Clockodo vs. Toggl Track
Software im Vergleich
Dieser Vergleich richtet sich an Agenturen, Teams und Freelancer, die nach einer Software-Lösung suchen, um Arbeitszeiten zu erfassen und Projektbudgets nachhaltig zu optimieren.
Clockodo
- Projektzeiterfassung & Digitale Stempeluhr
- Mobile App
- Abwesenheitsplaner
- Mit 14-tägigem Testzeitraum
- Tarifübersicht pro Monat (jährliche Abrechnung): Basic 3,80 €, Basic Plus 5,70 €, Pro 9,50 € und Pro Plus 11,40 €
Toggl Track
- Arbeitszeiten per One-Click-Timer, Pomodoro-Funktion oder manuell erfassen
- Abrechenbare Stunden, Stundensätze und Projektbudgets nachvollziehen
- Zeitaufwand auswerten und Berichte erstellen
- Zugriff via Web, Desktop (Windows/macOS), Mobile und Browser-Erweiterungen
Überblick der Anbieter
Clockodo Pro Plus
Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum, die Arbeits- und Projektzeiten erfassen, Projektbudgets überwachen und Abwesenheiten zentral verwalten möchten.
Clockodo verbindet Arbeitszeiterfassung mit umfangreicher Projektzeiterfassung und Projektcontrolling. Unternehmen können Zeiten Kunden und Projekten zuordnen, unterschiedliche Stundensätze hinterlegen, Projektbudgets überwachen und detaillierte, individuell anpassbare Berichte erstellen. Hinzu kommen die Verwaltung von Urlaub, Überstunden und Krankheit sowie auf deutsches Arbeitsrecht abgestimmte Einstellungen.
Clockodo bietet zahlreiche Anbindungen an Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office und sevdesk. Über die Browser-Erweiterung lassen sich Zeiten zudem aus Anwendungen wie Jira und Asana erfassen. Ergänzend steht eine REST-API für individuelle Anbindungen zur Verfügung. Clockodo legt großen Wert auf Datenschutz und DSGVO-Konformität und hostet die Daten auf Servern in Deutschland. Optionale KI-Funktionen erleichtern zusätzlich den Arbeitsalltag, beispielsweise durch Spracheingabe bei der Zeiterfassung und Unterstützung beim Formulieren von Beschreibungen.
- Arbeits- und Projektzeiterfassung
- Individuelle Projektberichte und Budgetkontrolle
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Zahlreiche Integrationen und REST-API
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Hosting in Deutschland
Toggl Premium
Geeignet für: Internationale Agenturen mit Fokus auf Projektrentabilität, Personalkosten und Prognosen.
Toggl Premium richtet sich an internationale Agenturen und Beratungsunternehmen, die Projektprognosen und Marge-Steuerung benötigen. Die Software ermöglicht Multi-Projekt-Controlling mit automatischen Personalkosten-Analysen (Labor Costs), Rentabilitätsberichten, Festpreis-Monitoring sowie strikten Timesheet-Freigaben (Approvals). Der Dienst verfügt über ein plattformübergreifendes Desktop-Aktivitätstracking, Offline-Synchronisation sowie Integrationen für Jira, Asana, Salesforce und KI-gestützte Workflow-Assistenten via MCP.
Der Tarif wird zu flexiblen Monats- oder vergünstigten Jahreskonditionen abgerechnet und lässt sich gezielt mit Modulen wie Capacity Management ergänzen. Für Agenturen bietet er zudem erweiterte Projektdashboards zur direkten Überwachung von Soll-Ist-Zeiten sowie Single Sign-On (SSO) für sichere Unternehmensstrukturen.
