Projektzeiten richtig erfassen und abrechnen
Von der Zeiterfassung bis zur Kundenabrechnung
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitszeiterfassung (ArbZG/Arbeitsschutz) und Projektzeiterfassung (Faktura/Controlling) folgen zwei unterschiedlichen Logiken: Erfasste Daten müssen im System sauber getrennt, aber ohne Doppelerfassung synchronisiert werden.
- Aufgrund der gesetzlichen Pflichten (EuGH/BAG) sowie der B2B-E-Rechnungspflicht müssen Zeiterfassungs- und Faktura-Tools strukturierte Datensätze (XRechnung/ZUGFeRD nach EN 16931) erzeugen und DSGVO-konforme, aggregierte Leistungsnachweise liefern.
- Die korrekte Abwicklung verlangt klare Prüf- und Freigabeprozesse vor der Abrechnung: Nach dem Fakturieren werden Zeiten gesperrt; Korrekturen erfordern Stornorechnungen und das bewusste Freischalten im Zeiterfassungstool.
Wer Projektzeiten sauber protokolliert, rechnet vollständig ab und behält mehr Kontrolle über seine Projekte. Dieser Ratgeber richtet sich an Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen, die nach Aufwand oder Festpreis abrechnen.
Er führt Sie durch alle wichtigen Schritte, die vom rechtlichen Rahmen über Erfassung und Controlling bis zur E-Rechnung reichen. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie mit einer Software wie Clockodo Projektzeiten korrekt abbilden.
Welche rechtlichen Vorgaben gelten für Arbeits- und Projektzeiten?
Darum geht es:
- Zwei Zeitlogiken: Arbeitsschutz und Abrechnung
- Gesetzesstand: Pflicht gilt, Gesetz bleibt Entwurf
- Externe Kräfte ohne Statusrisiko einbinden
Worin unterscheiden sich Arbeitszeit und Projektzeit?
Arbeitszeit ist die Zeit von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende ohne Ruhepausen (§ 2 ArbZG). Sie dient dem Arbeitsschutz. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt sie grundsätzlich auf acht Stunden täglich. Ruhepausen und Ruhezeiten sind gesetzlich vorgeschrieben.
Projektzeit ist die Zeit, die Sie einem Kunden, einem Projekt und einer Leistung zuordnen. Sie dient der Abrechnung und dem Controlling, also der Kosten- und Ergebnissteuerung.
Beschäftigte brauchen beide Zeitarten nur einmal zu buchen. Clockodo erfasst Beginn, Ende sowie Pausen per Stoppuhr oder Nachtrag und hilft bei der Zuordnung. Zudem prüft die Anwendung Pausenpflichten sowie Höchstarbeitszeiten und kennzeichnet eventuelle Verstöße direkt am Zeiteintrag.
Was gilt 2026 für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist längst Realität. Sie basiert auf dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Gefordert wird hierbei ein objektives, verlässliches und zugängliches System, wobei das geltende Recht keine bestimmte Form vorschreibt.
Gesetzgebungsstand: 2026 liegt zwar bereits ein Referentenentwurf des Arbeitsministeriums vor, dieser ist jedoch noch nicht beschlossen. Er sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch aufzuzeichnen, wobei für Kleinbetriebe Ausnahmen und Übergangsfristen vorgesehen sind. Vertrauensarbeitszeit: Auch wenn Beschäftigte ihre Zeit frei gestalten und Arbeitgeber auf Anwesenheitskontrollen verzichten, entbindet die Vertrauensarbeitszeit laut Entwurf nicht von der Dokumentationspflicht. Wie schon im Entwurf von 2023 geplant, dürfen Beschäftigte die Zeiten zwar selbst aufzeichnen, die Gesamtverantwortung verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. Verstöße können laut Referentenentwurf mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.
