GoBD

Richtlinien für die elektronische Buchhaltung

Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse, die früher in Papierform verarbeitet und aufbewahrt wurden, werden heute meist elektronisch erfasst. Für eine einheitliche Form der digitalen Buchhaltung veröffentlichte das deutsche Bundesfinanzministerium im Jahr 2014 die Verwaltungsvorschrift GoBD.

Erfahren Sie in unserem Ratgeber mehr darüber, für wen die GoBD gelten und welche Grundsätze die Vorschrift vermittelt. Entdecken Buchhaltungsdienste von Sage Active oder Lexware Office XL, um die Buchhaltung schnell, fehlerfrei und GoBD-konform zu erledigen.

Sage Active

Für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet
Sage Active Starter für Autragsbearbeitung von Firmen mit externer Buchhaltung
Sage Active Essentials für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung in der Firma
Cloudbasierte Software
30 Tage Kündigungsfrist
Mit E-Rechnungen in den Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD

25,00 €

Lexware Office XL (365-Tage) ehemals lexoffice

Ehemals lexoffice jetzt Lexware Office
Cloudbasierte Software
Geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige
Bietet Funktionen für Rechnungen, Buchhaltung, Online-Banking und Lohnabrechnung
Ermöglicht schnelle Belegerfassung
Unterstützt E-Rechnungen

369,99 € 394,80 €

Was bedeutet GoBD?

Unter der Abkürzung GoBD versteht man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Bei den GoBD handelt es sich um entsprechende Richtlinien für eine IT-gestützte Buchhaltung. Sie dienen als Grundlage für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Die GoBD wurden erstmals am 12. November 2014 präsentiert und gelten für sämtliche Veranlagungsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Zuletzt reformiert wurden sie im Jahr 2020.

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchhaltung gelten – in der Regel – für jeden Unternehmer, sowohl für Klein- als auch für Großunternehmer. Denn: Steuerrelevante Unterlagen müssen auch von Einzelunternehmern oder Freiberuflern GoBD-konform aufbewahrt werden, obwohl für die Buchhaltung eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend ist. Die Umsatzsteuerbefreiung muss den zuständigen Behörden anhand einer lückenlosen Dokumentation von erzielten Umsätzen und Gewinnen bewiesen werden.

Die wichtigsten Inhalte der GoBD im Überblick

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Zu den von den GoBD umfassten Daten zählen grundsätzlich alle, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Infolge von § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) sind das unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, empfangene sowie versendete Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege.

Finanzverwaltungen fordern mit den GoBD primär eine revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation. Besonders in der elektronischen Buchhaltung ist es wichtig, nachträgliche Änderungen, Verfälschungen oder Manipulationen auszuschließen. Im Grunde genommen geben die GoBD also vor, welche Art und Weise der Buchführung Steuerberater und Finanzbehörden akzeptieren. Zusätzlich regeln die GoBD für den Fall einer digitalen Überprüfung seitens der Finanzverwaltung den Datenzugriff.

Mann sitzt an einem Schreibtisch mit Laptop und Taschenrechner

Buchhaltungssoftware Vergleich

Holen Sie sich Unterstützung bei Ihrer Suche nach Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, Dienstleister, Handwerker oder E-Commerce-Shops.

Hier geht es zum Buchhaltungssoftware Vergleich

Reverse-Charge-Verfahren

Erfahren Sie, was das Reverse-Charge-Verfahren ist, wann es angewendet wird und was Sie bei der Erstellung von Rechnungen beachten müssen.

Hier geht es zum Ratgeber Reverse-Charge

Wahrheit, Klarheit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und fortlaufende Aufzeichnung

Die GoBD legen unter anderem fest, welche Richtlinien für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gelten. Als gesetzliche Grundlage dient sowohl die Abgabenordnung (AO) als auch das Handelsgesetzbuch (HGB). Bestimmte Geschäftsvorfälle müssen sich nach dem Prinzip der progressiven und retrograden Prüfbarkeit lückenlos zurückverfolgen lassen. Einfach ausgedrückt heißt das, Finanzbehörden müssen alle Vorgänge der Buchhaltung nachvollziehen können. Die progressive Prüfung verläuft vom Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen und die Bilanz einschließlich GuV und endet bei der Steueranmeldung- und Steuererklärung. Im Falle einer retrograden Prüfung geschieht dies genau umgekehrt. Für die Nachprüfbarkeit von Büchern und der erforderlichen Aufzeichnung wird eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation gefordert.

Die Grundsätze für die Erfüllung der Punkte Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung gliedern sich in mehrere Unterbereiche. So müssen Unternehmer die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Buchhaltung gewährleisten. Da es sich bei den GoBD um kein Gesetz handelt, führt ein Verstoß nicht immer zu schwerwiegenden Folgen, sofern Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht übermäßig beeinträchtigt werden. Es kann dennoch zu steuerstrafrechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern führen.

