Newsletter-Software bringt Unternehmen direkt mit ihren Zielgruppen zusammen. Darum ist es von für den geschäftlichen Erfolg besonders wichtig, eine Lösung zu finden und einzusetzen, die zuverlässig funktioniert. E-Mail-Marketing-Systeme in Ergänzung mit einer CRM-Plattform sammeln dafür Kontaktdaten, Interaktionen und Aktivitäten an einem zentralen Ort. So erstellen Sie auf das Verhalten Ihrer Kontakte abgestimmte Kampagnen.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen die Möglichkeiten, die sich Ihnen mit Newsletter-Software eröffnen. Sie erfahren, was eine Plattform leisten muss. Außerdem lernen Sie, wie Sie beispielsweise mit dem HubSpot CRM bestimmte Prozesse selbst steuern. Nehmen Sie präzise Zielgruppensegmentierung und individuelle Personalisierungen vor. Nutzen Sie Analysen, die Ihnen bei der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Newsletter-Kampagnen helfen.
HubSpot
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Bietet Funktionen für Content- und Datenmanagement
- Kostenloser Account auch ohne Angabe von Kreditkarten-Daten nutzbar
Was Newsletter-Software kann: E-Mail-Versand und Zielgruppensteuerung für Marketing und Vertrieb
Mit Newsletter-Software steuern Sie strukturiert Ihren E-Mail-Versand. Sie verwaltet Empfängerlisten, erzeugt versandfertige Inhalte und verarbeitet Rückmeldungen aus jeder Nachricht. Im Unterschied zu allgemeinen E-Mail-Tools und Clients arbeitet eine Newsletter-Software mit definierten Zielgruppen und standardisierten Abläufen. Sie bietet Funktionen zur Segmentierung, zur Steuerung größerer Versandvolumen und zur Auswertung der Wirkung einzelner Kampagnen.
Die Newsletter-Software übernimmt zudem die Verantwortung für die Zustellbarkeit (Deliverability). Sie verwaltet komplexe Authentifizierungsstandards wie SPF, DKIM und DMARC im Hintergrund. Damit stellt sie sicher, dass Nachrichten nicht im Spam-Filter enden, sondern den Posteingang des Empfängers erreichen.
Im Marketing dient Newsletter-Software unter anderem dazu, Angebote, Ankündigungen oder inhaltliche Impulse an eingegrenzte Empfängergruppen auszuspielen. Im Vertrieb bietet sie Unterstützung bei der Pflege von Kontakten entlang einzelner Lifecycle-Phasen. Für die interne Kommunikation schafft die Software einen gemeinsamen Kanal, über den organisatorische Hinweise alle Mitarbeiter erreichen.
Für Versandprozesse muss Newsletter-Software vor jeder Aktion prüfen, ob eine gültige Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme besteht. Verschlüsselung, Protokollierung und Rollenmodelle sorgen für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten.
Übersicht beliebter E-Mail-Marketing-Software
| Anbieter von E-Mail-Marketing-Software | Geeignet für | Hauptfunktionen | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| HubSpot | Unternehmen jeder Größe, besonders für integriertes CRM-basiertes E-Mail-Marketing | E-Mail-Kampagnen, Workflow-Automatisierung, CRM-basierte Segmentierung, A/B-Tests, Reporting | Direkte Nutzung aller CRM-Daten, Subscription-Management, DSGVO-Tools, KI-gestützte Analysefunktionen |
| Mailchimp | Unternehmen jeder Größe, vielseitiges E-Mail-Marketing | E-Mail-Kampagnen, Drag-&-Drop-Editor, KI Creative Assistent, Segmentierung, A/B-Tests | DSGVO-konform, Double Opt-In, API-Anbindung |
| Mailjet | Selbstständige, kleine und wachsende Unternehmen | Marketing- und Transaktions-E-Mails, Versand, Analyse von Öffnungs- und Rücklaufraten | Cloudbasiert, zuverlässiger Versand |
| CleverReach | Selbstständige, Startups, KMU | Newsletter-Vorlagen, Segmentierung, Automatisierungen | DSGVO-konform, einfache Bedienung |
| Rapidmail | Kleinversender, E-Commerce, Marketing-Agenturen | Newslettererstellung, Editor, Erfolgskontrolle (Öffnungen, Klicks) | Web-basiert, Fokus auf Einfachheit |
| Brevo | Unternehmen jeder Größe, Marketing/Vertrieb | Marketingautomatisierung, Kundendatenanalyse, Personalisierung | DSGVO-konform, cloudbasiert |
Welche Newsletter-Software automatisiert Marketing-Prozesse und macht Erfolge messbar
Eine Newsletter Software wie das HubSpot CRM liefert Ihnen Werkzeuge für den Versand, für Layout- und Textgestaltung, für die Automatisierung sowie für die Auswertung. Sie können mit ihrer Hilfe Serienmails erstellen. Oder Sie nutzen ereignisbasierte E-Mails für Ihre Kampagnen.
