Buchhaltungssoftware | Ihr Ratgeber2018-09-10T09:30:58+00:00

So finden Sie die passende Buchhaltungssoftware!

Ratgeber Buchhaltungssoftware

Sind Sie Selbstständiger, Freiberufler oder Gründer und fragen sich, welches Buchhaltungsprogramm das richtige für Ihre Ansprüche ist? Vielleicht haben Sie bereits im Internet recherchiert? Vielleicht hat Ihnen auch einer Ihrer Bekannten, Partner oder Kunden einen Tipp gegeben? Sicher ist Ihnen schnell aufgefallen, dass es zahlreiche Hersteller von Buchhaltungssoftware gibt, die mitunter mehrere Versionen für unterschiedliche Branchen anbieten.

Damit Sie in der Flut an Programmen nicht den Überblick verlieren, liefert Ihnen diese Ratgeberseite Orientierung und beantwortet Ihnen häufig gestellte Fragen zum Thema Buchhaltungssoftware, und worauf Sie achten müssen. Nutzen Sie unsere Erklärungen und informieren Sie sich über alle Aspekte, die Sie interessieren.

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Welche Aufgaben erledigt Buchhaltungssoftware?

Moderne Programme für die Buchführung meistern eine Vielzahl an Aufgaben und vereinfachen so Ihren geschäftlichen Alltag. Besonders hilfreich sind die Werkzeuge, mit denen sich wiederkehrende buchhalterische Prozesse leicht automatisieren lassen. Im besten Fall spart das Personalkosten und Ausgaben für den Steuerberater.

Die 12 wesentlichen Bereiche für die Anwendung von Buchhaltungssoftware:

  • Einfache Buchführung
  • Doppelte Buchführung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Rechnungen erstellen

  • Kassenbuch
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • EÜR, Bilanz & Jahresabschluss
  • Onlinebanking
  • Mahnwesen
Buchhaltungssoftware VergleichOnline Buchhaltung Vergleich

Welche Vorteile hat Buchhaltungssoftware?

Gewissenhafte Buchführung eröffnet Ihnen viele Möglichkeiten, mit denen Sie das Wachstum Ihres Unternehmens fördern können. Sie gibt Ihnen eine genaue Übersicht über Ihre derzeitige wirtschaftliche Lage und informiert Sie auf den ersten Blick über signifikante Ereignisse und Vorgänge in der Vergangenheit, deren Auswirkungen Ihren künftigen Erfolg beeinflussen. Sie ermöglicht einen aussagekräftigen Vergleich Ihrer Istwerte mit aufgestellten Planzahlen. Sie liefert Daten, auf deren Basis das Finanzamt Ihre Gewinnausschüttung und die Steuerbemessungsgrundlage ermittelt. Sie dokumentiert Ihren gesamten Zahlungsverkehr und alle geschäftlichen Handlungen und erlaubt dadurch eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller stattgefundenen Transaktionen.

  • Zeitersparnis bei der Buchführung
  • Weniger Aufwand beim Erfassen von Daten
  • Skalierbarkeit durch praktische Zusatzlizenzen
  • Fehlerreduzierung durch digitale Assistenzfunktionen
  • Rechtliche Sicherheit durch regelmäßige und kostenfreie Updates

Wer braucht ein Buchhaltungsprogramm?

Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige profitieren mehrheitlich genauso von den Vorteilen einer Buchhaltungssoftware wie Großunternehmen. Die Programme tragen zu einer effizienteren Finanzverwaltung bei. Anders als in Excel werden Zahlenwerte und Kundendaten rechtlich sicher, geordnet und zeitlich korrekt erfasst und dokumentiert. Damit ist sichergestellt, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Außerdem ist der gesamte Zahlungsverkehr im Fall einer externen Prüfung transparent und nachvollziehbar.

Was sollten Sie vor dem Kauf beachten?

Am besten machen Sie sich im Vorhinein eine Liste, auf der Sie alles sammeln, was für Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen kurzfristig und aus strategischer Sicht am ausschlaggebendsten für einen nachhaltigen Erfolg erscheint.

  • Welche Aufgaben muss ein Buchhaltungsprogramm erfüllen
  • Welcher Leistungsumfang wird aktuell und in Zukunft von Ihnen benötigt
  • Welchen Grad an Flexibilität bietet die Software Ihrer Wahl

Es ist von großer Bedeutung, dass Sie vor der Anschaffung eines Buchhaltungsprogramms eine Zusammenfassung anfertigen, in der die gesamten Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens und die Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeiter aufgeführt werden. Auf diese Weise stellen Sie schneller und präziser fest, welche Funktionen einer Software für Ihr Geschäft relevant und welche nachrangig oder überflüssig sind. Vergessen Sie dabei jedoch nicht, Veränderungen einzuplanen. Nimmt die Zahl Ihrer Kunden und Aufträge zu, steigen im besten Fall auch das Volumen Ihrer Bestellungen, die Lieferungen und die Zahlungsvorgänge. Ist Ihre Buchhaltungssoftware dem nicht gewachsen, werden neue Investitionen notwendig.

