Mahnungen schreiben

Sobald eine Rechnung entsprechend § 286 BGB nicht fristgemäß beglichen wird, können Sie als Gläubiger den Schuldner mit einer Zahlungserinnerung oder einer Mahnung darüber informieren, dass er mit seiner Zahlung in Verzug geraten ist. Ziel der Mahnung ist es, Gelder, die Ihnen zustehen, fristgerecht einzufordern und die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen.

Das Mahnwesen gehört zum Forderungsmanagement und beschäftigt sich mit ausstehenden Forderungen, auch Außenstände genannt. Dabei werden die Zahlungseingänge geprüft, gegebenenfalls Mahnungen geschrieben und diese entsprechend verwaltet. Jedes Unternehmen hat dabei seine eigenen Abläufe und Fristen. Es haben sich allgemein in der deutschen Unternehmenskultur bestimmte Vorgehensweisen etabliert, die neben den gesetzlichen Regelungen immer wieder Anwendung finden. Ein professionelles Mahnwesen ist darüber hinaus auf Kundenerhaltung ausgerichtet. Dies zeigt sich nicht nur in der Tonalität, sondern auch in der Anzahl der hierzulande etablierten Eskalationsstufen. Rechtsgrundlage für außergerichtliche Mahnungen durch Unternehmen, Rechtsanwälte oder Inkassobüros sind das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB); gerichtliche Mahnverfahren haben ihre Grundlage in der Zivilprozessordnung (ZPO).

Obwohl es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, werden Mahnungen in schriftlicher Form versendet – so können Sie, im Falle es kommt zu einem gerichtlichen Mahnverfahren, die Mahnschreiben als Beweismaterial verwenden.

Bereits ab der ersten Mahnung können Sie Verzugskosten erheben. Dabei können Sie die Höhe der Mahngebühren selbst bestimmen – es gibt dafür keine gesetzliche Grundlage. Üblich sind Mahnkosten zwischen 1,95 und 5 Euro je Mahnung. Zusätzlich können Sie auch Verzugszinsen berechnen, die sich an der Höhe des Basiszinssatzes der Bundesbank zum 01.01. und zum 01.07. eines Jahres orientieren.

Der Tag, an dem ein Schuldner in Verzug gerät, ist für die Berechnung der weiteren Kosten ausschlaggebend. Für alle Kosten, die für Sie als Gläubiger ab diesem Zeitpunkt auftreten, muss der Schuldner aufkommen, denn durch das Ausbleiben der Zahlung und den dadurch notwendigen Mahnprozess entsteht bei Ihnen ein unnötiger Mehraufwand – im Mahnwesen wird dies als Verzugsschaden bezeichnet.

Entsprechend § 286 BGB greift in bestimmten Fällen eine Ausnahmeregelung, sodass eine Mahnung gesetzlich nicht zwingend erforderlich ist. Dennoch sind viele Deutsche der Meinung, dass Gläubiger ihre Schuldner erst anmahnen müssen, bevor es zu rechtlichen Konsequenzen kommen kann. In der Praxis verwenden viele Unternehmen mehrere Eskalationsstufen beim Schuldner – nur aus Kulanz, nicht weil es das Gesetz vorgibt. In der Regel wird neben der Zahlungserinnerung in drei Mahnungen auf ausstehende Zahlungen hingewiesen. Sofern nicht bereits ein verzugsauslösender Umstand vorliegt, genügt die erste Mahnung, um einen Verzugseintritt herbeizuführen und damit alle Voraussetzungen für weitere rechtliche Schritte (bspw. die Beantragung des gerichtlichen Mahnverfahrens) zu erfüllen.

Das Mahnwesen erfordert neben viel Übersicht auch viel Aufwand. Immer mehr Unternehmen nehmen daher ein externes Mahnwesen in Anspruch, das heißt, sie lagern das gesamte Mahnwesen aus und vertrauen es einem externen Dienstleister an. Dadurch hat das Unternehmen mehr Kapazitäten zur Verfügung und kann sich auf das Kerngeschäft fokussieren. Darüber hinaus können Sie das Verfassen und Versenden einer Mahnung auch von einem Inkasso-Büro oder Anwalt vornehmen lassen:

• Das Inkasso-Büro prüft die Forderung und stellt dem Schuldner eine Mahnung plus Inkassogebühren und Auslagen.
• Mahnungen per Anwalt zu verschicken, kann Ihnen generell Kosten verursachen; bei größeren Summen ist dies jedoch zu empfehlen, da das Vorgehen per Anwalt der Forderung Nachdruck verleiht.

Doch müssen Sie diese Aufgabe nicht zwangsläufig an Dritte abgeben – immer mehr Softwarelösungen für Buchhaltung bieten neben entsprechenden Übersichten auch Vordrucke für Mahnschreiben an. So können Sie schneller agieren und sind stets auf dem aktuellen Stand der Dinge.

Im BGB findet sich keine klare Definition davon, welche Anforderungen eine Mahnung rechtssicher machen. Sie ist an keine bestimmte Form gebunden, das heißt, sie kann sowohl schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Wir empfehlen jedoch die Schriftform, da diese im Falle von gerichtlichen Schritten die beste Beweisgrundlage bildet.

