Rechnungsgrogramm für Handwerker
Digitale Rechnungsprogramme tragen im Handwerk zu einer erfolgreichen Betriebsführung bei. Sie automatisieren Abläufe und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich damit verarbeiten und archivieren. Durch die Möglichkeit zur mobilen Rechnungsstellung können Handwerker Leistungen direkt auf der Baustelle oder beim Kunden erfassen. Dokumente lassen sich außerdem sofort elektronisch an alle Beteiligten eines Projekts übermitteln.
Rechnungsprogramme erleichtern die Pflege von Kontakten und gewähren eine umfassende Übersicht über die Historie von Aufträgen. Gleichzeitig helfen sie Handwerksbetrieben, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Dazu zählt unter anderem die DSGVO‑konforme Verarbeitung personenbezogener Daten sowie eine revisionssichere Belegführung nach GoBD. Unser Ratgeber gibt Auskunft darüber, wie das Rechnungsprogramm von sevdesk Sie genau bei diesen Aufgaben unterstützt.
sevdesk Rechnung 1 Jahr
- Deutsche Online-Software für die Rechnungsstellung
- Geeignet für Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe
- Installation, Wartung oder Updates nicht erforderlich
- Schreibt E-Rechnungen (inkl. ZUGFeRD und xRechnung)
- Unterstützt mobile App
- 14 Tage kostenlos testen (endet automatisch)
sevdesk für Handwerker
Digitale Programme wie sevdesk verbinden die Arbeit auf der Baustelle oder beim Kunden mit den Aufgaben im Büro.
Profitieren Sie mit sevdesk von mobilem Zugriff und einfacher Zugänglichkeit
Stellen Sie sich vor, Sie beenden gerade den letzten Arbeitsschritt beim Kunden, notieren die eingesetzten Materialien provisorisch auf einem Zettel und legen die dazugehörige Rechnung abends auf Ihren Schreibtisch. Bis die Rechnung verschickt ist, vergeht oft einiges an Zeit. Manchmal geht sie unter, weil die Unterlagen im Papierchaos verloren gehen. Genau hier kann eine mobile Rechnungssoftware für das Handwerk Abhilfe schaffen.
Eine cloud-basierte Lösung wie sevdesk können Sie über Browser oder App nutzen. Rechnungen erstellen Sie mit der Software direkt vor Ort in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche. Sie haben im Büro auf dieselben Inhalte wie unterwegs, inklusive Artikeldaten, Leistungsnachweisen und Kundenhistorie.
Mit der App ist auch ein kurzzeitiger Ausfall des Internets durch schlechten Empfang oder Funklöcher kein Problem. Erfasste Leistungen werden lokal gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung automatisch synchronisiert.
Ein Kollege kann am Tablet Positionen ergänzen, während im Büro bereits eine Freigabe erfolgt, und unterwegs steht die Rechnung am Smartphone bereit. Die Synchronisation über Geräte hinweg reduziert Fehlerpotenzial und erlaubt spontane Anpassungen ohne Rückgriff auf Papierlisten. Besonders für kleinere Betriebe entsteht ein spürbarer Zeitvorteil, weil Fahrten ins Büro oder Anrufe entfallen. Auch bei Wartungsverträgen oder Notfalleinsätzen ist die mobile Verfügbarkeit ein entscheidender Gewinn.
Gewährleisten Sie mit sevdesk Rechtssicherheit und Compliance
Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden, geschützt und nachvollziehbar verarbeitet werden. Eine professionelle Rechnungssoftware wie sevdesk sorgt dafür, dass Kundeninformationen verschlüsselt übertragen, strukturiert abgelegt und nur autorisierten Personen zugänglich sind. Dadurch lassen sich Auskunftsersuchen, Löschfristen und Zugriffskontrollen ohne zusätzlichen Aufwand erfüllen.
Neben dem Datenschutz spielt die GoBD-konforme Archivierung eine wichtige Rolle. Rechnungen, Angebote und Belege müssen manipulationsgeschützt gespeichert werden und jederzeit prüfbar sein. Ein rechtskonformes System wie sevdesk speichert Belege revisionssicher, versieht Änderungen mit Hinweisen und macht damit die Nachvollziehbarkeit transparent. So kann ein Betrieb im Falle einer Betriebsprüfung belegen, wie Daten entstanden sind und in welcher Form sie weiterverarbeitet wurden.
