Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) dient der eindeutigen Zuordnung wirtschaftlich tätiger Personen und Unternehmen im Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Sie ergänzt bestehende Identifikationsnummern wie die Steuer-Identifikationsnummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Unser Ratgeber bietet Ihnen einen Überblick über die Grundlagen, Vergabeprozesse und Anwendungsmöglichkeiten der Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie können der Ratgeber als Unternehmer oder Gewerbetreibender nutzen, wenn Sie sich informieren möchten und mit den neuen Anforderungen vertraut machen wollen.
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Der rechtliche Hintergrund zur Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wurde mit § 139c der Abgabenordnung eingeführt und schafft erstmals eine bundeseinheitliche Kennziffer für wirtschaftlich tätige Personen und Organisationen. Zuständig für die Vergabe ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das die Nummer automatisch ohne Antrag zuteilt.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist nicht nur ein neues Verwaltungsinstrument, sondern ein wichtiger Schritt hin zu einer zukunftsfähigen digitalen Infrastruktur im Steuerwesen. Eine eindeutige Identifikation wirtschaftlicher Aktivitäten ermöglicht eine konsistentere Zuordnung von Daten und reduziert fehleranfällige Mehrfachregistrierungen.
Wirtschaftlich tätige Personen und Organisationen sind:
- Freiberufler: Selbstständig Tätige in wissenschaftlichen, künstlerischen oder beratenden Berufen
- Einzelkaufleute: Natürliche Personen, die ein Handelsgewerbe allein und eigenverantwortlich führen
- Gewerbetreibende: Personen, die ein Gewerbe selbstständig, dauerhaft und mit Gewinnerzielungsabsicht betreiben
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Unternehmer mit geringem Jahresumsatz, befreit von Umsatzsteuer
- Vereine und Stiftungen: Organisationen, die gemeinnützige, soziale oder kulturelle Zwecke verfolgen
Aufbau der Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer folgt einem einheitlichen Format. Sie besteht aus dem Präfix „DE“, gefolgt von neun Ziffern, etwa in der Form DE123456789. Diese Kombination dient als Grundstruktur der Identifikationsnummer und bleibt während der gesamten wirtschaftlichen Aktivität konstant – unabhängig von Standortwechsel, Namensänderung oder Rechtsformänderung.
Ein weiteres Merkmal der Wirtschafts-Identifikationsnummer ist die zusätzliche fünfstellige Erweiterung, zum Beispiel -00001. Diese erlaubt es, mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten einer Person oder Organisation eindeutig zu unterscheiden. So können etwa ein Freiberufler mit verschiedenen unternehmerischen Bereichen oder eine Organisation mit mehreren Betriebsstätten jede Einheit separat kennzeichnen, ohne mehrere Hauptkennungen zu benötigen. Die Grundnummer bleibt immer gleich, lediglich die Erweiterung unterscheidet die jeweiligen Tätigkeiten voneinander.
Sie finden die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach der Anmeldung und Vergabe auf dem ELSTER-Portal oder im Bundessteuerblatt.
Der Vergabeprozess der Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer erfolgt automatisiert. Es muss dafür kein Antrag gestellt werden. In der ersten Phase ab November 2024 erhielten zunächst Unternehmen mit bereits bestehender Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Wirtschafts-Identifikationsnummer per öffentlicher Bekanntmachung im Bundessteuerblatt. Zeitgleich wurden auch Unternehmen ohne USt-IdNr. einbezogen – sie konnten ihre Nummer über das persönliche ELSTER-Benutzerkonto abrufen. In der Folgephase (ab dem dritten Quartal 2025) kommen weitere wirtschaftlich tätige Einheiten in den Vergabeprozess (mit Benachrichtigung via ELSTER oder durch Veröffentlichung im amtlichen Teil des Bundessteuerblatts). Der Abschluss der Einführung ist bis 2026 geplant.
Praktische Einsatzzwecke für die Wirtschafts-Identifikationsnummer
Bis Ende 2026 ist die Angabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer in der Steuererklärung optional; ab 2027 wird sie voraussichtlich verpflichtend sein. Unternehmen sollten daher ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme rechtzeitig anpassen.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird nach und nach auf Anträgen, Formularen und Vordrucken der Finanzverwaltung verwendet, wodurch das sogenannte "Once-Only-Prinzip" umgesetzt wird: Steuerpflichtige müssen bestimmte Angaben damit nur noch einmal machen.
Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung erleichtert kleinen Unternehmen mit geringen Umsätzen die Umsatzsteuerpflicht.
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Übersicht der Einsatzzwecke der Wirtschafts-Identifikationsnummer
Steuererklärungen und -bescheide: Ab 2027 wird die Angabe der W-IdNr. in Steuererklärungen voraussichtlich verpflichtend sein. Sie dient als eindeutiges Kennzeichen für das Unternehmen (wirtschaftlich tätige Person oder Organisation) und erleichtert die Zuordnung von Steuerbescheiden und Anträgen.
Einbindung für Buchhaltungs- und ERP-Prozesse für effizientere Verwaltung und die Automatisierung in steuerlichen Aspekten.
Als zentrales Identifikationsmerkmal erleichtert die Nummer die behördenübergreifende Kommunikation.
Bei verschiedenen wirtschaftlichen Tätigkeiten wird durch die Nummer eine bessere Trennung möglich.
Nach der Beendigung einer wirtschaftlichen Tätigkeit bleibt die Nummer für Dokumentationszwecke und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit in steuerlichen und behördlichen Angelegenheiten erhalten.
[Autor: PK]
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