E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer 2026
Regeln, Ausnahmen und Software-Lösungen
Das Wichtigste in Kürze
- Seit Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die gesetzliche E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit, müssen strukturierte E-Rechnungen aber empfangen können.
- Die Aufbewahrung erfordert die GoBD-konforme Archivierung des vollständigen XML-Kerns. Ein Ausdrucken oder reines Abspeichern als PDF genügt bei Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD nicht.
- Aufbewahrungsfristen von acht Jahren nach § 14b UStG machen eine unveränderbare, maschinell auswertbare Speicherung zur steuerrechtlichen Pflicht für den Betriebsausgabenabzug.
- GoBD-konforme Software wie sevdesk automatisiert den Empfang, die KI-gestützte Belegerfassung sowie die Steuerberater-Übergabe via DATEV-Schnittstelle.
Die E-Rechnungspflicht bringt seit Januar 2025 neue Pflichten für Kleinunternehmer im B2B-Geschäft mit sich. Ausstellen müssen Sie nichts, empfangen aber sehr wohl. Diese Doppelrolle sorgt in der Praxis für die meisten Missverständnisse. Wer sie einmal verstanden hat, kann die eigenen Prozesse gezielt darauf ausrichten, statt bei jeder neuen Formatfrage von vorn zu beginnen.
Dieser Ratgeber ordnet deshalb zunächst die rechtlichen Grundbegriffe, bevor er konkret wird. Was genau ist eine E-Rechnung, wen betrifft die Pflicht, und wo hört die eigene Verantwortung als Kleinunternehmer auf? Anschließend erfahren Sie, wie Software am Beispiel der cloudbasierten Dienste von sevdesk diese Anforderungen automatisiert löst, ohne dass Sie sich in Formatdetails einarbeiten müssen.
sevdesk Buchhaltung
- Deutsche Online-Software für einfache und vorbereitende Buchhaltung
- Geeignet für Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe
- Installation, Wartung oder Updates nicht erforderlich
- Kann E-Rechnungen erfassen, empfangen, versenden und verarbeiten
- Unterstützt mobile App
- 60 % Rabatt: MYSOFTWARE60 / Preis pro Monat ab
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Darum geht es:
- Umsatzgrenzen seit 2025: Maximal 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr.
- Umsatzsteuerbefreiung: Wer die Grenzen einhält, weist nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus.
- 8 Jahre Aufbewahrung: Die GoBD-Archivierungspflicht nach § 14b UStG gilt auch ohne Umsatzsteuerpflicht.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Selbstständige, deren Vorjahresumsatz 25.000 Euro netto nicht übersteigt. Zusätzlich darf der laufende Jahresumsatz prognostiziert 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 einheitlich in Deutschland und damit auch für Solo-Selbstständige und Nebenerwerbsgründer. Wer beide Grenzen einhält, profitiert von der Umsatzsteuerbefreiung, während ein Überschreiten automatisch zur Regelbesteuerung führt. Genau dieser Status entscheidet, welche der folgenden Regeln für Sie gelten.
Für alle Kleinunternehmer gilt zusätzlich eine steuerliche Aufbewahrungspflicht, die unabhängig vom Umsatzsteuer-Status besteht. Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre archiviert werden, eine Frist, die sich aus § 14b UStG ergibt. Für E-Rechnungen bedeutet das konkret, dass sie unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar gespeichert werden müssen. Diese Anforderungen fasst die GoBD zusammen, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Sie bildet die rechtliche Grundlage für jede digitale Rechnungsarchivierung und taucht deshalb im weiteren Verlauf dieses Ratgebers immer wieder auf.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Darum geht es:
- Strukturierter Datensatz: Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar, kein bloßes Dokument.
- Zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit XML-Kern) sind üblich.
- PDF reicht nicht: Ein normales PDF per E-Mail erfüllt die gesetzliche Definition nicht.
Der Begriff „E-Rechnung“ wird im Alltag oft mit jeder digital verschickten Rechnung gleichgesetzt. Rechtlich ist er jedoch enger gefasst. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. Diese Norm legt fest, welche Rechnungsangaben in welcher Form im Datensatz stehen müssen, damit Buchhaltungssysteme sie automatisch verarbeiten können. Ein normales PDF, das Sie als Anhang verschicken, erfüllt diese Definition nicht, selbst wenn es inhaltlich alle Pflichtangaben enthält.