- Kapazitätsplanung
- Geräteflexibilität
- Schneller Support
- Rentabilitäts- und Margen-Analysen
- Workflow-Integration und Schnittstellen
Funktionsvergleich Clockodo vs. Toggl Track im Detail
| Kriterium / Funktion | Clockodo Pro Plus | Toggl Premium |
|---|---|---|
| Konditionen | ||
| Serverstandort | Deutschland | Estland |
| Preis pro Nutzer/Monat | 12,00 € (monatl. Zahlung) bzw. 11,40 € (jährl. Zahlung) | 24,00 € (monatl. Zahlung) bzw. 16,00 € (jährl. Zahlung) |
| Deutsches Arbeitsrecht | Ja | flexible Arbeitszeiten konfigurierbar |
| Grundleistungen | ||
| Abwesenheitsmanagement | Ja | als kostenpflichtiges Add-on |
| Projektbudgets | Ja | Ja |
| Individuell anpassbare Projektberichte | Ja | Teilweise (Custom Fields, gespeicherte Report-Ansichten) |
| Budget-Warnungen | Ja | Ja |
| Profitabilitätsprognose | Über Projektcontrolling, Projekt- und Budgetauswertungen, Stundensätze (keine automatische Prognose) | Ja |
| Kapazitätsplanung | Nein | Ja |
| Single Sign-On (SSO) | Ja | Ja |
| Priorisierter Support | priorisierter Service und erweitertes SLA | erst ab Enterprise-Tarif |
| KI-Funktionen | Ja (optional, z. B. Spracheingabe, Textgenerierung) | Ja (Toggl AI; Funktionsumfang je nach Tarif) |
| MCP-Server-Anbindung | Ja | Ja |
| REST-API | Ja | Ja |
| Webhooks (tarifabhängig) | Unbegrenzt (im Pro-Tarif: 1 Webhook mit 3 Eventtypen) | Offene API |
| Browser-Anwendung | Ja | Ja |
| Desktop-App | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja |
| Terminal | Ja, über Partner-Hardware | Nein |
| Rollen und Zugriffsrechte | Ja | Ja |
| Zeiterfassung | ||
| Stoppuhr | Ja | Ja |
| Manuelle Eingabe | Ja | Ja |
| Bearbeiten von Zeiteinträgen | Ja | Ja |
| Sperre für Zeiteinträge | Ja | Ja |
| Arbeitszeiterfassung und HR | ||
| Überstundenverwaltung | Ja | als kostenpflichtiges Add-on |
| Urlaubskalender | Ja | Ja |
| Genehmigung für Abwesenheit | Ja | als kostenpflichtiges Add-on |
| Controlling | ||
| Projekte | Ja | Ja |
| Stundensätze | Ja | Ja |
| Personalkosten | Nein | Ja |
| Berichte und Export | ||
| Projektauswertung | Ja | Ja |
| Kundenauswertung | Ja | Ja |
| Mitarbeiterberichte | Ja | Ja |
| PDF-Export | Ja | Ja |
| CSV-Export | Ja | Ja |
| Firmenlogo auf Berichten | Ja | Ja |
| Integrationen | ||
| Externe Buchhaltungssoftware | Ja | Nein |
| Jira | Ja, über Browser-Erweiterung | Ja |
| Asana | Ja, über Browser-Erweiterung | Ja |
| Personio | Ja | Nein |
| DATEV Lohn und Gehalt (Export) | Ja, via Export | Nein |
Stand: November 2026.
Entscheidungshilfe: Welcher Anbieter passt zu Ihnen?
Wann Sie sich für Clockodo Pro Plus entscheiden sollten
Clockodo ist auf die Anforderungen des DACH-Raums spezialisiert und unterstützt bei der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung. Clockodo eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die Arbeits- und Projektzeiten in einer Anwendung erfassen und ihre Projekte wirtschaftlich im Blick behalten möchten. Wählen Sie diesen Tarif, wenn Sie folgendes benötigen:
- Detaillierte Projektzeiterfassung und Projektcontrolling
- Sie möchten Zeiten Kunden, Projekten und Leistungen zuordnen, Projektbudgets überwachen und mit individuell anpassbaren Berichten auswerten, wie viel Aufwand in Ihre Projekte fließt.
- Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
- Sie möchten Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden erfassen sowie Urlaub und andere Abwesenheiten zentral verwalten. Clockodo bietet dafür u. a. auf deutsches Arbeitsrecht abgestimmte Einstellungen.
