Lohnabrechnung online im Vergleich

Antwort: Worum es sich bei einer Lohnabrechnung handelt, ist schnell erklärt. Eine Lohnabrechnung ist eine regelmäßig erstellte Auskunft über das Arbeitsentgelt eines Angestellten. Verfasst wird sie vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer. Sie dient als schriftlicher Nachweis über die Auszahlung des Lohns für eine vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung. Die Lohnabrechnung muss Informationen über die Identität des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers und die Art des Beschäftigungsverhältnisses nachvollziehbar ausweisen. Daten zur Lohnsteuerklasse und Sozialleistungen, die für die Steuererklärung von Bedeutung sind, gehören ebenfalls auf die Lohnabrechnung.

Wie hoch der monatliche Steuerabzug vom (Brutto-)Gehalt ausfällt, hängt von Einkommen des Angestellten ab. Bei Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft wie der evangelischen oder katholischen Kirche gehen vom Lohn des Arbeitnehmers überdies die bundeslandabhängigen Kirchsteuern ab.

Sozialabgaben oder Lohnnebenkosten sind indirekte Arbeitskosten. Sie werden je nach Kostenart vom Arbeitgeber, vom Arbeitnehmer oder von beiden gemeinsam abgeführt. Zu ihnen zählen unter anderem Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Sozialbeiträge zur Alters- und Gesundheitsvorsorge, Kosten für die berufliche Aus- und Weiterbildung, Aufwendungen für Berufskleidung und Umzüge, Lohn- und Gehaltsfortzahlung sowie freiwillige Sozialleistungen und Beihilfen.

Antwort: Der Arbeitgeber muss laut Gesetz eine Lohnabrechnung erstellen und sie seinen Arbeitnehmern und dem Finanzamt fristgerecht zustellen. Der Inhalt der Lohnabrechnung wird durch die Vorgaben der Gewerbeordnung (§ 108) definiert. Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, grundlegende Angaben über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen sowie Art und Höhe von Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen zu machen. Damit erhalten Arbeitnehmer und Behörden eine Übersicht über Entgelte, Steuerklassen, gewährte Freibeträge, Versicherungen, Umlageverfahren und Personengruppenschlüssel.

Eine Ausnahme von der Regel ergibt sich, sollte das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers immer gleich sein. Geschehen keine Änderungen gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Lohnabrechnung, muss eine erneute Auskunft in Textform nicht erstellt werden. In solchen Fällen, in denen die Lohn- und Gehaltsdaten unverändert bleiben, kann auf die erneute Erstellung einer schriftlichen Auskunft verzichtet werden. Dies spart Zeit und Ressourcen, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass diese Ausnahmen die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften einhalten. Daher ist es ratsam, sich mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Erstellung von Lohnabrechnungen vertraut zu machen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen.

WICHTIGER HINWEIS: Laut Entgeltbescheinigungsverordnung muss die Lohnabrechnung auch geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen durch den Arbeitgeber aufführen.

Mit einem cloudbasierten Service wie Sage Payroll oder Sage Business Cloud Lohnabrechnung bearbeiten Sie komplizierte Abrechnungsfälle ohne große Mühe. Erfassen und berechnen Sie mit der cleveren Lösung Altersteilzeit, Zuschläge, Kurzarbeit, Versorgungsbezüge und die betriebliche Altersvorsorge vollständig und korrekt. Sollten schnelle Änderungen notwendig sein, lassen sich Abrechnungswerte wie Gehalt, Stunden, Stundenlohn oder auch Zu- und Abschläge mit wenigen Klicks korrigieren.

Antwort: Der Arbeitgeber ist im Allgemeinen verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen, sobald er Lohn an Arbeitnehmer auszahlt. Die Lohnabrechnung muss alle relevanten Informationen zu den Verdiensten, Abzügen und Steuern enthalten. Darüber hinaus muss die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge unter Berücksichtigung der Steuerklasse des Mitarbeiters in der Lohnabrechnung aufgeführt sein.

Antwort: Das Bruttoentgelt ist die Gesamtvergütung vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Der Nettolohn hingegen ist das tatsächliche Entgelt, das einem Arbeitnehmer nach Berücksichtigung aller gesetzlichen Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge zur Verfügung steht.

Antwort: Eine rechtsgültige Lohnabrechnung sollte folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Steuer-ID
• Steuerklasse und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
• Abrechnungszeitraum
• Firmenstempel oder Unterschrift des Arbeitgebers

Darüber hinaus sind alle Bestandteile des Arbeitsentgelts wie Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabgaben, Zuschläge, Zulagen sowie Nettolohn und Auszahlungsbetrag anzugeben.