Als Software unterstützt sevdesk auch E-Rechnungen und damit standardisierte Formate wie XRechnung. Das manuelle Erstellen von PDFs oder das Nachsignieren entfällt.
sevdesk Rechnung 1 Jahr
- Deutsche Online-Software für die Rechnungsstellung
- Geeignet für Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe
- Installation, Wartung oder Updates nicht erforderlich
- Schreibt E-Rechnungen (inkl. ZUGFeRD und xRechnung)
- Unterstützt mobile App
- 14 Tage kostenlos testen (endet automatisch)
Automatisieren Sie Ihre betrieblichen Abläufe mit sevdesk
Mit konfigurierbaren Vorlagen für Workflows können Sie viele weitere Abläufe standardisieren. Statt jeden Vorgang separat abzuarbeiten, entsteht eine Kette von Einzelschritten, die die Zusammenarbeit zwischen Zuständigkeiten strukturiert. Auch bei wachsender Auftragslage bleibt die Übersicht erhalten, weil das System alle Bearbeitungsphasen dokumentiert.
Eine Software wie sevdesk erkennt eingehende Zahlungen, ordnet sie automatisch zu und aktualisiert den Rechnungsstatus. Offene Posten werden dadurch früh sichtbar. Statt einem Büroangestellten mit Terminlisten oder Post-it-Erinnerungen übernimmt sevdesk die Fristenkontrolle. Das führt zu kürzeren Zahlungswegen und verringert Liquiditätsengpässe.
Vereinfachen Sie Kundenverwaltung und Rechnungsmanagement mit sevdesk
Als Rechnungsprogramm bündelt sevdesk relevante Informationen in einer zentralen Datenbank. Kundendaten, Ansprechpartner, Konditionen und Projektdetails werden an einer Stelle hinterlegt. Ein Blick in das System genügt, um den aktuellen Stand zu erfassen. Das sorgt dafür, dass die Einstiege in Projekte erleichtert und Rückfragen sofort beantwortet werden können.
Jeder Auftrag und jede Rechnung wird mitsamt Zahlungsvorgang dokumentiert. Damit bleibt der Verlauf einer Geschäftsbeziehung jederzeit nachvollziehbar. Reklamationen lassen sich mit einem Klick prüfen und wiederkehrende Kunden müssen nicht neu angelegt werden. Auch Vereinbarungen über Rabatte oder Sonderkonditionen bleiben im System bestehen und können reaktiviert werden.
Die Kundenverwaltung von sevdesk dient nicht nur als Adressbuch, sondern als zentrales Werkzeug für das gesamte Rechnungsmanagement. Daten stehen dort bereit, wo sie gebraucht werden, und ermöglichen eine schnellere Abwicklung ohne doppelte Erfassung.
Integrieren Sie sevdesk mit anderen Systemen
Die volle Wirkung einer Rechnungssoftware zeigt sich erst dann, wenn sie nicht isoliert arbeitet. Eine Rechnungssoftware wie sevdesk bietet hierfür zahlreiche Schnittstellen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Kontenabgleiche, Auswertungen und Jahresabschlüsse ohne Zwischenschritte durchführen.
Wenn Arbeitszeiten und Projektfortschritt bereits digital dokumentiert werden, kann sevdesk diese Informationen auch einbinden und für die Abrechnung nutzbar machen. So lassen sich geleistete Stunden, Pauschalen oder Zusatzleistungen direkt übernehmen. Wichtige Kennzahlen sind verfügbar, wo sie für die Fakturierung gebraucht werden.
Über zahlreiche Exportfunktionen können Sie zudem elektronische Dokumente beispielsweise im DATEV-Format an Ihren Steuerberater weitergeben. Diese Integrationsmöglichkeiten sorgen dafür, dass sevdesk nicht als Insellösung eingesetzt wird, sondern als verbindendes System im Hintergrund arbeitet.
