HubSpot vs. Pipedrive
CRM-Vergleich für kleine und mittlere Unternehmen
Das Wichtigste in Kürze
- HubSpot verfolgt als integrierte All-in-One-Plattform einen ganzheitlichen Ansatz für Marketing, Vertrieb und Service, während Pipedrive auf ein fokussiertes Sales-CRM nach dem Prinzip des Activity-based Selling setzt.
- Bei der künstlichen Intelligenz stehen sich Pipedrive KI als punktueller Vertriebs-Co-Pilot und HubSpots KI-Tools gegenüber.
- Für den deutschen Mittelstand sind auch die Voraussetzungen in Bezug DSGVO-konforme Server-Standorte und die neuen Transparenzpflichten des EU AI Act relevant.
Dieser Ratgeber vergleicht HubSpot und Pipedrive für kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Er behandelt Usability, künstliche Intelligenz, Funktionsumfang, Kosten und Datenschutz. Sie erhalten mit ihm konkrete Kriterien für die Wahl zwischen einem fokussierten Sales-CRM und einer umfassenden Plattform-Lösung.
Der Ratgeber richtet sich an Geschäftsführer, Vertriebsleitung, Marketingleitung und IT-Verantwortliche im deutschen Mittelstand. Er zeigt, wann Pipedrive und wann HubSpot die passendere Lösung ist. Zusätzlich vermittelt er Grundlagen zu Preismodellen und erklärt die rechtlichen Anforderungen, die durch DSGVO und EU AI Act entstehen.
HubSpot Starter
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Bietet Funktionen für Content- und Datenmanagement
- Kostenlos testen oder Demo anfordern
- Bei jährlicher Zahlung schon ab einem günstigen monatlichen Preis erhältlich:
Warum entscheidet die CRM-Wahl über das Wachstum von KMU?
Darum geht es:
- Künstliche Intelligenz macht CRM-Systeme zu einem hilfreichen Partner im Vertrieb.
- HubSpot und Pipedrive verfolgen zwei unterschiedliche Ansätze.
- Besonders wichtig wird die Unterscheidung der beiden Systeme im Entscheidungsprozess von Geschäftsführung, Vertrieb und IT.
Ein CRM (Customer-Relationship-Management) verwaltet Kontakte, Deals und Kommunikation an einem Ort. Wachsende Unternehmen brauchen Systeme, die mit ihnen mitwachsen. Ein falsches CRM bremst Vertriebsprozesse und kostet Marktanteile.
Lange war ein CRM nur ein besseres digitales Adressbuch. Künstliche Intelligenz hat das grundlegend geändert. Moderne Systeme erkennen Muster, priorisieren Leads und formulieren Texte selbstständig. Aus dem passiven Speicher wird ein aktives Ökosystem.
In diesem Kontext positioniert sich HubSpot als integrierte All-in-One-Plattform für Marketing, Vertrieb und Service. Pipedrive bleibt bewusst auf den reinen Vertriebsprozess fokussiert. Das Prinzip heißt Activity-based Selling.
Wie unterscheiden sich HubSpot und Pipedrive in Nutzung und Datenstruktur?
Darum geht es:
- Pipedrive punktet mit einer intuitiven Pipeline-Ansicht.
- HubSpot bietet Tiefe und komplexere Möglichkeiten.
- Die Datenstruktur entscheidet über die Zukunftsfähigkeit des Systems.
Benutzeroberfläche und Einarbeitungszeit
Pipedrive zeigt Deals als visuelle Pipeline. Vertriebsteams verstehen das System oft innerhalb weniger Stunden. Der Schulungsaufwand bleibt dadurch gering.
HubSpot bietet ein umfangreicheres Dashboard mit vielen Modulen. Für Basisfunktionen ist die Lernkurve flach. Bei tiefergehender Nutzung, etwa Automatisierung oder Reporting, eröffnen sich komplexere Möglichkeiten.
Datenstruktur und Prozesstiefe
Pipedrive folgt einer Lead-zu-Deal-Hierarchie. Diese Struktur passt gut zu linearen Vertriebsprozessen. Bei anspruchsvolleren B2B-Beziehungen mit mehreren Verträgen stößt sie schnell an ihre Grenzen.
