Sage Software

Antwort: Für Handwerksbetriebe eignet sich Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus in der Regel besser als die Standard-Version. Die Plus-Variante richtet sich an Unternehmen mit 5 oder mehr Mitarbeitern. Sie bietet gegenüber der Basisversion zusätzliche Funktionen, die gerade für Handwerksbetriebe nützlich sind: Dazu gehören Telefon-Support, digitale Personalakte sowie Urlaubs- und Fehlzeitenplanung. Die erweiterten Funktionen erleichtern unter anderem die Arbeitszeitenverwaltung, die Mitarbeiterdokumentation und organisatorische Abläufe, die im Handwerk häufig anfallen.

Die Standard-Version von Sage Business Cloud Lohnabrechnung deckt die grundsätzliche Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive gesetzlicher Meldungen und DATEV-Export ab und eignet sich vor allem für sehr kleine Betriebe ab 1 bis etwa 5 Mitarbeitern. Wenn Ihr Handwerksbetrieb aber über diese Größenordnung hinausgeht oder Sie regelmäßig mit Urlaubs-, Fehlzeiten- und Personalmanagement-Aufgaben zu tun haben, ist die Plus-Variante die geeignetere Wahl.

Antwort: Für einen Handwerksbetrieb im Bauwesen mit bis zu 50 Mitarbeitern eignen sich vor allem zwei Lösungen:

1. Sage 50 Handwerk: Diese kaufmännische Lösung ist speziell für Handwerks- und Bauunternehmen entwickelt worden und deckt zentrale Anforderungen wie Angebots- und Auftragswesen, Rechnungsstellung, Projektverwaltung, Material- und Lagerwirtschaft sowie mobile Zeiterfassung ab. Sie enthält Funktionen für branchenspezifische Anforderungen (z. B. GAEB-Schnittstelle, Aufmaße, Termin- und Ressourcenplanung) und lässt sich durch Zusatzmodule erweitern. Sage 50 Handwerk ist sowohl für klassische Handwerksbetriebe als auch für Hoch- und Tiefbau geeignet.
2. Sage 100: Wenn Ihr Betrieb neben klassischer Handwerker-Software zusätzliche ERP-Funktionen benötigt (z. B. umfangreichere Warenwirtschaft, Produktion, CRM oder projektbezogene Controlling-Funktionen), kann Sage 100 eine passende Wahl sein. Die ERP-Lösung eignet sich für kleine bis mittelständische Unternehmen ab etwa 20 bis 100 Mitarbeitern. Sie bietet erweiterte betriebswirtschaftliche Funktionen, die über das reine Handwerks-Toolkit hinausgehen.

Antwort: Sage Active ist eine gute Cloud-Alternative zu Sage 50 Connected, jedoch nicht in allen Situationen gleichwertig. Entscheidend ist, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an Funktionsumfang, Cloud-Betrieb und Automatisierung stellt.

Warum Sage Active eine gute Cloud-Alternative ist:

• Cloud-native Lösung: Sage Active läuft vollständig webbasiert und ist sofort von jedem Gerät mit Internetzugang verfügbar. Das erleichtert mobiles Arbeiten und die Zusammenarbeit im Team.
• Integrierte KI-Funktionen: Mit dem KI-Assistenten Sage Copilot bietet Sage Active automatisierte Einblicke, vereinfachte Angebots- und Rechnungsbearbeitung sowie Echtzeit-Finanzanalysen. Diese Funktionen unterstützen kleine Unternehmen dabei, administrative Aufgaben schneller und intelligenter zu erledigen.
• Auftragsbearbeitung und Buchhaltung: Angebote, Rechnungen und Kundeninformationen lassen sich direkt in Sage Active verwalten, was einfache Cloud-Workflows ohne Medienbrüche ermöglicht.
• Open API: Sage Active bietet eine offene API für Integrationen mit anderen Systemen und Partnerlösungen.

Im Vergleich zu Sage 50 Connected:

• Sage 50 Connected ist eine traditionelle kaufmännische Desktop-Lösung (mit einigen Cloud-Ergänzungen), die Sie bei der Auftragsbearbeitung, der Warenwirtschaft, der Artikel- und Lagerverwaltung sowie bei der Buchhaltung unterstützt.
• Funktionsumfang: Sage 50 Connected bietet in vielen klassischen ERP-Bereichen (z. B. Lagerverwaltung, Seriennummern, Variantenartikel) tiefergehende und umfassendere Funktionen als Sage Active, welches eher auf Buchhaltungs- und Vertriebsprozesse in der Cloud ausgerichtet ist.
• Zielgruppe: Sage Active ist gezielt für kleinere bis mittlere Unternehmen ohne hohe Ansprüche an ERP-Komplexität gedacht, während Sage 50 Connected für Unternehmen mit umfangreicheren traditionellen Geschäftsprozessen oft geeigneter ist.

