Reisekostenabrechnung

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Wie werden Reisekosten abgerechnet?

Die Reisekostenabrechnung dient der transparenten Erfassung und Erstattung von Dienstreisekosten innerhalb eines Unternehmens. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die entstandenen Kosten in der Steuererklärung als Betriebsausgabe geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass die Auswärtstätigkeit unter beruflichen Aspekten erfolgte und die Dauer der Reise sowie die sonstigen Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden können. Mit den günstigen Programmen aus dem Lexware Reisekosten-Vergleich verwalten Sie die Ausgaben für Ihre Dienstreise kinderleicht. Je nach Version stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten von Mitarbeitern zu erstatten. Allerdings kann sich aus § 670 des BGB ein Anspruch auf Ausgleich der Kosten ergeben. Es ist daher sinnvoll, im Vorfeld zu klären, wie die Reisekostenerstattung im Unternehmen erfolgt, z. B. durch eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung.

Reisekosten über den Arbeitgeber oder die Einkommensteuer abrechnen

Mit der Reisekostenabrechnung können Sie alle Kosten aufführen, die Ihnen im Rahmen einer Dienstreise im Auftrag des Arbeitgebers entstanden sind. Üblicherweise macht der Arbeitnehmer die Mehraufwendungen in seiner Reisekostenabrechnung geltend und erhält die Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Programme wie Lexware Reisekosten plus 2024 bieten eine umfassende Lösung zur Abrechnung von Reise- und Bewirtungskosten, unabhängig davon, ob Sie Selbstständiger, Angestellter oder Unternehmer sind.

Sofern die Reisekosten vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden, können Arbeitnehmer diese im Rahmen der Einkommensteuererklärung (Anlage N) geltend machen. Hierbei haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können die Reisekosten in voller Höhe mithilfe von Quittungen und Belegen nachweisen.
  Diese Variante lohnt sich vor allem dann, wenn im vergangenen Jahr hohe Dienstreisekosten angefallen sind.
• Sie haben die Möglichkeit, Reisekosten als Werbungskosten ohne Nachweis in Ihrer Einkommensteuer abzusetzen.
  Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Aufwendungen für Ihre Auswärtstätigkeit die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.230 Euro pro Jahr nicht übersteigt.

Ist die Summe der Aufwendungen höher als der gesetzlich festgesetzte Grenzbetrag, empfiehlt es sich, die tatsächlichen Kosten inklusive aller Belege einzureichen. Sollten Sie von Ihrem Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei ersetzt bekommen, mindern diese Ihre Werbungskosten.

Reisekostenabrechnung - Pauschalen im Überblick

Für Fahrtkosten (R 9.5 LStR), Übernachtungskosten (R 9.7 LStR), Reisenebenkosten (R 9.8 LStR) und Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR) gibt es festgelegte Pauschalen, die für Geschäftsreisen im In- und Ausland gleichermaßen gelten. Die einzelnen Spesensätze sind jedoch von Land zu Land unterschiedlich.

Verpflegungspauschale

Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten festgelegte Pauschalen bei in- und ausländischen Dienstreisen. Die Höhe dieser Pauschalen richtet sich nach der Dauer der Reise und dem jeweiligen Reiseland. Ab dem 1. Januar 2024 tritt die kleine Verpflegungspauschale in Höhe von 16 Euro für Geschäftsreisen, die zwischen acht und 24 Stunden andauern, in Kraft. Zusätzlich gilt die kleine Verpflegungspauschale für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen. Die große Verpflegungspauschale wird bei mehrtägigen Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden in einer Höhe von 32 Euro pro Aufenthaltstag wirksam.
Ihr Unternehmen kann Ihnen diese Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Entscheidend ist die Abwesenheit von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, also Ihrem üblichen Arbeitsort und Ihrem Zuhause. Zahlt Ihr Unternehmen mehr, unterliegen die Beträge der pauschalen Versteuerung.

Die festgelegten Verpflegungspauschbeträge sind bindend. Ausnahmen gelten nur, wenn Sie auf Geschäftsreisen Geschäftspartner bewirtet haben. Eine weitere Ausnahme besteht für die Bewirtung von (Team-)Kollegen.

Die Verpflegungspauschale wird nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn Dienstreisende die Verpflegung auch selbst bezahlen. Kommt der Arbeitgeber für die Mahlzeiten auf, wird der Spesensatz entsprechend gekürzt:

• Wenn der Geschäftsreisende das Frühstück nicht selbst bezahlen muss, werden 20 Prozent von der Tagespauschale abgezogen.
• Bei einem vom Arbeitgeber bezahlten Mittag- oder Abendessen entfallen sogar 40 Prozent.

Bei kurzen Dienstreisen unter acht Stunden ist zu beachten, dass vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig sind. Hierbei kommen die Sachbezugswerte zum Einsatz, die in der Abrechnung zu berücksichtigen sind.