Funktionsübersicht: sevdesk Rechnung
| Funktion | Beschreibung | Nutzen für Handwerksbetriebe |
|---|---|---|
| E-Rechnungen schreiben | Erstellung von E-Rechnungen mit einem einzigen Formular | Schnellere, fehlerfreie Rechnungsstellung durch einheitliche Struktur |
| Angebote erstellen | Beliebig viele GoBD-konforme Angebote machen und per E-Mail oder über Postschnittstelle versenden | Rechtssicherer Versand von Angeboten direkt aus der Software |
| Rechnungen schreiben | Erstellung beliebig vieler Rechnungen direkt im System ohne Limitierung | Keine Einschränkungen bei Auftragsvolumen, schnelle Abrechnung aller Projekte |
| Online-Banking | Verbindung zu über 4.000 Banken mit automatischer Transaktionszuweisung | Bessere Finanzübersicht und Kontrolle |
| Rechnungsvorlagen | Muster mit Feldern für Pflichtangaben | Rechtssicherheit und einfache Anpassung bei der Rechnungsstellung |
| Zahlungserinnerungen versenden | Automatisches Mahnwesen für überfällige Rechnungen | Reduziert Außenstände, spart Zeit und verhindert Liquiditätsprobleme |
| Übersicht über offene Rechnungen | Dashboard zeigt alle unbezahlten Rechnungen und Fälligkeiten | Schnelle Kontrolle von Zahlungsstatus und Finanzplanung |
| Individuelles Briefpapier und Logo | Anpassbare Rechnungs- und Angebotsvorlagen mit Unternehmensbranding | Professioneller Auftritt beim Kunden, Wiedererkennung der Marke |
| Gutschriften | Erstellung von Korrekturrechnungen oder Rückerstattungen | Fehlerkorrektur ohne Papierchaos, transparente Buchhaltung |
| Kontakte anlegen | Zentrale Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten | Schneller Zugriff auf Kontaktdaten, weniger doppelte Erfassung |
| Zugang zum sevdesk Steuerberaterportal | Direkter Zugriff für Steuerberater auf relevante Finanzdaten | Erleichtert Zusammenarbeit, beschleunigt Buchhaltung und Jahresabschlüsse |
| DATEV-konformer Export | Übertragung von Buchhaltungsdaten in DATEV-Format | Schnittstelle für Steuerberater und Prüfungen |
| One-Stop-Shop-Verfahren | Erfassung und Abrechnung grenzüberschreitender Umsätze nach EU-Regeln | Einfachere Umsatzsteuer-Abwicklung bei internationalen Projekten |
| Artikel anlegen | Produkte und Dienstleistungen mit Preisen und Beschreibungen im System hinterlegen | Schnellere Rechnungsstellung, konsistente Kalkulation |
| Internationale Währungen | Abrechnung in verschiedenen Währungen möglich | Flexibilität bei internationalen Kundenprojekten |
| Aufgabenverwaltung | Projekt- und Aufgabenplanung innerhalb der Software | Übersichtliche Organisation von Terminen und Arbeitsschritten |
| Eigenen SMTP-Server verwenden | Versand von E-Mails über eigene Mailserver möglich | Kontrolle über E-Mail-Kommunikation und Branding |
| Integrationen aus dem Marktplatz hinzufügen | Anbindung externer Tools wie Zeiterfassung, Buchhaltung oder Projektmanagement | Systemübergreifende Automatisierung und Effizienzsteigerung |
| Wissensdatenbank und FAQ | Zentrale Sammlung von Anleitungen und Antworten auf häufige Fragen | Selbstständige Problemlösung, reduziert Support-Anfragen |
| Video-Tutorials | Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Videoform | Schneller Einstieg und Schulung von Mitarbeitern ohne lange Trainings |
Archivieren Sie Ihre Dokumente und nutzen Sie elektronische Signaturen mit sevdesk
Rechnungen, Verträge und zugehörige Unterlagen archiviert sevdesk für Sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg. Die Ablage erfolgt strukturiert und mit Metadaten verknüpft, sodass Dokumente auch nach Jahren eindeutig auffindbar bleiben.
Mit einer elektronischen Signatur wird die Echtheit eines Dokuments bestätigt. Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Angebote, Abnahmeprotokolle oder Vertragsunterlagen müssen nicht mehr manuell unterschrieben, gescannt und abgelegt werden. Sie lassen sich digital unterzeichnen und weiterleiten. Dadurch verkürzen sich Freigabewege und rechtliche Absicherung wird gewährleistet.
Für Betriebsprüfungen oder interne Nachweise dokumentiert sevdesk wann ein Dokument erstellt, geändert oder freigegeben wurde. Diese Nachvollziehbarkeit erfüllt gängige Audit-Anforderungen. Statt Papierakten bereitstellen zu müssen, genügt ein Blick ins Archiv, um den Vorgang vollständig zu belegen.