- Datenschutz und Hosting in Deutschland
- Sie legen Wert auf DSGVO-konforme Datenverarbeitung und möchten Ihre Arbeits- und Projektzeitdaten auf Servern in Deutschland speichern.
- Integrationen und effiziente Arbeitsabläufe
- Sie möchten erfasste Projektzeiten für die Abrechnung weiterverwenden und arbeiten mit Anwendungen wie Lexware Office, sevdesk, Jira oder Asana. Clockodo bietet hierfür zahlreiche Integrationen und eine REST-API für individuelle Anbindungen.
- Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine und mittlere Unternehmen
- Sie suchen eine leistungsstarke und bezahlbare Lösung, die umfangreiche Funktionen für Arbeits- und Projektzeiterfassung, Projektcontrolling und Abwesenheitsverwaltung mit persönlichem deutschsprachigem Support per Telefon und E-Mail verbindet – zu transparenten und planbaren Kosten.
Wann Sie sich für Toggl Track Premium entscheiden sollten
Toggl Track ist der internationale Allrounder mit Fokus auf Bedienbarkeit und Auswertungen. Wählen Sie diesen Tarif, wenn Sie folgendes benötigen:
- Projektprognosen & Kapazitätsplanung (Forecasting & Labor Costs)
- Sie möchten nicht nur erfasste Zeiten auswerten, sondern Projektmargen, Personalkosten (Labor Costs) berechnen und Prognosen erstellen.
- Internationale Teams & vielseitige Workflows
- Ihr Team arbeitet über mehrere Länder verteilt und benötigt eine englischsprachige Oberfläche, mehrere Währungen und weltweiten 24/7-Support.
- Projekt-Freigabeprozesse (Approvals)
- Im Premium-Tarif bietet Toggl Sperr- und Freigabemechanismen (Audits), damit Zeiteinträge nach Projektabschluss oder Abrechnung nicht mehr nachträglich verändert werden können.
- Einsatz von international verwendeten Management- & Tech-Tools
- Ihr Team arbeitet intensiv mit Tools wie Jira, Asana, Notion, Salesforce oder ClickUp, die Toggl über Browser-Erweiterungen integriert.
- Erweiterte Datenqualität & Erfassungs-Erinnerungen (Data Accuracy)
- Sie möchten Abrechnungsfehler minimieren und nutzen automatisierte Erinnerungen, Pflichtfelder sowie Audits für verdächtige oder zu lange Zeiteinträge.
- Automatisierter Berichtsversand an Kunden (Scheduled Reports)
- Sie möchten Kunden oder Stakeholder regelmäßig über verbrauchte Budgets informieren und gefilterte Berichte automatisch per E-Mail versenden lassen.
Fazit zum Funktionsumfang
Beide Anbieter unterstützen Projektzeiterfassung und Auswertungen, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte.
Clockodo Pro Plus
Entscheiden Sie sich für Clockodo Pro Plus, wenn Sie als kleines oder mittleres Unternehmen Arbeits- und Projektzeiten detailliert erfassen, Projektbudgets überwachen und Projekte mit individuell anpassbaren Berichten auswerten möchten. Clockodo kombiniert umfangreiches Projektcontrolling mit Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, zahlreichen Integrationen und optionaler KI-Unterstützung. DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Hosting in Deutschland und persönlicher deutschsprachiger Support machen die Lösung besonders für Unternehmen im DACH-Raum interessant.
Toggl Track Premium
Entscheiden Sie sich für Toggl Track Premium, wenn Sie ein modernes, internationales Team steuern, das über die reine Projektzeiterfassung hinaus tiefe Datenanalysen zu Projektmargen, Kapazitäten und Personalkosten benötigt. Toggl punktet mit Echtzeit-Project-Dashboards, verbindlichen Timesheet-Freigaben, automatisiertem Berichtsversand und über 100 Tool-Integrationen (u. a. Jira, Asana, MCP/KI). Erweiterte HR-Funktionen wie ein urheberrechtskonformes Abwesenheitsmanagement oder langfristige Team-Prognosen lassen sich bei Bedarf über gebührenpflichtige Add-ons flexibel ergänzen.
