Crewmeister vs. TimeTac 2026
Der Zeiterfassungs-Vergleich für KMU und Mittelstand
Das Wichtigste in Kürze
- Crewmeister ist ein All-in-One-System aus München für KMU und Handwerk, TimeTac ein modulares Baukastensystem aus Graz für Mittelstand und Enterprise.
- Seit dem BAG-Urteil gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab dem ersten Mitarbeiter.
- Preislich startet Crewmeister ab 1,50 €/Nutzer/Monat ohne Grundgebühr, während TimeTac eine feste Basisgebühr von 19,50 € zzgl. Modulpreisen verlangt.
Dieser Ratgeber vergleicht die beiden Zeiterfassungssysteme Crewmeister und TimeTac. Er richtet sich an Geschäftsführungen und HR-Verantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen. Beide Anbieter unterstützen Sie bei der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil. Bei Crewmeister handelt es sich um eine All-in-One-Lösung. TimeTac basiert auf einem modularen System. Beide Konzepte werden in diesem Ratgeber anhand von Funktionen, Preisen und Zielgruppen gegenübergestellt.
Im Fokus des Vergleichs stehen die Leistungen für Zeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Projektzeiten und Datenschutz. Konkrete Preisbeispiele für unterschiedliche Teamgrößen erleichtern Ihnen die Kalkulation. Nutzen Sie den Ratgeber als praktische Entscheidungshilfe. Er zeigt Ihnen auf übersichtliche Weise, welches System zu welchem Unternehmen passt. So lässt sich die passende Zeiterfassungslösung fundiert und ohne lange Recherche schnell auswählen.
Crewmeister
- BAG-Urteil konforme Zeiterfassung
- Monitoring der Echtzeit-Arbeitsdaten
- Niedriger Verwaltungsaufwand durch Automationen
- 14 Tage risikolos gratis testen. Keine Zahlungsdaten erforderlich. Testzeitraum endet automatisch.
Wie unterscheiden sich Crewmeister und TimeTac?
Darum geht es:
- Rechtslage: Rechtssichere Zeiterfassung ist für KMU 2026 verpflichtend.
- Philosophie: Crewmeister setzt auf All-in-One, TimeTac auf Module.
- Zielgruppe: Beide Anbieter sprechen unterschiedliche Unternehmensgrößen an.
Das Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) veranlasst Arbeitgeber dazu, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet dafür die gesetzliche Grundlage. Die zwei Anbieter Crewmeister und TimeTac bieten zu diesem Zweck die passenden Tools.
Crewmeister positioniert sich als intuitiv bedienbares All-in-One-System für KMU und Handwerk. Der Dienst bündelt alle Funktionen innerhalb einer Plattform mit einheitlicher Datenbasis. Es liefert zudem eine nützliche Stempeluhr-App für den Außendienst.
TimeTac versteht sich als modulares Baukastensystem für mittlere und größere Unternehmen. Die Anwendung trennt also die unterschiedlichen Bereiche wie Zeiterfassung oder Schichtplanung voneinander.
Die wichtigsten Fakten im Direktvergleich:
| Kriterium | Crewmeister | TimeTac |
|---|---|---|
| Hauptsitz | München, Deutschland | Graz, Österreich |
| Gegründet | 2015 | 2009 |
| Kundenanzahl | über 20.000 Unternehmen | über 4.800 Unternehmen |
| Zielgruppe | KMU, 1 bis 50 Mitarbeiter | Mittelstand bis Enterprise |
| Preismodell | Paketpreise ab 1,50 €/Nutzer/Monat | Basisgebühr 19,50 € zzgl. Module |
| Vertragslaufzeit | Monatlich oder jährlich, jährlich günstiger | Individuell nach Vereinbarung |
| Terminal-Hardware | Tablet-Kiosk-Modus | Tablet-Kiosk plus Wand-Terminals |
| Schichtplanung | Voll integriert in Plattform | Separates, eigenständiges Modul |
| API | Offen verfügbar | Offen, mit dokumentierten SAP-/Personio-Integrationen |
Welche Hauptfunktionen bieten beide Systeme?
Darum geht es:
- Mobile Apps: Beide Lösungen bieten iOS- und Android-Apps mit Offline-Modus.
- Terminals: Crewmeister nutzt Tablets (Bring-your-own-Device-Strategie wird unterstützt), TimeTac zusätzlich Wand-Terminals.
- Konten: Pausen- und Überstundenkonten laufen bei beiden automatisiert.