Mit Drag-and-Drop-Editoren ordnen Sie Elemente nach Ihren Vorstellungen an. Vorlagen sparen Zeit bei der Erstellung. Sie können eigene Marken- und CI-Elemente integrieren (abhängig vom Tarif), damit jede Nachricht den Charakter Ihres Unternehmens trägt.
Für die Personalisierung nutzt eine Plattform wie das HubSpot CRM Daten aus dem System. Verhaltensbezogene Informationen stellen Erkenntnisse und Reaktionen aus früheren Kampagnen zur Verfügung.
Die Auswertung erfolgt über ein Reporting, das unter anderem Klick- und Öffnungsraten sowie Conversion-Werte erfasst. Analysen lassen sich beispielsweise nach Zielgruppen aufschlüsseln. Zusätzlich ermöglicht die ROI-Betrachtung, den wirtschaftlichen Effekt einzelner Kampagnen einzuschätzen.
Worauf es ankommt: Benutzerfreundlichkeit, APIs und Skalierbarkeit von Newsletter-Systemen
Ein Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit einer Newsletter-Software. Werkzeuge für Erstellung, Versand und Analyse sollten mühelos erreichbar sein.
Die Einbindungsmöglichkeiten für externe Systeme ist wichtig. Shopsysteme, ERP-Lösungen und weitere Tools liefern Daten, die für Segmentierung, Personalisierung und Auswertungen relevant sind.
Mit zunehmender Größe der Empfängerzahl steigt der Anspruch an Skalierbarkeit. Ein Newsletter-System muss wachsende Verteiler verarbeiten können, ohne Einschränkungen im Versandtempo oder in der Datenpflege zu erzeugen.
Ein rechtssicherer Betrieb spielt bei der Nutzung einer Newsletter-Software ebenfalls eine große Rolle. Es müssen Nachweise über den Zweck der Datenverarbeitung erhoben und gespeichert werden können.
Über API-Schnittstellen verbinden Sie verschiedene die Newsletter-Software mit Integrationen von Drittanbietern und ermöglichen den automatischen Datenabruf. Ideal für den Austausch von Daten mit ERP-Systemen oder Webshops sind offene APIs (REST, GraphQL).
Das System muss große Mengen Nachrichten schnell und zuverlässig senden können. Außerdem sollte es Rückmeldungen genau erfassen. Nur so behalten Sie auch bei vielen Empfängern die Kontrolle über Ihre Kampagnen.
Rapidmail
- E-Mail-Marketing-Software
- Erstellt Newsletter und Kampagnen online
- Versendet Transaktionsmails via SMTP
Newsletter-Software flexibel nutzen: Von Unternehmenskommunikation über Lead Nurturing bis Reaktivierung
Die Anwendungsbereiche von Newsletter-Software sind vielfältig. In der internen Kommunikation informiert sie über Abläufe und Termine. Im Marketing dient sie zur Planung, Durchführung und Auswertung von Kampagnen. Sie hilft bei After-Sales-Prozessen und bei der Kundenbindung. Die Einsatzgebiete reichen weit über die klassischen Aufgaben hinaus. Allround-Lösungen können noch mehr.
Wie unterstützt Newsletter-Software die interne Kommunikation?