Datenschutz und Mitbestimmung: Da Zeiterfassungssysteme zur Leistungsüberwachung genutzt werden können, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein gesetzliches Mitbestimmungsrecht. Zudem verlangt die DSGVO eine strikte Zweckbindung und Datenminimierung, weshalb es sich empfiehlt, Zeiten nach Projekten statt nach Personen auszuwerten. Vergessen Sie nicht, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter Ihrer Software zu schließen, der die Datenverarbeitung rechtssicher regelt. Clockodo stellt einen passenden AVV zur Verfügung.
Wie lässt sich die Scheinselbstständigkeitsfalle bei externen Kräften verhindern?
Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine formal selbstständige Person tatsächlich abhängig beschäftigt ist. Entscheidend sind Weisungsgebundenheit und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Weisungsgebunden ist, wer Ort, Zeit und Art der Arbeit nicht frei bestimmen kann. Gibt der Auftraggeber Arbeitszeiten vor und kontrolliert sie, kann dies als Indiz für eine abhängige Beschäftigung gelten. Zur rechtsverbindlichen Klärung des Erwerbsstatus können Auftraggeber und Auftragnehmer ein offizielles Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen.
In der Praxis erfasst der Auftragnehmer seine Zeiten eigenverantwortlich, um einen Leistungsnachweis als Grundlage für die spätere Rechnung zu liefern. Der Auftraggeber prüft lediglich das Ergebnis sowie die Abrechnung und nicht die tatsächliche Anwesenheit.
Clockodo
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Wie können Projektzeiten korrekt erfasst werden?
Darum geht es:
- Stoppuhr oder Nachtrag, Sekunden oder Raster
- Automatisierung und KI mit Datenschutzgrenzen
- Abrechenbare, nicht abrechenbare und Ausfallzeiten
Echtzeit oder nachträglich: Welche Methode passt?
Echtzeit-Tracking und nachträgliche Zeiterfassung bieten unterschiedliche Ansätze für das Dokumentieren von Arbeitsstunden. Beim Echtzeit-Tracking nutzen Beschäftigte eine digitale Stoppuhr, die sie bei Arbeitsbeginn starten und bei Pausen oder Feierabend wieder stoppen. Im Gegensatz dazu basiert das nachträgliche Erfassen auf Tages- oder Wochenzetteln, die erst im Nachhinein ausgefüllt werden. Die Zeiterfassungssoftware Clockodo unterstützt beide Verfahren und erlaubt sowohl die präzise Nutzung der Stoppuhr per Klick als auch die flexibleren, aber weniger präzisen manuellen Nachträge.
Unter der Taktung versteht man die kleinste Zeiteinheit, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Die Software Clockodo erfasst die Arbeitszeit zwar sekundengenau, ermöglicht es Ihnen jedoch, die Zeiten auf verschiedenen Ebenen flexibel zu runden. Da es für diese Abrechnungsraster keine allgemeingültigen Branchenstandards gibt, sollten Sie die genaue Taktung vorab verbindlich im Vertrag festhalten. Als Orientierung gilt: Je detaillierter Sie die einzelnen Tätigkeiten beschreiben, desto nachvollziehbarer und leichter zu begründen ist am Ende die gesamte Rechnung.
Wie viel Automatisierung und KI-Einsatz ist sinnvoll?
Passives Tracking zeichnet Aktivitäten im Hintergrund auf, etwa in Kalendern oder Entwicklungswerkzeugen. KI-gestützte Zeiterfassung ordnet erkannte Aufgabenblöcke Projekten zu. Beides spart Aufwand, greift aber tief in Beschäftigtendaten ein. Die DSGVO fordert Datenminimierung, der Betriebsrat hat mitzubestimmen.