Beide Anbieter ermöglichen die Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder PC. Im Offline-Modus werden Zeiten auch ohne Internetverbindung gespeichert. GPS-Erfassung und Geofencing sind bei der mobilen Nutzung möglich. Geofencing bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Zeiten nur innerhalb eines definierten Standorts erfasst werden können.
Bei den Terminal-Lösungen unterscheiden sich beide Anbieter deutlich. Crewmeister setzt auf einen Tablet-Kiosk-Modus im BYOD-Prinzip – eine schlanke Stempeluhr-App fürs Handwerk ohne Spezialhardware. TimeTac bietet zusätzlich physische Wand-Terminals mit RFID-, NFC- oder Biometrie-Erkennung. Das macht TimeTac vor allem interessant für Betriebe mit fest installierten Zugangspunkten.
Pausen- und Überstundenkonten werden bei beiden Systemen automatisiert geführt.
Wie unterscheiden sich die Systeme bei Schicht- und Personaleinsatzplanung?
Darum geht es:
- Crewmeister: Schichtplanung ist ein integrierter Bestandteil in der App.
- TimeTac: Schichtplanung als eigenständiges, hochspezialisiertes Erweiterungsmodul.
- Bedienung: Bei Crewmeister laufen Schicht- und Ist-Zeiten in einer zentralen Ansicht zusammen.
Der Unterschied liegt im Bedienkonzept. Crewmeister bettet den Schichtplaner so tief in die bestehende Oberfläche ein, dass Schichten und Arbeitszeiten in derselben Ansicht verwaltet werden. Bei TimeTac ist die Schichtplanung ein eigenständiges Spezialmodul. Das bietet zwar tiefere Konfigurationsmöglichkeiten für Schichtmodelle, erfordert aber das Navigieren in einem separaten Programmbereich. Bei beiden Anbietern gilt: Wer nur die reine Zeiterfassung benötigt, zahlt das Dienstplan-Modul nicht mit.
Wie läuft die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ab?
Darum geht es:
- Anträge: Beide Systeme digitalisieren Urlaubsanträge.
- Vertretung: Vertretungsregelungen lassen sich in beiden Tools abbilden.
- Kalender: Eine Synchronisation mit Outlook oder Google ist möglich.
Mitarbeiter stellen ihre Urlaubsanträge digital über App oder Browser. Vorgesetzte genehmigen oder lehnen Anträge im System ab. Feiertagskalender werden automatisch je nach Bundesland oder Region hinterlegt. Eine Synchronisation mit Outlook oder Google-Kalendern erleichtert die Abstimmung zwischen Team- und Unternehmenskalender.
TimeTac Arbeitszeiterfassung
- Multiuser-App
- Anbindung an Lohnabrechnungsprogramm
- Diverse Arbeitszeitmodelle verwalten
- 14 Tage kostenlos testen
- Alternativen zu TimeTac finden Sie hier
Wie werden Projekt- und Auftragszeiten erfasst?
Darum geht es:
- Crewmeister: Erfasst Projektzeiten schnell und unkompliziert auf Aufträge.
- TimeTac: Bietet Aufgaben-Hierarchien und detaillierte Soll-Ist-Analysen.
- Stundensätze: Differenziert hinterlegbar primär bei TimeTac.
Crewmeister ermöglicht die einfache Buchung von Arbeitszeiten auf Aufträge oder Kunden. Das eignet sich gut für Handwerksbetriebe mit überschaubarer Projektstruktur. Eine monetäre Auswertung nach Mitarbeiter-Stundensätzen bietet Crewmeister nicht.
In TimeTac lassen sich finanzielle Stundensätze differenziert nach Qualifikation hinterlegen, um Projektbudgets monetär auszuwerten. Ergänzt wird das durch Aufgaben-Hierarchien und Soll-Ist-Analysen. Eine Soll-Ist-Analyse vergleicht geplante mit tatsächlich geleisteten Stunden, was für Unternehmen mit Projektabrechnung relevant ist.
Wie komplex lassen sich Arbeitszeitmodelle und Tarifverträge abbilden?
Darum geht es:
- Crewmeister: Fokussiert auf einfache, transparente Standard-Modelle.
- TimeTac: Bildet hochkomplexe Regelungen inklusive Tarifverträgen ab.
- Gleitzeit: Kappungsregeln sind primär eine Stärke von TimeTac.
