DATEV-Cloud-Wechsel 2026
Alternativen und Lexware-Lösungen für Kanzleien und Mandanten im Vergleich
Das Wichtigste in Kürze
- DATEV stellt Lizenzen bis Ende 2027 verpflichtend auf die neue Benutzerlizenz um. Gleichzeitig verlagern sich immer mehr Leistungen auf variable, nutzungsabhängige Preismodelle statt fester Monatspreise.
- Lexware neue steuerkanzlei bietet Kanzleien ein lokal installierbares Komplettpaket zum Festpreis. Lexware Office deckt als Cloud-SaaS-Lösung die Mandantenseite ab und bindet sich über den DATEV Buchungsdatenservice direkt an bestehende Kanzleisoftware an.
- Ab 2027 bzw. 2028 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen versenden können. Ein Systemwechsel lässt sich daher sinnvoll mit der E-Rechnungs-Umstellung verbinden.
Steuerkanzleien und ihre Mandanten stehen 2026 vor einer Weichenstellung. DATEV treibt die Umstellung auf cloudbasierte Lizenzen konsequent voran, während die E-Rechnungspflicht zusätzlichen Druck erzeugt.
Dieser Ratgeber richtet sich an Kanzleiinhaber, Buchhalter und Selbstständige. Er zeigt, welche Kosten bei der Cloud-Transformation drohen, welche Alternativen infrage kommen und wie der Wechsel gelingt.
Lexware neue steuerkanzlei 2026 Mehrplatzversion - Abonnement
- Geeignet für Steuerberater und Steuerkanzleien
- Hilft bei Buchhaltung, Lohnabrechnung, Mandantenverwaltung und Steuer
- Mit Lexware eRechnung für XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und signierte E-Rechnung
- Für bis zu 5 Arbeitsplätze
Warum steigt 2026 der Transformationsdruck bei DATEV?
Darum geht es:
- DATEV stellt seine Lizenzen schrittweise auf ein cloudbasiertes Modell um.
- Variable Nutzungsgebühren erhöhen die Kostenunsicherheit vieler Kanzleien.
- Die gesetzliche E-Rechnungspflicht beschleunigt den Handlungsbedarf.
Die Umstellung auf DATEV-Benutzerlizenzen
DATEV führt die sogenannte Benutzerlizenz ein. Das ist ein einheitliches Lizenzmodell für Cloud-Anwendungen und lokal installierte Software. Die bisherigen Lizenzarten Netz-, PC-, Betriebsstätten- und Generallizenz laufen zum 31. Dezember 2027 aus. Kanzleien, die DATEV nutzen, müssen bis dahin umgestellt haben. Parallel verlagert DATEV zunehmend Funktionen in die Cloud, während On-Premises-Varianten (Systeme auf eigener Hardware statt in der Cloud) schrittweise auslaufen.
Die Kostenfalle
Viele DATEV-Leistungen werden nutzungsabhängig abgerechnet. Ein Beispiel ist die Cloud-Pauschale in der Lohnabrechnung. Seit dem 1. Januar 2025 fallen dort 0,40 Euro pro Monat und abgerechnetem Arbeitnehmer an. Bei 200 Mandanten mit durchschnittlich zehn Mitarbeitern summiert sich das auf rund 800 Euro monatlich, allein für diese Position. DATEV veröffentlicht zudem keine frei zugänglichen Gesamtpreislisten. Das erschwert vielen Kanzleien die verlässliche Budgetplanung.
Der E-Rechnungs-Druck
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen im B2B-Bereich, meist im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für die Versandpflicht von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden. Für alle anderen gilt die Pflicht spätestens ab 2028. Kanzleien, die jetzt ihre Software modernisieren, verbinden den Lizenzwechsel praktischerweise gleich mit der E-Rechnungs-Umstellung.
Wie funktioniert der lokale On-Premises-Kanzleiansatz mit Lexware neue steuerkanzlei?
Darum geht es:
- Festpreise statt variabler Klickgebühren.
- Vollversion der Steuerkanzlei-Software ohne Cloud-Zwang.
- Fachwissen direkt in der Anwendung.
