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Ratgeber Buchhaltungssoftware

So finden Sie die passende Buchhaltungssoftware

Sind Sie Selbstständiger, Freiberufler oder Gründer und fragen sich, welche Buchhaltungssoftware die Richtige für Ihre Ansprüche ist? Vielleicht haben Sie bereits im Internet recherchiert? Vielleicht hat Ihnen auch einer Ihrer Bekannten, Partner oder Kunden Tipps gegeben?

Damit Sie in der Flut von Empfehlungen, Anbietern und Anwendungen nicht den Überblick verlieren, beantwortet Ihnen diese Ratgeberseite häufig gestellte Fragen zum Thema Buchhaltungssoftware und liefert Beispiele praktischer Programme und Online-Dienste. Die Beratung macht sich für Sie bezahlt, denn wer sich vor einem Kauf informiert, kann mit der passenden Software die Buchhaltung einfach und günstig erledigen.

Benötigen Sie detailliertere Informationen bei der Suche nach der richtigen Lösung für die Buchführung online, hilft Ihnen außerdem der kostenlose Produkt-Finder von anyworks weiter. Der Service liefert ausführliche Reviews und nützliche Informationen zu beliebten Anbietern preiswerter Cloud-Software.

Online Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und branchenübergreifende Programme für Dienstleister, Handwerker oder e-Commerce automatisieren viele Prozesse der einfachen oder doppelten Buchführung. Darüber hinaus bieten sie in der Regel zusätzliche Funktionen für die Auftragsverwaltung, das Rechnungswesen und die Steuervorbereitung. Sammeln Sie erste Erfahrungen, indem Sie die kostenlosen Testzeiträume oder Demos ausprobieren.

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  • Cloudbasierte Buchhaltungssoftware
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  • Deutsche Online-Software für einfache und doppelte Buchhaltung
  • Geeignet für Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe
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Welche Aufgaben erledigt Buchhaltungssoftware?

Moderne Programme für die Buchführung meistern eine Vielzahl an Aufgaben und vereinfachen so Ihren geschäftlichen Alltag. Besonders hilfreich sind die Werkzeuge, mit denen sich wiederkehrende buchhalterische Prozesse leicht automatisieren lassen. Im besten Fall spart das Personalkosten und Geld für den Steuerberater.

Außerdem erhalten Sie durch Buchhaltungssoftware praktische Unterstützung für die Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben. Funktionen für das Meldewesen erinnern Sie pünktlich all Ihren gesetzlichen Pflichten oder erledigen sie automatisch für Sie.

Für die Datenübermittlung enthalten Sie Schnittstellen- unter anderem für ELSTER oder Informationen im DATEV-Format.

Eine korrekte Buchführung erleichtert die Organisation von Belegen, die lückenlose Buchung von Vorsteuer und Umsatzsteuer, die Anlagenverwaltung, die umfassende Inventur sowie die Kosten- und Leistungsrechnung. Aufgaben, die sich allein mit Microsoft Excel nur sehr schwer oder überhaupt nicht bewältigen lassen.

Die 12 wesentlichen Bereiche für die Anwendung von Buchhaltungssoftware:

Einfache Buchführung

Doppelte Buchführung

Lohnbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Rechnungen erstellen

Kassenbuch

Umsatzsteuervoranmeldung

EÜR, Bilanz & Jahresabschluss

Onlinebanking

Mahnwesen

Welche Vorteile hat Buchhaltungssoftware?

Wer braucht Buchhaltungssoftware?