Im Geschäftsverkehr haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der EN 16931 entsprechen. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne eigene visuelle Ansicht. Sie lässt sich ohne Anzeigeprogramm nicht einfach öffnen und lesen. ZUGFeRD löst dieses Problem, indem es ein sichtbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert. Für den Empfänger sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie ein gewöhnliches PDF. Sie enthält im Hintergrund aber denselben maschinenlesbaren Kern wie eine XRechnung.
Wird die Datei konvertiert, ausgedruckt oder in einem anderen Programm neu gespeichert, geht das eingebettete XML häufig verloren, ohne dass es erkennbar wird. Die Auswertbarkeit, die genau die GoBD-Grundsätze verlangen, ist dann faktisch zerstört. Empfangene ZUGFeRD-Dateien dürfen deshalb nie händisch verändert werden, sondern müssen unverändert im Originalformat archiviert bleiben.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben, das regelt § 34a UStDV. Sie dürfen weiterhin klassische PDF- oder Papierrechnungen ausstellen. Diese Befreiung gilt dauerhaft und bleibt auch über 2027 und 2028 hinaus für Kleinunternehmer bestehen. Die Begründung liegt im Charakter der Kleinunternehmerregelung selbst. Ohne ausgewiesene Umsatzsteuer greift die eigentliche Logik der E-Rechnungspflicht nicht, die ursprünglich vor allem der Umsatzsteuerkontrolle dient.
Viele B2B-Kunden fordern inzwischen strukturierte Rechnungsdaten aktiv ein, weil größere Auftraggeber Eingangsrechnungen zunehmend automatisiert verarbeiten. Eine E-Rechnung lässt sich dort schneller freigeben, was häufig auch den eigenen Zahlungseingang beschleunigt. Wer freiwillig E-Rechnungen anbietet, wirkt zudem professioneller und verschafft sich bei größeren Ausschreibungen mitunter einen Wettbewerbsvorteil.
sevdesk Rechnung
- Deutsche Online-Software für die Rechnungsstellung
- Geeignet für Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe
- Installation, Wartung oder Updates nicht erforderlich
- Schreibt E-Rechnungen (inkl. ZUGFeRD und xRechnung)
- Unterstützt mobile App
- 60 % Rabatt: MYSOFTWARE60 / Preis pro Monat ab
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Darum geht es:
- Seit 2025: Die Empfangspflicht gilt ausnahmslos für alle Unternehmer im B2B.
- Weder Papier noch PDF genügt: Nur strukturierte Formate erfüllen die Pflicht.
- B2C bleibt unberührt: Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Anders als bei der Ausstellung gibt es beim Empfang keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht ausnahmslos für alle Unternehmer im B2B-Geschäft. Kleinunternehmer müssen eingehende E-Rechnungen empfangen, öffnen und verarbeiten können. Weder ein Ausdruck auf Papier noch das einfache Abspeichern als PDF im Ordner genügt dafür. Das trifft auch dann zu, wenn der Lieferant Ihnen freundlicherweise beide Varianten zusätzlich mitschickt. Ein einfaches Ausdrucken zerstört den maschinenlesbaren Kern der Rechnung und damit die GoBD-Konformität.
Diese Pflicht betrifft ausschließlich Geschäfte zwischen Unternehmen. Für Endverbraucher im B2C-Bereich gilt sie nicht, weshalb Sie Privatkunden weiterhin klassische PDF- oder Papierrechnungen verschicken dürfen. In der Praxis wird ein technischer Weg zum Empfang und zur Archivierung von E-Rechnungen jedoch unausweichlich, sobald auch nur ein einziger B2B-Kunde umstellt.
Was gilt bei Kleinunternehmer-Rechnungen im elektronischen Format?
Darum geht es:
- Pflichthinweis im XML: Die Steuerbefreiung muss maschinenlesbar hinterlegt sein.
- Kein Vorsteuerabzug: Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer.
- Eingangsrechnungen bleiben wichtig: Sie sichern den Betriebsausgabenabzug in der EÜR.
Der Pflichthinweis nach § 19 UStG im XML-Code
Erstellt ein Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung, gelten besondere Regeln für die Steuerbefreiung. Der Befreiungsvermerk muss im sichtbaren PDF-Teil erscheinen, etwa mit dem Wortlaut „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Zusätzlich muss dieser Hinweis auch im maschinenlesbaren XML-Datensatz stehen, damit die Rechnung die Norm EN 16931 tatsächlich vollständig erfüllt. Ein Hinweis nur im sichtbaren Teil würde von automatisierten Buchhaltungssystemen des Empfängers schlicht überlesen. Softwarelösungen sollten diesen Hinweis deshalb automatisch im richtigen Format hinterlegen, damit Sie sich nicht selbst mit der XML-Struktur befassen müssen.
