Ratgeber | Minijob

So erstellen Arbeitgeber die korrekte Lohnabrechnung für Minijobs

So erstellen Arbeitgeber die korrekte Lohnabrechnung für Minijobs2022-11-25T10:04:23+01:00

In unserem Ratgeber erfahren Arbeitgeber, was es bei der Lohnabrechnung für Minijobs im Jahr 2022 zu beachten gilt. Holen Sie sich jetzt die Antworten auf die wichtigsten Fragen sowie Tipps zu Cloud-Diensten und Programmen, die Ihnen Kosten und Zeit sparen helfen. Egal, ob Sie die Gehaltsabrechnung online mit einer Cloud-Lösung oder mit einer professionellen Software erledigen, Sie müssen sich an die gesetzlichen Vorgaben und Meldepflichten halten, damit Ihnen keine Nachteile entstehen. Nutzen Sie die Informationen aus der Übersicht als praktischen Wegweiser durch die Wirren des Personalwesens.

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Wer muss den Minijob anmelden?

Bei einem Minijob erhält ein Arbeitnehmer maximal 520 Euro monatliches Entgelt. Als Minijobber muss sich der Angestellte nicht um eine Anmeldung kümmern. Der Arbeitgeber muss das Beschäftigungsverhältnis bei der Minijobzentrale anmelden. Ausgenommen von der Anmeldepflicht sind Beschäftigungsverhältnisse in Privathaushalten. Darüber hinaus müssen Meldungen an die zuständigen Versicherungsträger zur Sozialversicherung sowie zur Unfallversicherung und zur Krankenversicherung des Beschäftigten gemacht werden. Für die Meldung der Krankenkasse kann unter anderem eine Bescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse oder des privaten Krankenversicherungsunternehmens des Arbeitnehmers oder eine Kopie der Versicherungskarte eingereicht werden. In einigen Wirtschaftszweigen gibt es zusätzlich eine Pflicht zur Sofortmeldung. Die Sofortmeldung bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) sollte so früh wie möglich eingehen, damit die Behörden eine Prüfung auf Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung vornehmen können.

Aktuelle Lohnabrechnungsprogramme und Online-Lösungen für die Lohnabrechnung wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung verfügen über sichere Schnittstellen für die gesetzlich vorgeschriebene Datenübertragung der erforderlichen Meldungen.

Cloudbasierte Systeme und Software wie Sage Lohnabrechnung oder Lexware lohn + gehalt versenden nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen, sie erstellen auch vollständige Lohn-und Gehaltsabrechnungen für die meisten Berufsgruppen. Sie liefern Unterstützung bei der Verwaltung der Stammdaten und verringern den Aufwand bei sich wiederholenden Aufgaben. Die praktischen Assistenten helfen bei der Eingabe und kontrollieren Angaben auf Fehler oder Lücken. Zu guter Letzt liefern sie eine Zusammenfassung der Abrechnung als Ausdruck oder in digitaler Form.

Wo gilt Sofortmeldepflicht?

  • Baugewerbe
  • Gastgewerbe

  • Fleischwirtschaft
  • Messebaugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Prostitutionsgewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Wach- & Sicherheitsgewerbe
  • Speditions- & Logistikgewerbe

  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
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Wie setzt sich die Entgeltabrechnung zusammen?

Abhängig von den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag erhält ein Angestellter entweder einen Lohn oder ein Gehalt vom Arbeitgeber. Bei der Auszahlung eines Stundenlohns muss auf der Lohnabrechnung das Entgelt für die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden belegt sein. Bei einer Festanstellung erscheint auf der monatlichen Verdienstabrechnung die Höhe des vertraglich geregelten Gehalts.

Hinweis: Liegt kein Vertrag vor, muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats nach Beschäftigungsbeginn zumindest einen schriftlichen Nachweis über die Arbeitsbedingungen ausstellen. Die rechtlichen Grundlagen klärt das Bürgerliche Gesetzbuch in den Paragrafen 611 bis 630.

Damit die Lohnabrechnung für Minijobs oder andere Beschäftigungsverhältnisse formell korrekt ist, müssen folgende wichtige Daten ausgewiesen sein (einige Punkte sind abhängig von den individuellen Umständen des Arbeitnehmers, z. B. Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Freibeträge):

Infografik: Corona reduziert Zahl der Minijobber stark | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Bestandteile einer Lohn- und Gehaltsabrechnung

  • Abrechnungszeitraum

  • Name & Anschrift des Arbeitgebers

  • Name, Anschrift & Geburtsdatum des Angestellten

  • Arbeitsstunden / Bruttolohn bzw. Bruttogehalt
  • Nettolohn bzw. Nettogehalt
  • Versicherungsnummer des Angestellten
  • Lohnsteuerklasse / Steueridentifikationsnummer
  • Beschäftigungsbeginn (Beschäftigungsende falls bekannt)