Um sich variabler auf volatile Situationen, d. h. schwankende betriebswirtschaftliche Erfordernisse einzustellen, empfiehlt sich ein modulares Buchhaltungsprogramm. Zusatzlizenzen und Module erweitern die ursprüngliche Software, ähnlich einem Upgrade. Unkompliziert und kostensparend passen Sie das Buchhaltungsprogramm so ganz einfach auf Ihre geänderten Bedürfnisse an.

Klein? Mittel? Groß?

Prüfen Sie vor dem Kauf, an wie vielen Arbeitsplätzen sich die Buchhaltungssoftware einsetzen lässt. Haben Sie mehrere Geschäftsstellen oder Niederlassungen? Viele Hersteller haben für kleinere und mittlere Unternehmen sogenannte Professional- oder Premium-Versionen im Angebot, deren Einsatzgebiet vielfältiger ist als bei einer Standard-Version.

Profi oder Laie?

Wägen Sie ab, ob Sie oder Ihre Angestellten genug buchhalterische Kenntnisse und Wissen über das Steuerrecht besitzen. Viele Selbstständige und Gründer haben ihre liebe Not mit Paragrafen, Anträgen, Steuererklärungen und doppelter Buchführung. Je nachdem, über welche Eigenschaften und Funktionalität Ihre Buchhaltungssoftware verfügt, hilft sie Ihnen nicht nur beim Erfassen und kontrollieren von Geschäftsvorfällen, sondern auch bei der Lohnabrechnung, in Steuerfragen oder bei Ihrer Bilanz und dem Jahresabschluss. Wollen oder können Sie Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung nicht selbst erledigen, entscheiden Sie sich für ein Buchhaltungsprogramm mit Steuerberaterschnittstelle.

Über die Steuerberaterschnittstelle versenden Sie alle wichtigen Informationen und digitalisierten Belege direkt und elektronisch an die dafür zuständige Fachfrau oder den Fachmann. Das Digitalisieren und Organisieren übernimmt dabei meistens die Belegverwaltung. Fast alle gängigen Buchhaltungsprogramme erlauben es Ihnen, abfotografierte oder eingescannte Belege in die Software hochzuladen. Anschließend ordnet die Software die einzelnen Belege automatisch dem jeweiligen Kunden oder dem Lieferanten zu, bevor sie in der Systemdatenbank archiviert werden.

Machen Sie die Steuererklärung selber, dann finden Sie im Großteil der Buchhaltungsprogramme eine ELSTER-Schnittstelle, über die Sie Ihre ausgefüllten Steuerformulare und alle Nachweise an das Finanzamt übermitteln.

Software oder Cloud?

Bevorzugen Sie für Ihr Business Buchhaltungssoftware in Form einer Dauerlizenz oder eines Abonnements, müssen Sie diese auf Ihre Hardware und das von Ihnen eingesetzte Betriebssystem abstimmen. Am weitesten verbreitet sind immer noch Desktop-Rechner, auf denen sich eine Version von Microsoft Windows befindet. Abhängig davon, in welcher Branche Sie Ihr Geschäft betreiben, setzt Ihr Unternehmen vielleicht auf andere Lösungen. In der Kreativwirtschaft arbeiten zahlreiche Firmen mit Produkten von Apple. Sie sind auf Buchhaltungssoftware angewiesen, die auf Mac und iOS läuft. Entwickler und Startups setzen vermehrt auf Linux. Nutzer von Nischenlösungen und Open-Source-Betriebssystemen werden Schwierigkeiten haben, eine geeignete Buchhaltungssoftware zu finden. Sie profitieren von den immer zahlreicher werdenden Angeboten für Online Buchhaltung.