Wöchentliche Updates, CEO-Briefings oder Schulungshinweise senden Sie segmentiert an Abteilungen oder Standorte. Das Reporting zeigt Ihnen (anonymisiert), ob wichtige Informationen Ihre Belegschaft tatsächlich erreichen.
Wie automatisiert Newsletter-Software Lifecycle-Marketing und Lead Nurturing?
Im B2B-Bereich sind Entscheidungswege oft lang. Deshalb automatisiert Newsletter-Software das Lead Nurturing, also das systematische Pflegen und transaktionsfördernde Informieren von potenziellen Kunden. Ein Interessent lädt beispielsweise ein Whitepaper herunter und erhält über einen bestimmten Zeitraum hinweg Inhalte, die sein Kaufinteresse steigern. Das System prüft dabei kontinuierlich den Status. Vereinbart der Lead einen Termin, stoppt die Nurturing-Kampagne.
Wie werden Transaktions-Mails und Service-Kommunikation gestaltet?
Neben Marketing-Mails müssen Unternehmen System-Nachrichten versenden (Passwort vergessen, Bestellbestätigung, Rechnung). Diese Mails haben in der Regel sehr hohe Öffnungsraten. Mit guter Newsletter-Software können Sie diese Nachrichtenart in Ihrem Firmen-Design gestalten.
Wie hilft Newsletter-Software bei der Reaktivierung und Churn-Prävention?
Newsletter-Software kann inaktive Kunden identifizieren (z. B.: „Kaufdatum liegt mehr als 180 Tage zurück“). Automatisierte Kampagnen können diese Kunden mit speziellen Angeboten oder Zufriedenheitsumfragen zurückgewinnen, bevor sie endgültig abwandern.
Darauf sollten Sie bei Newsletter-Software achten
Entscheiden Sie sich für eine Modell der Bereitstellung. Moderne Newsletter-Software setzt heute auf die Cloud-Infrastruktur und bietet meist keine On-Premises-Variante. Dadurch entfällt die lokale Installation. Updates stehen direkt nach Veröffentlichung im System bereit. Voraussetzung für den Zugriff ist eine stabile Internetverbindung. Außerdem müssen die Rollen und Rechte für Nutzer oder Nutzergruppen festgelegt werden.
Unternehmen haben je nach Größe in der Regel unterschiedliche Ansprüche an den Support durch den Anbieter. Das Spektrum reicht von Self-Service-Bereichen über technische Dokumentationen bis zu persönlichem Support. Können Sie selbst nicht einschätzen, was Sie benötigen, lassen Sie sich beraten. Klären Sie mit dem Hersteller der Newsletter-Software in einem Gespräch im Vorfeld Ihre Anforderungen. Entscheiden Sie sich erst danach für einen Tarif bzw. eine Lizenz.
Vorsicht bei Lockangeboten! Wenn Ihre Empfängerdatenbank wächst, steigen die Kosten oft rasch an. Tarifmodelle wie sie zum Beispiel HubSpot anbietet, basieren in erster Linie auf Marketing Contacts (also aktiv angeschriebenen Kontakten). Das bietet Ihnen für gewöhnlich mehr Flexibilität, da reine Archiv-Kontakte keine Kosten verursachen.
Datenschutz im E-Mail-Marketing: Was rechtssichere Newsletter-Software leisten muss
Ein zentrales Element für den Datenschutz im Zusammenhang mit Newsletter-Software ist die DSGVO-Konformität und das Einwilligungsmanagement. Jede Adresse muss mit einem Nachweis verknüpft sein. Dieser gibt Auskunft darüber, wofür eine Person ihre Zustimmung erteilt hat. Ein Double-Opt-in (DOI) stellt sicher, dass Anmeldungen nur dann aktiviert werden, wenn die Bestätigung über einen separaten Schritt erfolgt. Dadurch sinkt das Risiko fehlerhafter oder unbeabsichtigter Einträge. Die Herkunft jeder dokumentierten Adresse bleibt nachvollziehbar. Eine Historienverfolgung schafft Klarheit darüber, welche Daten zu welchem Zeitpunkt genutzt werden dürfen.