  • Beitragsgruppenschlüssel / Zuständige Einzugsstelle

  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Steuerfreibeträge
  • Kirchensteuer

  • Solidaritätszuschlag

  • Persönliche Abzüge

  • Aufwandsentschädigungen

  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

  • Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung
  • Krankenkassenzugehörigkeit des Angestellten
  • Sozialversicherungsbeiträge (Angestellter / Arbeitgeber)
  • Berufsgenossenschaftszugehörigkeit des Arbeitgebers
  • Auszahlungsbetrag an den Angestellten

Was sind häufige Fehler bei der Abrechnung von Minijobs?

Arbeitgeber können bei der Lohnabrechnung für Minijobs viel falsch machen. Wer Fristen nicht einhält, unbeabsichtigt zu wenig Gehalt zahlt, Arbeitszeiten und Urlaubstage inkorrekt ausweist oder gegen das Entgeltfortzahlungsgesetz verstößt, läuft Gefahr, die Konsequenzen tragen zu müssen.

Nach § 42d des Einkommensteuergesetzes (EStG) haftet ein Arbeitgeber für die Irrtümer in seiner Abrechnung. Darum ist es ratsam, für die Erstellung auf die Unterstützung von bewährten Programmen oder Cloud-Diensten zurückzugreifen. Sie prüfen sämtliche Eingaben und Berechnungen auf Fehler, Lücken oder Unstimmigkeiten und schützen Sie dadurch vor Nachforderungen oder Geldbußen.

Informieren Sie sich mithilfe des Ratgebers über die am häufigsten auftretenden Fehler in der Lohnabrechnung und wie sie sich vermeiden lassen. Und finden Sie praktische Alternativen zur den komplizierten Formularen der Ämter, mit denen Sie als Arbeitgeber Lohnzettel online erstellen und verschicken können.

Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht fehlt

Ein Teil des Lohns für einen Minijob muss normalerweise an die Rentenversicherung abgeführt werden. Der Minijobber kann sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen und auf diese Weise mehr Geld behalten.

Um die Befreiung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses in die Wege zu leiten, muss der Minijobber einen schriftlichen Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht beim Arbeitgeber stellen.

Nachdem der Arbeitgeber das Datum der Antragsstellung in seinen Entgeltunterlagen dokumentiert hat, beginnt mit dem Antragsstellungsdatum eine sechswöchige Frist (42 Kalendertage), innerhalb derer die Meldung zur Sozialversicherung mit der Beitragsgruppe 5 in der Rentenversicherung bei der Minijobzentrale vorliegen sollte.

Bei Fristversäumnis, tritt die Befreiung zu Beginn des übernächsten Monats nach Eingang der Meldung bei der Minijobzentrale in Kraft.

In Online-Diensten für die Lohnabrechnung wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung lassen sich neue Mitarbeiter direkt als RV-frei anlegen und Anträge auf Befreiung der RV-Pflicht einfach verwalten. Die zentrale Organisation spart bei einer Betriebsprüfung Stress und Zeit.

Die Arbeitszeiten stehen nicht korrekt auf der Lohnabrechnung

Wer sich als Arbeitgeber nicht an die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit für Minijobs hält, sieht sich unter Umständen mit hohen Geldbußen konfrontiert. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden (inklusive Überstunden) vollumfänglich dokumentiert und die Unterlagen darüber mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes werden ergänzt durch die Regelungen der Geringfügigkeits-Richtlinien der Sozialversicherungen, die ebenfalls eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit eines angestellten Minijobbers fordern. Arbeitgeber sollten für den Fall einer Betriebsprüfung oder einer Untersuchung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) immer die aktuellen (elektronischen) Stundenzettel der Angestellten parat haben.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung erfasst in der Variante Lohnabrechnung Plus Arbeitszeiten über eine clockodo-Schnittstelle. Das garantiert eine rechtssichere Aufzeichnung, die alle Vorgaben durch den Gesetzgeber erfüllt.

Das Mindestlohngesetz wird nicht beachtet

Die Verdienstgrenze für einen Minijob liegt bei 520 Euro (bei ganzjähriger Beschäftigung maximal 6.240 Euro im Jahr). Damit die Entgeltgrenze eingehalten wird, muss der Arbeitgeber die Bezüge für die geleisteten Arbeitsstunden bei einer Änderung des Mindestlohns prüfen und gegebenenfalls anpassen. Ab 520,01 Euro Lohn pro Monat gilt die Sozialversicherungspflicht.