Clockodo
- Projektzeiterfassung & Digitale Stempeluhr
- Mobile App
- Abwesenheitsplaner
- Mit 14-tägigem Testzeitraum
- Tarifübersicht pro Monat (jährliche Abrechnung): Basic 3,80 €, Basic Plus 5,70 €, Pro 9,50 € und Pro Plus 11,40 €
Toggl Track
- Arbeitszeiten per One-Click-Timer, Pomodoro-Funktion oder manuell erfassen
- Abrechenbare Stunden, Stundensätze und Projektbudgets nachvollziehen
- Zeitaufwand auswerten und Berichte erstellen
- Zugriff via Web, Desktop (Windows/macOS), Mobile und Browser-Erweiterungen
Clockodo Kosten: Die aktuellen Tarife im Überblick
Clockodo rechnet pro Nutzer und Monat ab. Es fallen keine Einrichtungs-, Grund- oder Wartungsgebühren an, und auch der Kundenservice ist nicht kostenpflichtig. Alle Tarife können Sie 14 Tage mit allen Funktionen und beliebig vielen Mitarbeitern kostenlos testen. Dafür müssen Sie keine Zahlungsdaten hinterlegen, der Test endet automatisch. Ein Abo startet erst, wenn Sie es selbst buchen. Je nach Anwendungsfall stehen zwei Produktlinien mit jeweils zwei Tarifen sowie ein Free-Tarif zur Auswahl:
- Preise: Alle Preise sind Nettopreise, zuzüglich der gesetzlichen MwSt.
- Zahlungsweise: Monatlich oder jährlich per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte (für öffentliche Einrichtungen auch auf Rechnung). Bei jährlicher Zahlung sparen Sie in jedem Tarif 5 % (Stand: November 2026). Nachfolgend nennen wir daher jeweils den Preis bei monatlicher Zahlung und den Preis bei jährlicher Zahlung.
- Kündigung: Das Abo ist jederzeit zum Ende des aktuellen Vertragszeitraums kündbar, auch selbstständig im Account (bis zum Tag vor der Vertragsverlängerung). Auf Wunsch sind Abos mit jährlicher Laufzeit möglich.
- Ab 20 Nutzern: Clockodo erstellt ein individuelles Angebot.
1. Clockodo Projektzeit (Arbeits- und Projektzeiten erfassen)
Für Agenturen, Kanzleien, Beratungen und alle, die nach Aufwand abrechnen. Zeiten werden auf Kunden und Projekte gebucht, inklusive Arbeitszeiterfassung. Hier stehen zwei Tarife zur Auswahl:
- Pro:
- 10,00 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung bzw. 9,50 € bei jährlicher Zahlung (netto).
- Umfang: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsmanagement, Projektzeiterfassung, Projektcontrolling, Übergabe von Rechnungspositionen an unter anderem Lexware Office, sevdesk oder easybill sowie persönlicher Support per Telefon und E-Mail.
- Pro Plus:
- 12,00 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung bzw. 11,40 € bei jährlicher Zahlung (netto).
- Umfang: Alle Pro-Funktionen sowie Single Sign-On, priorisierter Service, erweitertes SLA und Budget-Warnungen. Außerdem kommen automatische Datensicherung (im Pro-Tarif manuell) und unbegrenzte Webhooks (im Pro-Tarif 1 Webhook mit 3 Eventtypen) hinzu.
2. Clockodo Arbeitszeit (nur Arbeitszeiten erfassen)
Für Teams, die Kommen, Gehen, Pausen und Urlaub gesetzeskonform erfassen und Stundenkonten im Blick behalten möchten, ohne Projekte und Kundenabrechnung:
- Basic:
- 4,00 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung bzw. 3,80 € bei jährlicher Zahlung (netto).
- Umfang: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsmanagement sowie persönlicher Support per Telefon und E-Mail.