Crewmeister richtet sich an Betriebe mit transparenten, leicht konfigurierbaren Arbeitszeitmodellen. Das passt zu klassischen KMU-Strukturen ohne Zulagenregelungen. TimeTac deckt hingegen auch anspruchsvolle Szenarien ab. Dazu zählt der Einsatz als Gleitzeitkonto-Software mit automatischer Kappung, Schichtzulagen und tarifvertraglichen Sonderregelungen. Unternehmen mit Tarifbindung finden bei TimeTac mehr Konfigurationsspielraum.
Wie gut lässt sich die Lohnvorbereitung anbinden?
Darum geht es:
- DATEV: Beide Anbieter unterstützen den DATEV-Export.
- Formate: CSV- und Excel-Schnittstellen sind bei beiden Standard.
- API: Beide bieten offene Schnittstellen, TimeTac mit mehr Praxis-Integrationen.
Crewmeister ist offiziell lizenzierter DATEV-Partner. Zeiten lassen sich direkt an die Lohnabrechnung übermitteln. Auch eine offene API ist vorhanden. TimeTac bietet ebenfalls eine offene REST-API und dokumentiert fertige Integrationen für SAP und Personio. Damit eignet sich TimeTac tendenziell besser für individuelle, tiefere ERP-Anbindungen im Mittelstand.
Was kosten Crewmeister und TimeTac im Vergleich?
Darum geht es:
- Crewmeister: Günstige Paketpreise ab 1,50 € pro Nutzer und Monat.
- TimeTac: Feste Basisgebühr von 19,50 € plus Modulpreise.
Crewmeister staffelt seine Preise in drei Pakete. Das Einstiegspaket „Go" kostet ab 1,50 Euro pro Nutzer und Monat. Dieser Preis gilt bei jährlicher Abrechnung und ab etwa 50 Mitarbeitern. Das Paket „Easy" mit Urlaubsplaner startet bei 2 Euro, das Rundum-Paket „Pro" bei 3 Euro. Wer monatlich statt jährlich zahlt, zahlt einen höheren Preis. Das ist unter anderem für Saisongewerbe wie Bau oder Gastronomie wichtig. Support, Ersteinrichtung und Testphase sind unabhängig von der Laufzeit inklusive, eine gesonderte Einrichtungsgebühr entfällt.
TimeTac verlangt eine monatliche Basisgebühr von 19,50 Euro. Hinzu kommen Modulpreise pro Nutzer: Arbeitszeiterfassung ab 5,20 Euro, Urlaubsverwaltung ab 3,40 Euro und Projektzeiterfassung ab 9,00 Euro. Ein individuelles Onboarding ist bei TimeTac optional und wird gesondert berechnet.
Kostenbeispiel für reine Arbeitszeiterfassung (netto, jährliche Zahlung):
TimeTac berechnet sich aus Basisgebühr plus Nutzerpreis: 19,50 Euro plus 5,20 Euro je Mitarbeiter. Bei 5 Mitarbeitern ergeben sich rund 45,50 Euro pro Monat. Bei 15 Mitarbeitern liegt der Betrag bei rund 97,50 Euro. Bei 50 Mitarbeitern steigt er auf rund 279,50 Euro. Crewmeister bleibt in allen drei Fällen deutlich günstiger, da keine feste Grundgebühr anfällt. Der Einstiegspreis von 1,50 Euro pro Nutzer gilt allerdings erst ab etwa 50 Mitarbeitern. Kleinere Teams zahlen bei Crewmeister einen höheren, gestaffelten Nutzerpreis. Der absolute Preisabstand zwischen beiden Anbietern wächst mit der Teamgröße, da TimeTacs Nutzerpreis über dem von Crewmeister liegt. Wer viele Zusatzmodule bei TimeTac bucht, zahlt entsprechend noch mehr.
Wie sind Crewmeister und TimeTac bei Onboarding, Usability und Support aufgestellt?
Darum geht es:
- Crewmeister: Die Lösung bietet Self-Service-Einrichtung.
- TimeTac: Der Dienst liefert Unterstützung durch begleitetes Consulting, besonders bei komplexen Modellen.
Crewmeister lässt sich bei einem einfachen Setup innerhalb weniger Minuten einrichten. Nutzer starten überwiegend eigenständig, unterstützt durch kostenlosen Telefon- und Chat-Support. Die Ersteinrichtung bei komplexeren Anforderungen kann auch aufwendiger ausfallen.
TimeTac setzt stärker auf begleitetes Onboarding durch den eigenen Support. Das kann bei komplexen Arbeitszeitmodellen hilfreich sein, dauert aber länger.