E-Rechnung ohne Vorsteuerabzug
Auf der Empfängerseite bleibt eine Besonderheit bestehen: Kleinunternehmer können keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Das ist so, weil sie selbst keine Umsatzsteuer erheben. Trotzdem bleiben ordnungsgemäße Eingangsrechnungen wichtig, weil sie Betriebsausgaben gegenüber dem Finanzamt belegen. Diese Ausgaben mindern den Gewinn in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Fehlt der ordnungsgemäße Beleg, erkennt das Finanzamt die Ausgabe womöglich nicht an, unabhängig davon, ob überhaupt Vorsteuer im Spiel war. Eine strukturierte, korrekt archivierte E-Rechnung schafft also Rechtssicherheit, die über die Umsatzsteuerfrage hinausgeht.
Wie unterstützt Sie sevdesk Kleinunternehmer konkret beim Umgang mit E-Rechnungen?
Als Kleinunternehmer haben Sie zwar keine Ausstellungspflicht, aber eine Empfangs- und Archivierungspflicht, die technisch anspruchsvoller ist, als sie klingt. Genau hier setzt sevdesk an. Statt sich mit XML-Strukturen, PDF/A-3-Fallstricken und Aufbewahrungsfristen auseinanderzusetzen, übernimmt die Software diese Aufgaben im Hintergrund. Sie reduziert die Empfangspflicht auf einen einzigen, wiederkehrenden Handgriff: Beleg hochladen.
Kleinunternehmer-Regelung in sevdesk aktivieren
In sevdesk lässt sich die USt-Befreiung nach § 19 UStG zentral einstellen. Das erfolgt einmalig in den Firmen-Stammdaten, sodass sevdesk ab diesem Zeitpunkt automatisch keine Umsatzsteuer mehr ausweist. Rechnungen enthalten danach automatisch den korrekten gesetzlichen Hinweis. Dieser ist im sichtbaren Teil als auch im XML-Datensatz enthalten, ohne dass Sie diesen selbst formulieren oder einfügen müssen.
E-Rechnungen in sevdesk empfangen und GoBD-konform archivieren
Eingehende E-Rechnungen lassen sich direkt in sevdesk hochladen, per Drag-and-Drop, per E-Mail-Weiterleitung oder über die mobile App. sevdesk liest ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisiert aus, sodass Sie den XML-Kern nicht selbst öffnen oder prüfen müssen. Eine KI-gestützte Belegerfassung ordnet die Daten passenden Zahlungstransaktionen zu und schlägt zudem eine passende Buchungskategorie vor. Diese Funktion ist ab dem Tarif sevdesk Buchhaltung enthalten. Im kostenlosen Tarif und im Tarif sevdesk Rechnung fehlt sie dagegen. Die Archivierung erfolgt anschließend automatisch und unveränderbar. Fehlende Belege zeigt sevdesk zusätzlich übersichtlich an. Dadurch behalten Sie den Überblick über offene Vorgänge, statt Eingangsrechnungen in verschiedenen E-Mail-Postfächern zu suchen.
Normkonforme E-Rechnungen mit sevdesk erstellen
Wer freiwillig E-Rechnungen versenden möchte, nutzt ein einfaches Formular. Programmierkenntnisse sind dafür nicht nötig, weil sevdesk automatisch die korrekten XML-Tags für die Steuerbefreiung erzeugt. Das Ausstellen von E-Rechnungen ist bereits im Tarif sevdesk Rechnung unbegrenzt möglich.
Die Steuerberater-Schnittstelle (DATEV)
sevdesk bietet mehrere DATEV-Exportformate an, darunter den DATEV-Rechnungsdatenservice und den DATEV-Buchungsdatenservice. Auch ein ADDISON-Export steht zur Verfügung und ist bereits ab dem Tarif sevdesk Rechnung nutzbar. Ihre Steuerkanzlei erhält damit einen strukturierten Zugriff auf Belege und Auswertungen, ohne dass Sie Dateien händisch zusammenstellen und verschicken müssen. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt idealerweise den Jahresabschluss.
Welcher sevdesk-Tarif passt zu Kleinunternehmern?
Darum geht es:
- sevdesk Rechnung: deckt das Schreiben von E-Rechnungen und Angeboten ab.
- Buchhaltung: liefert zusätzliche Funktionen für den automatisierten E-Rechnungsempfang und EÜR.
