Umsatzsteuer

So geben Sie die Voranmeldung korrekt und fristgerecht ab

Erfahren Sie, was Sie als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer bei der Umsatzsteuervoranmeldung beachten müssen. Der Ratgeber erklärt Ihnen, was hineingehört und welche Fristen wichtig sind. Informieren Sie sich im Ratgeber über den Zweck der Umsatzsteuer sowie die Vorteile der Dauerfristverlängerung oder der Ist-Versteuerung.

Sie erhalten außerdem Empfehlungen zu nützlichen Programmen von Buhl und Lexware oder Cloud-Software von Lexware Office, sevdesk und Sage, die Ihnen die relevanten Formulare für die Umsatzsteuervoranmeldung liefern und Ihnen bei der Berechnung helfen.

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Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Für die Antwort auf die Frage, was eine Umsatzsteuervoranmeldung ist, muss kurz erklärt werden, worum es sich bei der Umsatzsteuer handelt. Die Umsatzsteuer ist eine Abgabe, die in der Regel immer dann anfällt, wenn Waren oder Dienstleistungen gewerblich gegen Geld getauscht werden. Es entstehen also auf einer Seite Einnahmen und auf der anderen Seite Ausgaben. Sie hat darüber hinaus den Charakter einer indirekten gemeinschaftlichen Steuer. Die Finanzierung von Staatsaufgaben deckt sich zu einem großen Teil aus dem Aufkommen der Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuer ist vor allem für Unternehmen, Organisationen und Institutionen bei der Berechnung der Steuerlast von Bedeutung. Lieferungen und Leistungen zwischen Privatpersonen sowie Transaktionen innerhalb eines Unternehmens und Eigenleistungen sind von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen.

Richtlinien zur Umsatzsteuer werden über das Umsatzsteuergesetz geregelt. Die Grundlagen für die Umsatzsteuervoranmeldung sind durch diese Verordnungen vorgegeben.

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung leistet das steuerpflichtige Unternehmen vereinfacht dargestellt eine Vorauszahlung der betreffenden Steuer. Unternehmen oder damit beauftragte Dienstleister reichen die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt ein.

Machen Sie als Unternehmer die Voranmeldung der Umsatzsteuer selbst, begeben Sie sich dafür auf ElsterOnline und tragen die relevanten Angaben in ein dafür vorgesehenes Formular ein. Alternativ entscheiden Sie sich für eine aktuelle Steuersoftware mit Elster-Schnittstelle oder eine Buchhaltungssoftware, die mit einer passenden Funktion ausgestattet ist und mit deren Ausfüllhilfen und Belegverwaltung Sie die Voranmeldung schnell versandfertig erstellen.

Für den Staat hat eine Vorauszahlung der Steuer über eine Umsatzsteuervoranmeldung mehrere Vorteile. Zum einen erhält er seine Steuereinnahmen zu einem früheren Zeitpunkt, wodurch er bei einem positiven Zinsniveau und hohen Gesamteinnahmen die eigene Kreditsituation am Geldmarkt verbessert und zum anderen reduziert er die Gefahr von Steuerausfällen, sollte sich die wirtschaftliche Unternehmenslage über die Dauer eines Jahres negativ entwickeln.

Unternehmen erreichen mit der Umsatzsteuervoranmeldung eine gleichmäßigere Verteilung ihrer Steuerabgaben. Sie müssen nicht alle Steuern auf einmal zahlen, sondern können sie zeitlich über das Jahr hinweg aufbringen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Liquiditätsengpässe vermeiden.

Was muss in die Umsatzsteuervoranmeldung?

Wichtiger Hinweis

Ab 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU schrittweise eingeführt. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringen.

Die Höhe der zu leistenden Umsatzsteuer für die Voranmeldung wird vom Steuerzahler selbst berechnet. Beim Ausfüllen des elektronischen UStVA-Formulars müssen Sie die Steuernummer und Informationen über Ihr Unternehmen und das zuständige Finanzamt angeben. Sie legen den Voranmeldezeitraum fest und tragen Ihre steuerpflichtigen Umsätze ein.