Damit der Schuldner auf den ersten Blick die Bedeutung des Dokuments erkennt und gegebenenfalls das gerichtliche Mahnverfahren seitens des Gläubigers eröffnet werden kann, sollte das Wort „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ im Betreff verwendet werden. Zudem sollte höflich darauf hingewiesen werden, dass die Forderung bislang noch nicht beglichen wurde, sich der Schuldner also in Zahlungsverzug befindet.

Daneben unterstützen folgende Angaben die Rechtsgültigkeit einer Mahnung:

• Name und Anschrift des Gläubigers sowie des Schuldners
• Datum der Mahnung
• Datum und Fälligkeit der Rechnung (Zahlungsziel)
• Rechnungsnummer
• Höhe der ausstehenden Zahlung
• Erbrachte Leistung
• Ggf. Lieferscheinnummer und -termin
• Mahngebühren & Verzugszinsen
• Bankverbindung des Gläubigers
• Angaben zur Umsatzsteuerpflicht
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Gläubigers
• Neues Zahlungsziel mit eindeutigem Datum

Mahnstufen sind nicht in den deutschen Gesetzen geregelt, also für Unternehmen bzw. Gläubiger letztlich nicht verpflichtend. Jedoch hat sich im Laufe der Zeit ein dreistufiges Mahnverfahren bewährt, das hier aus Kulanz gegenüber den Kunden betrieben wird.

Auch wenn die einzelnen Eskalationsstufen nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, gibt es dennoch gewisse Regeln, die im Vorfeld einer Zahlungserinnerung bzw. Mahnung beachtet werden müssen. Zunächst sollten Sie prüfen, ob Ihr Anspruch zu Recht besteht und die Forderung fällig ist. Diese Fälligkeit einer Forderung kann vertraglich vereinbart sein – entweder auf der Rechnung oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Frist zur Bezahlung einer Leistung kann gezielt gesetzt werden oder Sie können sie zu einem bestimmten Zeitpunkt fordern. Bezahlt der Schuldner nicht in dieser Frist, sollten Sie mit dem kaufmännischen Mahnwesen starten. Ist keine konkrete Frist vereinbart, ist die Zahlung entsprechend § 271 Abs. 1 BGB sofort nach erbrachter Leistung fällig.

Wie Sie als Gläubiger mit der Situation während des Mahnverfahrens umgehen, liegt in Ihrem Ermessen. Sie bestimmen die Fristen der einzelnen Mahnstufen und die Maßnahmen. Zudem empfehlen wir, die gesamte Situation zu betrachten – sowohl Ihre als auch die des Schuldners. Entscheiden Sie am besten nach der Art und Weise des Kunden, Ihrer eigenen Liquidität, der Höhe der offenen Forderungen und Ihrem Bauchgefühl. Sind Sie hingegen auf die pünktliche Zahlung Ihrer Rechnungen angewiesen, halten Sie die Zahlungsziele kompakt und leiten Sie ggf. nächste Schritte des Mahnverfahrens zügig ein, da es bei Ihnen sonst zu Liquiditätsengpässen kommen kann. Bedenken Sie jedoch bei all Ihren Schritten: Es handelt sich um einen Ihrer Kunden, den Sie im Idealfall behalten wollen.

Die drei Mahnungen unterscheiden sich oftmals durch ihre Formulierungen bzw. ihre Tonlage, die mit jedem weiteren Schreiben zunehmend schärfer werden. In vielen Unternehmen wird die Zahlungserinnerung mit der ersten Mahnung gleichgesetzt und in der Regel nach etwa 14 bis 30 Tagen Zahlungsverzug verschickt. Oftmals werden hier noch keine Mahngebühren erhoben, doch ab der folgenden Mahnung können diese anfallen, die der Schuldner letzten Endes komplett tragen muss.

Das kaufmännische Mahnverfahren endet üblicherweise mit der dritten bzw. letzten Mahnung. In dieser werden bei nicht erfolgtem Zahlungseingang zumeist weitere Schritte angekündigt. Sie als Gläubiger können sich nun Hilfe von einem externen Dienstleister holen und ein Inkassounternehmen beauftragen. Prinzipiell können Sie diesen Schritt auch ohne Mahnschreiben gehen, also sobald der Schuldner in Verzug geraten ist.

Das Inkassounternehmen übernimmt nun das weitere Mahnwesen und kümmert sich mithilfe von weiteren Schreiben und Telefonanrufen, die Forderung einzutreiben. Nun sind nicht mehr Sie, sondern das Inkassobüro erster Ansprechpartner bezüglich aller Belange – sei es, um Ratenzahlungen zu vereinbaren oder andere Absprachen zu treffen. Auch Zahlungen gehen direkt an den Dienstleister. Das Ziel des Inkassounternehmens ist es, das außergerichtliche Mahnverfahren erfolgreich zu beenden und die fällige Forderung einzuholen. Ein gerichtliches Mahnverfahren, die letzte Eskalationsstufe, sollte im Sinne des Gläubigers sowie des Schuldners verhindert werden, denn es kostet Zeit und Geld.

Unser Tipp:
Vermeiden Sie es, Schuldnern mehr als drei Mahnungen zuzusenden. Dies erweckt schnell den Eindruck, dass Ihr Anliegen nicht ernst genommen wird, da außer weiterer Mahnungen scheinbar keine weiteren Folgen zu befürchten sind. Darüber hinaus empfehlen wir, die Mahnschreiben nicht zu nummerieren, da der Schuldner sonst weitere Schreiben abwartet, bis er die Forderung begleichen kann.