Bei der Übertragung und Speicherung personenbezogener Daten ist eine Verschlüsselung erforderlich. Sie verhindert, dass Inhalte während der Übermittlung unbefugt eingesehen werden können. Darüber hinaus müssen auch gespeicherte Informationen geschützt abgelegt sein.
DOI-Verfahren: Die Software protokolliert den gesamten Prozess. Wann wurde ein Formular ausgefüllt? Welche IP war involviert? Wann wurde der Bestätigungslink geklickt? Diese Audit-Logs sind im Fall einer rechtlichen Prüfung der einzige Beweis für eine legale Kontaktaufnahme. Das HubSpot CRM speichert diese Metadaten automatisch am Kontaktobjekt.
Auskunfts- und Löschrechte: Nach Art. 15 und Art. 17 DSGVO haben Nutzer das Recht auf Auskunft und Löschung. Alle Daten eines Nutzers müssen von einer Newsletter-Software exportiert oder unwiderruflich gelöscht werden können (inklusive Backups oder Schattenkopien).
Abonnement-Typen: Ein Nutzer möchte vielleicht den Produkt-Newsletter, aber keine Event-Einladungen. Das System muss granulare Präferenzeinstellungen erlauben. Meldet sich ein Nutzer von einem Abonnement ab, darf er nicht mehr über diesen Kanal angeschrieben werden.
Datensicherheit: Verschlüsselung (TLS 1.2 oder höher) bei der Übertragung und AES-256 bei der Speicherung sind die Mindestanforderungen. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Zugang zur Software sollte für alle Nutzerkonten erzwungen werden, um Account-Takeover-Attacken zu verhindern.
Rechtskonforme Einrichtung eines Newsletter-Systems mit HubSpot
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Datenschutz- und Einwilligungsfunktionen konfigurieren
- Einstellungen → Datenschutz & Zustimmung öffnen.
- Einwilligungsoptionen für Marketing-E-Mails aktivieren (inkl. DOI).
- Einwilligungstexte definieren: Zweck, Widerrufsmöglichkeit, Verweis auf Datenschutzerklärung.
- Eigenschaften prüfen, die HubSpot für Abonnements und Einwilligungen bereitstellt (Subscription-Typen, Opt-in/Opt-out-Status, Marketing-Kontaktstatus).
- Audit- und Änderungsprotokolle im Portal prüfen und zusätzlich intern dokumentieren, da der Umfang der HubSpot-Protokollierung je nach Portal und Funktionsstand variieren kann.
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Double-Opt-in rechtskonform einrichten
- DOI-Funktion aktivieren und Bestätigungs-E-Mail erstellen.
- E-Mail rein transaktional halten (keine werblichen Inhalte).
- Bestätigungsseite ohne ablenkende Elemente bereitstellen.
- Statusprüfung nicht über fixe Labels durchführen, sondern über Subscription-Status und Marketing-Kontaktstatus.
- Testanmeldung durchführen und beide Statuspfade prüfen.
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Anmeldeformulare korrekt gestalten
- Newsletter-Formular erstellen.
- Pflichtangaben: E-Mail-Adresse, Einwilligung per nicht vorangekreuzter Checkbox, Datenschutzhinweis.
- Checkbox mit dem passenden Abonnementtyp verbinden.
- Formularänderungen regelmäßig dokumentieren; im Portal vorhandene Protokolle prüfen und zusätzlich intern archivieren.
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Website-Tracking (TTDSG) und E-Mail-Tracking korrekt trennen
- Website-Tracking darf erst nach Zustimmung geladen werden.
- Cookie-Banner regionenspezifisch konfigurieren (EU/DE → granular: Essenziell, Analytics, Marketing).
- E-Mail-Tracking basiert auf der Einwilligung zum E-Mail-Marketing.
- In den Einwilligungstexten klar kommunizieren, dass Öffnungs- und Klickmessungen durchgeführt werden.
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Abonnementtypen strukturiert definieren
- Unter Einstellungen → Marketing → E-Mail → Abonnements passende Typen anlegen.