Online Buchhaltung oder Buchhaltung in der Cloud ist einer immer beliebter werdende Alternative zu Buchhaltungssoftware. Anders als bei einer Dauerlizenz, die Sie nach dem Kauf auf einem Computer installieren, nutzen Sie bei der Online Buchhaltung den Webservice eines Anbieters. Diese Dienstleistung können Sie in der Regel 30 Tage testen, um sich mit dem Funktionsumfang vertraut zu machen, bevor Sie sich für eines der Preismodelle entscheiden. Der größte Pluspunkt bei der Online Buchhaltung ist die Mobilität. Sie arbeiten im Webbrowser oder mit einer App ortsungebunden von jedem Ort mit Internetverbindung. Ihre Daten übertragen Sie nach neuesten Verschlüsselungsstandards auf die Server des Onlinedienstes. Durch regelmäßige Backups vor Verlust geschützt, greifen Sie zu jeder beliebigen Zeit wieder auf Ihre hinterlegten Informationen zu. Die flexible Online-Variante der Finanzbuchhaltung spart vor allem Kleinunternehmern und Startups Kosten für die Anschaffung und Wartung einer teuren IT-Infrastruktur. Außerdem garantieren Updates, dass der jeweilige Webservice immer rechtssicher und auf dem aktuellsten technischen Stand ist. Neben Buchhaltungslösungen in der Cloud gibt es darüber hinaus zahlreiche weitere Webdienste, die sich als sogenannte Software-as-a-Service-Angebote direkt an Unternehmer richten.

Das Potenzial von Buchhaltung in der Cloud

  • Keine Installation notwendig
  • Alle Daten zentral verfügbar
  • Schneller Zugriff auf Informationen
  • Einfache Synchronisierung auf allen Geräten
  • Läuft auf PC, Mac, Linux, Smartphones & Tablets
  • Umfassende Sicherheitskonzepte
  • Wartungskosten entfallen
  • Support durch den Anbieter
  • Verschiedene Preismodelle

Ideal für viele Branchen

  • Einzelhandel

  • E-Commerce
  • Marketing

  • Gastronomie
  • Immobilien

  • Webdesign

  • Kommunikation

  • Bildung

  • Medizin

  • Recht

Welche Lösung ist die beste?

Haben Sie eine klare Vorstellung von Ihren Anforderungen, vergleichen Sie diese mit den Leistungsmerkmalen verschiedener Buchhaltungslösungen. Nutzen Sie dafür die Seiten der Hersteller und Anbieter oder Internetportale, die der Kaufberatung dienen. Feedback durch Kundenbewertungen kann ebenfalls brauchbare Informationen über die Qualität eines Programmes liefern. Das Urteil eines Anwenders, der bereits länger mit einer bestimmten Buchhaltungssoftware arbeitet, trägt oft dazu bei, die richtige Kaufentscheidung zu treffen.

Beliebte Buchhaltungssoftware

Auf den vorderen Plätzen der meisten Buchhaltungssoftware Vergleiche finden sich vor allem die Programme zweier Anbieter immer wieder. Haufe und Buhl. Gründe für die Beliebtheit der Buchhaltungslösungen dieser Hersteller sind:

  • Ein leicht verständlicher Aufbau der Benutzeroberfläche
  • Der unkomplizierte Einstieg in die Programme
  • Die Funktionsvielfalt mit vielen Anwendungsfeldern
  • Eine einfache Erweiterbarkeit durch Module, Zusatzlizenzen oder Upgrades
  • Die Verfügbarkeit zahlreicher Optionen für Auswertungen & Berichte
  • Eine unabhängige GoBD-Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer

Buchhaltungssoftware wie lexoffice, Lexware buchhaltung 2018, WISO Buchhaltung 365 oder WISO Mein Büro 365 zeichnen sich vor allem durch eine intuitive Navigation, clevere Eingabehilfen und einen großen Leistungsumfang aus. Anwender benötigen keine tief gehenden buchhalterischen Vorkenntnisse oder intensive Schulungen, um die Programme zu nutzen. Die integrierten Assistenzfunktionen helfen, Fehler zu vermeiden und liefern nützliche Ratschläge. Aktualisierungen und kostenfreie Updates für die Softwaretitel werden über das Internet direkt nach der Veröffentlichung bereitgestellt und automatisch heruntergeladen. Eine Cloudlösung wie lexoffice ist grundsätzlich immer auf dem neuesten Stand und benötigt deswegen nicht einmal den Download eines Updates. Korrekt und rechtssicher arbeiten Sie so ohne Zusatzkosten jederzeit mit der besten Version. Viele Nutzer legen darüber hinaus großen Wert auf eine persönliche Beratung. Für diese Kunden bieten sowohl Lexware als auch Buhl für ihre Topseller Service-Leistungen wie einen telefonischen Support und E-Mail-Kontakt an. Foren, FAQ, Tutorials und Videos auf den Webseiten des jeweiligen Anbieters beantworten zudem schnell häufig gestellte Fragen und erleichtern den Einstieg ebenfalls.

Was leistet kostenlose Buchhaltungssoftware als Alternative?