Alle sevdesk-Tarife im Überblick
Auswahlkriterien für das passende Rechnungsprogramm
Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms ist ein genauer Blick auf den tatsächlichen Bedarf Ihres Betriebs wichtig. Ein umfangreicher Funktionskatalog ist nur dann sinnvoll, wenn die Werkzeuge von Ihnen auch genutzt werden. Ein kleines Unternehmen mit wenigen Rechnungen pro Monat benötigt andere Funktionen als ein Betrieb mit mehreren Kolonnen und wiederkehrenden Serviceaufträgen. Daneben spielt auch die Skalierbarkeit eine Rolle. Die Software sollte mit wachsenden Strukturen Schritt halten können, ohne dass ein kompletter Systemwechsel notwendig wird. Das betrifft unter anderem die Anzahl der Nutzer, erweiterbare Module sowie Optionen für automatisierte Prozesse.
Vor der Entscheidung für eine Rechnungssoftware ist es sinnvoll zu prüfen, wie spezifisch Ihre Kunden- oder Projektanforderungen sind. Handwerker, die viele Wartungsverträge betreuen oder verschiedene Leistungsarten kombinieren, sind auf flexible Abrechnungsmöglichkeiten angewiesen. Auch Sonderfälle wie Teilrechnungen oder projektbezogene Nachweise sollten unkompliziert abbildbar sein. Wer häufig mit Geschäftskunden arbeitet, braucht zusätzlich kompatible Export- und Rechnungsformate.
Selbst die beste Software verliert an Wert, wenn Fragen im Alltag nicht schnell gelöst werden. Anbieter mit ausführlichen Hilfebereichen, Tutorial-Angeboten oder persönlichem Support senken die Einstiegshürde. Der Funktionsumfang allein reicht also nicht aus: Erst mit guter Betreuung und einer mitwachsenden Struktur erhalten Sie eine Lösung, die dauerhaft nützlich für Ihr Geschäft ist.
Diese Fragen sollten Sie sich der Auswahl eines Rechnungsprogramms stellen
- Wie viele Rechnungen stellen wir durchschnittlich pro Monat aus?
- Welche Mitarbeiter benötigen mobilen Zugriff?
- Müssen vorhandene Kundendaten importiert werden?
- Besteht Bedarf an Schnittstellen zu Zeiterfassung oder Lohnbuchhaltung?
- Wie werden Backups und Notfallwiederherstellung organisiert?
- Welche Support-Leistungen bietet der Anbieter nach der Einführung?
Praxisbeispiele und Anwendungsfälle für sevdesk
Beispiel 1: Ein Tischlermeister montiert beim Kunden ein Regal und dokumentiert das Ergebnis direkt nach Abschluss des Auftrags. Über sein Smartphone ruft er die gespeicherten Leistungspositionen auf und erstellt die Rechnung. Der Kunde erhält sie noch vor Ort per E-Mail, ohne dass später Unterlagen zusammengesucht werden müssen. Dieser direkte Abschluss spart Zeit und schafft Verbindlichkeit.
Beispiel 2: Bei einem Elektroinstallationsbetrieb werden Arbeitszeiten digital erfasst und nach Projekt zugeordnet. Diese Daten fließen anschließend in die Rechnungsstellung ein. Eine nachträgliche Zusammenführung oder handschriftliche Nachträge sind überflüssig. Dadurch wird die Abrechnung nicht nur schneller abgewickelt, sondern auch genauer.
Beispiel 3: Sanitärbetrieb nutzt das automatische Mahnwesen, um sich einen Überblick über überfällige Zahlungen zu verschaffen. Statt selbst Kalendererinnerungen zu pflegen, steuert das System Mahnstufen anhand fester Intervalle und informiert den Betrieb, sobald Handlungsbedarf entsteht. So bleiben Außenstände nicht unbemerkt und Zahlungen werden zuverlässiger abgewickelt.
Beispiel 4: Ein Malerbetrieb kalkuliert Angebote direkt beim Aufmaß und sendet sie an den potenziellen Auftraggeber. Entscheidet sich der Kunde für die Umsetzung, lassen sich dieselben Positionen später ohne Neuanlage übernehmen.