- Für jeden Typ Zweck und Frequenz definieren.
- Abmeldelogik testen: spezifische Abotyp-Abmeldung und globales Opt-out.
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Rollen- und Rechteverwaltung aufsetzen
- Zugriffsbeschränkungen für Datenexporte, Bearbeitung von Abonnements, Formularverwaltung und Tracking-Einstellungen definieren.
- Modelle wie „Marketing“, „Datenmanagement“ und „Compliance“ trennen.
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Versanddomäne und E-Mail-Authentifizierung
- Absenderdomäne verbinden und DNS-Einträge konfigurieren (SPF, DKIM, DMARC).
- BIMI einrichten, sofern die eigene Domäne vorbereitet ist.
- Zustellbarkeit über HubSpot-Tools prüfen.
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Marketing-Kontakte korrekt verwalten
- Kontakte erst nach bestätigtem Opt-in als Marketing-Kontakte markieren.
- Automatisierungen nutzen, um Kontaktstatus sauber zu pflegen.
- Listen für bestätigte, unbestätigte und abgemeldete Kontakte anlegen.
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Abmeldeseiten und E-Mail-Fußzeilen
- Abmeldeseite anpassen (klare Auswahlmöglichkeiten pro Abotyp).
- Fußzeile: Impressum, Datenschutzhinweis, Abmeldelink und Grund für den Empfang einfügen.
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Konsistente Dokumentation sicherstellen
- Nachweise intern archivieren (Zeitstempel, DOI-Nachweis, Datenquelle, Banner-/Formularversion).
- Audit-Logs berücksichtigen, aber nicht als alleinige Dokumentationsquelle nutzen.
- Retention-Strategie festlegen: DSGVO-konform und auditfest speichern.
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Lösch- und Widerrufsprozesse definieren
- Widerruf über Abmeldelink automatisiert verarbeiten.
- DSGVO-Löschung durchführen.
- Intern prüfen, welche Protokolle verbleiben und welche Löschprozesse notwendig sind.
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Ende-zu-Ende-Tests durchführen
- Mindestens überprüfen: Formularanmeldung, DOI-Prozess, Subscription-Status, Marketing-Kontaktstatus, Abmeldungen, Cookie-Banner und Versandqualität.
- Sicherstellen, dass keine Tracking-Skripte vor Einwilligung geladen werden.
Mailchimp
- Erstellt professionelle E-Mail-Kampagnen und automatisiert Marketingprozesse
- Hilft bei der Zielgruppensegmentierung und liefert detaillierte Leistungsberichte für Ihre Kampagnen
- Lässt sich in beliebte E-Commerce- und CRM-Plattformen integrieren
- Unterstützt Sie mit KI-Assistenten bei der Content-Optimierung
So verbessern Sie die Newsletter-Performance: Testen, optimieren und Daten sauber halten
A/B-Tests unterstützen die Auswahl wirksamer Newsletter-Varianten. Betreffzeilen, Textaufbau oder Versandzeitpunkte lassen sich gegeneinander prüfen. Damit erkennen Sie, welche Variante welche Reaktionen auslöst. Durch regelmäßige Tests entsteht ein Verständnis dafür, wie Kontakte auf unterschiedliche Elemente reagieren. Betreffzeilen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Sie entscheiden meist darüber, ob eine Nachricht überhaupt geöffnet wird.
Ein übersichtliches Layout sorgt häufig für höhere Klickraten. Achten Sie darauf, wo Sie einzelne Elemente platzieren, und gestalten Sie den Text so, dass er leicht zu lesen ist. Formulieren Sie präzise Handlungsaufforderungen. Erleichtern Sie Ihren Empfängern den Übergang zu weiteren Seiten oder Angeboten.
Regelmäßige Kontrolle und Pflege Ihrer Daten schützt vor doppelten oder fehlerhaften Daten und ungenauen Segmentierungen. Sogenannten „toten Kontakten“ (Bounces, inaktive Adressen) sollte Ihr besonderes Augenmerk gelten. Eine Sunset Policy kann helfen, zu definieren, wann ein Kontakt aufgegeben wird. Beispiel: Wer 12 Monate keine E-Mail geöffnet hat, wird in eine Reaktivierungskampagne geschoben. Reagiert er auch dort nicht, wird er automatisch vom Versand ausgeschlossen oder gelöscht. Das verbessert Ihre Zustellraten für die aktiven Kontakte deutlich.