Das HubSpot Smart CRM operiert mit sogenannten Custom Objects. Das sind frei definierbare Datenobjekte. Sie bilden etwa Abonnements, Standorte oder Projekte ab. Die Flexibilität, die diese Datenobjekte gewähren, eignet sich ideal für die umfassende Pflege vielschichtiger Kundenbeziehungen. Das Erstellen eigener Custom Objects bleibt laut HubSpot allerdings nur den Enterprise-Tarifen vorbehalten.
Welches CRM liefert die bessere KI: Pipedrive KI oder HubSpot KI-Tools?
Darum geht es:
- Pipedrive KI bietet punktuelle Unterstützung im Tagesgeschäft.
- HubSpots KI-Tools agieren auf Wunsch über die ganze Plattform hinweg.
Mensch oder Maschine? Die Autonomie-Unterschiede beider Modelle im Vergleich
Die zwei KI-Modelle im Vergleich unterscheiden sich vor allem durch den Grad ihrer Autonomie. Beim Human-in-the-loop-Modell trifft immer ein Mensch die finale Entscheidung. Autonome Agenten hingegen führen Aufgaben eigenständig aus, ohne jeden Schritt einzeln freizugeben. Pipedrive setzt überwiegend auf das erste Modell. HubSpot kombiniert beide Herangehensweisen, je nach Funktion.
Pipedrive KI: der Vertriebs-Co-Pilot
Der KI-Vertriebsassistent von Pipedrive analysiert Deals und Aktivitäten. Er schätzt Gewinnwahrscheinlichkeiten und schlägt Folgeschritte vor. Weitere praktische Funktionen sind unter anderem automatische E-Mail-Zusammenfassungen und KI-gestützte Textvorschläge. Wichtig für KMU: Funktionen wie die E-Mail-Zusammenfassung erfordern eine explizite Zustimmung der Nutzer. Administratorinnen und Administratoren können KI-Funktionen zudem unternehmensweit deaktivieren.
HubSpot KI-Tools: Plattformweit einsetzbar
Breeze Assistant beantwortet Fragen zu CRM-Daten und unterstützt beim Formulieren von Texten. Die Funktionen des Agent Hubs übernehmen ganze Teilaufgaben autonom, etwa im Kundenservice. Dazu zählen unter anderem ein Content-Agent, ein Prospecting-Agent und ein Customer-Agent. Autonome Agenten und tiefere Automatisierung setzen meist einen Professional- oder Enterprise-Tarif von HubSpot voraus.
| KI-Funktion | HubSpots KI-Tools | Pipedrive KI und Pulse |
|---|---|---|
| KI-Ansatz | Plattformweiter KI-Layer mit autonomen Agents und Breeze Assistant. | KI-Co-Pilot zur Unterstützung von Vertriebsmitarbeitern. |
| Lead-Scoring | Predictive Lead Scoring, Verhaltensanalysen und Prospecting Agents. | Pulse liefert Deal-Vorschläge, Stagnationswarnungen und Verkaufschancen. |
| E-Mail-Erstellung | Generiert Marketingtexte, Sales-Mails, Serviceantworten und Content. | Erstellt personalisierte Vertriebs-E-Mails anhand individueller Prompts. |
| Zusammenfassungen | Automatische Zusammenfassung von Tickets, Meetings, Calls und E-Mails. | E-Mail- und Gesprächszusammenfassungen inklusive Kaufabsichts-Erkennung. |
| Datenanreicherung | HubSpots Werkzeuge zur Datenanreicherung ergänzen Unternehmens- und Kontaktdaten automatisch. | Growth: 100 Credits / Premium: 500 Credits / Ultimate: inklusive. |
| Reporting | KI-generierte Dashboards sowie Sprachabfragen im CRM. | Berichte per Prompt sowie intelligente Marketplace-Empfehlungen. |
| Abrechnungsmodell | Credit-basiert nach Nutzung. | KI-Funktionen überwiegend im Tarif enthalten. |
Im direkten Vergleich bieten HubSpots KI-Tools das leistungsstärkere und vielseitigere Gesamtpaket. Es agiert abteilungsübergreifend und nutzt (teil-)autonome Agenten.
Welche Funktionen bieten HubSpot und Pipedrive im Vergleich?
Darum geht es:
- Beide Systeme decken Pipeline- und Aktivitätsmanagement solide ab.
- HubSpot bietet Funktionen für Marketing und Service auf einer Plattform.
- Pipedrive erweitert Marketing- und Serviceumfang über Add-ons.