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Tipps zur Implementierung von sevdesk in Ihrem Handwerksbetrieb
Für eine erfolgreiche Einführung von sevdesk ist eine schrittweise Umstellung empfohlen. Zunächst wird ein kleiner Nutzerkreis mit den wichtigsten Funktionen vertraut gemacht. Anschließend werden die relevantesten Abläufe getestet. So lassen sich Fragen klären und Anpassungen vornehmen, bevor alle Mitarbeiter eingebunden werden. Ein kurzer Praxis-Workshop genügt in der Regel, da sich die Bedienung intuitiv erschließt und keine längeren Trainingsphasen erforderlich sind.
Bestehende Kunden- und Rechnungsinformationen sollten sauber aufbereitet werden, bevor sie ins System übertragen werden. Wer bislang mit Excel oder Papierbelegen gearbeitet hat, sollte seine Stammdaten einmalig prüfen und bereinigen.
Für den laufenden Betrieb sind regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen wichtig. sevdesk aktualisiert Funktionen automatisch, dennoch lohnt sich eine Kontrolle, ob neue Features im Betrieb eingesetzt werden können. Zudem stärkt ein klares Rollen- und Rechtekonzept den Schutz sensibler Daten.
Effizient arbeitet das System dann, wenn Vorlagen konsequent genutzt werden. Einheitliche Layouts, fest hinterlegte Positionen oder wiederverwendbare Arbeitsschritte verkürzen Bearbeitungszeiten. So wird die Software nicht nur eingeführt, sondern nachhaltig im Geschäftsalltag verankert.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu Handwerksrechnungsprogrammen
Antwort: Eine Handwerkerrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um steuerlich anerkannt und rechtlich wirksam zu sein. Entscheidend sind sowohl formelle als auch inhaltliche Angaben.
Pflichtangaben nach § 14 UstG
- Vollständiger Name und Anschrift des Handwerkers
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers
- Steuernummer (später auch Wirtschafts-Identifikationsnummer) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Leistungszeitpunkt (Datum der Ausführung oder Fertigstellung der Arbeiten)
- Menge und Art der erbrachten Leistung oder gelieferten Gegenstände
- Nettoentgelt je Leistung und Steuersatz (z. B. 19 Prozent oder 7 Prozent)
- Betrag der Umsatzsteuer
- Rechnungsbetrag (Summe brutto)
- Zahlungsbedingungen (Fälligkeit, Skontovereinbarungen etc.)
Besondere Anforderungen bei Handwerkerleistungen im Privathaushalt
- Arbeitskosten müssen getrennt von Materialkosten ausgewiesen sein (wichtig für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG)
- Optional, aber sinnvoll: genaue Beschreibung der Arbeitszeiten und eingesetzten Materialien
- Hinweis auf die Bankverbindung des Handwerkers (da Barzahlungen für steuerliche Absetzbarkeit nicht anerkannt werden)
Antwort: Handwerksbetriebe sollten neben der DSGVO bei der Nutzung von cloud-basierten Rechnungsprogrammen spezifische IT-Sicherheitsmaßnahmen beachten, um ihre sensiblen Daten und betrieblichen Abläufe optimal zu schützen.
Wesentliche Maßnahmen umfassen:
- Verschlüsselung der Datenübertragung und -speicherung, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
- Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Absicherung des Zugriffs auf Cloud-Dienste.
- Regelmäßige und automatisierte Backups (lokal und in der Cloud), um Datenverlust vorzubeugen und schnelle Wiederherstellung zu ermöglichen.
- Auswahl von Cloud-Anbietern mit Serverstandorten innerhalb der EU, die die Einhaltung der DSGVO und hohe Datenschutzstandards garantieren.
- Einrichten klarer Benutzerrechte, damit Mitarbeiter nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können.
- Nutzung professioneller Firewalls und permanenter Netzwerküberwachung zum Schutz vor Cyberangriffen.
- Durchführung von Schwachstellenanalysen und Penetrationstests, um potenzielle Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu schließen.
- Schulung der Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Daten, insbesondere zur Vermeidung von Phishing und Ransomware-Angriffen.
- Implementierung eines Notfallkonzepts bei Cyberangriffen oder Systemausfällen.
- Sicherstellung einer stabilen Internetverbindung und gegebenenfalls hybride Cloud-Lösungen, bei denen kritische Daten lokal vorgehalten werden.