Vollständigkeit

Um die Vollständigkeit zu erfüllen, müssen gemäß den Richtlinien alle einzelnen Geschäftsvorfälle festgehalten werden: vollzählig und lückenlos. Eine in Geld bestehende Gegenleistung, der Inhalt eines Geschäfts, der Name des Vertragspartners sowie, wenn zumutbar, eine ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls müssen belegt werden.

Eine Ausnahme gibt es dennoch: Die Aufzeichnung ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich oder praktisch unmöglich ist, einzelne Geschäftsvorfälle darzustellen.

Richtigkeit

Die GoBD schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle im Sinne der Richtigkeit in Überstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen in Belegen abzubilden sind. Eine wahrheitsgemäße Buchführung ist dementsprechend das A und O. Dazu gehört auch die richtige Kontierung.

Um Manipulationen zu verhindern, sind zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen unentbehrlich. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen zeitnah gebucht werden. Bargeldlose Transaktionen sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen. Bei der Buchung von Barzahlungen gelten dagegen deutlich strengere Vorgaben: Bargeld-Transaktionen müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen bestehen für Geschäftsvorfälle, die nur periodenweise gebucht werden.

Ordnung

Zur Einhaltung des Grundsatzes sehen die GoBD eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen vor. Eine unübersichtliche und planlose Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen erhöht die Gefahr für den Verlust wichtiger Unterlagen und zugleich auch das Risiko für Manipulationen.

Deswegen sehen die Richtlinien zum Beispiel eine Trennung von bargeldlosen und baren Geschäftsvorfällen vor. Gleiches gilt für nicht steuerbare, steuerpflichtige sowie steuerfreie Umsätze. Für die Darstellung von Buchungen wird eine sachliche und einzelne Ordnung nach Konten gewünscht. Sämtliche Konten sollen nach Abschlusspositionen gesammelt und nach Kontensummen- oder Salden fortgeschrieben werden.

Unveränderbarkeit

Buchungen und Aufzeichnungen dürfen in einer GoBD-konformen Buchhaltung ohne Protokollierung nicht verändert werden. Die Protokollierung muss lückenlos erfolgen, damit der ursprüngliche Inhalt bzw. das Original zu jeder Zeit festgestellt werden kann. Jede einzelne Änderung, sei es eine Löschung oder Korrektur, muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein.

Lexware Office für die Buchhaltung

GoBD-konform und rechtssicher erledigen Sie ganz einfach alle wichtigen Aufgaben und Pflichten mit der deutschen Unternehmenssoftware.

Hier geht es zu Lexware Office

Junge Frau vor einem Laptop sitzt vor einem Laptop und schreibt auf einem Notizblock

sevdesk für Rechnungen

GoBD-konforme Rechnungen manipulationssicher erstellen und archivieren mit der beliebten deutschen Cloud-Software.

Hier geht es zu sevdesk

Neufassung der GoBD seit 2020

Seit der Einführung wurden die Richtlinien der GoDB überarbeitet.

Mobiles Scannen via Smartphone

Belege dürfen nicht nur gescannt, sondern auch mobil mit dem Smartphone erfasst werden. Das mobile Scannen ist auch im Ausland zulässig, sofern die Belege dort verarbeitet wurden.

Neu definierte GoBD für Kleinstunternehmen

Die GoBD richten sich auch an Kleinunternehmen mit bis zu 25.000 Euro Jahresumsatz.

E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025

Unternehmen müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen und empfangen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht mehr als elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinn.

Keine doppelte Archivierung von Rechnungsausgängen

Unternehmen, die Rechnungen mit einem Fakturierungssystem erzeugen, müssen keine zusätzlichen Kopien (z. B. PDF oder Papier) archivieren, solange sie in der Lage sind, jederzeit ein inhaltlich identisches Duplikat zu erzeugen.

Konvertierungsregelungen

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe dürfen in ein anderes Format konvertiert werden (z. B. von MSG zu PDF), wenn das Original zusätzlich aufbewahrt wird und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorliegt.

Erweiterung der Datenüberlassung

Der Begriff „Datenträgerüberlassung“ wurde zu „Datenüberlassung“ erweitert, sodass Unternehmen steuerrelevante Daten nicht mehr nur über physische Datenträger (z. B. USB-Sticks) übermitteln müssen, sondern auch über digitale Schnittstellen und zugelassene Datenaustauschplattformen.

Datenzugriff der Finanzbehörden

Die Finanzbehörden haben ein Recht auf Zugriff zu elektronischen Aufzeichnungen und strukturierten Datensätzen. Sie dürfen die Daten auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen verarbeiten und speichern, und zwar bis zur Unanfechtbarkeit des daraus folgenden Verwaltungsakts.

Einführung verpflichtender Beschreibungsstandards

Pflicht sind ab 2025 insbesondere die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) und die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Positiv- und Negativkatalog von zulässigen Dateiformaten

Ab 2025 gelten neue Listen mit unterstützten und nicht mehr unterstützten Dateiformaten für Betriebsprüfungen, um die Kompatibilität und Rechtssicherheit der archivierten Daten sicherzustellen.

