag

  • Unfallversicherungsbeitrag

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Wer braucht eine Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung enthält unter anderem Angaben über den Bruttolohn eines Arbeitnehmers sowie Daten über die Beschäftigungsdauer, die Lohnsteuerklasse und Beiträge für die verschiedenen Sozialversicherungen sowie Lohnersatzleistungen. Arbeitgeber müssen ihren Angestellten für ein abgeschlossenes Kalenderjahr bis zum letzten Februartag des Folgejahres eine Lohnsteuerbescheinigung bereitstellen. Bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer oder den Arbeitgeber erhält der Angestellte ebenfalls eine Lohnsteuerbescheinigung von Unternehmen – in der Regel mit der finalen Lohnabrechnung. Die Lohnsteuerbescheinigung beweist den tatsächlichen Lohnsteuerabzug. Aus diesem Grund muss sie unter Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen dem Finanzamt elektronisch zugesandt werden. Die Formulare dafür finden sich auf dem ELSTER-Portal, im Leistungsumfang von aktueller Lohnsteuersoftware oder im Angebot von Online-Lohnabrechnungsassistenten wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung.

Wichtiger Hinweis

Nach § 72a Abs. 3 der Abgabenordnung kann ein Arbeitgeber bei nicht erfolgter oder fehlerhafter Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung für entgangene Steuern haftbar gemacht werden.

Mit Webanwendungen oder Programmen lassen sich die Stammdaten von Arbeitnehmern leicht prüfen und verwalten. Die Konfiguration der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung oder nachträgliche (erlaubte) Änderungen sind damit kein Problem. Überdies versenden die Lohnabrechnungsassistenten sämtliche Dateien mit wenigen Einstellungen immer zum richtigen Zeitpunkt.

Pflichtangaben

  • Name, Anschrift und Geburtstag

  • Bruttoarbeitslohn
  • Sachbezüge

  • Steuer-ID / eTIN

  • Lohnsteuerklasse / Lohnsteuer

  • Freibeträge

  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag

  • Sozialversicherungsbeiträge

  • Lohnersatzleistungen

  • Steuerfreie Leistungen

  • Arbeitgebersteuernummer / Arbeitgeberanschrift

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Wie funktioniert der Lohnsteuerjahresausgleich?

Anders als früher ist der Lohnsteuerjahresausgleich nicht nur eine andere Bezeichnung für die freiwillige Steuererklärung eines Arbeitnehmers. Vielmehr erhalten Angestellte heute durch den Ausgleich Geld zurück, das ihnen zusteht. Generell gilt: Arbeitgeber, die zehn (oder mehr) Arbeitnehmer beschäftigen, müssen am Jahresende verpflichtend einen Lohnsteuerjahresausgleich für ihre Angestellten durchführen.

Normalerweise führt der Arbeitgeber einen Teil des Bruttolohns seines Arbeitnehmers als Lohn- und Zuschlagssteuer direkt an den Staat ab. Das erspart dem Arbeitnehmer mit Einkünften aus nichtselbstständiger Beschäftigung in den meisten Fällen die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. Verändert sich der Lohn eines Angestellten innerhalb eines Jahres (z. B. durch aufeinanderfolgende Beschäftigungen im Unternehmen, eine Gehaltserhöhung, Sachbezüge oder die Zahlung von Urlaubs- bzw. Weihnachtsgeld), kann es passieren, dass es zu einer Differenz zwischen der Jahreslohnsteuer und den an das Finanzamt abgeführten Steuern kommt. Da der Differenzbetrag laut Gesetz dem Arbeitnehmer gehört, gewährleistet der Lohnsteuerjahresausgleich eine Korrektur der Steuern zugunsten des Angestellten.

Der Lohnsteuerjahresausgleich sollte in der Regel frühestens am 31.12. eines Ausgleichsjahres durchgeführt werden. Er muss jedoch während des letzten Lohnzahlungszeitraums, also maximal 2 Monate später (Ende Februar) mit der Lohnabrechnung abgeschlossen sein.

Jede Regel hat aber auch Ihre Ausnahmen. Muss ein Angestellter aufgrund seiner individuellen Situation die Einkommensteuererklärung als Pflichtveranlagung beim Finanzamt abgeben, geschieht kein Lohnsteuerausgleich. Das trifft unter anderem dann zu, wenn der Arbeitnehmer über das ganze Ausgleichsjahr hinweg oder zeitweise nicht in Steuerklasse 1, sondern in den Lohnsteuerklassen 2, 3, 4, 5 oder 6 eingeordnet war. Der Bezug von Lohnersatzleistungen wie dem Kurzarbeitergeld oder dem Mutterschaftsgeld schließt den Beschäftigen ebenfalls aus. Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer durch einen Antrag beim Arbeitgeber auch aktiv auf einen Lohnsteuerausgleich verzichten.

Lohnersatzleistungen

  • Elterngeld
  • Aufstockungsbeträge
  • Altersteilzeitzuschläge
  • Krankengeld
  • Mutterschaftsgeld

  • Pflegeunterstützungsgeld

  • Übergangsgeld bei Rehabilitation
  • Verletztengeld

  • Kurzarbeitergeld

  • Insolvenzgeld

  • Arbeitslosengeld
  • Teilarbeitslosengeld
  • Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben

Wer hilft bei der Lohnsteuerabrechnung?

Software für das Lohn- und Gehaltswesen oder Dienste für die Online-Lohnabrechnung sind ausgestattet mit Optionen für einen korrekten Lohnsteuerjahresausgleich. In Sage Business Cloud Lohnabrechnung legen Sie mit einem Klick fest, ob die Arbeitnehmerdaten geprüft werden sollen oder nicht. Die Anwendung macht die nötige Dezemberabrechnung und erstellt automatisch ein Protokoll mit den Ergebnissen des Ausgleichs. Erstattungsbeträge oder Nachzahlungen verrechnet Sage direkt mit der Lohnsteuer für den entsprechenden Monat.

Arbeitgeber haben zudem auch die Möglichkeit, sich bei steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung ihrer Angestellte die Hilfe eines Steuerberaters zu suchen. Üblicherweise veranschlagt der Steuerberater nach Vereinbarung ein Zeithonorar oder ein Pauschalhonorar in Abhängigkeit zur Mitarbeiterzahl des Unternehmens.

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Bitte beachten Sie, dass alle Angaben ohne Gewähr auf Vollständigkeit und Aktualität sind. Die hier dargestellte Übersicht ersetzt keine fachliche Beratung.