Sage Operations mit KI-Assistent nutzen und konfigurieren
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Mittelstand
Mit Sage Operations und dem KI-Assistenten Sage Copilot entwickeln Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen weiter. Wechseln Sie von klassischer Datenerfassung hin zu vorausschauender Steuerung in Echtzeit. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, was der Sage Copilot leisten kann. Nutzen Sie Mustererkennung und lassen Sie sich konkrete Handlungsvorschläge geben, mit denen Sie operative Prozesse optimieren. Sie erfahren, wie Sie die Technologie praxisnah nutzen, um Bestände zu organisieren und Engpässe frühzeitig zu identifizieren.
Informieren Sie sich über die wichtigsten Schritte bei der Einrichtung. Lernen Sie, wie Sie die erste Validierung Ihrer individuellen Analyse-Prompts im System durchführen. Wir erklären Ihnen, wie Sie durch eine saubere Datenbasis und die Verknüpfung mit Workflow-Engines messbare Effizienzsteigerungen erzielen und gleichzeitig regulatorische Anforderungen sicher erfüllen. Setzen Sie den KI-Assistenten von Sage jetzt als strategisches Werkzeug ein, um fundierte und nachhaltige Entscheidungen in Ihrem Geschäftsbetrieb zu treffen.
Sage Operations
- Skalierbare Cloud-ERP- und MRP-Lösung für agile Fertigungs- und Vertriebsprozesse
- Liefert Echtzeitdaten für eine fundierte Entscheidungsfindung und transparente Unternehmenssteuerung
- Bietet eine Plattform zur Vernetzung von Einkauf, Lager, Produktion und Vertrieb
Wie verbessert Sage Operations gemeinsam mit Sage Copilot Planungen und Prognosen im Unternehmen?
Sage Copilot ist ein KI-gestütztes Funktionsmodul, das operative ERP-Daten kontextbezogen auswertet und als Entscheidungsgrundlage bereitstellt. Im Unterschied zu klassischen Reporting- oder Regel-Engines arbeitet Sage Copilot nicht rein retrospektiv oder regelbasiert. Die KI verarbeitet Daten dynamisch und unterstützt damit vorausschauende Analysen und Prognosen.
Zu den von Sage Copilot verarbeiteten Daten zählen Bestände, Aufträge, Produktionsdaten und Liefertermine. Diese Informationen werden mithilfe von Prognosemodellen analysiert, um Aussagen zu Planung, Fulfillment und Lieferketten zu ermöglichen. Die Workflow-Engine von Sage Operations führt relevante Informationen in einem System zusammen und bindet die gewonnenen KI-gestützte Analysen in bestehende Prozesse ein.
Der KI-Assistent erkennt Fertigungsengpässe schneller und vereinfacht die Kundenkommunikation auf Basis aktueller Daten. Abläufe in der Disposition und der Produktion werden beschleunigt und optimiert.
DJ Products (Fertigungsunternehmen) setzt mit Sage Operations auf digitale Agilität und datengestützte Produktionsplanung. Nach starkem Wachstum von 10.000 auf 26 Mio. USD ersetzte das Unternehmen improvisierte Systeme durch eine Cloud-native Lösung. Die Software verbessert Materialbedarfsplanung, Kostenkontrolle und Arbeitsauftragsverwaltung, reduziert manuelle Prozesse und ermöglicht Echtzeitanalysen für präzise Vorausplanung. Durch integrierte Finanzdaten und Lagertransparenz beschleunigt DJ Products Entscheidungen und stärkt die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
Wie lässt sich Sage-KI sicher nutzen?
Sage Operations in Verbindung mit Sage Copilot setzt technische und organisatorische Rahmenbedingungen voraus. Grundlage ist der Cloud-Zugriff auf Sage Operations mit Anmeldung über eine SageID. Die SageID dient dem Identitäts- und Zugriffsmanagement. Sie macht eine eindeutige Authentifizierung sowie eine systemübergreifende Benutzerverwaltung möglich. Zusätzlich ist eine aktivierte Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erforderlich.
Checkliste: Multi-Faktor-Authentifizierung richtig einrichten
- Aufrufen der Kontoverwaltung:Gehen Sie zu account.sso.sage.com.
- Bereich „Multi-Faktor-Authentifizierung“ öffnen.
- E-Mail zur Anmeldung anfordern:
- Wählen Sie „E-Mail senden“.