- Basic Plus:
- 6,00 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung bzw. 5,70 € bei jährlicher Zahlung (netto).
- Umfang: Alle Arbeitszeit-Funktionen sowie Single Sign-On, priorisierter Service mit erweitertem SLA und automatische Backups.
3. Clockodo Free (für Solo-Selbstständige)
Der Free-Tarif kostet 0 € pro Monat und gilt für maximal einen Nutzer. Er enthält nahezu alle Funktionen des Pro-Tarifs. Nicht enthalten sind:
- Bearbeitungssperre für Zeiteinträge
- Abwesenheiten (Urlaubskontingente, Feiertage, Genehmigungsprozess, Urlaubskalender)
- Team-Funktionen (rollenbasierte Zugriffsrechte, Teamstruktur)
- Telefonischer Support (Support per E-Mail ist möglich)
Berichte als PDF und CSV sind möglich. PDF tragen im Free-Tarif das Clockodo-Logo.
Toggl Kosten: Pläne, Add-ons und Testphase
Toggl rechnet für europäische Kunden pro Nutzer und Monat in Euro ab. Die Pläne gibt es mit Jahreszahlung (günstiger) oder monatlicher Zahlung. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos und verlangt keine Kreditkarte. Die Bezahlpläne lassen sich 30 Tage testen.
1. Toggl Free
- 0 € für bis zu 3 Nutzer.
- Wichtig bei 4 oder mehr Nutzern: Der Free-Plan lässt sich nicht um einzelne Bezahlplätze erweitern. Ab dem 4. Nutzer benötigt die gesamte Organisation einen Bezahlplan, abgerechnet wird pro Mitglied. Beispiel: 4 Nutzer im Starter-Plan kosten bei Jahreszahlung 36 € pro Monat (4 × 9 €), bei monatlicher Zahlung 48 € (4 × 12 €).
- Umfang: Manuelle und Echtzeit-Zeiterfassung, Fokusmodus, Google- und Outlook-Kalender-Integration, einfache Planung mit Aufgaben, Boards und Aufgabenschätzungen sowie persönliche Berichte.
2. Toggl Starter
- 9 € pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung bzw. 12 € bei monatlicher Zahlung.
- Umfang: Alles aus dem Free-Tarif sowie Billable Rates, Timeline-Ansichten, Tags, Meilensteine, Kapazitäts-Grundlagen (Urlaub, Feiertage, flexible Arbeitszeiten) und Team-Berichte.
3. Toggl Premium
- 16 € pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung bzw. 24 € bei monatlicher Zahlung.
- Umfang: Alles aus dem Starter-Tarif sowie Personalkosten (Labor Costs) und Profitabilitätsberichte, Festpreis-Projekte, Projekt-Dashboards, Timesheet-Freigaben, Funktionen für die Datengenauigkeit, Jira- und Asana-Integration und Single Sign-On (SSO).
4. Toggl Enterprise
- Preis auf Anfrage (Kontakt über Demo-Buchung).
- Umfang: Alles aus dem Premium-Tarif sowie persönliches Onboarding mit dediziertem Customer Success Manager, individuelle Lösungen für Setup, Workflows und Integrationen, benutzerdefinierte Zugriffsebenen und mehrere Workspaces unter einer Organisation.
- Support allgemein: Alle Nutzer können den Support unabhängig vom Plan per Chat oder E-Mail erreichen. Das Support-Team arbeitet ohne feste Bürozeiten weltweit verteilt, Toggl sagt eine Antwort innerhalb von 24 Stunden zu.
5. Zubuchbare Add-ons
Zwei Funktionen, die bei Clockodo zum Teil bereits in den Tarifen stecken, bucht Toggl gegen Aufpreis dazu:
- Time Off Pro: 2 € pro Nutzer und Monat. Enthält Genehmigungsworkflows, Urlaubskonten mit Ansprüchen, individuelle Richtlinien, Team-Abwesenheitsübersicht sowie die Berichte „Absence & Balances“ und „Time Accounting“.