Antwort: Sage 50 Handwerk bietet eine mobile Zeiterfassung, mit der Arbeits- und Fehlzeiten direkt vor Ort beim Kunden oder auf der Baustelle aufgezeichnet werden können. Die Erfassung erfolgt über eine App oder über den Webbrowser und kann unmittelbar auf konkrete Aufträge und Tätigkeiten gebucht werden.

Diese mobile Zeiterfassung unterstützt viele Handwerksgewerke, darunter u. a.:

• Maler und Lackierer
• Dachdecker
• Elektriker und Elektrotechniker
• Sanitär-, Heizungs- und Klimatechniker (SHK)
• Trockenbauer und Boden- / Fliesenleger
• Zimmerer, Metallbauer und weitere klassische Gewerke

Antwort: Für Produktions- und Lieferkettenplanung in Branchen wie Maschinenbau oder Lebensmittelindustrie bietet Sage mehrere ERP-Lösungen mit stark integrierten Planungs- und Steuerungsfunktionen, die speziell auf komplexe Produktionsprozesse und Lieferkettenanforderungen ausgerichtet sind:

1. Sage X3: Die leistungsfähige, skalierbare Unternehmenslösung mit umfassenden Werkzeugen zur Produktions- und Lieferkettenplanung deckt Fertigungsprozesse, Bestands- und Materialverwaltung, Produktionsplanung, Kapazitätssteuerung und Qualitätskontrolle ab. Damit können Unternehmen ihre Produktionsabläufe steuern und Lieferketten überwachen.
2. Sage Operations: Die cloud-basierte Lösung richtet sich an Fertigungs- und Handelsunternehmen und integriert Produktionssteuerung, Lager- und Einkaufsprozesse in einer zentralen Plattform. Durch kombinierte Funktionen für Produktion und Bestandsverwaltung können Fertigungsabläufe optimiert und Material- sowie Lieferkettenprozesse effizient gesteuert werden.

Antwort: Sage Software optimiert die Lagerhaltung und das Finanzmanagement für Einzelhändler mit mehreren Filialen, indem sie zentrale Datenverarbeitung, Bestandskontrolle in Echtzeit und automatisierte Finanzprozesse kombiniert. Die dafür vorgesehenen Lösungen unterstützen Einzelhändler darin, Warenbewegungen über alle Standorte hinweg akkurat zu steuern und gleichzeitig transparente Finanzdaten zur Verfügung zu stellen.

Bestands- und Lagerverwaltung: Warenwirtschaftssysteme von Sage erlauben es Einzelhändlern, Lagerbestände in Echtzeit über alle Filialen zu verfolgen, Fehlbestände zu vermeiden und Überbestände zu reduzieren. Die Software automatisiert Wareneingang, Umlagerungen und Bestellprozesse und liefert Echtzeit-Berichte über Bestandsniveaus und Lagerbewegungen. Das sorgt dafür, dass Produkte stets verfügbar sind, ohne Kapital in unnötige Lagerbestände zu binden.

Filialübergreifende Synchronisation: Sage-Lösungen ermöglichen die zentralisierte Steuerung von Bestellungen, Verkäufen und Lagerbewegungen über mehrere Filialen hinweg. Das bedeutet, dass ein zentraler Datenbankstandort alle relevanten Informationen bündelt und Transparenz schafft.

Finanzmanagement: Parallel zur Lagerverwaltung integrieren Lösungen wie Sage Operations die Finanzbuchhaltung und Cashflow-Steuerung über eine Anbindung von Sage Intacct.

Automatisierte Prozesse und Echtzeit-Analysen: Durch Automatisierung entfallen viele manuelle Schritte. Dashboards und Analysen liefern Kennzahlen zu Umsatz, Bestandswerten und Rentabilität, sodass Händler schnell Trends erkennen und darauf reagieren können.

Zentrale Datenbasis: Eine einheitliche Datenbank für Filialen, Lager und Finanzen reduziert Dateninseln und Inkonsistenzen. Alle Standorte greifen auf dieselben Informationen zu, was Fehler minimiert und Prozesse beschleunigt.