KleinunternehmenStartups, Freiberufler und Selbstständige profitieren mehrheitlich von den Vorteilen einer Buchhaltungssoftware. Die Programme erleichtern die Finanzverwaltung. Sie bieten spezifische Funktionen und Tools, die bei der Finanzanalyse helfen. Im Gegensatz zur Buchführung in Excel werden Zahlenwerte und Kundendaten in Buchhaltungssoftware manipulationssicher, geordnet sowie zeitlich korrekt erfasst und dokumentiert.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Buchhaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständigen, alle relevanten Steuerregeln automatisch zu berücksichtigen. Dies verringert das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass die Finanzdaten den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Gerade für Kleinunternehmen und Gewerbetreibende, die möglicherweise nicht über umfangreiche Ressourcen oder Fachkenntnisse in der Buchhaltung verfügen, ist dies besonders praktisch. Im Falle einer externen Prüfung durch Steuerbehörden oder Wirtschaftsprüfer können meist alle wichtigen Finanzdaten aus der Buchhaltungssoftware nachvollziehbar präsentiert werden.

Sollten Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, reicht in der Regel ein GDPdU-Export über die eingesetzte Kanzleisoftware. Sollte die zuständige Steuerbehörde oder der Wirtschaftsprüfer auf den Zugriff auf Ihre Buchhaltungssoftware bestehen, verfügen Programme wie Lexware buchhaltung oder Dienste wie BuchhaltungsButler über einen eigenen Betriebsprüfer-Export.

Buchhaltungssoftware kaufen: Darauf sollten Sie achten!

Vor dem Kauf einer Buchhaltungssoftware sollten Sie einige wichtige Aspekte beachten. Eine systematische Vorgehensweise kann Ihnen dabei helfen, Ihre Anforderungen klar zu definieren und die fundierte Entscheidung zu treffen.

Folgende Fragen sollten Sie sich dabei stellen:

  • Welche Aufgaben muss ein Buchhaltungsprogramm erfüllen?
  • Welcher Leistungsumfang wird aktuell und in Zukunft von Ihnen benötigt?
  • Welchen Grad an Flexibilität bietet die Software Ihrer Wahl?

Am besten machen Sie sich im Vorhinein eine Liste, auf der Sie alle relevanten Kriterien für Ihr Projekt oder Unternehmen festhalten. Dies umfasst sowohl kurzfristige als auch strategische Überlegungen. Eine sorgfältige Zusammenfassung der Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens und der Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter ist von großer Bedeutung. Durch diese Analyse können Sie schnell und präzise feststellen, welche Funktionen und Eigenschaften eine Buchhaltungssoftware für Ihr Geschäft unbedingt erfüllen sollte.

Bei der Auswahl sollten Sie auch Veränderungen und zukünftiges Wachstum einplanen. Wenn bspw. die Zahl Ihrer Kunden und Aufträge zunimmt, steigt auch das Volumen Ihrer Bestellungen, Lieferungen oder Zahlungsvorgänge. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die gewählte Buchhaltungssoftware skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, ohne dass zusätzliche Investitionen erforderlich sind.

Achten Sie auch auf die Anpassungsfähigkeit und denken Sie über sich ändernde betriebswirtschaftliche Anforderungen nach. Eine modulare Buchhaltungssoftware liefert Lösungen für diese Situationen. Durch das Hinzufügen (oder Entfernen) von Modulen können Sie die Buchhaltungssoftware unkompliziert und kostensparend an Ihre veränderten Bedürfnisse anpassen.

Nehmen Sie sich genügend Zeit, um verschiedene Optionen zu vergleichen. Lassen Sie sich ggf. von Experten beraten, bevor Sie Ihre endgültige Wahl treffen. Im Buchhaltungssoftware Vergleich sowie im Test für Online Buchhaltungsanbieter von mysoftware.de finden Sie eine Übersicht über die jeweils beliebtesten Lösungen für die elektronische Buchführung. Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile und verschaffen Sie sich einen Überblick.

Unsere Topseller Buchhaltungssoftware

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Klein? Mittel? Groß? Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen

Prüfen Sie vor dem Kauf, an wie vielen Arbeitsplätzen sich die Buchhaltungssoftware einsetzen lässt. Haben Sie mehrere Geschäftsstellen oder Niederlassungen? Viele Hersteller haben für kleinere und mittlere Unternehmen sogenannte Professional- oder Premium-Versionen im Angebot, deren Einsatzgebiet vielfältiger ist als bei einer Standard-Version.