Die Stoppuhr von Clockodo startet per Klick und schlägt auf Grundlage von gespeicherten Einträgen sowie Kalenderterminen den passenden Kunden, das passende Projekt und die passende Leistung vor. Clockodo erfasst nicht im Hintergrund. Über eine Chrome-Erweiterung lassen sich Zeiteinträge aus bestehenden Ticketsystemen heraus starten. Clockodo bietet zudem optionale KI-Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern: Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten per Spracheingabe erfassen, Beschreibungen von Zeiteinträgen mithilfe von KI verbessern und verständliche Rechnungstexte aus erfassten Zeiten erstellen lassen. Die KI-Funktionen lassen sich durch berechtigte Administratoren aktivieren oder deaktivieren. Ob die Beschäftigten sie anschließend nutzen, entscheiden sie selbst. Alle KI-Vorschläge lassen sich vor der Übernahme prüfen. Für eine noch tiefere Integration sorgt ergänzend ein MCP-Server. Dabei handelt es sich um eine Schnittstellentechnologie, die es kompatiblen KI-Agenten erlaubt, auf die API-Funktionen zuzugreifen. Die Beschäftigten sollten alle Vorschläge, die sich aus dem Zugriff ergeben, vor dem Speichern kurz prüfen und bestätigen.
Wie lassen sich abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten trennen?
Die Projektzeiterfassung unterscheidet grundlegend zwischen abrechenbaren Aufwänden (Billable Hours) und nicht abrechenbaren Zeiten (Non-Billable Hours). Während abrechenbare Zeiten in die Kundenprojekte fließen, fallen unter die nicht abrechenbaren Stunden interne Tätigkeiten wie Meetings, Fortbildungen oder die Akquisephase vor dem eigentlichen Vertragsabschluss. Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheit bilden davon abgegrenzt eine völlig eigene Kategorie. Bei der späteren Rechnungserstellung trennt Clockodo abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten, sodass Sie Ihre Kundenprojekte korrekt und unkompliziert kalkulieren können.
Die sich daraus ergebende Billable Ratio beschreibt das Verhältnis der abrechenbaren Stunden zur gesamten erfassten Arbeitszeit. Um dieses Verhältnis zu optimieren, geht es im Kern darum, internen Leerlauf gezielt zu reduzieren und Zusatzaufwände konsequent dem jeweiligen Kunden in Rechnung zu stellen. Wichtig ist dabei: Eine Optimierung der Billable Ratio darf niemals über eine unzulässige Verlängerung der tatsächlichen Arbeitszeit zulasten der Beschäftigten gehen. Prüfen Sie die gesetzten Zielgrößen daher sorgfältig gegen die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten, um die Balance zwischen Wirtschaftlichkeit und Arbeitsschutz zu wahren.
Welches Abrechnungsmodell passt zu welchem Projekt?
Darum geht es:
- Stunden, Festpreis, Retainer oder Cap
- Reisezeit und Auslagen berechnen
- Das Modell im System abbilden
Welche Vertragsmodelle gibt es?
Time and Material (T&M) rechnet den tatsächlichen Aufwand nach Stunden- oder Tagessätzen ab. Eine Software wie Clockodo erlaubt gegliederte Stundensätze mit Ausnahmen.
Beim Festpreis auf Basis eines Werkvertrags schulden Sie Ihren Kunden das fertige Ergebnis und nicht die investierten Arbeitsstunden. In diesem Fall nutzen Sie die Zeiterfassung in erster Linie für Ihr internes Controlling, um die Rentabilität im Blick zu behalten. Ob Sie die Zeitnachweise am Ende dennoch offenlegen müssen, hängt ganz von den individuellen Vereinbarungen im Vertrag ab. Damit Sie das Budget nicht aus den Augen verlieren, zeigen Ihnen Budgetwarnungen in Clockodo rechtzeitig an, wann ein Projekt in die Verlustzone zu laufen droht. Abschlags- oder Teilrechnungen können Sie dabei ganz einfach als prozentualen Anteil des vereinbarten Gesamtbudgets abrechnen.
Mit einem Retainer vereinbaren Sie ein monatliches Stundenkontingent gegen eine feste Pauschalvergütung. Um dies optimal zu verwalten, unterstützt Clockodo Sie mit flexiblen Intervall-Budgets. Wie genau mit nicht genutzten Stunden umgegangen wird, regeln Sie individuell im Vertrag. Ob sich die von Ihnen gewünschte vertragliche Regelung exakt so im System abbilden lässt, finden Sie am besten während der kostenlosen Testphase heraus.