Der Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt derzeit 2,00 Euro.

Für ein Mittag- oder Abendessen werden 3,80 Euro veranschlagt.

Verwalten Sie Ihre Reisekosten oder die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter mit einer intelligenten Software wie Lexware reisekosten plus 2024 oder Lexware reisekosten pro 2024. Profitieren Sie von einer übersichtlichen Reisekosten- und Spesenabrechnung für mehrere Mitarbeiter oder die Verwaltung verschiedener Firmen.

Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale für Inlandsreisen beträgt gemäß § 7 des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) in Deutschland 20 Euro pro Übernachtung und gilt für eine Dauer von maximal drei Monaten am Stück. Unternehmen haben stets die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern eine höhere Pauschale für Übernachtungen zu gewähren. Jedoch ist zu beachten, dass die Auszahlung ab einem Betrag über 20 Euro nicht mehr steuerfrei ist. In Fällen, in denen keine Übernachtungspauschale vom Unternehmen gewährt wird, gibt es zwei alternative Möglichkeiten zur Kostenerstattung für Übernachtungen:

• Das Unternehmen erstattet die tatsächlich angefallenen Kosten, basierend auf den eingereichten Belegen und Rechnungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung.
  Vorteil für das Unternehmen: Die Kosten gelten als Betriebsausgaben, die die Steuerlast reduzieren.
• Der Mitarbeiter trägt die Kosten für die Übernachtung und setzt die entstandenen Ausgaben als Werbungskosten über die Steuererklärung ab.

Unter die Übernachtungskosten fallen:

Kosten für Hotelzimmer

Mietaufwendungen für die Nutzung einer Wohnung/eines Zimmers

Kultur- und Tourismusförderabgabe

Kurtaxe/ Fremdverkehrsabgabe

Kreditkartengebühren bei Zahlungen in Fremdwährungen im Ausland

Ein Nachweis über die tatsächliche Höhe der Übernachtung ist demnach nur erforderlich, wenn die Kosten vom Arbeitgeber vollständig zurückerstattet oder über die Werbekostenpauschale hinaus von der Steuer abgesetzt werden. Die niedrige Übernachtungspauschale wurde eingeführt, um möglichen Spesenbetrug zu verhindern, insbesondere wenn Geschäftsreisende bei Freunden oder Verwandten übernachten.

Übernachtungspauschalen im Ausland

Die Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen werden kontinuierlich an die Lebenshaltungskosten in den jeweiligen Ländern bzw. Metropolen dieser Länder angepasst. Dies führt zu signifikanten Unterschieden in den festgelegten Pauschalbeträgen.
Hinzu kommt, dass das Frühstück in den Übernachtungspauschalen nicht enthalten ist. Wird es separat ausgewiesen, muss dieser Betrag von der Gesamtrechnung abgezogen werden. Ist das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen, reduziert sich der Gesamtbetrag um 20 Prozent.

Übernachtungspauschalen einiger Länder im Überblick

Reisenebenkosten

Sie können Reisenebenkosten in der tatsächlich entstandenen Höhe als Werbungskosten geltend machen oder vom Arbeitgeber erstatten lassen. Zu den Reisenebenkosten gehören unter anderem:

Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck

Aufwendungen für Telefon und Porto

Aufwendungen für eine Garage oder einen Parkplatz

Trinkgeld

Mautgebühren, Eintrittskarten, öffentliche Verkehrsmittel

Private Aufwendungen wie Barbesuche, persönliche Telefonate, Geschenke für die Familie oder die Gebühren für PayTV gehören nicht zu den Reisenebenkosten und sind daher nicht vom Arbeitgeber erstattungsfähig oder steuerlich absetzbar.

Die genauen Vorgaben für Reisenebenkosten in der Spesenabrechnung variieren je nach Unternehmen. Daher ist es ratsam, sich vor Reiseantritt darüber zu informieren, welche Kosten erstattungsfähig sind.

Fahrtkostenpauschale

Wenn Sie mit dem Auto, dem Zug oder dem Flugzeug auf Dienstreise sind, werden die entstandenen Fahrtkosten durch die Reisekostenabrechnung gedeckt. Bei Fahrten mit Ihrem Privatfahrzeug können Sie für jeden zurückgelegten Kilometer 0,30 Euro und ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro als Entfernungspauschale geltend machen. Bei Reisen mit anderen Verkehrsmitteln wie Bahn, Bus, Taxi oder Flugzeug werden dagegen nur die tatsächlich angefallenen Kosten berücksichtigt. Dazu gehören Fahrkarten, Flugtickets, Fährkosten oder Taxiquittungen. Ein Ansatz von pauschalen Kilometersätzen ist nicht möglich.

Übersicht der einzelnen Pauschalen:

Reisekosten mit dem Auto abrechnen

Fahrtenbuch führen

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