Zahlt ein Arbeitgeber den Mindestlohn für einen Minijob nicht oder verletzt die Vorgaben von branchenüblichen Tarifverträgen, drohen empfindlich hohe Strafen. Der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn kann durch anderweitige vertragliche Vereinbarungen nicht ausgehebelt werden. Entsteht eine Differenz zwischen dem gezahlten Gehalt und dem Mindestlohnanspruch, hat der Minijobber das Recht, eine Nachzahlung einzufordern.

Pro Monat darf ein Minijobber mit Mindestlohnbezug maximal für 43,33 Stunden beschäftigt werden. Übersteigt das Arbeitsentgelt den Mindestlohn, muss eine Anpassung der Arbeitszeit vorgenommen werden. Für bis zu zwei Kalendermonate darf ein Minijobber die Verdienstgrenze überschreiten, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.420 € eingehalten wird, andernfalls findet ein Wechsel in der Übergangsbereich zum Midijob statt. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Überschreitung nur ungeplant passiert – z. B. als Folge von Krankheit.

In jedem Fall haftet der Arbeitgeber für die Einhaltung der Vorgaben und für die Auszahlung des angemessenen Lohns. Bei einer Zuwiderhandlung sind zudem die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) für den betreffenden Zeitraum vom Arbeitgeber zurückzuzahlen.

Damit alle Verdienstgrenzen eingehalten werden, können Beschäftigte mit einer professionellen Online-Lösung wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung Arbeitszeiten selbstständig einpflegen. Bei Überschreitungen meldet sich die Anwendung automatisch mit einem Warnhinweis.

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wird nicht geleistet

Angestellte in geringfügiger Beschäftigung haben ab Beginn der fünften Arbeitswoche in der Regel einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei unverschuldeter Krankheit bzw. Unfällen oder Mutterschaft. Der Anspruch ist auf höchstens sechs Wochen begrenzt.

Wird der Arbeitnehmer in den ersten vier Arbeitswochen arbeitsunfähig, zahlt die Krankenkasse ein Krankengeld, sofern ein Versicherungsverhältnis besteht.

Der Minijobber ist dann arbeitsunfähig, wenn die vertraglich vereinbarte Tätigkeit nicht ausgeübt werden kann, ohne dass die Gesundheit darunter leidet oder ein bestehender medizinischer Zustand sich dadurch verschlimmert. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Nachweis erforderlich.

Zur Entlastung des Arbeitgebers hat der Gesetzgeber ein Ausgleichsverfahren bei Krankheit bzw. bei Mutterschaft vorgesehen. Wer nicht mehr als 30 Angestellte in seinem Unternehmen beschäftigt, kann als Arbeitgeber die Erstattung der Aufwendungen für die Entgeltfortzahlungen beantragen. Zuständig für das Ausgleichsverfahren von Minijobbern ist die Minijobzentrale, die mit der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See kooperiert.

Für den Arbeitgeber berechnen sich die Umlagebeiträge des Ausgleichsverfahrens aus den Pauschalbeiträgen zur Rentenversicherung. Sie werden mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen nachgewiesen und beglichen.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung hilft Arbeitgebern, sich einen Teil der geleisteten Entgeltfortzahlungen bei Krankheit oder Mutterschaft zurückzuholen. Es unterstützt die beiden Umlageverfahren U1 und U2, erstellt Krankenkassen-Abstimmungslisten und liefert passende Dokumente für Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit oder Mutterschaft.

Angaben zur Rückmeldung von Vorbeschäftigungszeiten fehlen

Der Arbeitgeber muss vor dem Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses beim Minijobber erfragen, ob im laufenden Kalenderjahr bereits andere kurzfristige Beschäftigungen durch ihn angemeldet worden sind. Das soll sicherstellen, dass die maximale Zeitgrenze für kurzfristige Beschäftigungen (3 Monate oder 70 Arbeitstage in einem Kalenderjahr) nicht überschritten wird. Die Angaben trägt der Arbeitgeber in den Einstellungsfragebogen der Minijobzentrale ein und übermittelt diesen dann fristgerecht an die Behörde. Die Rückmeldung muss vom Arbeitgeber für den Fall einer späteren Betriebsprüfung oder der Nachfrage durch die Rentenversicherungsträger in den Entgeltunterlagen dokumentiert werden.

Die Entgeltmeldungen enthalten keine steuerliche Identifikationsnummer

Die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID oder IdN) muss durch den Arbeitgeber vom Arbeitnehmer erfragt und zusammen mit der Art der Versteuerung in den Entgeltmeldungen an die Minijobzentrale übermittelt werden. Liegt eine Steuer-ID nicht vor, dann kann der potenzielle Arbeitnehmer diese beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anfordern. Bei kurzfristig Beschäftigten (Personengruppe 110) muss die Steuer-ID nicht an die Minijobzentrale gemeldet werden.

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