Bei einem Cap deckeln Sie die Vergütung eines Projekts nach Aufwand, um dem Kunden maximale Kostensicherheit zu bieten. Beim wertbasierten Ansatz (Value-Based Pricing) hingegen richtet sich der Preis primär nach dem konkreten Nutzen für den Kunden. In beiden Fällen bleibt die Zeiterfassung Ihr zentrales Controlling-Werkzeug, um den tatsächlichen Aufwand intern zu überwachen.
Wie werden Reisezeiten, Spesen und Auslagen richtig abgerechnet?
Ob Reisezeit als rechtliche Arbeitszeit gilt, hängt im Einzelfall von der konkreten Anordnung und der Tätigkeit während der Fahrt ab. Völlig unabhängig davon regelt jedoch allein Ihr Vertrag, ob Sie diese Reisezeit auch an Ihren Kunden weiterberechnen dürfen. Um spätere Diskussionen zu vermeiden, sollten Sie den genauen Verrechnungssatz und den Umfang der erstattungsfähigen Reisezeiten unbedingt vorab vereinbaren. Im Zeiterfassungssystem buchen Sie die Fahrten am besten als eigene, separate Leistung, damit die Abrechnung für den Kunden vollkommen transparent bleibt.
Reisekosten, Kilometerpauschalen und Drittkosten berechnen Sie nur weiter, wenn der Vertrag das vorsieht. Lizenzen und andere Drittkosten gehören mit Beleg in eine eigene Position. Clockodo erfasst Pauschalen wie Fahrtkosten und Materialien und übernimmt sie in Berichte und Rechnungen.
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Wie lassen sich Projektzeiten vor der Rechnungsstellung prüfen?
Darum geht es:
- Prüf- und Freigabeprozess
- Korrektur, Glättung und Self-Billing
- Kennzahlen und Absicherung
Wie sieht ein idealer Freigabeprozess aus?
Ein organisatorischer Freigabeprozess läuft idealerweise in den Stufen Erfassen, Prüfen, Freigeben und Abrechnen ab. Mitarbeiter buchen ihre Zeiten, Projektleiter kontrollieren diese, und die Buchhaltung rechnet sie ab. Clockodo unterstützt diesen Prozess durch flexible Filter- und Auswertungsmöglichkeiten. Administratoren und andere berechtigte Personen können erfasste Zeiten der Mitarbeiter vor der Abrechnung prüfen und bei Bedarf korrigieren. So lässt sich sicherstellen, dass nur geprüfte und korrekt erfasste Leistungen in die Kundenabrechnung einfließen.
Vor der Rechnungsstellung sollten alle Korrekturen abgeschlossen sein. Sobald die Zeiten finalisiert sind, lassen sie sich durch das manuelle Markieren als „abgerechnet“ gegen nachträgliche Änderungen sperren. Überlappende Buchungen erkennt das System bereits bei der Eingabe sofort.
Ein wichtiger Teil der Prüfung vor der Abrechnung ist oft die Stundenglättung, bei der Zeiten auf vereinbarte Einheiten gerundet werden. Hierbei gilt es, streng nach Vertrag vorzugehen und dokumentierte Arbeitszeit von der abgerechneten Zeit zu trennen, damit der gesetzliche Arbeitszeitnachweis nicht verfälscht wird.
Diese exakten Zeitnachweise dienen auch als verlässliche Datenbasis zur Abstimmung, falls vertraglich ein Self-Billing-Verfahren vereinbart wurde. Bei diesem Gutschriftverfahren stellt der Kunde die Abrechnung im Namen des Dienstleisters aus, was eine vorherige Vereinbarung nach § 14 Abs. 2 UStG voraussetzt. Clockodo liefert für die kaufmännische Überprüfung der Stunden passende Berichte direkt als PDF- oder CSV-Datei.
Welche Kennzahlen sind für die Projektsteuerung wichtig?
