Lohnabrechnung
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Welche Lohnabrechnungssoftware passt zu Ihrem Unternehmen?
Für kleine Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten genügt meist ein Lohnprogramm wie Lexware lohn + gehalt basis oder eine Cloud-Lösung wie Lexware Office Lohn oder Sage Payroll. Wer mehr Mitarbeiter, mehrere Firmen oder mehrere Arbeitsplätze abrechnet, findet in den Versionen Lexware lohn + gehalt pro und Lexware lohn + gehalt premium oder mit Dataline Lohn bzw. edlohn die passende Lösungen.
| Zielgruppe | Software | System |
|---|---|---|
| Kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler mit Angestellten; Lohn und Buchhaltung aus einer Hand | Lexware Office mit Lohnabrechnung | Cloud, im Browser |
| Kleine Unternehmen, die Löhne automatisch berechnen und Meldungen an Behörden und Krankenkassen übermitteln möchten | Sage Payroll | Cloud, im Browser |
| Freiberufler, Handwerker und kleine Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern | Lexware lohn + gehalt 2026 plus | Download, Jahresversion oder Abonnement |
| Bis zu 200 Mitarbeiter, mehrere Arbeitsplätze, Verwaltung mehrerer Firmen | Lexware lohn + gehalt premium 2026 | Download, Jahresversion oder Abonnement |
| Unternehmen mit höherem Abrechnungsvolumen, Lohnbüros und Kanzleien | Dataline Lohn | Download |
| Lohnbüros und Kanzleien | edlohn | Download |
Einen Vergleich der beliebtesten Anbieter mit Vor- und Nachteilen finden Sie im Lohnabrechnungssoftware-Vergleich.
Was ist eine Lohnabrechnungssoftware?
Eine Lohnabrechnungssoftware (auch Lohnprogramm oder Lohn- und Gehaltssoftware) berechnet Löhne und Gehälter automatisch, erstellt die Entgeltabrechnungen für Ihre Mitarbeiter und bereitet die erforderlichen Meldungen vor. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Beschäftigten bei jeder Zahlung eine nachvollziehbare Abrechnung in Textform auszuhändigen. Eine Software hilft bei der Rechenarbeit und beachtet aktuelle gesetzliche Änderungen. Je nach Programm gehören dazu:
- Berechnung von Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, Zuschlägen, Sachbezügen und Einmalzahlungen
- Abrufen der Lohnsteuerabzugsmerkmale über ELStAM (statt der Papier-Lohnsteuerkarte)
- Elektronische Meldungen und Nachweise an Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Finanzamt (z. B. über ELSTER)
- Abrechnung von Minijobs, Midijobs und Mehrfachbeschäftigung
- Auswertungen, Exporte und Schnittstellen, z. B. zur Buchhaltung oder zum Steuerberater (etwa über DATEV)
Worauf sollten Sie beim Kauf einer Lohnabrechnungssoftware achten?
Klären Sie vor dem Kauf Ihren Bedarf anhand dieser Kriterien:
- Zahl der Mitarbeiter und Arbeitsplätze: Die Lizenzen und Tarife unterscheiden sich meist in der Anzahl abrechenbarer Beschäftigter, Arbeitsplätze und Firmen.
- Cloud oder Download: Cloud-Lösungen laufen im Browser und benötigen keine Installation. Download-Programme installieren Sie lokal und nutzen sie unabhängig vom Anbieter-Server.
- Betriebssystem: Desktop-Programme sind in der Regel für Windows ausgelegt. Mit einem Mac arbeiten Sie am besten mit einer Cloud-Lösung. Die genauen Systemanforderungen finden Sie auf der jeweiligen Produktseite bei mysoftware.de.
- Branche: Für das Baugewerbe gelten Besonderheiten wie die Meldungen an die SOKA-BAU. Prüfen Sie, ob das Programm Ihre Branchenanforderungen abdeckt (Stichwort Baulohn).
- Schnittstellen: Wichtig sind Anbindungen an Ihre Buchhaltung und an Ihren Steuerberater.
- Lizenzmodell: Jahresversion (365 Tage) oder Abonnement, jeweils inklusive Aktualisierungen für die Laufzeit.
- Archivierung und Export: Lohnunterlagen müssen je nach Art mehrere Jahre aufbewahrt werden. Achten Sie darauf, dass sich Abrechnungen und Lohnkonten archivieren und exportieren lassen.