Das stärkste Argument für kostenlose Buchhaltungssoftware ist natürlich der Preis. Sie kostet nichts. Dieser Vorteil ist allerdings nur auf den ersten Blick ein Pluspunkt. Bei näherer Betrachtung des Preis-Leistungs-Verhältnisses fällt auf, dass kostenlose Buchhaltungsprogramme nicht sehr nutzerfreundlich sind. Ihr Funktionsumfang deckt nur wenige kaufmännische Aufgaben ab, womit Sie überhaupt nur für Selbstständige und Kleinunternehmer interessant sind. Oft beinhalten sie Werbung und ein niedriges Sicherheitsniveau. Sie bieten kaum Import- und Exportmöglichkeiten und es mangelt ihnen an einer GoBD-Zertifizierung. Da es sich für die Anbieter kaum lohnt, regelmäßige Updates bereitzustellen, erfüllen sie in der Regel nicht alle gesetzlichen Vorgaben und verursachen oft Abstürze, weil sie unzureichend auf das Betriebssystem des Nutzers abgestimmt sind. Support oder Unterstützung bei technischen Problemen suchen Sie bei Freeware Buchhaltungsprogrammen außerdem größtenteils vergeblich.

Was ist GoBD-konforme Buchhaltungssoftware?

Die Abkürzung GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dabei handelt es sich um einen verbindlichen Katalog an Regeln, der Standards und Anforderungen für eine korrekte Buchführung definiert.

Die 10 wesentlichen Punkte ordnungsgemäßer Buchführung:

  • Schulden dürfen nicht mit Vermögen verrechnet werden
  • Jeder Buchhaltungsvorgang muss klar und übersichtlich nachvollziehbar sein
  • Fehl- oder Falschbuchungen dürfen nicht gelöscht, sondern nur storniert werden
  • Buchungen müssen komplett, offenkundig und zeitlich genau erfasst werden

  • Buchhaltungsvorgänge dürfen nicht manipuliert werden
  • Schätzungen müssen plausibel und frei von Vorteilnahme sein
  • Vermögen und Schulden müssen umfassend angegeben werden
  • Eigene Vermögenswerte sollten im Zweifelsfall eher niedrig kalkuliert sein
  • Eigene Schulden sollten im Zweifelsfall eher hoch kalkuliert sein
  • Einmal festgelegte Methoden zur Bewertung müssen beibehalten werden

Unternehmer und Selbstständige, die ihre Rechnungen, Angebote und Aufträge mit Microsoft Excel verwalten, werden Schwierigkeiten damit haben, die Buchführung GoBD-konform zu erledigen. Grund hierfür ist die leichte Veränderbarkeit von Daten, die in einer gewöhnlichen Excel-Tabelle gespeichert werden. Zudem dokumentieren Excel und das Betriebssystem, auf dem die Tabellenkalkulation installiert ist, Bearbeitungsvorgänge nur außerordentlich unvollständig.

Welche Arten von Belegen sind für die Buchhaltung wichtig?

  • Rechnungen über erbrachte Dienstleistungen und gelieferte Waren
  • Kontoauszüge über die Umsätze auf einem Bankkonto
  • Quittungen über den Empfang einer Leistung
  • Verträge über Versicherungen, Darlehen oder Miet- und Pachtangelegenheiten

  • Eigenbelege für verloren gegangene Rechnungen oder Quittungen

Warum ist das DATEV-Format ideal für den Datenaustausch?

Zum einen reduzieren Sie Ihren Aufwand mit dem Datenaustausch über eine DATEV-Schnittstelle auf ein Minimum und des Weiteren sind Sie mit dem DATEV-Format rechtlich auf der sicheren Seite. Buchführungsprogramme der großen Hersteller exportieren digitale Belege sowie Informationen über Buchungen und Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten in der aktuellsten Version des DATEV-Formats. Dabei werden selbstverständlich auch die Bedingungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eingehalten. DATEV unterzieht sich dafür regelmäßig freiwilligen Audits, bei denen organisatorische Regelungen, Prozesse, Verfahren und Nachweise von unabhängigen Gutachtern überprüft werden.

Das sollten Sie über die ELSTER-Schnittstelle wissen!

Die ELSTER-Schnittstelle vereinfacht die elektronische Übermittlung von Steuerdaten an das Finanzamt. Es handelt sich dabei um einen Service, der dem Steuerzahler Geld und Mühe spart und dafür sorgt, dass Steuerangelegenheiten schneller von der Behörde bearbeitet werden. Da Sie Ihre Daten online über die ELSTER-Schnittstelle verschicken, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Außer dem Verzicht auf Papier und dem geringeren finanziellen Aufwand bietet ELSTER aber viele weitere Vorteile:

Die 4 größten Vorteile des ELSTER-Verfahrens für Steuerpflichtige:

  • Plausibilitäts- und Fehlerprüfung vor dem Absenden
  • Schneller Import von Stammdaten mit der vorausgefüllten Steuererklärung
  • Verschlüsselte Online-Übermittlung der Steuerdaten
  • Finanzamt bearbeitet Steuerfälle über ELSTER zügiger
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