Antwort: Sage Business Cloud Lohnabrechnung setzt auf „Privacy by Design“-Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselung personenbezogener Daten: Der Datenaustausch zwischen Ihrem Gerät und den Servern sowie die Aufbewahrung Ihrer Daten auf den Servern selbst werden durch moderne Verschlüsselungsstandards (z. B. TLS/SSL und AES) geschützt.
• Zugriffssteuerung mit Rollen und Rechten: Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird über ein Berechtigungssystem gesteuert. Nur autorisierte Nutzer mit passenden Rollen (z. B. Administrator, HR-Manager) erhalten Zugang zu bestimmten Funktionen und Daten. Unbefugte Mitarbeiter oder externe Personen werden so systematisch ausgeschlossen.
• Multi-Factor Authentication (MFA): Zur Erhöhung der Kontosicherheit ist für viele Cloud-Anwendungen von Sage die Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar. Sie schützt Anwenderkonten zusätzlich über das Passwort hinaus, indem sie eine zweite Bestätigungsebene verlangt (z. B. Code über App/Telefon).
• Datensparsamkeit und Zugriffsprotokollierung: Sage verfolgt den Grundsatz der Datensparsamkeit. Es werden nur jene personenbezogenen Daten verarbeitet, die für die Abrechnung zwingend erforderlich sind. Zugriffe und Änderungen an sensiblen Daten werden protokolliert, um unbefugte oder ungewöhnliche Aktivitäten bei einem Audit zu erkennen.
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Sage erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
• Sicherheitszertifizierungen und Cloud-Infrastruktur: Sage nutzt zertifizierte Cloud-Plattformen (z. B. ISO/IEC-zertifizierte Rechenzentren) und führt regelmäßige Sicherheitsupdates durch.

Antwort: Die Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen ist ein zentraler Bestandteil der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DSGVO (insbesondere Art. 5 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2) sowie der handels- und steuerrechtlichen Vorgaben nach HGB und AO. Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung müssen sowohl gesetzliche Aufbewahrungspflichten als auch datenschutzrechtliche Löschpflichten berücksichtigt werden.

Sage-Softwarelösungen (wie z. B. Sage 100 oder Sage HR Suite) können – abhängig von Version, Modulumfang, Konfiguration und ggf. angebundenen Archiv- oder DMS-Systemen – dabei unterstützen, Lösch- und Aufbewahrungsfristen technisch abzubilden und organisatorische Löschkonzepte umzusetzen (Stand: Dezember 2025). Eine rechtliche Bewertung oder Garantie der vollständigen Compliance wird dadurch nicht ersetzt und obliegt stets dem verantwortlichen Unternehmen.

Funktionen zur Fristenunterstützung

• Regelbasierte Aufbewahrungsfristen: In vielen Sage-Installationen lassen sich Fristen für bestimmte Daten- oder Belegarten hinterlegen und an Ereignisse wie das Ende eines Geschäftsjahres, die letzte Bewegung eines Datensatzes oder das Ausscheiden eines Mitarbeiters knüpfen. Die konkrete Ausgestaltung hängt von der jeweiligen Lösung, den eingesetzten Modulen und der individuellen Konfiguration ab.
• Sperrkonzepte: Häufig besteht die Möglichkeit, Datensätze (z. B. Kunden- oder Mitarbeiterdaten bzw. Geschäftsjahre) zu sperren, sodass sie für operative Prozesse nicht mehr genutzt, aber zu Prüf- oder Nachweiszwecken weiterhin vorgehalten werden können. Dies kann dabei helfen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und gleichzeitig die Datenverarbeitung auf das erforderliche Maß zu beschränken.
• Automatisierte Löschläufe und Protokollierung: Je nach Systemumgebung können Löschprozesse (etwa für Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist) teilweise automatisiert und protokolliert werden, z. B. über Löschvorschlagslisten und freizugebende Löschläufe. Die Ausgestaltung dieser Funktionen sowie deren Eignung zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist im Einzelfall zu prüfen und ggf. mit Fachabteilung, IT und Datenschutzbeauftragten abzustimmen.
• Datenreduktion und Archivierung: In Verbindung mit geeigneten Archiv- oder DMS-Lösungen können Daten nach Ablauf der maßgeblichen Fristen ausgelagert oder gelöscht werden, um Produktivsysteme zu entlasten und Datenbestände auf das notwendige Maß zu reduzieren. Ob und in welcher Form eine revisionssichere, unveränderbare Archivierung möglich ist, richtet sich nach der konkret eingesetzten Systemlandschaft.