Support-Kanäle umfassen bei beiden Anbietern Telefon, E-Mail und teilweise persönliche Beratung.
Wie steht es um Datenschutz und Rechtssicherheit?
Darum geht es:
- Crewmeister: Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Frankfurt am Main / ISO 27001 zertifiziert).
- TimeTac: Infrastruktur wird aus Österreich betrieben.
- DSGVO: Beide Anbieter bestätigen eine DSGVO-konforme Umsetzung.
Crewmeister betont, dass alle Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren stehen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über den SSL/HTTPS-Standard. TimeTac betreibt seine Infrastruktur von Österreich aus und verweist ebenfalls auf DSGVO-Konformität. Beide Systeme erfüllen damit die Grundvoraussetzung für eine dokumentationspflichtige Zeiterfassung nach dem BAG-Urteil. Unternehmen mit strengen Vorgaben zum Server-Standort sollten die genauen Angaben dennoch direkt bei den Anbietern prüfen.
Wann sollten Unternehmen Crewmeister oder TimeTac wählen?
Darum geht es:
- Crewmeister: Ist ideal geeignet für KMU, Handwerk und Gastronomie mit vorwiegend einfachem Setup.
- TimeTac: Eignet sich für Mittelstand mit komplexeren Tarifstrukturen.
- Entscheidung: Hängt von Größe, Komplexität und Hardware-Bedarf ab.
Crewmeister eignet sich besonders für KMU, Handwerksbetriebe und Gastronomie. Wer eine Schichtplanung auf derselben Plattform wie die Zeiterfassung sucht, ist hier bestens aufgehoben. Auch Betriebe mit begrenztem Budget profitieren vom niedrigen Einstiegspreis ohne Einrichtungsgebühr. Die Testphase von 14 Tagen erlaubt eine risikofreie Prüfung.
TimeTac passt eher zu Mittelstand und Enterprise-Unternehmen. Wer physische Terminal-Hardware mit RFID oder Biometrie benötigt, findet in dem Dienst eine gute Lösung.
[Autor: PK]
Häufige Fragen und Antworten zu Crewmeister und TimeTac
Antwort: Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt laut BAG-Urteil bereits ab dem ersten Mitarbeiter. Ein Gesetzentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht allerdings Erleichterungen bei der Form vor. Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sollen von der rein elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen bleiben. Sie dürften Zeiten dann weiterhin manuell dokumentieren, etwa auf Papier. Die Dokumentationspflicht selbst entfällt dadurch nicht, nur ihre Form ist im Entwurf variabel. Der Entwurf ist noch nicht final beschlossen und kann sich im weiteren Gesetzgebungsprozess ändern.
Antwort: Echte leitende Angestellte nach § 5 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Das betrifft Führungskräfte mit eigenständiger Befugnis zur Einstellung und Entlassung von Personal. Normale Führungskräfte ohne diese Befugnisse fallen weiterhin unter die Erfassungspflicht. In beiden Systemen lassen sich einzelne Nutzergruppen entsprechend von der Zeiterfassung ausnehmen.
Antwort: Ja, in Betrieben mit Betriebsrat greift in der Regel ein Mitbestimmungsrecht. Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz gilt dies für technische Überwachungseinrichtungen. Digitale Zeiterfassungssysteme wie Crewmeister oder TimeTac fallen typischerweise unter diese Regelung. Vor der Einführung empfiehlt sich daher eine frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Antwort: Beide Anbieter unterstützen GPS-gestützte Zeiterfassung direkt über die mobile App. Damit lässt sich der Standort beim Ein- und Ausstempeln erfassen. Während Spezialsoftware für die Gebäudereinigung oft feste Kontrollpunkt-NFC-Scans erzwingt, setzen Crewmeister und TimeTac primär auf GPS-Erfassung und Geofencing über das Smartphone der Mitarbeiter, um flexible Mobil-Einsätze abzudecken. TimeTac bietet zusätzlich RFID- und NFC-fähige Wand-Terminals für feste Standorte.
Antwort: Beide Systeme ermöglichen den Export erfasster Zeiten im Excel- oder CSV-Format. Ein direkter „1-Klick-Umzug" zwischen den Systemen existiert nicht. Über den vollständigen Export bleiben die gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Daten aber lückenlos gesichert. Sie lassen sich im Bedarfsfall in das Nachfolgesystem oder ein Archiv übertragen. Unternehmen sollten vor Vertragsende ausreichend Zeit für diesen Export einplanen.
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