Die Utilization Rate (Auslastungsquote) misst den Anteil der abrechenbaren Stunden an der gesamten Arbeitszeit. Das exakte Ziel muss individuell aus der eigenen Stundensatzkalkulation und den Fixkosten abgeleitet werden.
Bei der Nachkalkulation wird der geschätzte Aufwand dem tatsächlichen Aufwand gegenübergestellt. Daraus ergibt sich die projektbezogene Bruttomarge, die den erwirtschafteten Deckungsbeitrag (Abrechnungsvolumen abzüglich der direkten Projekt- und Personalkosten) als Prozentwert ins Verhältnis zum Gesamtumsatz setzt. Bleibt diese Marge hinter den Erwartungen zurück, kommen dafür verschiedene Ursachen infrage – von einer Fehleinschätzung bei der Erstkalkulation über interne Ineffizienzen bis hin zu unbezahltem Mehraufwand durch eine nachträgliche Ausweitung des Projektumfangs (Scope Creep).
Mit Clockodo behalten Sie Ihre Projektbudgets im Blick: Sie sehen jederzeit, wie viele Stunden bereits erfasst wurden und wie viel Budget noch verfügbar ist. Zusätzlich können Sie Budgetwarnungen einrichten, die Sie bei drohenden Überschreitungen informieren.
„Die Zeiterfassung macht es uns möglich, jederzeit genau nachzuvollziehen, wie viel Zeit wir für jedes Projekt aufgewendet haben – das spart uns viel Aufwand und steigert die Transparenz.“ (Pascal Peters, Gründer und Geschäftsführer bei Kaiserstadt Consulting GmbH & Co. KG)
Was gilt für E-Rechnung und Leistungsnachweis von 2026 bis 2028?
Darum geht es:
- Fristen und Formate der E-Rechnung
- Warum der XML-Datensatz zählt
- Leistungsnachweis und Datenschutz
Welche Formate und Fristen gelten für die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ausgestellt wird. Sie muss die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Diese Norm fungiert als einheitliches inhaltliches Regelwerk (semantisches Datenmodell), das genau festlegt, welche Pflichtangaben elektronisch verarbeitbar hinterlegt sein müssen.
In Deutschland sind dafür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD zulässig. Während die XRechnung ein reines XML-Datenformat ohne Kontrollbild ist, kombiniert ZUGFeRD als „hybrides Format“ zwei Welten: Eine für den Menschen lesbare PDF-Datei enthält als technischen Kern einen eingebetteten XML-Datensatz. Wichtig für die Praxis: Bei Abweichungen ist laut Bundesfinanzministerium ausschließlich der XML-Datensatz steuerlich maßgeblich, nicht das sichtbare PDF-Bild.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht startet gestuft. Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle inländischen B2B-Umsätze. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Wichtig für den Vorsteuerabzug: Als E-Rechnung gilt gesetzlich nur der strukturierte XML-Datensatz. Eine PDF allein reicht nicht aus (bei ZUGFeRD dient das PDF nur der Visualisierung). Fehlerhafte Datensätze können den Vorsteuerabzug gefährden. Da Clockodo lediglich Zeitdaten an Tools wie Lexware Office, sevdesk oder easybill übergibt, aber keine Rechnungen erstellt, prüfen Sie die XRechnung- oder ZUGFeRD-Funktion unbedingt in Ihrem Rechnungsprogramm.
Wie muss ein rechtssicherer Leistungsnachweis gestaltet sein?
Ein Leistungsnachweis belegt Art und Umfang der berechneten Leistung. Die Rechnung selbst muss Menge und Art der Leistung nennen (§ 14 Abs. 4 UStG). Ein guter Anhang enthält jeweils Position, Datum, Tätigkeit, Dauer, Stundensatz und Summe. Ergänzen Sie Projektname, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum individuell nach Bedarf.
Um diese detaillierten Einzelbuchungen übersichtlicher zu gestalten, bietet sich eine Aggregation an, die Einträge beispielsweise nach Tag oder Leistungsart zusammenfasst. Das schützt gleichzeitig die Mitarbeiterdaten, da konkrete Namen und minutengenaue Protokolle entfallen. Die DSGVO verlangt ohnehin, nur die absolut notwendigen Daten weiterzugeben. Nennen Sie daher am besten Rollen statt Personen, sofern der Vertrag keine Klarnamen vorschreibt.
