GoBD

Richtlinien für die elektronische Buchhaltung

Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse, die früher in Papierform verarbeitet und aufbewahrt wurden, werden heute meist elektronisch erfasst. Für eine einheitliche Form der digitalen Buchhaltung veröffentlichte das deutsche Bundesfinanzministerium im Jahr 2014 die Verwaltungsvorschrift GoBD.

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Was bedeutet GoBD?

Unter der Abkürzung GoBD versteht man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Bei den GoBD handelt es sich um entsprechende Richtlinien für eine IT-gestützte Buchhaltung. Sie dienen als Grundlage für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Die GoBD wurden erstmals am 12. November 2014 präsentiert und gelten für sämtliche Veranlagungsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Zuletzt reformiert wurden sie im Jahr 2020.

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchhaltung gelten – in der Regel – für jeden Unternehmer, sowohl für Klein- als auch für Großunternehmer. Denn: Steuerrelevante Unterlagen müssen auch von Einzelunternehmern oder Freiberuflern GoBD-konform aufbewahrt werden, obwohl für die Buchhaltung eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend ist. Die Umsatzsteuerbefreiung muss den zuständigen Behörden anhand einer lückenlosen Dokumentation von erzielten Umsätzen und Gewinnen bewiesen werden.

Die wichtigsten Inhalte der GoBD im Überblick

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Zu den von den GoBD umfassten Daten zählen grundsätzlich alle, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Infolge von § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) sind das unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, empfangene sowie versendete Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege.

Finanzverwaltungen fordern mit den GoBD primär eine revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation. Besonders in der elektronischen Buchhaltung ist es wichtig, nachträgliche Änderungen, Verfälschungen oder Manipulationen auszuschließen. Im Grunde genommen geben die GoBD also vor, welche Art und Weise der Buchführung Steuerberater und Finanzbehörden akzeptieren. Zusätzlich regeln die GoBD für den Fall einer digitalen Überprüfung seitens der Finanzverwaltung den Datenzugriff.

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Wahrheit, Klarheit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und fortlaufende Aufzeichnung

Die GoBD legen unter anderem fest, welche Richtlinien für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gelten. Als gesetzliche Grundlage dient sowohl die Abgabenordnung (AO) als auch das Handelsgesetzbuch (HGB). Bestimmte Geschäftsvorfälle müssen sich nach dem Prinzip der progressiven und retrograden Prüfbarkeit lückenlos zurückverfolgen lassen. Einfach ausgedrückt heißt das, Finanzbehörden müssen alle Vorgänge der Buchhaltung nachvollziehen können. Die progressive Prüfung verläuft vom Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen und die Bilanz einschließlich GuV und endet bei der Steueranmeldung- und Steuererklärung. Im Falle einer retrograden Prüfung geschieht dies genau umgekehrt. Für die Nachprüfbarkeit von Büchern und der erforderlichen Aufzeichnung wird eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation gefordert.

Die Grundsätze für die Erfüllung der Punkte Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung gliedern sich in mehrere Unterbereiche. So müssen Unternehmer die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Buchhaltung gewährleisten. Da es sich bei den GoBD um kein Gesetz handelt, führt ein Verstoß nicht immer zu schwerwiegenden Folgen, sofern Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht übermäßig beeinträchtigt werden. Es kann dennoch zu steuerstrafrechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern führen.

Vollständigkeit

Um die Vollständigkeit zu erfüllen, müssen gemäß den Richtlinien alle einzelnen Geschäftsvorfälle festgehalten werden: vollzählig und lückenlos. Eine in Geld bestehende Gegenleistung, der Inhalt eines Geschäfts, der Name des Vertragspartners sowie, wenn zumutbar, eine ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls müssen belegt werden.

Eine Ausnahme gibt es dennoch: Die Aufzeichnung ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich oder praktisch unmöglich ist, einzelne Geschäftsvorfälle darzustellen.

Richtigkeit

Die GoBD schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle im Sinne der Richtigkeit in Überstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen in Belegen abzubilden sind. Eine wahrheitsgemäße Buchführung ist dementsprechend das A und O. Dazu gehört auch die richtige Kontierung.