Antwort: Ein Lohnjournal ist ein Buchhaltungsdokument, das verwendet wird, um alle relevanten Informationen über Löhne und Gehälter eines Unternehmens festzuhalten. Es dient als zentrales Aufzeichnungsinstrument für die Erfassung von lohnbezogenen Transaktionen und ist eine wichtige Komponente der Lohnbuchhaltung.

Antwort: In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung bezüglich des Zahlungsweges für Löhne und Gehälter. Arbeitgeber haben die Wahl zwischen Überweisung und Barzahlung. Allerdings ist die Barzahlung aus verschiedenen Gründen ungünstig. Erstens gibt es einen erhöhten Dokumentationsaufwand, da der Empfang der Lohnzahlung vom Angestellten quittiert werden muss: Dabei sind Angaben wie der Zahlungszweck, die Zahlungssumme mit Währung, der Ort und das Datum der Zahlung, die Unterschrift des Zahlungsempfängers und gegebenenfalls der Firmenstempel erforderlich. Zweitens führt die Notwendigkeit, den Auszahlungsort zu regeln, zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Drittens kann es zu Schwierigkeiten kommen, insbesondere wenn ein Angestellte sich mit einer Kontopfändung konfrontiert sieht.

Sollte dennoch eine Barzahlung erfolgen, ist es wichtig, eine ordnungsgemäße Dokumentation vorzunehmen, beispielsweise durch die Nutzung eines Kassenbuchs. Damit lassen sich Zahlungszeitpunkt, Zahlungsbetrag und Zahlungszweck erfassen.

Antwort: Wenn ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch privat nutzt, muss der daraus resultierende geldwerte Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Dieser geldwerte Vorteil ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Firmenwagen zu versteuern: entweder mit einem Fahrtenbuch, das die tatsächlichen Verbrauchskosten darlegt, oder mithilfe der Ein-Prozent-Regel.

Bei eingeschränkter privater Nutzung des Firmenwagens ist es für den Arbeitnehmer in den meisten Fällen einfacher und kostengünstiger, sich für die Ein-Prozent-Regel zu entscheiden. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zuzüglich eventueller Kosten für Sonderausstattung als geldwerter Vorteil versteuert. Diese Regelung gilt gleichermaßen für gekaufte, gebrauchte, gemietete und geleaste Fahrzeuge. Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte einen monatlichen Wert von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz pauschal versteuern. Die monatliche Gesamtsumme, die in der Lohnabrechnung zu versteuern ist, ergibt sich aus diesen beiden Komponenten.

Antwort: Die Anbieter im Vergleich für Online-Lohnsoftware nutzen moderne Technologien und Sicherheitsstandards, um Risiken wie Datenlecks und Hackerangriffe zu minimieren. Beim Auswählen einer passenden Online-Lohnsoftware ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Anbieter verschiedene Sicherheitsmaßnahmen unterstützt, wie zum Beispiel Passwörter oder Multi-Faktor-Authentifizierung. Zudem sollten sichere Übertragungsprotokolle wie HTTPS und eine starke Datenverschlüsselung verwendet werden, um Ihre Daten zu schützen. Es empfiehlt sich, vor der Übermittlung sensibler Informationen an den Dienst die Datenschutzbestimmungen des Anbieters sorgfältig zu prüfen.

Antwort:

A = Abfindung

AV = Arbeitslosenversicherung

AVMG = Altersvermögensgesetz

BGRS = Beitragsgruppenschlüssel

E = Einmalbezug

F = Frei

GB = Gesamtbrutto

H = Hinzurechnungsbetrag

J = Bestandteil des Gesamtbruttos

Ki.Frbtr. = Kinderfreibetrag

KiSt = Kirchensteuer

KK = Krankenkasse

KK % = Beitrag zur Krankenkasse inkl. Zusatzbeitrag

KV = Krankenversicherung

KUG = Kurzarbeitergeld

L = Laufender Bezug

LSt = Lohnsteuer

M = Mehrjährige Versteuerung

N = Nachberechnung

MFB = Mehrfachbeschäftigung

P = Pauschalversteuerung

PGRS = Personengruppenschlüssel

PV = Pflegeversicherung

RV = Rentenversicherung

S = Sonstiger Bezug

St = Steuer-Brutto

Steuer-ID = Steuerliche Identifikationsnummer

StKl = Steuerklasse

SV = Sozialversicherung

Um = Umlageverfahren

V = Vorjahr

VKZ = Verarbeitungskennzeichen

W = Wertguthaben

Z = Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose

ZB = Einkommensabhängiger Zusatzbeitrag

ZVK = Zusatzversorgungskasse

Antwort: Der Einsatz von Lohnabrechnungssoftware bringt Unternehmen erhebliche Vorteile, insbesondere durch die Automatisierung zahlreicher Aufgaben. Zeit und Kosten für externe Dienstleister können eingespart werden. Prozessanpassungen lassen sich schneller durchführen.