Zielgruppe von Lexware neue steuerkanzlei
Die Software-Lösung Lexware neue steuerkanzlei richtet sich vor allem an inhabergeführte Steuerkanzleien. Die Anwendung läuft ohne verpflichtenden Cloud-Betrieb lokal auf Desktop oder Server.
Funktionsumfang von Lexware neue steuerkanzlei
Die Komplettlösung umfasst Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuererklärungsprogramme. Die Steuererklärungen laufen dabei über den Kooperationspartner ADDISON. Ergänzend ist die Haufe Steuer Office Kanzlei-Edition integriert. Sie liefert Fachwissen zu Steuerrecht, Bilanzierung und Kanzleimanagement.
Deshalb sollten Sie das Thema nicht aufschieben
Als Kanzlei, die On-Premises-Strukturen bewusst beibehalten will, bietet Ihnen Lexware neue steuerkanzlei einen kalkulierbaren Festpreis. Das unterscheidet die Lösung deutlich von variablen DATEV-Klickpreisen. Für viele kleinere Kanzleien bleibt vor allem die Kostentransparenz ein wichtiges Argument für einen Wechsel.
Was bietet die Lexware Office als Alternative?
Darum geht es:
- Cloudbasierte Buchhaltung für Mandanten und Selbstbucher.
- Kostenloser Kanzleizugang mit Live-Einblick in Mandantendaten.
- Anbindung an bestehende DATEV-Kanzleisoftware.
Lexware Office für Mandanten
Lexware Office ist eine SaaS-Lösung für Mandanten, Selbstständige und kleine Unternehmen. SaaS steht für Software-as-a-Service, also eine cloudbasierte Mietsoftware, die meist im Abonnement bezogen wird. Die Anwendung bietet KI-gestützte Belegerkennung, Tools für die E-Rechnung und automatisiertes Online-Banking. Mandanten können Belege selbst erfassen und übergeben vorkontierte Daten an die Kanzlei.
Steuerberaterzugang und Cockpit
Kanzleien erhalten über Lexware Office einen Steuerberaterzugang ohne zusätzliche Kosten. Im sogenannten Steuerberater-Cockpit sehen sie aktuelle Mandantendaten in Echtzeit. Zu diesen Informationen gehören Kennzahlen, Belege und Buchungsdaten. Darüber hinaus lassen sich Dokumente sicher zwischen Kanzlei und Mandant austauschen.
Anbindung an die DATEV-Kanzleiwelt
Lexware Office verbindet sich über den DATEV Buchungsdatenservice und den DATEV Rechnungsdatenservice mit bestehender DATEV-Kanzleisoftware. Beleg- und Buchungsdaten werden online übertragen. Ein Pendelordner mit physischen Belegen entfällt dadurch. Kanzleien können auf diese Weise DATEV weiter im Rechnungswesen nutzen, während Mandanten mit Lexware Office arbeiten.
Lexware Office L 1 Jahr ehemals lexoffice
- Ehemals lexoffice jetzt Lexware Office
- Online-Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Unternehmer
- Erledigt GuV, EÜR, Anlagenverwaltung und Umsatzsteuervoranmeldung
- Keine Installation, Wartung oder Updates notwendig
- Unterstützt E-Rechnungen
- Monatlich kündbar
- 30 Tage kostenlos testen
Wie unterscheiden sich DATEV und Lexware?
Darum geht es:
- DATEV setzt auf variable, nutzungsabhängige Preismodelle.
- Lexware neue steuerkanzlei bietet feste Preise.
- Lexware Office ergänzt beide Welten über Cloud-Schnittstellen.
| Kriterium | DATEV (Cloud / Hybrid) | Lexware neue steuerkanzlei | Lexware Office (SaaS) |
|---|---|---|---|
| Bereitstellungsart | Cloud / Server-Mix | Lokal, Desktop oder Server | Cloud, browserbasiert |
| Zielgruppe | Mittlere und große Kanzleien | Kleine und mittlere Kanzleien | Mandanten, KMU, Selbstständige |
| Kostenmodell | Variable Nutzungs- und Lizenzgebühren | Fester Preis | Feste Monats-Flatrate je Paket |
| Fachwissen | Zusatzmodul, separat buchbar | Integrierte Haufe-Kanzlei-Edition | Nicht enthalten |
| Anbindung Kanzlei | Native DATEV-Welt | DATEV-Import- und Exportschnittstelle | DATEV-Datenservices, Cloud-API |
Wie gelingt der Systemwechsel von DATEV zu Lexware Office in der Praxis?