- sevdesk Buchhaltung Pro: bietet einen erweiterten Leistungsumfang mit Kostenstellen, API und BWA.
sevdesk Rechnung vs. sevdesk Buchhaltung im Direktvergleich
Die Tarifwahl hängt direkt an der Frage, die dieser Ratgeber eingangs gestellt hat: Wollen Sie die Empfangspflicht nur formal erfüllen, oder soll sevdesk Ihnen die Arbeit tatsächlich abnehmen? Der Tarif sevdesk Rechnung deckt nur das Ausstellen von E-Rechnungen ab. Die automatisierte Erfassung eingehender E-Rechnungen ist darin nicht enthalten, ebenso wenig wie die KI-gestützte Belegerfassung. Beide Funktionen sind erst ab dem Tarif sevdesk Buchhaltung verfügbar. Für die reine Empfangspflicht reicht theoretisch jedes E-Mail-Postfach, in dem Sie die Dateien manuell und unverändert ablegen. Für eine automatisierte, GoBD-konforme Verarbeitung ohne eigenen Prüfaufwand empfiehlt sich dennoch die Wahl des Tarifs sevdesk Buchhaltung.
| Funktion | sevdesk Rechnung | sevdesk Buchhaltung | sevdesk Buchhaltung Pro |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungen unbegrenzt schreiben | Ja | Ja | Ja |
| Eingehende E-Rechnungen automatisiert erfassen | Nein | Ja | Ja |
| KI-gestützte Belegerfassung | Nein | Ja | Ja |
| EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung | Nein | Ja | Ja |
| DATEV-/ADDISON-Export | Ja | Ja | Ja |
| Kostenstellen und REST-API | Nein | Nein | Ja |
Quelle: sevdesk.de/preise, Funktionsstand August 2026. Angaben ohne Gewähr, da sich Tarife ändern können.
Preisgestaltung und Preis-Leistung für Kleinunternehmer
sevdesk Rechnung kostet ohne Rabatt bei monatlicher Zahlung 12,90 Euro netto. Der Tarif sevdesk Buchhaltung kostet ohne Rabatt 25,90 Euro netto im Monat. sevdesk Buchhaltung Pro kostet ohne Rabatt 34,90 Euro netto monatlich. Bei einer Vertragslaufzeit von zwölf oder 24 Monaten sinkt der Monatspreis. Der Anbieter gewährt zudem regelmäßig zeitlich begrenzte Rabattaktionen, sodass sich ein Blick auf die aktuellen Konditionen vor Vertragsschluss lohnt.
Für die Wahl des passenden Tarifs ist vor allem das eigene Rechnungsaufkommen ausschlaggebend, nicht der Preisunterschied allein. Wer nur gelegentlich E-Rechnungen schreibt und Eingangsrechnungen bislang sauber manuell verwaltet, kommt mit sevdesk Rechnung aus. Wer die Empfangspflicht automatisiert und rechtssicher erfüllen will, ist mit sevdesk Buchhaltung besser beraten, insbesondere bei regelmäßigem Eingang strukturierter Lieferantenrechnungen. Auch wer die EÜR direkt in der Software erstellen möchte, profitiert vom größeren Funktionsumfang, weil sich Rechnungsempfang und Steuererklärung dann auf derselben Datenbasis erledigen lassen.
Wie machen sich Kleinunternehmer in vier Schritten bereit für die E-Rechnung?
Darum geht es:
- Empfangskanal schaffen: Ein eigenes Postfach und die passende Software bilden das Fundament.
- Stammdaten hinterlegen: § 19 UStG zentral einrichten, um Fehler beim Versendungs- und Empfangsprozess zu vermeiden.
- Archivierung automatisieren: GoBD-konforme Speicherung sichert den Betriebsausgabenabzug nachhaltig ab.
Die E-Rechnungspflicht wirkt für Kleinunternehmer zunächst komplex, weil sie zwei gegenläufige Pflichten gleichzeitig regelt, da keine Pflicht zur Ausstellung, aber eine strikte Pflicht zum Empfang besteht. In der Praxis lässt sich das aber einfach strukturieren, sobald diese Trennung einmal verstanden ist. Eine Software wie sevdesk übernimmt die technisch anspruchsvolle Empfangsseite automatisiert, sodass der bürokratische Aufwand überschaubar bleibt und Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Checkliste für den Einstieg
- Empfangskanal einrichten: Ein separates E-Mail-Postfach für E-Rechnungen anlegen.
- sevdesk konfigurieren: Den Kleinunternehmer-Status nach § 19 UStG in den Stammdaten hinterlegen.
- Eingangsrechnungen archivieren: PDF/A-3- und XML-Dateien in sevdesk hochladen und rechtssicher speichern.