- Nutzung aktueller Hard- und Software, um Sicherheitslücken durch veraltete Systeme (z. B. Windows 10 ohne Support) zu vermeiden.
- Umsetzung der Anforderungen der NIS 2-Richtlinie, insbesondere im Bereich Zugriffsschutz, Cyberresilienz und Meldepflichten.
Antwort: Ein Handwerksbetrieb kann den Übergang zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2028 rechtssicher gestalten, indem er frühzeitig auf eine spezialisierte Rechnungssoftware umsteigt, die die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU, der nationalen GoBD- und UstG-Vorschriften sowie technische Sicherheitsstandards nach NIS 2 erfüllt.
1. Technische und rechtliche Anforderungen umsetzen
- Auswahl einer Software, die strukturierte Formate wie XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3.1 (optional auch CIUS) unterstützt.
- Sicherstellung der GoBD-konformen Archivierung, inklusive unveränderbarer Speicherung und revisionssicherer Nachvollziehbarkeit.
- Automatisierte Prüfroutinen gegen Pflichtfelder, USt-ID und Steuersätze integrieren, um Fehlerquellen und Verstöße zu verhindern.
- Nutzung zertifizierter Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen, damit Daten konsistent bleiben.
2. Prozesse an E-Rechnungen anpassen
- Einführung klarer interner Workflows für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, inklusive digitaler Freigabe und Exportprozesse.
- Definieren von Verantwortlichkeiten für Datenpflege, Formatvalidierung und Archivkontrolle.
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Software und im Verständnis der gesetzlichen Pflichtformate.
3. Digitale Integration mit Geschäftspartnern
- Prüfung, ob Kunden und Lieferanten bereits elektronische Austauschformate oder PEPPOL-Zugänge verwenden.
- Nutzung standardisierter Übertragungswege (z. B. PEPPOL-Netzwerk) zur rechtssicheren und interoperablen Zustellung.
- Regelmäßige Prüfung der E-Rechnungs-Workflows zur Fehlererkennung.
4. Kontinuierliche Compliance-Überwachung
- Nutzung automatischer Update-Funktionen der Software, um Anpassungen an Verordnungen oder Formatänderungen einzuhalten.
- Einrichtung regelmäßiger Audits und GoBD-Checks, um Beweisfähigkeit gegenüber Finanzbehörden sicherzustellen.
- Zusammenarbeit mit Steuerberater oder IT-Dienstleister zur technischen und rechtlichen Dokumentation.
Antwort: Das One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren ermöglicht es Unternehmen, ihre grenzüberschreitenden Umsätze innerhalb der EU zentral zu begleichen. Es gibt einige Besonderheiten, die bei der Nutzung von Rechnungssoftware im deutschen und europäischen Kontext zu beachten sind.
Registrierung und Voraussetzungen
- Unternehmen müssen sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das BOP-Portal registrieren, wobei eine gültige deutsche USt-IdNr. erforderlich ist.
- Das Verfahren ist nur für grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU vorgesehen (nicht für B2B-Umsätze).
- Jede Rechnungssoftware sollte automatisch zwischen B2B- und B2C-Umsätzen unterscheiden können.
Besondere Anforderungen an Rechnungssoftware
- Die Software muss in der Lage sein, verschiedene Mehrwertsteuersätze und länderspezifische Regelungen korrekt abzubilden.
- Für das OSS-Verfahren ist eine automatisierte Meldung der Umsätze notwendig.
- Es besteht keine Pflicht mehr, Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen, wenn die Verkäufe im Rahmen des OSS-Meldeverfahrens erfolgen.
Umsatzsteuerliche Besonderheiten
- Das Verfahren nutzt eine Lieferschwelle von 10.000 Euro (netto) pro Jahr für alle EU-Lieferungen und Dienstleistungen. Unterhalb dieser Schwelle ist eine freiwillige Rechnungsstellung möglich.
- Die Software muss in der Lage sein, Umsätze aufzugliedern und deutsche sowie andere europäische Steuerbeträge korrekt zu deklarieren.
- Durch das OSS-Verfahren wird die Umsatzsteuer zentral bei der deutschen Steuerverwaltung gemeldet, die dann die Verteilung an die jeweiligen EU-Länder übernimmt.
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