Darum geht es:
- Bestandsaufnahme vor jeder technischen Umstellung.
- Migration mit sauberen Daten aus dem bestehenden DATEV-System.
- Stufenweiser Rollout inklusive E-Rechnungs-Prozessen.
Die erfolgreiche Migration von DATEV zu Lexware Office erfordert eine strukturierte und fehlerfreie Umsetzung in der Praxis. Um Ausfallzeiten zu minimieren und Datenverluste zu vermeiden, lässt sich der Wechsel in vier Kernphasen unterteilen. Die folgende Anleitung zeigt, wie Sie die Bestandsaufnahme meistern, Daten fehlerfrei migrieren und Cloud-Schnittstellen sowie E-Rechnungs-Workflows rechtssicher implementieren.
- Bestandsaufnahme durchführen: Kanzleien prüfen zunächst, welche Mandanten für Lexware Office geeignet sind. Selbstbucher mit einfachen Prozessen sind ideale Kandidaten. Komplexere Mandate bleiben häufig in der bestehenden DATEV- oder On-Premises-Struktur.
- Stammdaten und Salden exportieren: Vor der Umstellung werden Stammdaten und Salden aus DATEV exportiert. Das schafft eine saubere Datengrundlage für den neuen Prozess. Fehlerhafte oder doppelte Datensätze sollten vorab bereinigt werden.
- DATEV-Cloud-Services einrichten: Kanzlei und Mandant richten den DATEV Buchungsdatenservice oder Rechnungsdatenservice ein. Die Bestellung erfolgt über die MyDATEV Mandantenregistrierung. Nach der erfolgreichen Autorisierung (meist via DATEV SmartLogin oder SmartCard) werden Belege und Buchungsdaten automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht.
- E-Rechnungs-Workflows ausrollen: Abschließend werden Mandanten an die neuen E-Rechnungs-Prozesse herangeführt. Das betrifft insbesondere Empfang, Verarbeitung und Archivierung strukturierter Rechnungen. Ein proaktiver Rollout verschafft allen Beteiligten Sicherheit vor den kommenden Versandpflichten ab 2027 und 2028.
Kanzleisoftware vs. Mandanten-Cloud: Weitere DATEV-Alternativen im Vergleich
Darum geht es:
- Mandanten-Clouds unterscheiden sich vor allem im Preis und den E-Rechnungs-Tarifen.
- Alle genannten Systeme bieten DATEV-kompatible Schnittstellen.
Kanzlei-Komplettsoftware (Desktop und Hybrid)
| Kriterium | Agenda PLUS | ADDISON | hmd-software | Simba Kanzleisoftware | Stotax Kanzlei |
|---|---|---|---|---|---|
| Bereitstellung | On-Premises oder Rechenzentrum (ASP) | Cloud-Hybrid / On-Premises | On-Premises / Hybrid-Server | Modulare On-Premises- und Hybrid-Lösung | On-Premises, Cloud-Option zubuchbar |
| Kostenmodell (netto) | ab ca. 139 bis 145 Euro pro Monat (Einstieg) | Modul- und lizenzbasiert, individuell | Pauschalmodell nach Kanzleigröße | Individuell nach Modulumfang | Preisrechner-Modell, ca. 59 bis 926 Euro pro Monat |
| Besondere Stärke | Feste Monatspreise, kostenfreie Experten-Hotline | Mandantenportal ADDISON OneClick | Starker Fokus auf lokale Datenhaltung | Modularer Aufbau für individuelle Zuschnitte | Anbindung an Stollfuß-Fachliteratur |
| Lohn und Steuern | Ja, vollintegriert | Ja, vollintegriert | Ja, vollintegriert | Ja, vollintegriert | Ja, vollintegriert |
| DATEV-Schnittstellen | Eigene DATEV-Buchungslogik, Cloud-Portal | Import / Export, Cloud-Sync | DATEV-kompatible Schnittstellen | Import / Export, Datenservice | Import / Export, DATEV-Format |
Hinweis: Bei Agenda, ADDISON, hmd-software, Simba und Stotax handelt es sich um öffentlich zugängliche, aber teils individuell verhandelte Preismodelle (Stand: August 2026. Verbindliche Angebote liefern die Anbieter auf ihren Webseiten oder nach individueller Beratung.