Darüber hinaus abgefragt werden Vorsteuerbeträge aus Rechnungen von anderen Unternehmen. Einige Punkte im Formular treffen lediglich auf Sonderfälle oder bestimmte Unternehmensformen zu. Diese müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie für Ihre geschäftliche Situation von Gegenstand sind.

Software wie Lexware buchhaltung oder Sage Active sparen Ihnen für die Umsatzsteuervoranmeldung den Umweg über ElsterOnline (nach der Beantragung und Registrierung des Elster-Zertifikats). Lexware Programme für die Buchhaltung helfen Ihnen über die Elster-Konfiguration bei der Einbindung des Zertifikats, der Plausibilitätsprüfung Ihrer Angaben und der Datenübermittlung direkt aus der Benutzeroberfläche heraus.

Sage bietet eine ähnliche Funktionalität. In der Anwendung lässt sich der Zeitraum festlegen und Belege können angefügt und ein Plausibilitätsprüfungsprotokoll erstellt werden.

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Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Soll-Versteuerung

Standard bei Buchführungs- und Bilanzierungspflicht
Besteuerung bezieht sich auf Rechnungsdatum
Bei Vorjahresumsatz von mehr als 600.000 €

Ist-Versteuerung

Beugt Zahlungsengpässen vor
Erleichtert Buchhaltung
Geeignet für Gründer & Kleinunternehmer

Die Umsatzsteuer berechnen Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer für die Voranmeldung selbst. Als Unterstützung finden sie im Internet zahlreiche Online-Rechner oder professionelle Dienstleister. Einzelunternehmer oder kleine Betriebe nutzen häufig Excel, wenngleich aktuelle Cloud-Anbieter oder moderne Buchhaltungsprogramme dafür die besseren Werkzeuge liefern.

Die Umsatzsteuer im geschäftlichen Kontext muss auf den Rechnungen eines Betriebs oder Dienstleisters ausgewiesen sein. Wichtig ist, dass bei gewerblichen Transaktionen, an denen eine oder mehrere Privatpersonen beteiligt sind, die Bruttopreise angegeben werden.

Wollen Sie zu Ihren Nettopreisen die Umsatzsteuer hinzurechnen, sind je nach Art der Ware oder Dienstleistung unterschiedliche Steuersätze vorgesehen. Diese reichen von 7 bis 19 Prozent Umsatzsteuer. 7 Prozent Umsatzsteuer gelten unter anderem für Grundnahrungsmittel oder Bücher. Einige Dienstleistungen sind darüber hinaus von der Umsatzsteuer befreit. Informationen zu den jeweiligen Steuersätzen finden sich im Umsatzsteuergesetz.

Im elektronischen UstVA-Formular, das Ihnen Ihre kaufmännische Software, ElsterOnline oder eine Anwendung wie WISO Steuer bereitstellen, tragen Sie die Nettobeträge unter Angabe des Voranmeldungszeitraums im passenden Feld für steuerpflichtige Umsätze zum Steuersatz von 19 Prozent oder für steuerpflichtige Umsätze zum Steuersatz von 7 Prozent ein.
Wollen Sie Ihre eigenen Ausgaben in der Umsatzsteuervoranmeldung eintragen, finden Sie dafür im Formular einen Bereich für die abziehbaren Vorsteuerbeträge.
Weiterhin angeben lassen sich im UstVA-Formular steuerfreie Umsätze mit Steuervorabzug, innergemeinschaftliche Erwerbe und ergänzende Angaben zu Umsätzen.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Umsatzsteuerbefreit

Versicherungsgeschäfte
Medizinische Dienste
Heilbehandlungen
Pflegetätigkeiten
Krankentransporte
Grundstücksveräußerung
Kreditvermittlungen
Luft- und Seeschifffahrt
Schul- und Bildungsberufe
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Ehrenamtliche Gremienarbeit

