Ratgeber GoBD

GoBD – Richtlinien für die elektronische Buchhaltung

GoBD – Richtlinien für die elektronische Buchhaltung2022-11-25T09:27:42+01:00

Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse, die früher in Papierform verarbeitet und aufbewahrt wurden, werden heutzutage in den meisten Unternehmen vorrangig elektronisch erfasst. Für eine einheitliche Form der digitalen Buchhaltung veröffentlichte das deutsche Bundesfinanzministerium im Jahr 2014 die Verwaltungsvorschrift GoBD.

Erfahren Sie in unserem Ratgeber mehr darüber, für wen die GoBD gelten und welche Grundsätze die Vorschrift vermittelt. Entdecken Buchhaltungsdienste wie Sage ERP oder lexoffice, um die Buchhaltung schnell, fehlerfrei und GoBD-konform zu erledigen.

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Was bedeutet GoBD?

Unter der Abkürzung GoBD versteht man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Bei den GoBD handelt es sich um entsprechende Richtlinien für eine IT-gestützte Buchhaltung. Sie dienen als Grundlage für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten.

Die GoBD wurden erstmals am 12. November 2014 präsentiert und gelten für sämtliche Veranlagungsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Da die digitalen Möglichkeiten seit der Veröffentlichung kontinuierlich fortschreiten, wurden die Richtlinien zuletzt im Jahr 2020 reformiert und an neue Bedingungen angepasst.

Vorgänger der GoBD

Vorgänger der GoBD waren die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme).

Sie gelten mit Einführung der GoBD seit dem 01.01.2015 nicht mehr.

Für wen gelten die GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchhaltung gelten – in der Regel – für jeden Unternehmer, sowohl für Klein- als auch für Großunternehmer. Denn: Steuerrelevante Unterlagen müssen auch von Einzelunternehmern oder Freiberuflern GoBD-konform aufbewahrt werden, obwohl für die Buchhaltung eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend ist. Die Umsatzsteuerbefreiung muss den zuständigen Behörden anhand einer lückenlosen Dokumentation von erzielten Umsätzen und Gewinnen bewiesen werden.

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Die wichtigsten Inhalte der GoBD im Überblick

Zu den von den GoBD umfassten Daten zählen grundsätzlich alle, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Infolge von § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) sind das unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, empfangene sowie versendete Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege.

Doch welche Anforderungen müssen für eine GoBD-konforme Buchhaltung erfüllt werden? Für eine steuerlich einwandfreie Buchhaltung basieren die GoBD auf zwei wichtigen Grundsätzen:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Finanzverwaltungen fordern mit den GoBD primär eine revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation. Besonders in der elektronischen Buchhaltung ist es wichtig, nachträgliche Änderungen, Verfälschungen oder Manipulationen auszuschließen. Im Grunde genommen geben die GoBD also vor, welche Art und Weise der Buchführung Steuerberater und Finanzbehörden akzeptieren. Zusätzlich regeln die GoBD für den Fall einer digitalen Überprüfung seitens der Finanzverwaltung den Datenzugriff.

Aufbewahrungspflicht 

Alle Grundsätze, die in den GoBD erläutert werden, müssen Unternehmer für die Dauer der Aufbewahrungspflicht erfüllen.

Die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO beträgt zehn Jahre, einige Unterlagen unterliegen nur einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus müssen jeweilige Nachweise zu jeder Zeit auf Anfrage erbracht werden können. Sämtliche Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, dürfen eingesehen werden, insbesondere in der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.

Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Die GoBD legen unter Punkt 3.1. fest, welche Richtlinien für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gelten. Als gesetzliche Grundlage dient sowohl die Abgabenordnung (AO) als auch das Handelsgesetzbuch (HGB).

Bestimmte Geschäftsvorfälle müssen sich nach dem Prinzip der progressiven und retrograden Prüfbarkeit lückenlos zurückverfolgen lassen. Einfach ausgedrückt heißt das, Finanzbehörden müssen alle Vorgänge der Buchhaltung nachvollziehen können. Die progressive Prüfung verläuft vom Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen und die Bilanz einschließlich GuV und endet bei der Steueranmeldung- und Steuererklärung. Im Falle einer retrograden Prüfung geschieht dies genau umgekehrt. Für die Nachprüfbarkeit von Büchern und der erforderlichen Aufzeichnung wird eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation gefordert.

Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Grundsätze für die Erfüllung der Punkte Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung gliedern sich in mehrere Unterbereiche. So müssen Unternehmer in Folge der GoBD (Punkt 3.2.1 – 3.2.4) mit einer GoBD-konformen Buchhaltung Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, und Unveränderbarkeit gewährleisten.

Erfahren Sie im folgenden Abschnitt mehr darüber, welche Punkte bei der Einhaltung der einzelnen Grundsätze zu beachten sind:

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Verstöße gegen die GoBD 

Da es sich bei den GoBD um kein Gesetz handelt, führt ein Verstoß nicht immer zu schwerwiegenden Folgen, sofern die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht übermäßig beeinträchtigt werden.

Im Ermessen der Finanzbehörde kann das Nichteinhalten der Grundsätze dennoch im schlimmsten Fall zu steuerstrafrechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern führen.

Vollständigkeit

Um die Vollständigkeit zu erfüllen, müssen gemäß den Richtlinien alle einzelnen Geschäftsvorfälle festgehalten werden: vollzählig und lückenlos. Gemäß GoBD heißt das, dass die in Geld bestehende Gegenleistung, der Inhalt des Geschäfts, der Name des Vertragspartners sowie, wenn zumutbar, eine ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls belegt werden müssen. Zum Beispiel: Für Ein- und Ausgaben sind per Beleg sämtliche Belegnummern, Belegdaten, Mengenangaben, Beträge und Daten zu Geschäftspartnern zu erfassen.