Mandanten-Cloud-Lösungen (SaaS) für Selbstbucher
| Kriterium | sevdesk | BuchhaltungsButler |
|---|---|---|
| Vergleichs-Tarif | sevdesk Buchhaltung Pro | Smart / Premium |
| Monatspreis (netto) | 34,90 Euro (Monatsabo, im Jahresabo günstiger) | 34,90 Euro (Smart) / 59,90 Euro (Premium), Jahresvertrag |
| Zielgruppe | Selbstständige, Freiberufler, KMU | Kanzleien mit hohem Automatisierungsanspruch |
| E-Rechnung (B2B) | Erstellen und Empfangen (XRechnung / ZUGFeRD) | Erstellen und Empfangen (XRechnung / ZUGFeRD) |
| DATEV-Cloud-Schnittstelle | DATEV Buchungsdatenservice / Rechnungsdatenservice 1.0 | DATEV Buchungsdatenservice |
| Steuerberater-Zugang | Kostenlos über Berater-Zugang | Kostenlos über Kanzleiportal |
Alle drei Lösungen ersetzen die Mandanten-Anbindung von DATEV Unternehmen online. Ihre Wahl hängt vor allem von Tarifstruktur, Automatisierungsgrad und bestehenden Kanzleiprozessen ab.
[Autor: LB]
Häufige Fragen und Antworten zu den Änderungen bei DATEV
Antwort: Die reine Grundgebühr deckt selten die Gesamtkosten ab. Module wie Belege online werden separat pro Mandantenbestand abgerechnet (Stand August 2026 ab ca. 3,50 bis 3,75 Euro monatlich). Wer Rechnungen direkt im System schreibt, zahlt für Auftragswesen online/next weitere rund 7 Euro. Ein echter und oft übersehener Kostenfaktor ist zudem die Speicherplatz-Pauschale im DATEV-Rechenzentrum: Wächst das Belegarchiv über das Inklusiv-Volumen hinaus, fallen monatlich ca. 1 bis 1,05 Euro pro Gigabyte an. In Summe belaufen sich die monatlichen Softwarekosten für Mandanten daher meist auf 17 bis 25 Euro, zzgl. möglicher Einrichtungsgebühren durch die Kanzlei.
Antwort: Seit dem 1. Juli 2026 kostet der Versand 0,50 Euro je Ausgangsrechnung. Diese Gebühr greift ausschließlich, wenn eine Rechnung aus einem Drittsystem aktiv über das DATEV E-Rechnungspostfach versendet wird. Nutzt ein Drittsystem wie Lexware Office oder sevdesk einen eigenen Versandweg, etwa direkt per E-Mail oder Peppol, fällt keine DATEV-Gebühr an. Der Rechnungsempfang bleibt in jedem Fall dauerhaft kostenlos, unabhängig vom Übertragungsweg. Wer Rechnungen direkt aus DATEV-eigenen Programmen wie Auftragswesen next versendet, zahlt ebenfalls weiterhin nichts.
Antwort: Nein. Ein Mandantenwechsel zu Lexware Office zwingt die Kanzlei nicht zum Systemwechsel. Über den DATEV Buchungsdatenservice fließen die Belege weiterhin automatisch in die bestehende DATEV-Kanzleisoftware. Die Kanzlei arbeitet also unverändert mit DATEV weiter. Nur der Mandant wechselt die Erfassungsebene, nicht die Kanzlei-Infrastruktur.
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