- Öffnen Sie die erhaltene E-Mail und klicken Sie auf den enthaltenen Link.
- Telefonnummer eingeben:
- Geben Sie Ihre Mobilnummer ein.
- Sie erhalten einen 6-stelligen Code per SMS.
- Code bestätigen:
- Geben Sie den 6-stelligen Code auf der Website ein.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um die Einrichtung abzuschließen.
- Wiederherstellungscode sichern:
- Sie erhalten einen Wiederherstellungscode (nur einmal verwendbar).
- Kopieren und sicher aufbewahren (z. B. in einem Passwort-Manager oder offline.)
- Bei Verlust des Codes:
- Kontaktieren Sie den Sage Support.
Auf organisatorischer Ebene kommt ein Rollenmodell zum Einsatz. Typische Rollen sind Controller, Produktionsleiter und Administrator. Über diese Rollen steuern Sie nicht nur den funktionalen Zugriff, sondern auch, welche Daten analysiert, welche Automatisierungen ausgelöst und welche KI-Ergebnisse eingesehen werden dürfen. Die Rechtevergabe für Analyse-, Automatisierungs- und KI-Funktionen bildet Verantwortlichkeiten ab und gewährleistet eine nachvollziehbare Steuerung.
Governance und Compliance spielen bei der Verwendung von Sage Operations mit Sage Copilot ebenfalls eine große Rolle. Insbesondere GoBD-Anforderungen sind relevant. Sie müssen in der Lage sein, automatisierte Prognosen und Auswertungen zu dokumentieren und überprüfbar zu machen. Im Rahmen der DSGVO-Compliance stellen Sie mit dem System sicher, dass Sie jederzeit Auskunft über die Zweckbindung der Datenverarbeitung sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse geben können. KI-generierte Auswertungen gelten nicht als eigenständige Datenquelle, sondern als abgeleitete Informationen, deren Herkunft und Logik erklärbar bleiben müssen.
Der EU AI Act verpflichtet Anbieter von KI-Lösungen und KI-Agenten zur kontinuierlichen Überwachung und Bewertung ihrer Produkte. In Sage Operations wird das durch standardisierte Audit-Protokolle und KI-Monitoring-Funktionen umgesetzt. Sie profitieren also nicht nur von gesetzlicher Konformität, sondern auch von einer erhöhten operationellen Sicherheit. Sage Copilot stellt außerdem eine sogennannte Explainable AI dar. Das bedeutet, dass das System gewährleisten muss, dass Sie als Nutzer jederzeit nachvollziehen können, welche Daten und Gewichtungen zu einem Ergebnis geführt haben.
Schritt-für-Schritt: Einrichtung des KI-Assistenten
- Schritt: Zu Beginn melden Sie sich unter login.eu.erp.sage.com an. Nach dem Login prüft das System gemeinsam mit Ihnen, ob Sie eine gültige SageID verwenden und ob die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv ist. Diese Prüfung stellt sicher, dass alle Sicherheitsanforderungen erfüllt sind, bevor Sie auf die KI-Funktionen zugreifen.
- Schritt: Im nächsten Schritt aktivieren Sie das KI-Modul für den jeweiligen Mandanten. Dies ist Voraussetzung, damit Sie den Sage Copilot im gewünschten Unternehmensbereich nutzen können. Die Grundkonfiguration umfasst vor allem das Einrichten der Analyse-Prompts. Dabei handelt es sich um strukturierte Abfrage- und Steuerparameter, mit denen Sie festlegen, welche Fragestellungen der KI-Assistent bearbeiten soll (z. B. Prognosen, Engpassanalysen oder Bestandsbewertungen).
- Schritt: Sie legen Rollen und Zugriffsberechtigungen fest. Das bedeutet, dass Sie definieren, welche Benutzer Analysen auslösen, Ergebnisse einsehen oder Konfigurationen anpassen dürfen.
- Schritt: Abschließend erfolgt die erste Validierung im laufenden System. Sie führen eine Analyse mithilfe eines Initial-Testlaufs („First Model Run“) über das KI-Dashboard aus. Die Plausibilitätsprüfung gleicht Prognosen und Auswertungen mit bekannten Ist-Daten ab. Ziel dieser Phase ist es, Funktionsfähigkeit, Datenbasis und Ergebnisinterpretation vor dem produktiven Einsatz abzusichern.