Eine Ausnahme gibt es dennoch: Die Aufzeichnung ist nach Absatz 39 nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich oder praktisch unmöglich ist, einzelne Geschäftsvorfälle darzustellen.

Richtigkeit

Die GoBD schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle im Sinne der Richtigkeit in Überstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen in Belegen abzubilden sind. Eine wahrheitsgemäße Buchführung ist dementsprechend das A und O. Dazu gehört auch die richtige Kontierung.

Um Manipulationen zu verhindern, sind zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen unentbehrlich. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen zeitnah gebucht werden. Für bargeldlose Transaktionen akzeptieren die GoBD die Erfassung innerhalb von zehn Tagen. Bei der Buchung von Barzahlungen gelten dagegen deutlich strengere Vorgaben: Bargeld-Transaktionen müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen bestehen für Geschäftsvorfälle, die nur periodenweise gebucht werden.

Ordnung

Zur Einhaltung des Grundsatzes sehen die GoBD eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen vor. Besonders die systematische Erfassung spielt für die Ordnung eine entscheidende Rolle. Eine unübersichtliche und planlose Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen erhöht die Gefahr für den Verlust wichtiger Unterlagen und zugleich auch das Risiko für Manipulationen.

Deswegen sehen die Richtlinien zum Beispiel eine Trennung von bargeldlosen und baren Geschäftsvorfällen vor. Gleiches gilt für nicht steuerbare, steuerpflichtige sowie steuerfreie Umsätze. Für die Darstellung von Buchungen wird eine sachliche und einzelne Ordnung nach Konten gewünscht. Sämtliche Konten sollen nach Abschlusspositionen gesammelt und nach Kontensummen- oder Salden fortgeschrieben werden.

Unveränderbarkeit

Buchungen und Aufzeichnungen dürfen in einer GoBD-konformen Buchhaltung ohne Protokollierung nicht verändert werden. Die Protokollierung muss lückenlos erfolgen, damit der ursprüngliche Inhalt bzw. das Original zu jeder Zeit festgestellt werden kann. Jede einzelne Änderung, sei es eine Löschung oder Korrektur, muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein. Auch der Verlauf der Änderungen darf nachträglich nicht verändert werden.

Neufassung der GoBD seit 2020

Seit der Einführung haben die Anforderung an die elektronische Buchhaltung sich laufend verändert. Aufgrund dessen wurden die Richtlinien der GoDB im Jahr 2020 ergänzt und überarbeitet.

Das sind die wichtigsten Neuerungen in der kompakten Übersicht:

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Mobiles Scannen via Smartphone

Belege dürfen mit der Neufassung nicht nur gescannt, sondern auch mobil mit dem Smartphone erfasst werden. Das mobile Scannen ist auch im Ausland zulässig, sofern die Belege dort verarbeitet wurden.

Konvertierung von Unterlagen im unternehmenseigenen Format

Neu seit 2020 ist, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente in das firmeneigene Format umgewandelt werden dürfen. Die Originalfassung unterliegt dann zum Teil nicht mehr der Aufbewahrungspflicht. Voraussetzung dafür ist, dass das Dokument inhaltlich nicht verändert wurde, alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden und die zuständige Finanzbehörde dennoch auf das Format zugreifen kann.

Erweiterte Datenverarbeitungssysteme

Unternehmen dürfen selbst wählen, ob Sie für die Buchhaltung und Warenwirtschaft On-Premise-Software oder externe Cloud-Lösungen verwenden. Auch eine Kombination beider Systeme ist zulässig, sofern die Finanzbehörden einen uneingeschränkten Zugriff besitzen.

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Neu definierte GoBD für Kleinstunternehmen

Die GoBD richten sich auch weiterhin an Kleinunternehmen mit bis zu 22.000 € Jahresumsatz. Anders als bei der Vorgängerversion weist die neue Fassung jedoch darauf hin, dass die Unternehmensgröße bei der Einhaltung der GoBD eine Rolle spielt und zu berücksichtigen ist.

Deswegen sind Word und Excel nicht GoBD-konform

Besonders Kleinstunternehmer und Freiberufler, denen ein begrenztes Budget zur Verfügung stehen, nutzen für die Erstellung von buchungsrelevanten Unterlagen gerne Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Word bzw. Microsoft Excel.

In der Regel ist die Rechnungsstellung mit Word und Excel nicht GoBD-konform. Die Richtlinien schreiben den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine lückenlose Verfahrensdokumentation vor. Da gespeicherte Word- und Excel-Dateien als ein elektronisches Format gelten, ist eine Aufbewahrung in Papierform unzulässig. Für die revisionssichere Archivierung ist das einfache Speichern im Windows Explorer nicht erlaubt. Voraussetzung ist stattdessen ein ergänzendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine andere Form der digitalen Archivierung, die die Unveränderbarkeit sicherstellen.

Achtung

Verwenden Sie Buchhaltungssoftware wie Sage ERP, um gemäß den Richtlinien zu arbeiten. Wer Rechnungen ausschließlich mit Text- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt, ohne eine revisionssichere Archivierung mit einem DMS oder einem Buchhaltungsprogramm sicherzustellen, begeht eine Ordnungswidrigkeit.

Kriterien für GoBD-konforme Software

  • Sichere, langfristige Aufbewahrung aller Daten

  • Lückenlose Verfahrensdokumentation

  • Unveränderbarkeit der Versionshistorie

  • Zeitgerechte Erfassung und Buchung

  • Integriertes System für das Dokumentenmanagement (DMS)

  • Datenzugriff durch Finanzamt-Schnittstellen

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