Um Manipulationen zu verhindern, sind zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen unentbehrlich. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen zeitnah gebucht werden. Bargeldlose Transaktionen sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen. Bei der Buchung von Barzahlungen gelten dagegen deutlich strengere Vorgaben: Bargeld-Transaktionen müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen bestehen für Geschäftsvorfälle, die nur periodenweise gebucht werden.

Ordnung

Zur Einhaltung des Grundsatzes sehen die GoBD eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen vor. Eine unübersichtliche und planlose Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen erhöht die Gefahr für den Verlust wichtiger Unterlagen und zugleich auch das Risiko für Manipulationen.

Deswegen sehen die Richtlinien zum Beispiel eine Trennung von bargeldlosen und baren Geschäftsvorfällen vor. Gleiches gilt für nicht steuerbare, steuerpflichtige sowie steuerfreie Umsätze. Für die Darstellung von Buchungen wird eine sachliche und einzelne Ordnung nach Konten gewünscht. Sämtliche Konten sollen nach Abschlusspositionen gesammelt und nach Kontensummen- oder Salden fortgeschrieben werden.

Unveränderbarkeit

Buchungen und Aufzeichnungen dürfen in einer GoBD-konformen Buchhaltung ohne Protokollierung nicht verändert werden. Die Protokollierung muss lückenlos erfolgen, damit der ursprüngliche Inhalt bzw. das Original zu jeder Zeit festgestellt werden kann. Jede einzelne Änderung, sei es eine Löschung oder Korrektur, muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein.

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Neufassung der GoBD seit 2020

Seit der Einführung wurden die Richtlinien der GoDB überarbeitet.

Mobiles Scannen via Smartphone

Belege dürfen mit der Neufassung nicht nur gescannt, sondern auch mobil mit dem Smartphone erfasst werden. Das mobile Scannen ist auch im Ausland zulässig, sofern die Belege dort verarbeitet wurden.

Konvertierung von Unterlagen im unternehmenseigenen Format

Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen in das firmeneigene Format umgewandelt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Dokument inhaltlich nicht verändert wird, Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden und die Finanzbehörde dennoch auf das Format zugreifen kann.

Erweiterte Datenverarbeitungssysteme

Unternehmen dürfen selbst wählen, ob Sie für die Buchhaltung und Warenwirtschaft On-Premise-Software oder externe Cloud-Lösungen verwenden. Auch eine Kombination beider Systeme ist zulässig, sofern die zuständigen Finanzbehörden einen uneingeschränkten Zugriff haben.

Neu definierte GoBD für Kleinstunternehmen

Die GoBD richten sich auch weiterhin an Kleinunternehmen mit bis zu 22.000 Euro Jahresumsatz. Anders als bei der Vorgängerversion weist die Neufassung jedoch darauf hin, dass die Unternehmensgröße bei der Einhaltung der GoBD eine Rolle spielt und zu berücksichtigen ist.

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Deswegen sind Word und Excel nicht GoBD-konform

GoBD-konforme Software

Sichere, langfristige Aufbewahrung aller Daten
Lückenlose Verfahrensdokumentation
Unveränderbarkeit der Versionshistorie
Zeitgerechte Erfassung und Buchung
Integriertes Dokumentenmanagement
Datenzugriff durch Finanzamt-Schnittstellen

Besonders Kleinunternehmer und Freiberufler, denen ein begrenztes Budget zur Verfügung stehen, nutzen für die Erstellung von buchungsrelevanten Unterlagen gerne Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Word bzw. Microsoft Excel.

In der Regel ist die Rechnungsstellung mit Word und Excel nicht GoBD-konform. Die Richtlinien schreiben den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine lückenlose Verfahrensdokumentation vor. Da gespeicherte Word- und Excel-Dateien als ein elektronisches Format gelten, ist eine Aufbewahrung in Papierform unzulässig. Für die revisionssichere Archivierung ist das einfache Speichern im Windows Explorer nicht erlaubt. Voraussetzung ist stattdessen ein ergänzendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine andere Form der digitalen Archivierung, die die Unveränderbarkeit sicherstellen.

Hinweis:

Verwenden Sie Buchhaltungssoftware wie Sage Active, um gemäß den Richtlinien zu arbeiten. Wer Rechnungen ausschließlich mit Text- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt, ohne eine revisionssichere Archivierung mit einem DMS oder einem Buchhaltungsprogramm sicherzustellen, begeht eine Ordnungswidrigkeit.

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