Mit der Voranmeldung müssen sich in der Regel alle Gewerbetreibenden auseinandersetzen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Einige Berufe können sich nach dem Umsatzsteuergesetz auf Antrag unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Am 1. Januar 2024 wurde die Grenze für die Befreiung von der Umsatzsteuervoranmeldungspflicht von 1.000 EUR auf 2.000 EUR erhöht (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG). Unternehmer, deren Umsatzsteuer im Vorjahr 2.000 EUR oder weniger betrug, können von der Voranmeldung befreit werden. Einzelunternehmen und Betriebe, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren, brauchen sich ebenfalls nicht mit der Umsatzsteuervoranmeldung zu beschäftigen. In diesem Fall sollte der Umsatz Ihres Unternehmens mit den darauf entfallenen Steuern im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigen. Entscheiden Sie sich gegen die Umsatzsteuervoranmeldung, entfallen jedoch auch alle Vorteile eines Vorsteuerabzugs.

Die Intervalle für die Abgabe der UStVA hängen von der Zahllast ab:

Jährlich: Bei einer Zahllast von unter 2.000 Euro
Vierteljährlich: Bei einer Zahllast zwischen 2.000 und 9.000 Euro
Monatlich: Bei einer Zahllast über 9.000 Euro

Beachten Sie, dass Sie beim Finanzamt eine Umsatzsteuernummer beantragen müssen, wenn Sie ein Gewerbe aufnehmen wollen. Den Antrag stellen Sie entweder direkt bei der zuständigen Behörde oder online. Für den Antrag im Internet geben Sie die Adresse Ihres Finanzamt, die Steuernummer des Unternehmens, die Rechtsform des Unternehmens sowie den Namen und das Geburtsdatum des verantwortlichen Geschäftsführers beziehungsweise die Anschrift des Unternehmens an. Mit dem Erhalt der Umsatzsteuernummer muss diese auf allen künftigen Rechnungen, die Ihr Unternehmen ausstellt, ausgewiesen werden. Fällt Ihr Geschäft unter die Kleinunternehmerregelung, sind Ihre Transaktionen umsatzsteuerbefreit. Betreiben Sie Handel außerhalb der Grenzen Deutschlands und innerhalb der EU, ist jedoch die Angabe einer Umsatzsteuer-ID notwendig.

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Welche Fristen sind bei Umsatzsteuervoranmeldung wichtig?

Die Umsatzsteuervoranmeldung kann nur online beim Finanzamt eingereicht werden – entweder über ElsterOnline oder die entsprechende Datenschnittstelle eines Buchhaltungsprogrammes, einer Steuersoftware wie WISO Steuer 2026 oder eines webbasierten Dienstes. Für die Beantragung einer Ausnahme wenden Sie sich direkt an die Behörden.

Die Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie entweder monatlich oder vierteljährlich (also einmal im Quartal) ab. Der Stichtag für den Eingang bei monatlicher Abgabe ist der 10. Tag des Folgemonats, in dem die Steuer anfällt. Der Stichtag für den Eingang bei vierteljährlicher Abgabe ist der 10. Tag nach dem Quartal, in dem die Steuer anfällt.

Nahen die Stichtage zu schnell heran, dann bleibt Ihnen die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. Durch Sie wird Ihnen für einen Aufschub für die Umsatzsteuervorauszahlung von jeweils einem Monat gewährt. Ein Programm wie Lexware buchhaltung nutzt die bereits erfassten Daten und füllt das elektronische Formular für die Dauerfristverlängerung automatisch für Sie aus. Ein weiterer Pluspunkt der Dauerfristverlängerung ist, dass sie unbegrenzt gültig bleibt. Damit verschaffen Sie sich für jeden weiteren Stichtag ein zusätzliches Zeitpolster.

[Autor: PK]

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