Lohnsteuer abführen als Arbeitgeber

Wie funktioniert der Lohnsteuerjahresausgleich?

Anders als früher ist der Lohnsteuerjahresausgleich nicht nur eine andere Bezeichnung für die freiwillige Steuererklärung eines Arbeitnehmers. Vielmehr erhalten Angestellte heute durch den Ausgleich Geld zurück, das ihnen zusteht. Generell gilt: Arbeitgeber, die zehn (oder mehr) Arbeitnehmer beschäftigen, müssen am Jahresende verpflichtend einen Lohnsteuerjahresausgleich für ihre Angestellten durchführen.

Normalerweise führt der Arbeitgeber einen Teil des Bruttolohns seines Arbeitnehmers als Lohn- und Zuschlagssteuer direkt an den Staat ab. Das erspart dem Arbeitnehmer mit Einkünften aus nichtselbstständiger Beschäftigung in den meisten Fällen die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. Verändert sich der Lohn eines Angestellten innerhalb eines Jahres (z. B. durch aufeinanderfolgende Beschäftigungen im Unternehmen, eine Gehaltserhöhung, Sachbezüge oder die Zahlung von Urlaubs- bzw. Weihnachtsgeld), kann es passieren, dass es zu einer Differenz zwischen der Jahreslohnsteuer und den an das Finanzamt abgeführten Steuern kommt. Da der Differenzbetrag laut Gesetz dem Arbeitnehmer gehört, gewährleistet der Lohnsteuerjahresausgleich eine Korrektur der Steuern zugunsten des Angestellten.

Der Lohnsteuerjahresausgleich sollte in der Regel frühestens am 31.12. eines Ausgleichsjahres durchgeführt werden. Er muss jedoch während des letzten Lohnzahlungszeitraums, also maximal 2 Monate später (Ende Februar) mit der Lohnabrechnung abgeschlossen sein.

Jede Regel hat aber auch Ihre Ausnahmen. Muss ein Angestellter aufgrund seiner individuellen Situation die Einkommensteuererklärung als Pflichtveranlagung beim Finanzamt abgeben, geschieht kein Lohnsteuerausgleich. Das trifft unter anderem dann zu, wenn der Arbeitnehmer über das ganze Ausgleichsjahr hinweg oder zeitweise nicht in Steuerklasse 1, sondern in den Lohnsteuerklassen 2, 3, 4, 5 oder 6 eingeordnet war. Der Bezug von Lohnersatzleistungen wie dem Kurzarbeitergeld oder dem Mutterschaftsgeld schließt den Beschäftigen ebenfalls aus. Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer durch einen Antrag beim Arbeitgeber auch aktiv auf einen Lohnsteuerausgleich verzichten.

Lohnersatzleistungen

Wer hilft bei der Lohnsteuerabrechnung?

Software für das Lohn- und Gehaltswesen oder Dienste für die Online-Lohnabrechnung sind ausgestattet mit Optionen für einen korrekten Lohnsteuerjahresausgleich. In Sage Business Cloud Lohnabrechnung legen Sie mit einem Klick fest, ob die Arbeitnehmerdaten geprüft werden sollen oder nicht. Die Anwendung macht die nötige Dezemberabrechnung und erstellt automatisch ein Protokoll mit den Ergebnissen des Ausgleichs. Erstattungsbeträge oder Nachzahlungen verrechnet Sage direkt mit der Lohnsteuer für den entsprechenden Monat.

Arbeitgeber haben zudem auch die Möglichkeit, sich bei steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung ihrer Angestellte die Hilfe eines Steuerberaters zu suchen. Üblicherweise veranschlagt der Steuerberater nach Vereinbarung ein Zeithonorar oder ein Pauschalhonorar in Abhängigkeit zur Mitarbeiterzahl des Unternehmens.

Wichtige Punkte der Lohnsteuerrichtlinie 2023

Zuschüsse zu privaten Krankenversicherungen oder Pflegepflichtversicherungen sind nur steuerfrei, wenn eine Bescheinigung des Arbeitnehmers vorliegt, aus der hervorgeht, dass die betreffenden Leistungen den Voraussetzungen des Sozialgesetzbuches V und XI entsprechen. Bei Verwendung einer Lohnsoftware muss die Bescheinigung digital archiviert und auf Abruf bereitgestellt werden. Ab Januar 2024 erfolgt die Übermittlung an die zuständigen Behörden in elektronischer Form.

Die für die Sonn- und Feiertagsarbeit wichtige Beurteilung, ob ein Arbeitstag ein gesetzlicher Feiertag ist, richtet sich stets nach dem Ort der Tätigkeit und nicht nach der Verortung es Firmensitzes.

Bei Gestellung einer Wohnung durch den Arbeitnehmer muss der ortsübliche Mietwert angesetzt werden (außer bei Anwendung des Rabattfreibetrags). Mietvorteile bleiben außer Ansatz, wenn sie zusammen mit den anderen Sachbezügen die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nicht übersteigen.

Bei Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs für die Fahrt zwischen der Wohnung und dem Ort der Tätigkeit kommt bei weniger als 180 Fahrten im Jahr die 0,03 %-Regelung zum Einsatz. Bei mehr als 180 Fahrten wird die 0,002 %-Regelung angesetzt.