Digitale Archivierungspflichten

Die revisionssichere Archivierung von E-Mails und steuerrelevanten Dokumenten muss über Dokumenten-Management-Systeme oder spezialisierte Archivierungssoftware erfolgen; reine Speicherung in E-Mail-Postfächern oder auf externen Festplatten genügt nicht.

Lexware buchhaltung plus 2025 - Abonnement

Geeignet für die einfache und doppelte Buchführung
Unterstützt Freiberufler, Handwerker und Unternehmen
Erledigt EÜR & Umsatzsteuervoranmeldung

322,99 € 398,14 €

Lexware buchhaltung pro 2025 - Abonnement

Geeignet für die einfache und doppelte Buchführung
Unterstützt Freiberufler, Handwerker und Unternehmen
Erledigt EÜR & Umsatzsteuervoranmeldung

667,99 € 826,81 €

Deswegen sind Word und Excel nicht GoBD-konform

GoBD-konforme Software

Sichere, langfristige Aufbewahrung aller Daten
Lückenlose Verfahrensdokumentation
Unveränderbarkeit der Versionshistorie
Zeitgerechte Erfassung und Buchung
Integriertes Dokumentenmanagement
Datenzugriff durch Finanzamt-Schnittstellen

Besonders Kleinunternehmer und Freiberufler, denen ein begrenztes Budget zur Verfügung stehen, nutzen für die Erstellung von buchungsrelevanten Unterlagen gerne Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Word bzw. Microsoft Excel.

In der Regel ist die Rechnungsstellung mit Word und Excel nicht GoBD-konform. Die Richtlinien schreiben den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine lückenlose Verfahrensdokumentation vor. Da gespeicherte Word- und Excel-Dateien als ein elektronisches Format gelten, ist eine Aufbewahrung in Papierform unzulässig. Für die revisionssichere Archivierung ist das einfache Speichern im Windows Explorer nicht erlaubt. Voraussetzung ist stattdessen ein ergänzendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine andere Form der digitalen Archivierung, die die Unveränderbarkeit sicherstellen.

Hinweis:

Verwenden Sie Buchhaltungssoftware wie Sage Active, um gemäß den Richtlinien zu arbeiten. Wer Rechnungen ausschließlich mit Text- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt, ohne eine revisionssichere Archivierung mit einem DMS oder einem Buchhaltungsprogramm sicherzustellen, begeht eine Ordnungswidrigkeit.

GoBD-konforme Software für die Buchhaltung finden

Vorteile von Sage

Buchhaltung und Warenwirtschaft online
Zeit sparen durch automatisierte Prozesse
Fehler durch digitale Assistenten vermeiden
Finanzdaten auf mobilen Endgeräten einsehen
Alle Vorgaben der GoBD mühelos erfüllen
DSGVO-konform arbeiten
Bearbeitet E-Rechnungen

Sie sind Klein- oder Großunternehmer, Freiberufler oder Gründer und wissen nicht, welche Software Sie für eine GoBD-konforme Archivierung benötigen? Seit der GoBD-Reformierung werden sowohl klassische On-Premise-Anwendungen als auch Cloud-Lösungen akzeptiert.

Lernen Sie die vielseitigen Sage-Pakete kennen, mit denen Sie sowohl die Buchhaltung als auch die Warenwirtschaft einfach und fehlerfrei erledigen. Sage überzeugt durch automatisierte Prozesse, die den Arbeitsaufwand in allen Finanzbereichen spürbar reduzieren – von der Erstellung von Angeboten und Rechnungen über die digitale Erfassung von Geschäftsvorfällen bis hin zu der Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER-Schnittstelle.

Arbeiten Sie mit Sage flexibel von unterwegs und überblicken Sie Finanzdaten vom Smartphone oder Tablet. Mit der beliebten Cloud-Software stehen Sie immer auf der sicheren Seite: Sie erfüllt nicht nur alle Anforderungen der GoBD, sondern ist zugleich auch DGSVO- und konform.

Als Alternativen eignen sich sevdesk oder Lexware Office. Cloud-Software eignet sich für Freiberufler, Handwerker und kleine Unternehmen, die die Buchhaltung selbst erledigen möchten. Funktionen für Angebotserstellung, die Rechnungsstellung, die Kundenverwaltung und Schnittstellen für den Austausch mit dem Steuerberater machen die webbasierten und GoBD-konformen Dienste zu echten Allroundern.

[Autor: PK]

Die Informationen auf dieser Webseite werden ausschließlich zu Informationszwecken bereitgestellt und sollen nicht als Ersatz für eine professionelle Beratung dienen. Alle Angaben sind ohne Gewähr.

Die Webseite kann Verlinkungen zu Webseiten von anderen Anbietern enthalten. Wir kontrollieren oder bewerten den Inhalt dieser Seiten nicht. Wir übernehmen außerdem keine Verantwortung oder Haftung für die Produkte oder Dienstleistungen auf diesen Seiten.