Hinweis zur Verantwortung

Die genannten Funktionen können die Umsetzung von Lösch- und Aufbewahrungskonzepten technisch unterstützen, ersetzen aber keine individuelle rechtliche Beratung. Unternehmen bleiben selbst dafür verantwortlich, ein rechtskonformes Löschkonzept zu erstellen, geeignete Fristen festzulegen und die tatsächliche Umsetzung regelmäßig zu überprüfen.

Antwort: Die Sicherheit sensibler Daten bei der bidirektionalen Synchronisierung zwischen Sage und externen Systemen hängt maßgeblich von der korrekten Implementierung und der genutzten Schnittstellentechnologie ab.

Sage bietet moderne Schnittstellen (wie z. B. REST-APIs), die Mechanismen für eine sichere Kommunikation bereitstellen. Die zentralen Sicherheitsfaktoren sind:

• Transportverschlüsselung (TLS/SSL): Die Übertragung der Daten muss zwingend über das HTTPS-Protokoll erfolgen. Das stellt sicher, dass die Daten während des Transports Ende-zu-Ende verschlüsselt sind, wodurch "Man-in-the-Middle"-Angriffe verhindert werden.
• Authentifizierung und Autorisierung (OAuth 2.0/API-Keys): Der Zugriff auf die Sage-Schnittstelle darf nur durch das externe System erfolgen, nachdem dieses sich erfolgreich authentifiziert hat (meist über token-basierte Verfahren wie OAuth 2.0 oder gesicherte API-Keys). Zudem muss die Autorisierung sicherstellen, dass das externe System nur auf die spezifischen Datenfelder zugreifen und diese ändern darf, die für seinen Zweck notwendig sind.
• Datenvalidierung und Datenbereinigung: Bei der Synchronisierung ist zu gewährleisten, dass die in Sage geschriebenen oder von dort ausgelesenen Daten gegen Injections und ungültige Formate geprüft werden, um die Integrität der Sage-Datenbank zu schützen.
• Compliance (DSGVO): Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist zu klären, dass nur die notwendigsten personenbezogenen Daten übertragen werden. Die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der Löschfristen und die korrekte Verarbeitung liegt in der Regel bei dem System, welches die Daten kontrolliert.

Antwort: Die Kopplung von E-Commerce-Plattformen wie Shopware und WooCommerce ist mit den ERP-Lösungen von Sage, aber auch anderen Anwendungen des Anbieters möglich. Die gängigsten und am besten unterstützten Versionen sind:

• Sage 100: Dies ist ein der am häufigsten angebundene Software im deutschen Mittelstand. Sie bietet über das "Third Party Gateway" eine dedizierte und leistungsstarke API.
• Sage 50 Connected: Die Integration kann entweder über die integrierte API oder über standardisierte Konnektoren von Drittanbietern erfolgen, wobei die Tiefe der Synchronisation variiert.
• Sage Intacct: Die Cloud-Lösung ist international stark verbreitet und bietet offene REST-API, was die Anbindung an cloud-basierte Shopsysteme wie Shopware 6 oder WooCommerce über iPaaS-Plattformen (Integration Platform as a Service) sehr flexibel macht.

Antwort: Sage ist ein Softwareunternehmen aus dem Vereinigten Königreich und ein führender Anbieter von Business-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Produktpalette umfasst Lohn- und HR-Software wie z.B. Sage Business Cloud Lohnabrechnung, Sage Payroll und Sage HR, Buchhaltungslösungen wie Sage Active und Sage 50, ERP-Systeme wie Sage Operations und mit Sage Intacct ebenso Finanzsoftware. Der Fokus des Unternehmens liegt auf cloud-basierter Software und KI-Enablement in Softwareprodukten, die mit den Unternehmen mitwachsen und sie bei der Digitalisierung von Prozessen unterstützen.

Antwort: Auf sage.com/de-de/erfolgsgeschichten/ finden Sie Referenzen und Success Cases von Sage Kunden.

Antwort: Sage bietet Softwarelösungen zur einfachen Verwaltung von Buchhaltung und Lohnabrechnung für Kleinunternehmen.

Antwort: Sage Business Cloud Lohnabrechnung ist die etablierte Cloud-Lösung für gesetzeskonforme Lohnabrechnung. Sie automatisiert Berechnungen und ist immer auf dem aktuellen Gesetzesstand.