- Capacity Management: 5 € pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung (17 % Ersparnis) bzw. 6 € bei monatlicher Zahlung. Enthält Kapazität nach Teams, Entwurfsprojekte für noch nicht gewonnene Aufträge, Prognosen in den Berichten sowie Kapazitätsanzeigen über den aktuellen Monat hinaus.
Preis-Leistungs-Fazit: Welches Tool lohnt sich für wen?
Beide Anbieter berechnen pro Nutzer und Monat in Euro und lassen sich vor dem Abschluss testen (Clockodo 14 Tage, Toggl 30 Tage). Bei den Preisangaben handelt es sich in beiden Fällen um Nettopreise. Während Clockodo dies direkt auf der Preisseite erwähnt, ergibt sich dies bei Toggl aus den Zahlungsbedingungen in den Terms of Service (Abschnitt 7.7), wonach alle Gebühren exklusive Umsatzsteuer und anderer Abgaben zu verstehen sind. Laut Toggls Abrechnungspraxis können europäische Geschäftskunden jedoch ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegen, um eine Netto-Rechnung (Reverse-Charge-Verfahren) zu erhalten. Vergleichen Sie außerdem nur gleiche Zahlungsweisen: Bei monatlicher Zahlung kosten Clockodo Pro Plus 12,00 € und Toggl Premium 24 €, bei Jahreszahlung 11,40 € bzw. 16 €. Auch der Jahresrabatt fällt unterschiedlich aus: Clockodo gewährt 5 %, bei Toggl sparen Sie im Premium-Plan rund 33 % und im Starter-Plan 25 %. Die Entscheidung hängt daher vor allem davon ab, welche Funktionen Sie im Tarif brauchen und welche Sie dazubuchen müssten:
- Wählen Sie Clockodo, wenn: Sie Arbeits- und Projektzeiten in einer Anwendung erfassen, Projekte detailliert auswerten und Budgets im Blick behalten möchten. Clockodo bietet individuell anpassbare Projektberichte, integrierte Abwesenheitsverwaltung, zahlreiche Integrationen und persönlichen deutschsprachigen Support. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet, wobei Clockodo großen Wert auf DSGVO-konforme Verarbeitung legt. Die reine Arbeitszeiterfassung beginnt bei 4 € pro Nutzer und Monat (3,80 € bei jährlicher Abrechnung), die Projektzeiterfassung bei 10 € pro Nutzer und Monat (9,50 € bei jährlicher Abrechnung, jeweils netto).
- Wählen Sie Toggl, wenn: Sie Personalkosten, Profitabilitätsberichte, Festpreis-Projekte, Timesheet-Freigaben sowie Jira- und Asana-Anbindung benötigen. Diese Funktionen sind ab dem Premium-Plan enthalten (16 € bei Jahreszahlung, 24 € bei monatlicher Zahlung). Kleine Teams bis 3 Nutzer können kostenlos starten. Bedenken Sie, dass Urlaubsgenehmigung (Time Off Pro, 2 €) und erweiterte Kapazitätsplanung (Capacity Management, ab 5 €) zusätzlich pro Nutzer anfallen. Ein persönliches Onboarding mit dediziertem Customer Success Manager gibt es erst ab dem Enterprise-Plan. Ab dem 4. Nutzer entfällt außerdem der Free-Plan für Ihre gesamte Organisation.
Stand: Clockodo und Toggl, abgerufen November 2026.
Häufig gestellte Fragen und Antworten zu Clockodo und Toggl
Antwort: Bei beiden Anbietern senkt das Entfernen eines Mitarbeiters die Rechnung nicht von allein. Sie müssen die Lizenzanzahl zusätzlich selbst anpassen.
- Clockodo: Archivieren Sie den Mitarbeiter, statt ihn zu löschen. Ein archivierter Nutzer kann sich nicht mehr anmelden und benötigt keine Lizenz mehr. Anschließend reduzieren Sie die Lizenzanzahl im Bereich „Abo“. Beim Löschen gehen alle erfassten Zeiten des Mitarbeiters verloren, davon rät Clockodo ab.