Vertrieb und Marketing
Sowohl HubSpot als auch Pipedrive bieten Aktivitäts-Tracking, E-Mail-Integration und Deal-Phasen. Forecasting, also Umsatzprognosen auf Basis offener Deals, gehört zum Standardfunktionsumfang.
HubSpot liefert darüber hinaus Marketing-Automatisierung, Content-Erstellung und Lead Nurturing (damit ist die systematische Pflege von Kontakten bis zur Kaufreife gemeint).
Pipedrive bietet als Basis eine übersichtliche Lead Inbox. Für umfassendes Inbound-Marketing werden Zusatzmodule wie Campaigns oder LeadBooster vorausgesetzt.
Kundenservice und Nachbetreuung
HubSpot bietet mit dem Service Hub ein vollwertiges Ticketing-System. Kundenanfragen, Wissensdatenbank und Chat laufen dort an einem Ort zusammen. Pipedrive konzentriert sich stattdessen auf Nachbetreuung über Projekt-Workflows. Ein echtes, dediziertes Ticketsystem (um Kundenbeschwerden zu sammeln, Ticket-Nummern zu vergeben und SLAs zu tracken) gibt es nicht.
Integrationen und App-Marktplatz
HubSpot und Pipedrive lassen sich an Buchhaltungssoftware von DATEV oder Lexware Office anbinden. Entsprechende Anwendungen dafür finden sich auf dem App-Marktplatz. Auch Automatisierungstools wie Zapier und Make können helfen. Darüber hinaus lassen sich die Systeme mit Slack und Microsoft Teams verknüpfen. Sowohl HubSpot als auch Pipedrive stellen offene APIs (Schnittstellen für den Datenaustausch) für individuelle Anbindungen zur Verfügung.
Mobile Nutzung und Reporting
Apps für iOS und Android ermöglichen die einfache mobile Nutzung beider Systeme. Pipedrive legt den Fokus auf schnelle Erfassung von Aktivitäten auch unterwegs. HubSpot liefert in der App zusätzlich Überblick über Marketing- und Service-Aktivitäten. Bei den Dashboards punktet HubSpot mit detaillierteren, abteilungsübergreifenden Auswertungen. Pipedrive liefert dafür schlankere, schneller verständliche Vertriebsreports.
| Bereich / Feature | HubSpot Smart CRM | Pipedrive CRM |
|---|---|---|
| Zielgruppe & Fokus | Skalierende KMUs, die Marketing, Vertrieb, Service und Content in einem integrierten Ökosystem bündeln möchten. | Unternehmen und Vertriebsteams mit Fokus auf Direktvertrieb, Pipeline-Management und schnelle Sales-Prozesse. |
| Tarifstruktur | Kostenloses CRM sowie Starter, Professional und Enterprise (je Hub). | Lite, Growth, Premium und Ultimate mit transparenter Preisstaffel pro Nutzer. |
| Pipeline & Deals | Unbegrenzte Deals, mehrere frei konfigurierbare Pipelines und Phasen. | Bis zu 300.000 aktive Leads und Deals pro Unternehmen. |
| Benutzerdefinierte Felder | Eigenschaften an Standardobjekten; Custom Objects in Enterprise. | Lite: 30 / Growth: 100 / Premium: 300 / Ultimate: 500. |
| Datenmodell | Relationales Smart CRM mit Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets und Custom Objects. | Klassische CRM-Struktur aus Leads, Kontakten, Organisationen, Deals und Produkten. |
| Automatisierungen | Visuelle Workflows über Marketing, Vertrieb und Service hinweg. | 50 bis 250 Automatisierungen mit 3 bis 20 If-/Else-Verzweigungen. |
| E-Mail & Synchronisierung | Postfachintegration, Sequenzen, Templates, Tracking und Sales Inbox. | 1 bis 5 E-Mail-Synchronisierungen sowie Team-Posteingänge je nach Tarif. |
| Marketing | Landingpages, Formulare, Social Media, E-Mail-Marketing und Marketing Automation nativ integriert. | Grundfunktionen vorhanden; umfangreiches Marketing über kostenpflichtige Add-ons. |
| Kundenservice | Service Hub mit Ticketsystem, Wissensdatenbank, Livechat und Chatbots. | Begrenzte Service-Funktionen; Projects ab Premium oder als Add-on. |
| Dokumente & eSignatur | Angebote, CPQ und elektronische Signaturen integriert. | Smart Docs inklusive ab Premium und Ultimate; sonst kostenpflichtiges Add-on. |
| Support & Onboarding | Knowledge Base sowie Chat- und Telefonsupport; Professional häufig mit verpflichtendem Onboarding. | 24/7 Live-Chat, Telefonsupport ab Growth sowie Customer Success Manager im Ultimate-Tarif. |
HubSpot Starter
- Optimiert Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceprozesse
- Bietet Funktionen für Content- und Datenmanagement
- Kostenlos testen oder Demo anfordern
- Bei jährlicher Zahlung schon ab einem günstigen monatlichen Preis erhältlich:
Was kosten HubSpot und Pipedrive?