SaaS-Lösungen werden über das Internet vom Anbieter gehostet und als Abonnementdienst bereitgestellt. Das bedeutet, dass Unternehmen keine eigene IT-Infrastruktur benötigen, keine Installation oder Wartung vornehmen müssen und auf die aktuelle Version der Software zugreifen können. SaaS bietet hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Das Auslagern von Daten an externe Server weckt allerdings auch Datenschutzbedenken. Besonders dann, wenn keine Informationen über Sicherheitsstandards und Zertifizierungen von einem Anbieter geliefert werden. Darüber hinaus ist für eine Cloud-Software eine Internetverbindung zwingend erforderlich.

On-Premises-Software wird klassisch als Kaufmodell auf den Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Hosting, Wartung, Sicherheit und Updates übernimmt das Fachpersonal des eigenen Unternehmens. Die Vorteile von On-Premises-Software liegen in der vollständigen Datenkontrolle, der Möglichkeit umfangreicher Individualisierungen und der Nutzung auch ohne durchgehende Internetverbindung. Die Investitionskosten sind zu Beginn höher, und Erweiterungen oder Updates erfordern oft zusätzlichen Aufwand. Die Skalierbarkeit ist weniger flexibel, da bei zunehmendem Bedarf Hardware und Systeme erweitert werden müssen.

Ja. Mit Cloud-Lohnabrechnungssoftware können auch Laien ohne Vorkenntnisse die Lohnabrechnung selbst erstellen. Die Software berechnet automatisch alle Abzüge, übermittelt Pflichtmeldungen im Hintergrund an Finanzamt und Krankenkassen und archiviert Abrechnungen GoBD-konform. Ein Steuerberater ist nicht zwingend erforderlich, kann aber für komplexe Sonderfälle (Kurzarbeit, Baulohn, Betriebsprüfungen) hinzugezogen werden.

Ja. Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend dazu, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen (eAU-Verfahren). Der klassische "gelbe Schein" entfällt. Alle fünf in diesem Vergleich vorgestellten Lohnprogramme unterstützen den eAU-Abruf vollständig.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". GoBD-konforme Lohnabrechnung bedeutet: Dokumente werden unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und für den vorgeschriebenen Zeitraum (Lohnunterlagen: 6 Jahre, Lohnsteuerbescheinigungen: 10 Jahre) archiviert. Ohne GoBD-konforme Archivierung drohen bei einer Betriebsprüfung ernsthafte steuerliche Konsequenzen.

Alle getesteten Programme bieten DATEV-Kompatibilität an. Native, vollautomatisierte DATEV-Integration bieten edlohn (speziell für Steuerberater konzipiert), Sage Payroll und Personio Payroll. Dataline Lohn und Lexware ermöglichen DATEV-Export, erfordern jedoch teilweise manuelle Schritte.

Der Grundlohn (auch Tariflohn oder Basislohn) ist die vertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Mindestgrundvergütung für eine bestimmte Arbeitszeit – ohne Zulagen, Zuschläge oder Sonderzahlungen.

Der Effektivlohn ist das tatsächlich ausgezahlte Bruttoentgelt, das der Arbeitnehmer erhält. Er setzt sich zusammen aus dem Grundlohn zuzüglich aller weiteren Entgeltbestandteile: Überstundenzuschläge, Schichtzulagen, Leistungsprämien, Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen und sonstige Zulagen. Der Effektivlohn liegt in der Praxis fast immer über dem Grundlohn.

Der Tariflohn ist das durch Tarifvertrag zwischen Gewerkschaft und Arbeitgeberverband festgelegte Mindestentgelt für eine bestimmte Berufsgruppe oder Branche. Er gilt für alle Betriebe, die tarifgebunden sind, und kann durch Allgemeinverbindlichkeitserklärung auch auf nicht organisierte Unternehmen ausgeweitet werden.

Außertarifliche Vergütung (AT-Vergütung) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer, in der Regel aufgrund besonderer Qualifikation oder Führungsverantwortung, ein Entgelt erhält, das die höchste Tarifgruppe der jeweiligen Branche deutlich übersteigt. AT-Verträge werden individuell ausgehandelt und sind nicht an Tariferhöhungen gebunden, bieten Arbeitgebern aber mehr Flexibilität bei der Gehaltsgestaltung.

Vollwertige, gesetzeskonforme Lohnabrechnung-Software ist in Deutschland nicht kostenfrei verfügbar. Anbieter wie Sage Payroll bieten jedoch kostenlose Testzeiträume an, um die Software unverbindlich zu testen.