Buchhaltungssoftware für Einsteiger und Experten

Wägen Sie ab, ob Sie oder Ihre Angestellten genug buchhalterische Kenntnisse und Wissen über das Steuerrecht besitzen. Viele Selbstständige und Gründer haben ihre liebe Not mit Paragrafen, Anträgen, Steuererklärungen und doppelter Buchführung.

Je nachdem, über welche Eigenschaften und Funktionalität Ihre Buchhaltungssoftware verfügt, hilft sie Ihnen nicht nur beim Erfassen und kontrollieren von Geschäftsvorfällen, sondern auch bei der Lohnabrechnung, in Steuerfragen oder bei Ihrer Bilanz und dem Jahresabschluss. Wollen oder können Sie Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung nicht selbst erledigen, entscheiden Sie sich für ein Buchhaltungsprogramm mit Steuerberaterschnittstelle.

Über die Steuerberaterschnittstelle versenden Sie alle wichtigen Informationen und digitalisierten Belege direkt und elektronisch an die dafür zuständige Fachfrau oder den Fachmann. Das Digitalisieren und Organisieren übernimmt dabei meistens die Belegverwaltung. Fast alle gängigen Buchhaltungsprogramme erlauben es Ihnen, abfotografierte oder eingescannte Belege in die Software hochzuladen. Anschließend ordnet die Software die einzelnen Belege automatisch dem jeweiligen Kunden oder dem Lieferanten zu, bevor sie in der Systemdatenbank archiviert werden.

Machen Sie die Steuererklärung selber, dann finden Sie im Großteil der Buchhaltungsprogramme eine ELSTER-Schnittstelle, über die Sie Ihre ausgefüllten Steuerformulare und alle Nachweise an das Finanzamt übermitteln.

Unterstützung bei der Buchhaltung: Software vs. Cloud

Welche Buchhaltungssoftware ist die Beste?

Haben Sie eine klare Vorstellung von Ihren Anforderungen, vergleichen Sie diese mit den Leistungsmerkmalen verschiedener Buchhaltungslösungen. Nutzen Sie dafür die Software Vergleiche von mysoftware.de, die der Kaufberatung dienen. Feedback durch Kundenbewertungen kann ebenfalls brauchbare Informationen über die Qualität eines Programmes liefern. Das Urteil eines Anwenders, der bereits länger mit einer bestimmten Buchhaltungssoftware arbeitet, trägt oft dazu bei, die richtige Kaufentscheidung zu treffen. Solche Reviews finden Sie unter anderem auf anyworks.com. Suchen Sie einfach nach Ihrem Wunschprogramm oder Ihren favorisierten Software-as-a-Service-Anbieter und erfahren Sie, was andere Nutzer über die Produkte schreiben.

Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, den Funktionsumfang eines Programmes oder eines webbasierten Dienstes für einen begrenzten Zeitraum kostenlos zu testen. Die Einrichtung eines Testzugangs dauert in der Regel nur wenige Minuten. Bei Bedarf hilft Ihnen der Support des Anbieters beim Login und den ersten Schritten in der Benutzeroberfläche. Sie können sich anschließend für einige Tage mit den Einstellungen und Leistungen vertraut machen, ohne ein Risiko einzugehen oder Geld ausgeben zu müssen.

Junger dynamischer Mann am Schreibtisch

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Die benutzerfreundlichen Buchhaltungsprogramme eignen sich für die Installation unter Windows. Finden Sie heraus, welche Software Ihnen bei der Buchhaltung helfen kann.
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Online Buchhaltung Vergleich

Finden Sie heraus, welche Vorteile Software-as-a-Service Ihnen bietet. Prüfen Sie in der Tabelle, welche Funktionen die verschiedenen Anbieter für Sie bereitstellen.