- B2B-Kunden überzeugen: Optional GoBD- und EN-16931-konforme ZUGFeRD-Rechnungen anbieten.
Mit dieser Struktur erfüllen Kleinunternehmer alle gesetzlichen Pflichten und bleiben zugleich für künftige Anforderungen gut aufgestellt.
[Autor: PK]
Quellen:
https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__26a.html
https://sevdesk.de/preise/
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html
https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/BJNR355500017.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__162.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
Häufige Fragen und Antworten zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer
Antwort: Die B2G-Pflicht zur XRechnung an Bundesbehörden hat eine eigene Rechtsgrundlage: die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Sie gilt bereits seit dem 27. November 2020 (mit Ausnahmen für Direktaufträge unter 1.000 Euro). Sie ist rechtlich unabhängig von der UStG-Ausstellungspflicht für B2B-Umsätze. §34a UStDV befreit Kleinunternehmer ausdrücklich von dieser UStG-Pflicht. Für die separate B2G-Pflicht gegenüber Behörden gilt diese Befreiung nach überwiegender Einschätzung nicht automatisch. In der Praxis verlangen Bundesbehörden die XRechnung meist über die Vergabeunterlagen oder den Vertrag. Prüfen Sie deshalb bei Behördenaufträgen die konkreten Vertragsbedingungen und fragen Sie im Zweifel bei der auftraggebenden Stelle nach. Zusätzlich benötigen Sie dort die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers. Dabei handelt es sich um eine Kennung zur elektronischen Weiterleitung an die richtige Behördenstelle.
Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 gelten acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die frühere Zehnjahresfrist verkürzt. Die Änderung betrifft §14b UStG für Rechnungen und §147 AO für Buchungsbelege gleichermaßen. Für Rechnungen ab 2025 gilt verlässlich die neue Achtjahresfrist. Bei Grundstücksbezug oder laufenden Vorsteuerberichtigungen kann die Frist im Einzelfall länger laufen.
Antwort: Nur eingeschränkt. Laut sevdesk (Stand 13.08.2026) fehlt die automatisierte Erfassung eingehender E-Rechnungen im Tarif sevdesk Rechnung. Formal reicht theoretisch schon ein E-Mail-Postfach zur Erfüllung der Empfangspflicht. Für eine automatisierte, GoBD-konforme Archivierung ohne manuellen Mehraufwand ist der Tarif sevdesk Buchhaltung die praxistauglichere Wahl.
Antwort: Kostenlose Generatoren erzeugen meist gültige ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien zum Versenden. Für den Empfang und die dauerhafte Archivierung reichen sie in der Regel nicht aus. Diese Tools speichern Daten nicht dauerhaft und bieten keine manipulationssichere, achtjährige Ablage. Für die reine Rechnungserstellung als Kleinunternehmer können sie trotzdem eine kostengünstige Option sein.
Antwort: Das Hauptrisiko ist meist nicht das Bußgeld, sondern die GoBD-Widrigkeit. Fehlt bei einer Betriebsprüfung der maschinenlesbare XML-Kern einer ZUGFeRD- oder XRechnung, kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsmäßig einstufen. Im schlimmsten Fall drohen dann Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinn nach §162 AO. Da Kleinunternehmer ohnehin keine Vorsteuer geltend machen, entfällt das Risiko einer Vorsteuer-Rückforderung. Der Ausgabenabzug in der EÜR gerät aber ins Wackeln, wenn Belege nicht mehr auswertbar sind. Zusätzlich stuft §26a UStG die fehlende oder verkürzte Aufbewahrung als Ordnungswidrigkeit ein. Das führt möglicherweise zur Verhängung eines Bußgeldes. Eine automatisierte Archivierungslösung reduziert beide Risiken.
Antwort: Beim Überschreiten der Grenzen wechseln Sie aus der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in die allgemeine Regelbesteuerung. Für die Ausstellungspflicht gelten dann gestaffelte Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Regelunternehmer mit Zustimmung des Empfängers noch PDF oder Papier nutzen. Bis Ende 2027 gilt das zusätzlich für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ab 2028 müssen alle Regelunternehmer im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Wer als Kleinunternehmer bereits GoBD-konform archiviert hat, muss beim Wachstum seines Geschäfts meist nur noch die Ausstellung ergänzen.
Antwort: Das hängt vom Empfänger ab. ZUGFeRD eignet sich für B2B-Kunden und Privatkunden, da es zusätzlich ein lesbares PDF enthält. XRechnung ist reines XML und bei Behörden meist zwingend vorgeschrieben. Für den laufenden Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen ist ZUGFeRD deshalb oft die bessere Wahl.
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