Clockodo erleichtert die Rechnungsstellung, indem erfasste Projektzeiten direkt an angebundene Rechnungsprogramme übergeben werden. Dabei können Unternehmen festlegen, welche Leistungen abgerechnet werden und welche Angaben, beispielsweise Projektname oder Datum, in den Rechnungsentwurf einfließen. Zusätzlich lassen sich detaillierte Zeitnachweise als PDF exportieren und Kunden zur Verfügung stellen.
Stimmen Sie schließlich auch Detailgrad und Taktung vor Projektstart mit dem Kunden ab und teilen Sie Budgetstände regelmäßig.
Welche Zeiterfassungs- und Billing-Software ist die richtige?
Darum geht es:
- Schnittstellen, Format, Datenschutz
- Mindest-Stundensatz
- Testphase
Welche Anforderungen sollte eine Software erfüllen?
- Schnittstellen: Eine API ist eine Programmierschnittstelle, die Systeme automatisch verbindet. Clockodo bietet neben einer REST-API für individuelle Anbindungen auch zahlreiche vorgefertigte Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen wie Lexware Office, sevdesk oder easybill. Dadurch lassen sich erfasste Projektzeiten direkt an die angebundenen Programme zur Rechnungsstellung übergeben. Zusätzlich stehen CSV- und PDF-Exporte zur Verfügung.
- E-Rechnungs-Export: Achten Sie auf die Unterstützung von XRechnung oder ZUGFeRD. Bei Clockodo entsteht die Rechnung nicht in der Anwendung, sondern in der jeweils angebundenen Billing-Software.
- GoBD-Konformität: Die GoBD sind steuerliche Regeln zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung und Aufbewahrung. Lassen Sie sich die Konformität am besten vom jeweiligen Anbieter schriftlich bestätigen.
- DATEV-Optionen: Die Datenübertragung kann über eine Billing-Software wie sevdesk erfolgen. Clockodo bietet einen Export für DATEV Lohn und Gehalt. Über das entsprechende Add-on lassen sich erfasste Arbeitszeiten für die Weiterverarbeitung in DATEV Lohn und Gehalt bereitstellen.
- Serverstandort: Bevorzugen Sie aus Datenschutzgründen EU-Hosting. Clockodo wird beispielsweise in Deutschland gehostet.
Wie kalkulieren Dienstleister ihren Stundensatz?
Arbeitshilfe für die Preiskalkulation ist ein Stundensatzrechner. Um Ihren persönlichen Mindest-Stundensatz zur reinen Kostendeckung zu ermitteln, erfassen Sie zunächst alle jährlichen Personalkosten, die Gemeinkosten (Ausgaben ohne Projektzuordnung wie Miete oder Software-Lizenzen) sowie ein kalkulatorisches Wagnis für unvorhersehbare Risiken. Teilen Sie diese Gesamtkostensumme durch die Anzahl der Stunden pro Jahr, die Sie realistisch an Kunden weiterberechnen können (Billable Ratio).
Das Ergebnis ist Ihr Mindest-Stundensatz. Um den endgültigen Ziel-Stundensatz zu erhalten, addieren Sie zu diesem Wert einfach Ihren gewünschten Gewinnaufschlag.
In Clockodo lassen sich unterschiedliche Stundensätze hinterlegen, die bei der Auswertung und Abrechnung von Projekten berücksichtigt werden. So behalten Sie den Überblick über die Auslastung Ihrer Projektbudgets und können nach Projektabschluss prüfen, ob die angesetzten Stundensätze wirtschaftlich sinnvoll waren oder künftig angepasst werden sollten.
„Die ganzen Excel-Listen wollte ich endlich loswerden. Mit Clockodo haben wir eine Lösung gefunden, die alles in einem Tool vereint.“ (Eva Friese, Gründerin und Geschäftsführerin bei Storypark)
Sie können die Zeiterfassung von Clockodo 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten angeben zu müssen.