Cloud-Lösung oder Download-Programm: Was ist besser?
Eine Cloud-Lösung wie Lexware Office Lohn oder Sage Payroll eignet sich für kleine Teams, die ohne Installation, auf mehreren Geräten und auch auf dem Mac abrechnen möchten. Ein Programm wie Lexware lohn + gehalt, Dataline Lohn oder edlohn bietet sich an, wenn Sie Ihre Daten lokal verwalten, mehrere Firmen betreuen oder einen größeren Funktionsumfang benötigen. Beide Wege führen zu gesetzeskonformen Abrechnungen, wenn Sie die Software aktuell halten.
Gibt es kostenlose Lohnabrechnungssoftware?
Dauerhaft kostenlose Vollversionen für die Lohnabrechnung sind selten, weil Beitragssätze, Meldeverfahren und Steuerregeln laufend angepasst werden müssen (und das mach Aufwand, der Geld kostet). Kostenlos testen können Sie Cloud-Lösungen häufig in einer Probephase. Anbieter gewähren oft Rabatte oder stellen günstige Einstiegstarife zur Verfügung.
Lohnabrechnung für Minijobs, Teilzeit und besondere Fälle
Gute Lohnprogramme rechnen auch Minijobs, Midijobs und Mehrfachbeschäftigungen. Wenn Sie vor allem geringfügig Beschäftigte oder Teilzeitkräfte kalkulieren wollen, helfen diese Seiten weiter: Lohnabrechnung für Minijobs und Lohnabrechnung bei Teilzeit. Informationen zu Nebenkosten finden Sie unter Lohnnebenkosten. Haben Sie bereits ein Programm, denken aber über einen Wechsel nach, sehen Sie sich die Alternativen zu Sage und die Alternativen zu Dataline an.
Welche Lohnabrechnungssoftware ist die beste?
Welches die beste Lohnabrechnungssoftware für Ihre Anforderungen ist, hängt von Ihrer Mitarbeiterzahl, Ihrem Betriebssystem und Ihrer Branche ab. Für kleine Unternehmen sind Cloud-Lösungen oder Lexware lohn + gehalt basis oft ausreichend. Größere Betriebe und Lohnbüros können vom Einsatz von Dataline Lohn oder edlohn profitieren. Eine Orientierung bietet der Vergleich der Lohnabrechnungsprogramme.
Gibt es Lohnabrechnungssoftware für Mac?
Ja, unter anderem in Form von Cloud-Lösungen. Programme wie Lexware Office Lohn oder Sage Payroll laufen im Browser und sind daher unabhängig vom Betriebssystem nutzbar. Desktop-Programme sind meist für Microsoft Windows entwickelt worden. Prüfen Sie daher vor einer Kaufentscheidung die Systemanforderungen auf der Produktseite.
Was kostet eine Lohnabrechnungssoftware?
Die Kosten hängen von Lizenzmodell und Funktionsumfang ab. Cloud-Lösungen beginnen in der Regel mit niedrigen Monatsgebühren. Download-Programme werden als Jahresversion oder Abonnement angeboten und sind nach Mitarbeiterzahl und Arbeitsplätzen gestaffelt.
Kann ich meine Lohnabrechnung selbst mit Software erstellen?
Ja. Mit einer Lohnabrechnungssoftware können Arbeitgeber die Abrechnungen selbst erstellen. Programme führen durch die Eingabemasken und bereiten Meldungen vor. Bei komplexeren Fragen oder Sonderfällen kann der Rat eines Steuerberaters oder Lohnbüros sinnvoll sein.
Übernimmt die Software auch die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt?
Die meisten Lohnprogramme bereiten Meldungen, Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen vor und übermitteln sie elektronisch. Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Programm und Version. Er steht in der Beschreibung des jeweiligen Produkts.
Bleibe ich als Arbeitgeber verantwortlich, wenn ich die Lohnabrechnung auslagere?
Grundsätzlich ist die Antwort darauf ja. Auch wenn Steuerberater oder Lohnbüros die Abrechnung übernehmen, bleiben Sie als Arbeitgeber für Lohnsteuer und Sozialabgaben verantwortlich. Prüfen Sie deshalb Abrechnungen und Meldungen unbedingt zumindest stichprobenartig.