Darum geht es:
- Pipedrive nutzt ein transparentes Pro-Kopf-Modell mit Zusatzkosten.
- HubSpot bietet eine Kombination aus Pro-Kopf-Lizenzen, abgestuften Funktionsstufen und verbrauchsabhängigen Zusatzkosten.
Preisgestaltung und Skalierungseffekte
Pipedrive berechnet pro Nutzer und Monat, gestaffelt in mehreren Tarifstufen. Funktionen wie Campaigns, Web Visitors oder Smart Docs sind mit Zusatzkosten verbunden.
HubSpot bietet ein dauerhaft kostenloses CRM (Smart CRM) und günstige Einstiegstarife. Zusätzlich berechnet HubSpot viele Funktionen getrennt nach den sogenannten Hubs. Die Hubs sind: Marketing, Sales, Service, Content, Data, Revenue sowie der Steuerungs-Hub Agent.
Bei einem zehnköpfigen, reinen Outbound-Vertriebsteam liegt Pipedrive tendenziell im Vorteil. Der Fokus auf Kernfunktionen hält die Lizenzkosten überschaubar.
Bei einem hybriden Team aus Vertrieb, Marketing und Automatisierung zahlt sich HubSpots integrierter Funktionsumfang mehr aus.
| Aspekt | HubSpot | Pipedrive |
|---|---|---|
| Einstiegskosten | Free CRM sowie Starter-Tarife. | Lite als günstigster Einstieg. |
| Skalierung | Lizenzierung pro Hub und Benutzer. | Klare Preisstaffel pro Nutzer. |
| Versteckte Kosten | Professional häufig mit kostenpflichtigem Onboarding und mehreren Hubs. | Add-ons erhöhen die tatsächlichen Gesamtkosten deutlich. |
| Lead-Generierung | Nativ enthalten. | LeadBooster als kostenpflichtiges Add-on. |
| E-Mail-Marketing | Im Marketing Hub integriert. | Campaigns als kostenpflichtiges Add-on. |
| Website-Besucher | Über HubSpot integriert. | Web Visitors als kostenpflichtiges Add-on. |
| Dokumente & Signaturen | Bereits Bestandteil der Sales- und Revenue-Lösungen. | Smart Docs nur ab Premium inklusive. |
| Ideal für | Unternehmen mit Marketing, Vertrieb und Service auf einer Plattform. | Vertriebsteams mit definierten Sales-Prozessen. |
Wie DSGVO-konform sind HubSpot und Pipedrive?
Darum geht es:
- Der EU AI Act bringt ab August 2026 neue Pflichten.
- Betriebsräte müssen in Deutschland bei KI-gestützter Kontrolle eingebunden werden.
Server-Standorte, Datenschutz und die Rolle des Betriebsrates
Pipedrive ist eine estnische Gesellschaft (EU) und unterliegt damit der DSGVO. Für Kundschaft aus der EU läuft die Datenverarbeitung standardmäßig über AWS-Rechenzentren in Frankfurt und Irland. HubSpot hat seinen Hauptsitz in den USA und unterliegt damit auch US-Datenschutzgesetzen (wie dem Cloud Act). Für europäische Kundschaft bietet HubSpot jedoch ein vollumfängliches EU-Data-Hosting auf AWS-Infrastruktur im Raum Frankfurt bzw. Irland an.
Wichtig für die Praxis: Bei HubSpot muss die EU-Datenregion direkt bei der Neuerstellung des Accounts ausgewählt werden. Ein nachträglicher Wechsel des Speicherorts im laufenden Account ist technisch nicht per Klick möglich, sondern erfordert eine komplexe Portal-Migration. Bei Pipedrive erfolgt die Zuordnung zum EU-Standort automatisch anhand des Unternehmenssitzes. Beide Anbieter stellen einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO) bereit.