- Toggl: Toggl rechnet laut Community-Ankündigung seit dem 20. Juli 2026 (bzw. ab der nächsten Abrechnungsperiode) nach gebuchten Lizenzen ab. Wer einen Nutzer deaktiviert oder löscht, lässt dessen Lizenz als freie Lizenz stehen, und sie wird weiter berechnet, bis ein Admin sie entfernt. Eine freie Lizenz lässt sich für eine Neueinstellung nutzen. Das Deaktivieren erhält die Daten des Mitarbeiters. Bei Jahrestarifen weist Toggl auf eine Bindung an die Lizenzanzahl für die volle Laufzeit hin. Klären Sie vor der Buchung, ob und wann sich Lizenzen reduzieren lassen.
Löschen Sie Zeitdaten ausgeschiedener Mitarbeiter nicht vorschnell. Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Antwort: Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, die taggleiche elektronische Erfassung zum Regelfall zu machen und Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten von der elektronischen Form auszunehmen. Die Pflicht zur Aufzeichnung selbst bliebe bestehen (Stand Oktober 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf nicht beschlossen). Sie müssen also nicht auf ein neues Gesetz warten. Welche Lösung (Papier, Tabelle oder Software) im Einzelfall genügt, klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrer Kammer.
Antwort: Mitarbeiterzeiten sind personenbezogene Daten. Sie benötigen daher bei jedem der beiden Tools eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und sollten Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ergänzen.
- Toggl: Toggl stellt ein Data Processing Agreement bereit, das auch Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer enthält. Vertragspartner ist je nach Konstellation Toggl OÜ (Tallinn, Estland) oder Toggl, Inc. (USA). Laut Datenschutzerklärung wird die Verarbeitung an Toggl OÜ in Estland delegiert. Unterauftragsverarbeiter können zusätzlich Dienstleister in Irland und den USA sein. Wichtig für den HR-Einsatz: Das DPA untersagt ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Toggl die Verarbeitung besonderer Datenkategorien, darunter Gesundheitsdaten. Wer im Add-on Time Off Pro Krankheitstage führen möchte, sollte vorab klären, ob das darunter fällt.
- Clockodo: Clockodo arbeitet mit Serverstandorten in Deutschland. Schließen Sie auch hier vor dem Start einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, ist dessen Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung technischer Zeiterfassung zu beachten.
Antwort: Toggl berechnet allen Kunden in der EU Umsatzsteuer. Tragen Sie als Unternehmen eine gültige USt-IdNr. in den Rechnungsdaten ein, fügt Toggl keine Umsatzsteuer auf der Rechnung bei. Die Nummer muss mit dem Ländercode beginnen (für Deutschland also DE…) und im EU-Validierungssystem VIES für innergemeinschaftliche Umsätze registriert sein. Eine USt-IdNr. lässt sich bei bereits bezahlten Rechnungen nicht nachträglich ergänzen. Tragen Sie die Nummer deshalb vor der ersten Zahlung ein. Wie Sie den Vorgang in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung behandeln, klärt am besten Ihr Steuerberater.
Antwort: Beide Anbieter unterstützen den Datenaustausch über Dateien.
- Clockodo: Daten lassen sich aus einer bestehenden Zeiterfassung übernehmen. Bei einigen Produkten läuft das automatisch über eine Schnittstelle (API), andere Daten lesen Sie per CSV-Datei ein. Alle vorhandenen Daten lassen sich als CSV exportieren.
- Toggl: Kunden, Projekte, Aufgaben, Tags, Mitglieder und Zeiteinträge können Sie per CSV importieren, auch aus der Exportdatei eines anderen Tools. Berichte lassen sich als PDF sowie als CSV- oder XLSX-Datei exportieren.
Ziehen Sie vor einer Kündigung oder einem Wechsel einen vollständigen Export und prüfen Sie stichprobenartig, ob Pausen, Überstunden und Abwesenheiten in der Datei enthalten sind. Diese Angaben benötigen Sie für die gesetzliche Aufbewahrung.
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