InnoConcept OHG (Großhandel für Vakuumhandsauger) nutzt mit Sage Operations auf eine cloudbasierte ERP-Lösung und ersetzt lokale Server durch skalierbare, standortunabhängige Prozesse. Durch die Einführung in Zusammenarbeit mit ITM Solutions konnte das Unternehmen flexibles Arbeiten im Homeoffice ermöglichen, die IT nachhaltig entlasten und Wartungsaufwand sowie Kosten erheblich reduzieren. Vollautomatische Updates und Backups sorgen für eine zukunftssichere Systemlandschaft und ermöglichen es dem Geschäftsführer, sich wieder auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Wie hilft Sage Copilot in Sage Operations dabei, Bestände zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen?
Typische Anwendungsfälle, bei denen Sage Copilot in Kombination mit Sage Operations weiterhilft, sind unter anderem die Reduzierung von Sicherheitsbeständen, die frühzeitige Erkennung von Überbeständen sowie die Priorisierung umsatzkritischer Artikel.
Der KI-Assistent erkennt kritische Ressourcen, indem er Auftragsdaten mit Informationen zu Materialverfügbarkeit und Kapazitäten verbindet. So lassen sich Engpässe in der gesamten Produktionskette besser einschätzen und Maßnahmen wie Prioritätenanpassungen, alternative Beschaffungen oder Änderungen der Produktionsreihenfolge gezielter durchführen.
Im Bereich der Rechnungs- und Prozessautomatisierung unterstützt Sage Operations die ERP-Automatisierung, indem die Workflow-Engine definierte Schritte regelbasiert ausführt und die KI-Ergebnisse von Sage Copilot direkt integriert.
Die Vorteile von Sage Operations
Von Lager bis Fertigung: Steuern Sie Ihre Prozesse zentral und in Echtzeit. Sie behalten den Überblick, erkennen Engpässe frühzeitig und sichern die Produktverfügbarkeit.
Nie wieder zu spät bestellt. Nie wieder zu viel im Lager.
Mit Sage Operations wird Ihre Beschaffung vorausschauend statt reaktiv. Sie sehen auf einen Blick, was wirklich gebraucht wird – und wann. Automatisierte Vorschläge ersetzen Bauchgefühl, Lieferantenkommunikation läuft zentral, und Rückläufer oder Gutschriften kosten Sie keine Nerven mehr.
- Bedarfsgenau bestellen: Automatische Vorschläge statt manuelle Excel-Listen
- Lieferengpässe vermeiden: Echtzeitdaten zu Bestand, Bedarf und Bestellungen
- Lieferantenbeziehungen verbessern: Alle Vorgänge zentral, transparent & dokumentiert
- Rechnungen und Gutschriften automatisieren: Weniger Fehler, schnellere Zahlungen
- Retouren stressfrei managen: Klarer Überblick über Rückläufer und Folgeprozesse
Sage Operations
- Skalierbare Cloud-ERP- und MRP-Lösung für agile Fertigungs- und Vertriebsprozesse
- Liefert Echtzeitdaten für eine fundierte Entscheidungsfindung und transparente Unternehmenssteuerung
- Bietet eine Plattform zur Vernetzung von Einkauf, Lager, Produktion und Vertrieb
Wie lässt sich Sage Copilot optimal konfigurieren und erweitern?
Die Konfiguration von Sage Operations und Sage Copilot lässt sich im Arbeitsalltag weiterentwickeln. Ein Hebel dabei ist die Feinabstimmung der Analyse-Prompts. Mit präziseren Fragestellungen steuern Sie, welche Zusammenhänge prioritär ausgewertet werden und in welcher Tiefe Ergebnisse erstellt werden. Dabei kommt es auf konsistente Daten an. Unvollständige Stammdaten, inkonsistente Buchungen oder fehlende Zeitbezüge wirken sich direkt auf Prognosen aus. Eine strukturierte Datenpflege ist daher Voraussetzung für belastbare Ergebnisse.
Durch die Integration mit weiteren Sage-Systemen erweitern Sie den Anwendungsrahmen von Sage Operations und Sage Copilot. Das angebundene Sage Intacct kann für Sie zusätzliche Finanz- und Leistungsdaten einbeziehen. Technisch erfolgt die Datenerweiterung unter anderem über GraphQL-APIs (GraphQL ist eine Open-Source-Abfragesprache). Mit der programmbasierten Schnittstelle fragen Sie Datenstrukturen gezielt ab und führen Sie systemübergreifend zusammen. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mandanten standardmäßig über GraphQL-Zugriff verfügen, da diese Funktion abhängig vom gewählten Sage-Tarifmodell ist.