Sage Payroll kombiniert die Funktionen der Sage Business Cloud Lohnabrechnung mit grundlegenden HR-Funktionen, um für kleine Unternehmen Personalverwaltung, Mitarbeiter-Management, Urlaubsplanung und Entgeltabrechnung abzuwickeln. Als indirekter Nachfolger der Sage Business Cloud Lohnabrechnung ist Sage Payroll die ideale Lösung für Unternehmen mit Wachstumsambitionen.

Antwort: Sage Business Cloud Lohnabrechnung bietet zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten gehören:

• Zeiteinsparung: Die Erstellung einer Lohnabrechnung dauert in der Regel weniger als eine Stunde.
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Die Sage Lohnabrechnungssoftware gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Standards für Lohnabrechnungen.
• Import von Daten: Sie können problemlos Mitarbeiter- und Sozialversicherungsdaten aus anderen Programmen in die Sage Lohnabrechnungssoftware importieren.
• Datensicherheit: Sage Lohnabrechnungssoftware verfügt über Zertifizierungen wie DEÜV / ITSG und ISO 27001, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.
• Cloud-Unterstützung: Sage Lohnabrechnungssoftware bietet die Möglichkeit, Lohnabrechnungen über das Firmennetzwerk abzurufen oder per sicherer E-Mail zu versenden.

Antwort: Sage HR eignet sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Sage Software für das Personalwesen kann sowohl vor Ort als auch unterwegs genutzt werden. Mitarbeiter, Manager und HR-Fachkräfte können über die Desktop-Anwendung oder die mobile App unter anderem Urlaubstage, Krankheit oder Feedback verwalten.

Antwort: Sage CRM bietet eine Vielzahl von Funktionen, dazu gehören unter anderem:

• Erfassung und Verwaltung von Kundenkontakten, Kommunikationsverläufen und Interaktionen. 
• Verfolgung von Verkaufsaktivitäten, Pipeline-Management, Angebotserstellung und Auftragsverwaltung.
• Durchführung von Marketingkampagnen und Unterstützung bei der Lead-Generierung. 
• Organisation von Support-Tickets, Nachverfolgung von Kundenanfragen und Bereitstellung von Kundenservice.
• Erstellen von Berichten und Analysen über Verkaufsdaten und Kundenverhalten.

Antwort: Sage Operations ist eine cloud-basierte ERP-Lösung, die darauf ausgelegt ist, zentrale Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lagerverwaltung, Produktion und Verkauf in einer Plattform zu vereinen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Abläufe zu automatisieren, Daten in Echtzeit verfügbar zu machen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mit dem integrierten KI-gestützten Sage Copilot können wiederkehrende Aufgaben vereinfacht und Entscheidungen durch intelligente Analysen unterstützt werden. Dadurch entsteht eine Lösung, die vollen Fokus auf Transparenz legt und sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpasst.

Antwort: Der Sage Copilot ist ein KI-gestützter Produktivitätsassistent, der generative KI nutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Er automatisiert komplexe Aufgaben, liefert gezielte Geschäftseinblicke und gibt proaktive Empfehlungen zur Leistungsverbesserung. Der Copilot ist in Lösungen wie Sage Intacct, Sage Active und in naher Zukunft auch in Sage Operations integriert und unterstützt vor allem das Prozess-Management sowie Finanz- und Buchhaltungsteams dabei, schneller und effizienter zu arbeiten. Typische Einsatzbereiche sind die Automatisierung von AP/AR-Prozessen, Echtzeit-Datenanalysen, die Erstellung von Dashboards per KI-Prompt sowie die Erkennung von Ausreißern und Fehlern in Datenflüssen.

Antwort: Sage Active mit aktiver KI-Einbindung des Sage Copilots ist eine moderne Cloud-Buchhaltungslösung für Finanz- und Buchhaltungsdigitalisierung. Ideal für Startups und kleine Unternehmen.

Sage 50 ist eine On-Premises-Buchhaltungslösung, die von Kfz-Werkstätten, Freiberuflern, im Baugewerbe, in der IT und vielen weiteren Dienstleistungsbranchen genutzt wird. Die Software ist cloud-connected und mit allen wesentlichen Funktionen für vielseitige Geschäftsprozesse ausgestattet.

Antwort: Sage 50 Handwerk ist eine kaufmännische Lösung, die speziell für Handwerker entwickelt wurde. Die Sage Software unterstützt Handwerksunternehmen unter anderem bei der Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie bei der Organisation von Kunden- und Lieferantendaten.