Professionelles Marketing mit dem Newsletter-Builder und dem HubSpot CRM
Mit dem Newsletter-Builder gestalten, personalisieren und analysieren Sie Ihre Aktionen ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Das Tool ist vollständig in das HubSpot CRM integriert. Es eignet sich ideal für Marketing-Teams und kleine bis mittelständische Unternehmen, die regelmäßig Newsletter versenden. Insbesondere Inbound-Marketer, die Personalisierungen mit CRM-Daten nutzen möchten, profitieren davon.
Der Newsletter-Builder bietet einen Einstieg in das HubSpot-Ökosystem. Er kann als Teil des Marketing Hub jederzeit mit den Lizenzen StarterStarter, Professional oder Enterprise erweitert werden.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu Newsletter-Software
Antwort: Internationale Datenschutzkonformität gelingt, wenn jede Newsletter-Kampagne auf regional gültigen Einwilligungs- und Informationspflichten basiert. Alle verwendeten Formulare, Einwilligungstexte und Tracking-Mechanismen müssen an die jeweiligen Rechtsräume angepasst werden. Das können die DSGVO in der EU, das UK-GDPR, das CCPA/CPRA in Kalifornien oder einzelne Opt-in/Opt-out-Regeln anderer Länder sein. Bei den Einwilligungen ist wichtig, dass sie immer zweckgebunden, nachweisbar und unabhängig vom Herkunftsland korrekt protokolliert werden. Newsletter-Tools ermöglichen es Ihnen, unterschiedliche Consent-Konfigurationen je Region zu verwalten. Sie können mit der Software Cookie-Banner länderspezifisch ausspielen und Subscription-Typen sauber trennen. Zusätzlich müssen Datenübermittlungen in Drittländer geprüft, entsprechende Vereinbarungen hinterlegt und interne Prozesse für Widerruf, Löschung und Nachweisführung definiert werden.
Antwort: Ein wirksamer Schutz gegen Angriffe beginnt mit einer strukturierten Sicherheitsarchitektur. Nutzen Sie Zugriffsbeschränkung über Rollenmodelle sowie eine Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzerkonten. Überprüfen Sie außerdem regelmäßig die Berechtigungen. Technische Maßnahmen wie TLS-Verschlüsselung für die Übertragung, verschlüsselte Datenspeicherung und die Kontrolle externer Integrationen reduzieren das Risiko unbefugter Zugriffe. Ergänzend sollte eine Absicherung der angebundenen Systeme über aktuelle DNS-Einträge (SPF, DKIM, DMARC) und die Überwachung über interne Logs erfolgen. Ein internes Monitoring für Datenexporte und automatisierte Backups sowie eine Prozessdefinition für die Incident-Response sind ebenfalls sinnvoll.
Antwort: Im Newsletter-Marketing sind Öffnungs- und Klickmessungen zulässig, wenn sie auf einer Einwilligung beruhen und kommuniziert werden. Das Tracking der personenbezogenen Informationen erfolgt in der Regel über ein eingebettetes Pixel für Öffnungen und Redirect-Links für Klicks. Diese Vorgänge benötigen eine Einwilligung gemäß DSGVO und UWG und damit eine ausdrückliche, freiwillige und informierte Zustimmung des Empfängers. Die Einwilligung muss eindeutig sein, getrennt von anderen Zwecken erfolgen und jederzeit widerrufbar bleiben. In der Praxis geschieht das über ein Anmeldeformular mit klarer Beschreibung des Trackings sowie einen Double-Opt-in-Prozess. Wichtig ist, Website-Tracking und E-Mail-Tracking getrennt zu behandeln. Das Website-Tracking fällt unter das TTDSG und erfordert Cookie-Einwilligung, während E-Mail-Tracking ausschließlich an die Marketing-Einwilligung gekoppelt ist.
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