Clockodo
- Projektzeiterfassung & Digitale Stempeluhr
- Mobile App
- Abwesenheitsplaner
- Mit 14-tägigem Testzeitraum
- Tarifübersicht pro Monat (jährliche Abrechnung): Basic 3,80 €, Basic Plus 5,70 €, Pro 9,50 € und Pro Plus 11,40 €
Quellen:
EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO): Pflicht zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystem
BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeitgesetz (ArbZG), insbesondere §§ 2, 3, 16, 22: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (2026): Stand laut Fachbericht vom 21.08.2026: https://ohn.haendlerbund.de/recht/arbeitsrecht/gesetzentwurf-zur-arbeitszeiterfassung-liegt-vor
Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (Bearbeitungsstand 27.03.2023): https://www.deubner-recht.de/fileadmin/media/Recht/downloads/files/BI_Arbeitszeit_Gesetz_Entwurf.pdf
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) § 87 Abs. 1 Nr. 6: Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 5 und Art. 28: Zweckbindung, Datenminimierung, Auftragsverarbeitung
SGB IV § 7 Abs. 1 und § 7a: Beschäftigung und Statusfeststellungsverfahren
BGB § 631: Werkvertrag
Umsatzsteuergesetz (UStG) § 10 Abs. 1, § 14 Abs. 2 und 4, § 14b, § 19: durchlaufende Posten, Gutschrift, Rechnungsangaben, Aufbewahrung, Kleinunternehmer
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) § 31 Abs. 1 und 5: Rechnung aus mehreren Dokumenten, Rechnungsberichtigung
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Abschn. 10.4 (durchlaufende Posten): https://www.steuerschroeder.de/steuergesetze/estg/3c/ustdv/est/ustae/10.4
Abgabenordnung (AO) § 147 und Handelsgesetzbuch (HGB) § 257: Aufbewahrungspflichten
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV): Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen auf acht Jahre
Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024 I Nr. 108: Einführung der E-Rechnung
BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007): E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (III C 2 – S 7287-a/00019/007/243): Änderung und Ergänzung zur E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=3
Europäische Norm EN 16931 und Richtlinie 2014/55/EU: Standard für den Rechnungsdatensatz
XRechnung-Standard (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/
BGH, Urteil vom 17.04.2009 – VII ZR 164/07: Stundenlohnvergütung bei Werkleistungen, wirtschaftliche Betriebsführung: https://lorenz.userweb.mwn.de/urteile/viizr164_07.htm
Clockodo Rechnung: https://www.clockodo.com/de/funktionen/rechnungsstellung/
Clockodo, Projektcontrolling: https://www.clockodo.com/de/funktionen/projektcontrolling/
Clockodo, Automatische Zeiterfassung: https://www.clockodo.com/de/funktionen/automatische-zeiterfassung/
Clockodo, Branchenseite Agenturen: https://www.clockodo.com/de/branchen/zeiterfassung-agenturen/
Clockodo, Zeiterfassung in der Cloud: https://www.clockodo.com/de/funktionen/zeiterfassung-in-der-cloud/
Clockodo Help Center: https://support.clockodo.com/en/help-center/how-do-i-mark-time-entries-as-billed
Clockodo, Vertrag zur Auftragsverarbeitung: https://www.clockodo.com/de/auftragsverarbeitungsvertrag/
sevdesk, DATEV-Export (eigene Herstellerseite): https://sevdesk.de/datev-export/
Häufige Fragen und Antworten zur Projektzeitenabrechnung
Antwort: Nein, eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Gegenzeichnung gibt es nicht. Der Kunde muss nur eine Unterschrift leisten, wenn der Vertrag sie vorsieht. Ein digital übermittelter Bericht ohne Einwände kann Ihre Position im Streitfall stärken. Er ersetzt aber keine Vereinbarung. Regeln Sie daher im Vertrag eine Einwandsfrist und die Folge bei Schweigen. Lassen Sie diese Klausel juristisch prüfen.