Messbare Effekte auf die Wirtschaftlichkeit und den ROI entstehen vor allem dort, wo manuelle Eingriffe reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt oder Planungsfehler früher erkannt werden. Die Effizienzsteigerungen durch den Einsatz von Sage Operations in Verbindung mit Sage Copilot liegen häufig im zweistelligen Prozentbereich.
Kostenlose Demo anfordern oder Infopaket für Sage Operations herunterladen.Welche Ursachen führen zu Fehlern bei der Arbeit mit Sage Operations und Sage Copilot?
Fehler entstehen meist durch eine lückenhafte Konfiguration oder die falsche Nutzung des Sage Copilots, selten durch technische Systemausfälle. Häufig liegen die Ursachen in fehlerhaften oder fehlenden Berechtigungen. Wenn Mitarbeiter zwar ein Dashboard sehen, aber keine Analysen starten können, liegt das meist an unvollständigen Rollenzuweisungen.
Prognosen verlieren zudem an Aussagekraft, wenn Stammdaten unvollständig sind oder Buchungen verzögert vorgenommen werden. Eine weitere Herausforderung kann die Interpretation der Ergebnisse sein: Oft werden Prognosen als verbindliche Planwerte missverstanden, obwohl sie Wahrscheinlichkeiten und Trends abbilden.
Gehen Sie bei der Fehleranalyse systematisch vor: Prüfen Sie zuerst technische Voraussetzungen wie Zugriffsrechte, Mandanteneinstellungen und den Modul-Status. Werfen Sie anschließend einen Blick auf Ihre Datenbasis und kontrollieren Sie diese auf Aktualität, Vollständigkeit und Konsistenz. Systeminterne Protokolle und Hinweise dienen Ihnen dabei als wertvolle Informationsquelle. Darüber hinaus bietet die Sage University strukturierte Lerninhalte an, mit denen Sie Ihr Wissen über die Funktionen, die Konfiguration und die Anwendung von Sage Operations und dem Sage Copilot vertiefen können.
So lassen sich Fehler und Zugriffsprobleme in Sage Copilot und Sage Operations schnell beheben
| Problem | Mögliche Ursache | Lösungsansatz | Hinweis / Kontext |
|---|---|---|---|
| Dashboard sichtbar, keine Analyse möglich | Fehlende Berechtigung für KI-Funktionen | Rolle in Benutzerverwaltung (SageID) prüfen; spezifisches Recht an Mandanten vergeben. | Überprüfung erfolgt in der Admin-Konsole unter Benutzerrollen. |
| KI-Ergebnisse unplausibel | Niedriger "Data Health Score" oder inkonsistente Stammdaten | Datenbasis validieren; Sage Network Sync-Status prüfen; Prüfung der Zeitbezüge im Dashboard. | Analysedaten auf Aktualität und Synchronität prüfen. |
| Keine Verbindung zum KI-Modul | Mandant nicht für Sage Network / Sage Copilot freigeschaltet | Lizenzstatus im Sage Portal prüfen; Modul-Aktivierung auf login.eu.erp.sage.com kontrollieren. | Überwachung der Modulfreischaltung im Lizenz-Management. |
| Login-Fehler (MFA) | SageID oder 2FA inaktiv / Token abgelaufen | MFA-Status in account.sso.sage.com zurücksetzen oder Code über registriertes Gerät erneuern. | Empfohlen: Token regelmäßig erneuern. |
| Workflow nicht ausgelöst | Falsche Trigger-Logik oder fehlende API-Berechtigung | Workflow-Engine-Einstellungen prüfen; sicherstellen, dass Sage Copilot Schreibrechte für Workflows hat. | Rechte im Developer-Portal kontrollieren. |
| Copilot-Antworten verzögert („Ladekreis") | Hohe API-Latenz oder Synchronisations-Stau | Status der Sage Trust-Seite prüfen; GraphQL-Query-Limit im Profil kontrollieren. | Evtl. geplante Wartungsfenster prüfen. |
| Vorschläge ausgegraut | Token-Limit des gewählten Sage-Preisplans erreicht | Nutzungsvolumen im Admin-Panel einsehen; ggf. KI-Modul-Kontingent erweitern. | Planlimits prüfen und ggf. Upgrade erwägen. |
| GoBD-Export fehlerhaft | Fehlende Revisions-Rolle | Sicherstellen, dass der ausführende Nutzer die Rolle "Compliance Auditor" besitzt. | Kontrolle der Rollenzuordnung im System. |
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu Sage Operations mit KI
Antwort: Mitarbeiter sollten nicht primär auf die Bedienung von Sage Copilot vorbereitet werden, sondern auf den Umgang mit KI-gestützten Ergebnissen im ERP-Kontext. Der wichtigste Schritt ist die fachliche Einordnung. Sage Copilot liefert Entscheidungsunterstützung, keine verbindlichen Vorgaben. Schulungen sollten daher früh darauf hinweise, wie Prognosen, Wahrscheinlichkeiten und Abweichungen zu lesen sind und wo fachliche Verantwortung verbleibt. Bewährt hat sich eine rollenbezogene Vorbereitung. Disposition und Produktion beschäftigen sich mit Prognose- und Engpasslogik, Controlling mit Kennzahlen, IT und Administration mit Rechten, Datenflüssen und Monitoring.