Beliebte Buchhaltungssoftware

Was leistet kostenlose Buchhaltungssoftware als Alternative?

Das stärkste Argument für kostenlose Buchhaltungssoftware ist natürlich der Preis. Sie kostet nichts. Dieser Vorteil ist allerdings nur auf den ersten Blick ein Pluspunkt. Bei näherer Betrachtung des Preis-Leistung-Verhältnisses fällt auf, dass kostenlose Buchhaltungsprogramme nicht sehr nutzerfreundlich sind. Ihr Funktionsumfang deckt nur wenige kaufmännische Aufgaben ab, womit Sie überhaupt nur für Selbstständige und Kleinunternehmer interessant sind. Oft beinhalten sie Werbung und ein niedriges Sicherheitsniveau.

Sie bieten kaum Import- und Exportmöglichkeiten und es mangelt ihnen an einer GoBD-Zertifizierung. Da es sich für die Anbieter kaum lohnt, regelmäßige Updates bereitzustellen, erfüllen sie in der Regel nicht alle gesetzlichen Vorgaben und verursachen oft Abstürze, weil sie unzureichend auf das Betriebssystem des Nutzers abgestimmt sind. Support oder Unterstützung bei technischen Problemen suchen Sie bei Freeware Buchhaltungsprogrammen außerdem größtenteils vergeblich.

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Was ist GoBD-konforme Buchhaltungssoftware?

Die Abkürzung GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dabei handelt es sich um einen verbindlichen Katalog an Regeln, der Standards und Anforderungen für eine korrekte Buchführung definiert.


Die 10 wesentlichen Punkte ordnungsgemäßer Buchführung:

  • Schulden dürfen nicht mit Vermögen verrechnet werden
  • Jeder Buchhaltungsvorgang muss klar und übersichtlich nachvollziehbar sein
  • Fehl- oder Falschbuchungen dürfen nur storniert werden
  • Buchungen müssen komplett, offenkundig und zeitlich genau erfasst werden
  • Buchhaltungsvorgänge dürfen nicht manipuliert werden
  • Schätzungen müssen plausibel und frei von Vorteilnahme sein
  • Vermögen und Schulden müssen umfassend angegeben werden
  • Eigene Vermögenswerte sollten im Zweifelsfall eher niedrig kalkuliert sein
  • Eigene Schulden sollten im Zweifelsfall eher hoch kalkuliert sein
  • Einmal festgelegte Methoden zur Bewertung müssen beibehalten werden

Unternehmer und Selbstständige, die ihre Rechnungen, Angebote und Aufträge mit Microsoft Excel verwalten, werden Schwierigkeiten damit haben, die Buchführung GoBD-konform zu erledigen. Grund hierfür ist die leichte Veränderbarkeit von Daten, die in einer gewöhnlichen Excel-Tabelle gespeichert werden. Zudem dokumentieren Excel und das Betriebssystem, auf dem die Tabellenkalkulation installiert ist, Bearbeitungsvorgänge nur außerordentlich unvollständig.


Welche Arten von Belegen sind für die Buchhaltung wichtig?

Warum ist das DATEV-Format ideal für den Datenaustausch?

Zum einen reduzieren Sie Ihren Aufwand mit dem Datenaustausch über eine DATEV-Schnittstelle auf ein Minimum und des Weiteren sind Sie mit dem DATEV-Format rechtlich auf der sicheren Seite. Buchführungsprogramme der großen Hersteller exportieren digitale Belege sowie Informationen über Buchungen und Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten in der aktuellsten Version des DATEV-Formats. Dabei werden selbstverständlich auch die Bedingungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eingehalten. DATEV unterzieht sich dafür regelmäßig freiwilligen Audits, bei denen organisatorische Regelungen, Prozesse, Verfahren und Nachweise von unabhängigen Gutachtern überprüft werden.


Das sollten Sie über die ELSTER-Schnittstelle wissen!