Ab 2. August 2026 greifen für beide Plattformen zusätzliche Transparenzpflichten im Rahmen des EU AI Acts. Chatbots müssen dann zwingend dem Nutzer gegenüber offenlegen, dass er mit einer KI spricht. Bestimmte generative KI-Inhalte (Texte von öffentlichem Interesse, Deepfakes, synthetische Medien) benötigen zudem eine Kennzeichnung. Beim Einsatz von KI-Scoring im Vertrieb lohnt sich daher frühzeitige rechtliche Beratung.
In Deutschland hat der Betriebsrat oft ein Mitspracherecht bei Kontrollsystemen. Das gilt besonders für KI-gestützte Leistungs- und Verhaltensbewertung von Mitarbeitern. Unternehmen sollten den Betriebsrat frühzeitig in die CRM-Einführung einbinden. Über Betriebsvereinbarungen bestimmt er mit, wie autonome Agenten oder KI-Scoring datenschutzkonform eingesetzt werden.
Wann eignet sich Pipedrive, wann HubSpot?
Darum geht es:
- Pipedrive passt vor allem zu reinen Vertriebsteams.
- HubSpot eignet sich für Unternehmen, die auf abteilungsübergreifende Prozesse angewiesen sind.
Empfehlung für Pipedrive
- Der Schwerpunkt liegt auf Telefonvertrieb und Pipeline-Disziplin.
- Eine Implementierung ohne langes Onboarding ist besonders wichtig.
- Budget-Sicherheit steht über allem.
Empfehlung für HubSpot
- Bei enger Zusammenarbeit zwischen Marketing, Vertrieb und Service.
- Komplexe B2B-Beziehungen müssen mithilfe von Custom Objects abgebildet werden.
- Eine Digitalisierungsplattform muss die Prozesse unterschiedlicher Abteilungen miteinander verknüpfen können.
| Anforderung | Empfohlenes System | Begründung |
|---|---|---|
| Reiner Outbound-Vertrieb | Pipedrive Lite / Growth | Sehr schnelle Einführung, intuitive Pipelines und geringe Lizenzkosten. |
| Sales-Team mit Dokumenten und Projekten | Pipedrive Premium / Ultimate | Smart Docs, Projects und umfangreiche KI-Funktionen inklusive. |
| Inbound-Marketing und Vertrieb | HubSpot Starter / Professional | Content, Formulare, Lead Nurturing und CRM arbeiten zusammen. |
| Marketing, Vertrieb und Service | HubSpot Smart CRM | Gemeinsame Datenbasis ohne Datensilos. |
| Komplexe B2B-Strukturen | HubSpot Enterprise | Custom Objects ermöglichen individuelle Datenmodelle. |
| Schnellste Implementierung | Pipedrive | In wenigen Stunden einsatzbereit, geringer Administrationsaufwand. |
Checkliste für die Geschäftsführung
- Wie viele Abteilungen sollen das CRM aktiv nutzen?
- Wie komplex sind Ihre aktuellen Kundenbeziehungen strukturiert?
- Wie hoch ist das Budget für Lizenzen und Onboarding?
- Wie wichtig ist eine schnelle Einführung ohne lange Schulung?
- Wie stark soll KI Ihre Vertriebsprozesse automatisieren?
- Wer im betreut das System langfristig?
- Wie viele Insellösungen sollen zukünftig ersetzt werden?
- Welche Buchhaltungs- und Kommunikationstools müssen angebunden werden?
- Wie wichtig ist ein deutscher / europäischer Serverstandort für Ihre Branche?
- Wie stark wächst Ihr Team voraussichtlich in den nächsten drei Jahren?