Laut Handwerksblatt bestätigt eine Unterschrift nach BGH-Rechtsprechung nur die geleisteten Stunden, nicht deren Wirtschaftlichkeit. Bei Werkleistungen sieht der BGH in der Stundenlohnvereinbarung eine Pflicht zur wirtschaftlichen Betriebsführung (VII ZR 164/07). Verletzt der Auftragnehmer sie, muss der Kunde den Gegenanspruch beweisen. Es empfiehlt sich, einen Bericht als PDF zu erstellen und ihn per E-Mail bestätigen zu lassen.
Antwort: Ein Change Request ist ein formaler Änderungswunsch zum vereinbarten Leistungsumfang. Behandeln Sie ihn in drei Schritten: beschreiben, Aufwand schätzen, schriftlich beauftragen lassen. Regeln Sie dieses Änderungsverfahren idealerweise bereits im Vertrag. Buchen Sie beauftragte Änderungen auf ein eigenes Unterprojekt mit separatem Budget. Clockodo erlaubt Budgets für Projekte und Unterprojekte in Stunden oder Geld. So sehen Sie Mehraufwand getrennt vom Festpreis.
Antwort: Reisekosten sind in der Regel eine Nebenleistung zu Ihrer Hauptleistung. Eine Nebenleistung teilt sich den Steuersatz mit der Hauptleistung. Weisen Sie die Kosten also mit Umsatzsteuer aus, sofern Ihre Leistung steuerpflichtig ist. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus.
Ein durchlaufender Posten bleibt die Ausnahme. Er liegt nur vor, wenn Sie Kosten im Namen und für Rechnung des Kunden zahlen. Dann gehören sie nicht zum Entgelt und erscheinen ohne Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG). Sie geben den Betrag eins zu eins weiter und dokumentieren das. Sollten Sie Leistungen im eigenen Namen beauftragen, liegt kein durchlaufender Posten vor.
Antwort: Das hängt vom Zweck des Dokuments ab. Arbeitszeitnachweise dienen dem Arbeitsschutz. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zwei Jahre für Aufzeichnungen der Arbeitszeit über acht Stunden täglich. Schon der Entwurf von 2023 sah zwei Jahre für alle Arbeitszeitnachweise vor.
Für Rechnungen gilt eine andere Frist. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 acht Jahre auf (§ 147 AO). Die Verkürzung brachte das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist läuft ab Ende des Buchungsjahres.
Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Ist der Leistungsnachweis Teil der Rechnung, gilt für ihn die Frist der Rechnung. Als separate Abrechnungsunterlage nennen Fristenübersichten teils nur sechs Jahre. Bewahren Sie Nachweis und Rechnung am besten einheitlich acht Jahre auf. Die Zwei-Jahres-Frist gilt für interne Stundenzettel, nicht für Rechnungsanhänge.
E-Rechnungen archivieren Sie in elektronischer Form. Nach Fristablauf löschen Sie personenbezogene Daten, soweit keine andere Pflicht entgegensteht. Ein aggregierter Anhang ohne Namen erleichtert das.
Antwort: Um Fehler zu korrigieren, müssen Sie den steuerrechtlichen und den systemischen Prozess durchlaufen. Heben Sie dafür in Clockodo zuerst manuell die Abrechnungsmarkierung der betroffenen Zeiten auf, um sie wieder für Änderungen freizuschalten. Nach der Korrektur der Zeiteinträge passen Sie das Dokument an. Ist nur eine Angabe (wie die Adresse) falsch, genügt ein Berichtigungsdokument mit eindeutigem Bezug zur Originalrechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Bei falschen Stunden oder Beträgen stellen Sie stattdessen eine Stornorechnung aus. Diese hebt die Originalrechnung auf, trägt eine neue Nummer und verweist auf das Ursprungsdokument. Anschließend erzeugen Sie auf Grundlage der korrigierten Clockodo-Daten eine neue, korrekte Rechnung.
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