Es ist auch ein Verständnis von Datenabhängigkeiten notwendig. Mitarbeiter sollten wissen, welche Datenquellen Sage Copilot nutzt, wie die Datenqualität Ergebnisse beeinflusst und welche typischen Fehler aus unvollständigen oder zeitlich verzögerten Buchungen entstehen können.
Materialien aus der Sage University helfen Ihren Mitarbeitern auf ihrem Lernpfad.
Antwort: Die Wirksamkeit von Analyse-Prompts steigt, wenn sie problemorientiert und entscheidungsnah formuliert werden. Ein Prompt sollte klar benennen, welche Abweichung, welche Risikobewertung oder welche Priorisierung relevant sind. Bewährt haben sich zeitlich und organisatorisch eingegrenzte Prompts, etwa bezogen auf definierte Planungszeiträume, Produktgruppen oder Ressourcen, statt globaler Abfragen ohne Kontext.
Änderungen sollten dokumentiert, getestet und erst nach erfolgreicher Validierung produktiv genutzt werden. So bleibt nachvollziehbar, warum sich Ergebnisse im Zeitverlauf ändern. Etablieren Sie darüber hinaus einen festen Review-Zyklus, in dem Fachbereiche und Controlling gemeinsam prüfen, ob ein Prompt noch zur aktuellen Steuerungslogik passt.
Prompts entfalten ihre Wirkung vor allem dann, wenn sie nicht nur analysieren, sondern priorisieren, etwa durch die Hervorhebung von Artikeln, Aufträgen oder Kapazitäten mit definierter Relevanz. Technisch sollte darauf geachtet werden, nur Daten einzubeziehen, die tatsächlich gepflegt und zeitnah verfügbar sind.
Antwort: Die branchenspezifische Anpassung von Sage Operations einschließlich Sage Copilot erfolgt primär über Prozessmodellierung, Datenstrukturierung und kontextbezogene Steuerung, nicht über hartes Customizing. Zunächst werden branchentypische Abläufe im System durch passende Objektstrukturen abgebildet, zum Beispiel über Artikeltypen, Stücklistenlogiken, Projekt- oder Auftragsarten. Darauf aufbauend werden Workflows und Statusmodelle so konfiguriert, dass sie reale Prozessschritte widerspiegeln. Sage Copilot wird anschließend über gezielt formulierte Analyse-Prompts auf diese Strukturen ausgerichtet, etwa mit Fokus auf Durchlaufzeiten, Auslastung, Mindestmengen oder Service-Level-Kennzahlen. Ausschlaggebend ist die Anreicherung der Stammdaten um branchenspezifische Attribute, da Sage Copilot ausschließlich auf vorhandenen, strukturierten Daten operiert.
Für komplexere Branchenanforderungen stehen APIs bereit, um externe Systeme oder spezialisierte Vorsysteme einzubinden (abhängig vom gewählten Nutzungsplan).
Die Informationen auf dieser Webseite werden ausschließlich zu Informationszwecken bereitgestellt und sollen nicht als Ersatz für eine professionelle Beratung dienen. Alle Angaben sind ohne Gewähr.
Die Webseite kann Verlinkungen zu Webseiten (auch Affiliate) von anderen Anbietern enthalten. Wir kontrollieren oder bewerten den Inhalt dieser Seiten nicht. Wir übernehmen außerdem keine Verantwortung oder Haftung für die Produkte oder Dienstleistungen auf diesen Seiten.