[Autor: PK]
Quellen:
HubSpot-Funktionen
https://legal.hubspot.com/de/hubspot-product-and-services-catalog
https://www.hubspot.de/pricing/marketing
https://knowledge.hubspot.com/de/account/how-do-i-cancel-my-hubspot-account
https://knowledge.hubspot.com/de/account/review-your-upcoming-renewal
https://knowledge.hubspot.com/de/account/manage-your-hubspot-subscription
Pipedrive-Funktionen
https://www.pipedrive.com/de/pricing
https://support.pipedrive.com/de/article/what-is-the-difference-between-annual-and-monthly-billing-in-pipedrive
https://support.pipedrive.com/de/article/wie-kann-ich-meinen-kostenpflichtigen-pipedrive-account-stornieren
https://support.pipedrive.com/de/article/hubspot-to-pipedrive-migration
https://support.pipedrive.com/de/article/importing-data-from-a-previous-crm-using-import2
Custom Objects / Datenstruktur
https://knowledge.hubspot.com/data-management/use-the-data-model-builder
https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-custom-objects
Pipedrive KI / HubSpot KI-Tools
https://www.pipedrive.com/en/ai-for-everyone
https://support.pipedrive.com/en/article/pipedrive-ai
https://www.pipedrive.com/de/products/ai-crm
https://support.pipedrive.com/en/article/ai-email-summarization
https://www.hubspot.de/products/artificial-intelligence/ai-trust
https://knowledge.hubspot.com/de/account-management/manage-your-ai-settings
Integrationen
https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/datev-unternehmen-online
https://ecosystem.hubspot.com/de/marketplace/apps
Server-Standorte / DSGVO
https://www.pipedrive.com/en/trust-center
https://support.pipedrive.com/en/article/how-secure-is-my-data-in-pipedrive
https://knowledge.hubspot.com/account-security/hubspot-cloud-infrastructure-and-data-hosting-frequently-asked-questions
https://www.hubspot.com/data-centers
EU AI Act
https://commission.europa.eu/news-and-media/news/safer-and-more-transparent-ai-2026-08-02_en
https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai https://artificialintelligenceact.eu/article/50/
Häufige Fragen und Antworten zu HubSpot und Pipedrive
Antwort: Pipedrive bindet Sie bei monatlicher Zahlung nur einen Monat lang. Der Vertrag endet nach Kündigung zum Laufzeitende ohne lange Kündigungsfrist. Bei jährlicher Zahlung läuft der Vertrag zwölf Monate. Eine vorzeitige Kündigung ist möglich, führt jedoch nicht zu einer Erstattung. HubSpot bietet beim Starter-Tarif sowohl monatliche als auch jährliche Laufzeiten an. Professional- und Enterprise-Tarife erfordern grundsätzlich eine jährliche Verpflichtung von mindestens 12 Monaten. Bei beiden Anbietern wirkt eine Kündigung erst zum jeweiligen Verlängerungsdatum. Die automatische Verlängerung muss rechtzeitig im Admin-Portal deaktiviert werden.
Antwort: HubSpot bietet in den Account-Einstellungen eine Option, mit der Sie das Training der KI-Modelle durch Ihre Kundendaten untersagen können. Sie verlieren bei einem Opt-out nicht den Zugriff auf die KI-Funktionen. Eingebundene Drittanbieter (wie OpenAI) sind vertraglich verpflichtet, die Daten nicht für das Modelltraining zu nutzen. Pipedrive verarbeitet Daten für KI-Funktionen über geschützte Enterprise-Schnittstellen. Ihre Eingaben werden laut Anbieterrichtlinien ebenfalls nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet werden. KMU sollten die spezifischen KI-Berechtigungen im Admin-Panel vor dem Rollout überprüfen.
Antwort: Der Betriebsrat hat laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen. Dies gilt dann, wenn diese Einrichtungen dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Entscheidend ist dabei nicht die Kontrollabsicht des Arbeitgebers, sondern das bloße technische Potenzial der Software. Ein KI-Scoring von Aktivitätsraten, automatische E-Mail-Auswertungen oder Anruf-Analysen fallen darunter. Unternehmen sollten vor der Einführung die betroffenen CRM-Module prüfen und eine Betriebsvereinbarung aufsetzen. Eine pauschale Freigabe für das gesamte CRM reicht rechtlich meist nicht aus.
Antwort: Kontakte, Unternehmen und Deals lassen sich bei beiden Systemen unkompliziert per CSV exportieren. Der CSV-Export erfasst jedoch keine Verknüpfungen zwischen den Objekten. Auch Notizen, Anruflisten und historische E-Mail-Verläufe gehen bei einem Export verloren. Für eine vollständige Sicherung der Datenhistorie reichen einfache Exporte nicht aus; daher empfehlen beide Anbieter spezialisierte Migrationstools wie Import2. Alternativ kann die Übertragung über automatisierte Schnittstellen (API) von zertifizierten Partneragenturen durchgeführt werden.
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